荷其爽员工入职转正异动离职流程管理制度.doc

文件编号
HQS-HR-001
制定日期
2016年8月1日
文版本:
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文件名称：
荷其爽员工入职转正异动离职流程管理制度

广州市荷其爽食品有限公司
员
工
转
正
异
动
离
职
流
程
管
理
制
度
组 编:行政人事部 审 核： 审 批：
日 期：2016.8.1 日 期: 日 期：
一、 目的
进一步加强公司员工管理，规范入职、转正、异动、离职等工作的业务流程，明确职责科学管理，提高公司人事管理的规范化和标准化，特此制订本制度。
二、 范围
公司全体员工
三、 职责：
公司行政人事部负责员工的入职、转正、内部岗位调动及离职具体作的指导、实施和管理，各部门根据职责协助员工相关业务手续的办理,严格执行制度确保各项工作顺利开展.
四、 业务流程：
1、新员工入职：
（一） 新员工进入前
u 确认座位、电话、
u 告知新员工报到时带照片、身份证、毕业证书、学历证书及相关证件的原件。
u 确认上班时间并通知相关部门经理
（二）入职手续
u 出具并提交相关入职资料证件
u 建立员工档案（含电子版花名册）
u 阅读并签收《员工手册》、《入职需知》、《岗位职责》
u 签订《劳动合同合同书》
u 介绍相关人员
u 更新员工通讯录
（三）部门办理部分
u 部门负责人带领参观部门
u 介绍部门人员
u 直接经理介绍岗位职责，说明工作
（四）入职培训
u 公司介绍
u 各项制度
u 企业发展历程
u 企业文化与理念
u 本岗位业务基础知识
（五）转正评估

