行政部管理制度.docx

行政管理制度
第一章 总则
　　一、为了加强办公室管理,明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定.
三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使行政部各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
四、行政人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标.
第二章 职责范围
一、行政助理受总经办负责人领导，在总经理领导下主持开展行政部的各项工作。
二、负责总经办相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信
息收集编撰等文字工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管
等工作,保证各项事务有序开展。
四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。
五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各
项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，
当好领导参谋.
七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传
真等。
第三章 行政事务管理
一、 文书管理制度
文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中,文件特指公司对内、外部发的文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
㈠文件管理制度要点
⒈文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
⒉制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文
件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义.
⒊根据文件属性、类别，对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相
应的文字记录，以备查阅.
　　㈡制度规范
　　⒈公司对内、外公开文件由总经办负责起草和审核，总经理签发；各部门需
要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，总经办负责审核,审核无误后总经办打印,
打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章,签发。
　　⒉公司上报下发正式文件的权利主要集中在总经办，各部门一律不得自行向上、向下
发送正式文件。
　　⒊凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录.
⒋机密文件由总经办负责人保管，总经办文员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
　 ⒌各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需总经办负责人审批,总经理批准后方可借阅。
⒍总经办文员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
⒎按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清,年终一大清。
　　㈢文件管理流程设计
　　⒈内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
　　⒉外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
⒊借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
㈣文书管理制度管理要点
⒈文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
⒉除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。
⒊根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。　
　　 ㈤制度规范
⒈按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
⒉总经办发出的传阅文书，阅读者需认真学习并签名备注.
⒊根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁.
⒋总经办负责人为文书管理的第一责任人。
㈥流程设计
起草文书→填写《发文簿》（需要时)→张贴→存档→更新目录（纸质档与电子档)→借阅→归还→审批→销毁
二、 档案管理制度
㈠管理要点
⒈档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
⒉根据文书整理和文件整理编号,对对应资料进行相应的归档、整理、备注,并存入专门的档案文件柜保管。
㈡制度规范
⒈应归档的文件、材料由总经办负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。
⒉所有归档文书材料经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签。
⒊坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目,列出清单。
⒋各部门需借阅相关档案，须由总经办负责人签字,审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。
⒌档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整.
⒍档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录.
㈢流程设计
根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退
　三、办公用品管理制度
㈠管理要点
⒈办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量,择优选用，合理开支.
⒉办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
㈡制度规范
⒈公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由总经办全权负责。
⒉办公用品购置应遵循以下程序：每月25号之前各部门将所需办公用品报至行政部,行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准,财务部签字后方可采购。对急用品的采购,可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门负责人批准。
⒊根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记,注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
⒋各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
⒌管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
㈣管理流程
提交需求计划表→ 审批→ 采购→ 入库登记→ 发放
四、 图书管理制度
㈠ 管理要点
⒈总经办负责对公司书进行编号，并制作目录以备员工查阅。
⒉员工借阅书籍需到总经办填写借阅单.
㈡制度规范
⒈各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。
⒉按照各部门的实际需求申购图书，总经办每季度负责采购图书1—2次。
⒊对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作
者、出版社及其他有必要的项目。
⒋按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通
知仍未还书者，按照规定进行惩处。
⒌借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或
丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿.
⒍图书管理员定期对图书进行清点,如遇图书丢失，查明原因。
㈢管理流程设计
⒈申购流程：填写申购单→审批→采购→图书入库登记
⒉借还流程:查阅图书目录卡→填写借阅单→图书借阅→归还图书
五、 会议管理制度
㈠管理要点
⒈根据公司实际及具体的情况,确定会议召开的必要性。清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。
⒉按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律.
㈡制度规范
⒈总经办负责收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
⒉总经办行政文员负责做好相应的会议记录。按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。
⒊会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行.
㈢管理流程设计
会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→张贴→归档整理
六、清洁卫生管理制度
㈠管理要点
⒈总经办负责安排每日卫生值日表,公司所有员工参与卫生值日.
⒉总经办对公司卫生状况进行保持与维护。
㈡制度规范
⒈清洁区域包括:办公区域、卫生间、接待区、地板、花草的区域。
⒉按照排班安排,轮流打扫清洁。
⒊由总经办不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。
⒋每周五下班前半小时，公司全体员工对办公室进行大扫除。
㈢管理流程
安排清洁排班→完成清洁项目→办公室人员执行维护
七、 日常事务管理
㈠接待管理
⒈来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。
⒉接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。
㈡管理流程：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁
㈢考勤管理
⒈总经办负责公司员工考勤管理。
⒉严格公司请销假制度，员工请假需提前到部门申请,批准后到总经办填写请假单.
⒋如实记录公司员工外出情况（时间及事由）。
⒌总经办每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计,月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总.
㈣文化宣传管理
⒈总经办负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作.
⒉根据需要,及时收集信息、编辑信息，做好信息传递工作.
⒊关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。
⒋收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。
⒌流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档
㈤其他事务
⒈名片制作、收发传真等其他事务.
⒉负责公司文书的打印复印工作。
⒊负责树木花卉的养护工作。
⒌协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。
第三章 附则
一、本制度由总经理办公室制定并负责解释.
二、本制度如有未尽事宜或随着公司的发展有不适应工作需要的条款,各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复.
三、本规定自二〇一六年十月一日生效。
二〇一六年九月二十二日
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