文件签批流程及管理规定.doc

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文件签批流程及管理规定
一、目的：
为规范公司各类文件审核流程，使公司文件管理签批工作规范化、合理化、科学化,提高签批效率和质量,特对文件签批的种类、签批流程、注意事项进行规范。
二、适用范围:
公司各类文件签批流程及签批时间。
三、定义
1、文件是指公司内部下级向上级请示的各类申请、报告、合同、情况说明以及需要各级领导签批的文书、财务单据、行政人事单据等.
2、签批仅指副总级以上级别领导对各项申请内容意见的签署。
3、文件发起人为文件报告的申请人、编制人，文件审核部门为公司内部相关职能部门。
4、文件性质（急件在文件右上角标注“急件”，紧急文件标注“紧急”字样）
1）普通文件:公司正常管理情况所有需签批的文件
2）急件:因客观突发情况，需加快处理的文件
3)紧急文件：因客观突发情况，结果影响严重，需马上处理的文件.
四、签批流程及要求
一）签批流程
1、制度规范类：
文件制定人→部门负责人→部门直属副总/总监→总经理→总经办
2、事务类：
文件制定人→部门负责人→部门直属副总/总监→总经理→事务处理部门
3、财务类：
文件制定人→部门负责人→部门直属副总/总监→财务人员→总经理→执行董事→财务负责人
4、采购类：
文件制定人→部门负责人→采购员报价→部门负责人选择→部门直属副总/总监→总经理→执行董事→采购员采购→领取人签名→财务入账
5、考勤类:
一天以内（含一天）:出差（请假）人→部门负责人→人力资源部
一天以上三天以内(含三天）：出差(请假)人→部门负责人→部门直属副总/总监→人力资源部
三天天以上：出差（请假)人→部门负责人→部门直属副总/总监→总经理→人力资源部
6、其它类文件
其它未做规定的文件,依实际情况进行签批。
二）签批要求
1、签批时间:
普通文件：各部门必须在两个工作日内完成签批（不包括须现场核实资料文件,如决算文件，计量文件等)；
急件:各部门必须在半个工作日内完成内部签批，公司必须在2个工作日内完成；
紧急文件：须立即办理，当天完成全部签批。
2、各部门应设定专职递交人负责文件的接收、呈递、流转、催办；各文件发起部门需设专人对文件的签批状态进行跟踪。
3、所有文件必须按签批流程逐级签批,不得跳级审批；如遇急件,前一级签批人请假不在岗，可先电话请示,并把相关意见告知下一级签批人,由下一级签批人签批,前一级签批人返回后须进行补签；紧急文件可直接向分管领导汇报,由分管领导签批后立即报总经理及执行董事审批.
4、对需要签批办理的文件，文件发起人需要提供完整真实的审批资料,文件审批部门应积极主动办理,对有疑问部分应主动与文件发起人联系，文件发起人应及时补充相关资料。特殊情况，不能按时办结的，应将延期办理的文件和处理意见及时告知该文件发起人.
5、签批完毕后，出现领导批复意见不一致的情况时,递交人必须把该文件逐级返回各级领导审阅。
五、其他
1、各部门对文件签批应认真审理，及时办理，及时呈递,不得无故拖延.文件签批准确性及时性，纳入部门和个人绩效考核,若主观原因延迟文件造成损失的，按公司相关纪律处理。
2、文件发起人应认真提供文件及附件，并对资料的真实准确性负责,若因文件资料的不完整和不准确造成延误和损失，文件发起人须承担相应责任。
3、急件和紧急文件为特殊情况下处理文件方式,正常条件下所有文件均为普通文件.文件发起人不得夸大事件程度，随意起草急件或紧急文件,若经查实，将按照公司相关纪律处理.
4、本规定由总经办负责解释。
5、本制度从发布之日起生效，如有修改另行签批发布。
编制：审核：审批:批准:
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