※行政人事部在新员工进入前
1.1应聘人员通过体检后,行政人事部负责通知员工报到：
1.2新员工报到日，行政人事部根据《员工手册》要求为其办理相关事项。
1。3由其所在部门直接负责人提前安排确认好新员工的座位，如果座位不够可提前与行政人事部协商解决。
1。4通知新员工报到时应提交：提供本人学历证、职称证、身份证、户口簿复印件及本人近照三张。
1。5向新员工介绍公司情况及管理制度，发放并让员工签收《员工手册》、《岗位职责》使其对公司有个全面系统的了解。
1。6为该员工建立员工档案。
1.7向新员工介绍管理层及公司同事认识.
1。8带新员工到部门,介绍给部门经理.
1.9将新员工的情况通过E-mail、QQ或企业微信向相关部门人员告之.
1.10及时更新员工通讯录。
※由部门办理部分
1。11行政人事部带新员工到部门后，由部门安排参观部门,并介绍部门人员
1。12由直接经理向新员工介绍其岗位职责、业务流程及相关工作说明.
1。13部门应在部门例会上向大家介绍新员工并表示欢迎。
※入职培训
1。14行政人事部定期组织新员工培训,培训内容包括：企业发展历程、企业文化公司介绍、公司各项制度；部门领导负责业务基础知识的培训。
1.15行政人事部不定期对新员工试用期内的工作生活遇到的问题进行帮助和协调，并帮助新员工尽快熟悉业务，融入团队。
2、员工转正评估
2。1 新员工试用期结束后填写《员工转正审批表》，部门经理以及分管副总进行审批，行政人事部根据公司薪酬体系进行调薪评估后上报总经理批准转正。
2。2转正流程：员工填写《员工转正审批表》 部门经理填写意见 分管领导审批 行政人事部调薪 总经理审批.
3、内部调动
3.1 工作目标:
3.1。1通过人事调整，合理使用组织的人力资源。
3.1.2达到工作与人力资源的最佳匹配，使人尽其才，提高工作绩效和工作满意度。
3。1.3调整公司内部的人际关系和工作关系。
3。2 员工在聘用期内，公司可对员工的岗位可以做出下列变动：
3。2.1调岗：因机构调整或业务需要，或为符合员工工作能力和发展意向，公司可安排员工调岗，相关联岗位的调配员工必须服从。其他跨业务性质和职能特点的岗位调岗要相互协商一致。
3.2.2借调:因业务上的需要，公司可把员工借调到其它部门。
3.2.3各部门之间的人员调配和借调，必须经过行政人事部审批.
3.3工作程序
3.3。1调岗当公司内部出现岗位空缺时，除考虑内部提升及外部招聘外，亦考虑平级调岗。公司有关部门及员工本人均可提出调岗。
3。3。2公司提出调岗的，由行政人事部负责协调，取得调出与调入部门经理的同意后，填制《员工调岗申请单》按人员聘用权限报公司领导批准.
3。3。3员工提出的调岗,应由本人提出书面调岗申请,填写《员工调岗申请单》并报所在部门领导同意后,由行政人事部参照员工聘用审批程序办理.
3。3。4行政人事部向员工和有关部门发出员工调岗通知。
3.4借调
3.4.1由公司或拟借调部门的分管领导提出，并经行政人事部与有关部门协商而决定。
3.4.2用人部门向行政人事部提出借调申请，由行政人事部同用人部门、调出部门及员工本人协商取得一致。
3。4。3用人部门或员工填制《员工调岗申请单》，相关部门会签后，报公司总经理批准。具体参照聘用审批程序办理，行政人事部发出员工借调通知。
3。5晋升／降职
3.5.1根据公司组织发展的实际，员工自身工作业绩及综合能力表现比较突出，并符合公司晋升职位的岗位能力要求,可以申请岗位晋升或者由部门负责人推荐晋升。
3.5.2个人申请必须依据公司的晋升要求提供相关材料和书面申请报告　　部门负责人签署意见　　分管领导签署意见　　行政人事部进行绩效评估和综合审查签署意见提请公司经营班子会议讨论决定　　最后提交总经理审批签字　　行政人事部发布任命通告并办理后续手续.（主管以下人员涉及职位和薪酬调整不需经营管理会议讨论）。
3.5.3经充分考查和综合能力评估，公司经营班子有权对有关岗位人员的职务异动及薪酬调整等事宜进行讨论决定后，可直接任命.
3.5。4公司实行岗位能力胜任制的原则，创造“能者上,平者让，庸者下”的人才价值管理原则，所以对于工作业绩表现不佳,或者经过公司综合考评和评估发现不能胜任岗位的，有权进行岗位调整和职级调整。(处理程序基本参照晋升的审批流程程序）。
4、员工离职及流程
4。1离职类别,根据提出离职申请者主动方与被动方的不同,离职可分为以下两种情况：
A、主动离职：
4。1。1员工因为劳动合同期满或者其他原因主动向公司提出离职,由员工本人向所在部门的直接上级或者行政人事部提出辞职申请。
4。1.2正式员工辞职应提前30天（试用期内员工应提前3天）向所在部门的直接上级提请离职诉求。
4。1.3辞职员工提交《员工离职申请书》，必须注明拟离职日期，部门负责人审批时必须再予以明确，原则上员工必须严格按批准的离职日期办理离职手续。
4。1。4员工辞职申请审批通过后，员工应在批准离职日期期限内完成全部工作交接、终止各项工作，填写《员工离职手续清单》并凭此办理离职手续；批准的离职日期即为员工办理离职手续的日期，未做好交接的不予办理离职手续。
4。1.5如果员工实际离岗日期与员工批准离职日期不一致，相关部门负责人应在确定实际离职日期时立即通知行政人事部,行政人事部按实际离职日期办理相关离职手续。
B、被动离职：
4.2。1由公司单方提出与员工终止或解除劳动的申请，包括以下两种类型：解除劳动合同(在劳动合同期限内公司单方提出与员工解除劳动合同的行为）,终止劳动合同（公司在员工劳动合同期满后不再与员工续签劳动合同的行为)。
4.2.2解除劳动合同：用人部门提出与员工解除劳动合同的，必须事先与行政人事部门充分沟通后再作出是否解除的决定，且必须经过审批，审批后由行政人事部与员工协商解除
4。2.3对符合条件并经权限领导审批完后的,行政人事部向拟解除的员工出具《协商解除劳动合同协议书》并按流程协助员工办理离职相关手续.
4.2。4员工离职日期以《协商解除劳动合同协议书》上解除劳动合同日期为准.
4。3离职面谈
4.3.1一般情况下,由员工主动提出辞职要求的，均须进行离职面谈。主管级以下员工的离职，由行政人事员工关系专员进行面谈；主管级（含）和部门经理的离职，由行政人事部门领导进行面谈;部门经理（含)以上人员离职要由分管副总或总经理进行面谈。
4.3。2面谈人员在《员工离职面谈表》中真实记录离职员工的原因。
4。4离职交接手续办理
4.4。1离职日期确定及离职审批通过后，用人部门要在离职当天通知离职员工凭借员工《离职手续清单》到行政人事部办理离职手续。
4。4.2行政人事部负责指导督促员工办理离职手续，离职员工在办理工作交接时，用人部门要安排监交人对离职员工的工作及公司资产的交接情况进行监督，离职交接时如监交人知情不报或故意疏忽，按公司相关规定予以处罚。
4。4。3工作交接：离职员工直属上级为工作移交的监交人。离职员工填写《员工离职交接表》，将已办而未结束的事项和将要进行的工作移交给指定的接替人员或有关人员，交接人、接交人及监交人均需签字确认。
4。4.4资产交接：离职员工原使用的工作用品，如：电脑、工具、文具（消耗性的除外）、工牌等交还相关部门，由交接人在《员工离职交接表》中相应的交接栏上签名确认,相关物品办理资产移交手续；如有资产损失,须按照公司资产损失相关制度办理相关赔偿手续后，方可办理离职手续。
4.4。5 财务交接:离职员工所有费用报销、借款等事项须与财务部门交接清楚,结算无误后由财务部门相关人员在《员工离职交接表》上签字确认。
4。4。6 特殊情形：高层管理人员、财务重要岗位人员以及其他关键岗位人员离职，需进行离任审计，并在出具审计报告后方可办理离岗手续.
4。4。7 离职员工的手续办妥后，由行政人事部负责将离职表格放于员工档案中进行保存。
4.4。8离职手续办理完毕后由公司为其开具《离职证明》的，要根据员工在公司内实际任职情况开具。
4。5．离职档案管理
4.5。1员工离职后,其在公司工作期间建立的个人档案作为公司的历史记录，员工不得自行提取。但可以依据离职员工的申请为其出具合理、真实的证明,内容包括：在公司内的工作年限、岗位、职务、工资及参加社会保险等事项。
4。5.2离职员工的档案由行政人事部保管，档案保存期限不低于员工离职后两年。
4.5.3涉及到劳动争议的档案，保存期限要到劳动争议处理终结后两年.
4.6。 其他事项
4。6.1 在离职通知期内，如有关员工故意缺勤或未尽全力执行任务，或因不尽职责而给公司带来经济损失的,公司有权追究其经济责任。
4.6.2离职所产生的补偿金以及其他劳动纠纷事宜按照法律规定处理。
4.6.3以下情形离职的员工，如无特殊原因，原则上为公司永不录用人员：
a、未办理离职手续,不辞而别的。
b、离职时和离职后有过激行为，对公司的声誉和管理造成恶劣影响的.
c、与公司有严重经济纠纷的，以及对公司有侵权行为的人。
d、其他不做录用的事宜
五、 附则：
本制度自审批签字之日起生效，最终解释权在行政人事部，行政人事部根据具体实际执行情况可自行调整修改,对于本制度未涉及的内容发生后，由各部们协商处理。过往管理制度规定和操作习惯与本制度规定内容相冲突时以本制度规定为准.
附件：1、《员工转正审批表》
2、《员工调岗申请单》
3、《员工调薪申请表》
4、《员工辞职申请书》
5、《员工离职手续清单》
6、《协商解除劳动合同协议书》
7、《员工离职面谈》
8、《离职证明》
附件一：
广州市荷其爽食品有限公司
员工转正审批表
姓名

