应收账款日常管理制度.doc

应收账款日常管理制度
为了进一步规范应收账款的日常管理和健全客户的信用管理体系,对应收账款在销售的事前、事中、事后进行有效控制，特制定本管理规范。
一、建立客户档案，进行有效的信用评估和跟踪记录:
二、事前控制：（签约到发货）
　　从初识客户到维护老客户，业务人以及经办业务的各级管理人员都应全面了解客户的资信情况，选择信用良好的客户进行交易.
　　对客户的审查内容（5W）:
　　1、who 人员素质，销售业绩,社会关系
　　2、where 地理位置,物流配送情况
　　3、when 从事本行业的时间，何时开始合作,有否合作经历
　　4、what 信用档案，有无不良纪录
　　5、why 关键点,为什么要合作，合作原因，合作动机，合作前景
　　对客户的评定等级
　　A 类客户,回款2个月内
　　B 类客户，回款5个月内 （最好预付一部分货款）
　　C 类客户,回款8个月内 (必须预付一部分货款）
　　D 类客户，回款时间相当长,不可靠 （必须货款两清）
　　签约时要对销售合同的各项条款进行逐一审查核对,合同的每一项内容，都有可能成为日后产生信用问题的凭证。合同是解决应收账款追收的根本依据。
　　在销售合同中应明确的主要内容 ：
　　1、明确交易条件,如：品名、规格、数量、交货期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等;
　　2、明确双方的权利义务和违约责任；
　　3、确定合同期限；
　　4、签订时间和经办人签名加盖合同专用章或公司印章（避免个人行为的私章、单一签字或其它代用章）;
　　5、电话订货，最好有传真件作为凭证.
　　合同的签订必须经过市场部经理审核确认才可以盖章.
三、事中控制：（发货到收款)
　　1、发货查询,货款跟踪.每次发货前客服部必须与销售合同保持核对;公司在销售货物后,就应该启动监控程序，根据不同的信用等级实施不同的收账策略,在货款形成的早期进行适度催收，同时注意维持跟客户良好的合作关系.（由销售人员和客服中心进行全程跟踪）
　　收账策略如下：
　　A 类客户，按常规合同
　　B 类客户,最好预付一部分货款
　　C 类客户,必须预付一部分货款
　　D 类客户，必须货款两清
　　2、回款记录,账龄分析。财务要形成定期的对账制度,每隔一个月或一季度必须同顾客核对一次账目，形成定期的对账制度，不能使管理脱节，以免造成账目混乱互相推诿、责任不清;并且详细记录每笔货款的回收情况，经常进行账龄分析。
　　有几种情况容易造成单据、金额等方面的误差.
　　1、产品结构为多品种、多规格；
　　2、产品的回款期限不同,或同种产品回款期限不同；
　　3、产品出现平调、退货、换货时；
　　4、客户不能够按单对单（销售单据或发票)回款；
　　以上情况会给应收账款的管理带来困难，定期对账避免双方财务上的差距像滚雪球一样越滚越大，而造成呆、死账现象，同时对账之后要形成具有法律效应的文书，而不是口头承诺。
四、事后控制:(欠款到追收）
　　1、欠款到追收。对拖欠账款的追收，要采用多种方法清讨，催收账款责任到位.原则上采取大区经理负责制，再由大区经理落实到具体的业务员身上。如果是单一的大区经销商或代理商，则由客服中心定期对其进行沟通、催付.对已发生的应收账款,可按其账龄和收取难易程度,逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任。对于确实由于资金周转困难的企业,应采取订立还款计划，限期清欠，采取债务重整策略。应收账款的最后期限，不能超过回款期限的1/3( 如期限是60天，最后收款期限不能超过80天)；如超过，即马上采取行动追讨.
　　2、总量控制，分级管理。财务部门负责应收账款的计划、控制和考核.销售人员是应收账款的直接责任人,公司对销售人员考核的最终焦点是收现指标。货款回收期限前一周，电话通知或拜访负责人，预知其结款日期，并在结款日按时前往拜访。
　　追款三步骤：
①、联系:电话 联系沟通 债务分析 分析拖款征兆
　　销售人员或客服中心要适时与客户保持电话联系，随时了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等信息并分析客户拖款征兆。
②、信函： 期限 实地考察 保持压力 确定追付方式
　　销售人员要对客户进行全程跟进,与客户接触率与成功回收率是成正比的,越早与客户接触，与客户开诚布公的沟通，被拖欠的机会就会越低.并且给予客户一个正确的观念，我们对所有欠款都是非常严肃的，是不能够容忍被拖欠的.
③、走访：资信调查 合适的催讨方式
　　销售人员要定期探访客户，客户到期付款，应按时上门收款，或电话催收。即使是过期一天，也应马上追收,不 应有等待的心理。遇到客户风险时,采取风险预警和时时、层层上报制，在某个责任人充分了解、调查、详细记录客户信用的情况下，由主管、经理等参与分析，及时对下属申报的问题给予指导和协助。
　　3、对已拖欠款项的处理事项 ：
①、文件：检查被拖欠款项的销售文件是否齐备；
②、收集资料:要求客户提供拖欠款项的事由，并收集资料以证明其正确性;
③、追讨文件：建立账款催收预案.根据情况不同，建立三种不同程度的追讨文件―——预告、警告、律师函,视情况及时发出；
④、最后期限:要求客户了解最后的期限以及其后果，让客户明确最后期限的含义；
⑤、要求协助：使用法律手段维护自己的利益，进行仲裁或诉讼.
五、预警管理
　　1、每一客户会计年度终结，必须取得欠款人对所欠款的书面确认。
　　2、任何应收款应在发货之日起，逾期一年零六个月，一律报告公司总经理,并通知公司法律顾问启动催讨程序。