性别

年龄

填表时间

毕业学校

所学专业

入职时间

目前部门及岗位

转正后岗位

转正时间

转正类别
□提前转正 □正常转正 □延期转正
试用期间主要工作职责及业绩描述
：
试用期间
员工自我表现评价
申请人签名： 日期：
部门负责人意见
部门负责人签名: 日期：
分管领导意见
副总经理签名 日期：
行政人事部意见
经理签名： 日期：
总经理审核意见
总经理签名： 日期

附件二：
广州市荷其爽食品有限公司
岗位调动单
填表日期：
姓名

入职日期

调出部门

调入部门

原部门及岗位

现部门及岗位

调动日期

调动原因:
部门意见

分管领导意见

行政人事部意见

总经理

附件三:
广州市荷其爽食品有限公司
员工调薪申请表
姓 名

所在部门

入职时间

转正时间

所在岗位

调薪时间

调薪类型
□加薪 □增加补助 □岗位晋升 □试用转正 □降薪
调前工资

调薪工资

主要业绩

部门主管意见
签字：
部门副总经理意见
签字：
行政人事部意见
签字：
总经理意见
签字：
备注

附件四：
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辞职申请书
部门

姓名

职务

入职日期

籍贯

性别

年龄

离职日期

辞职类别
£试用不合格 □ 辞职 □ £ 辞退 □ 开除□
辞职理由

申请人签名：
审批意见
部门审批意见
行政人事部
审批
管理层审批意见
职务
主管
经理
副总经理
总经理
签批

起止时间
提出申请日期： 批准离职日期:
工作交接
部门交接
a、工作交接书
是□否□
财 务 部
a、借支
是□否□
行政人事部
a、办公用品
是□否□
b、相关资料
是□否□
b、报销相关资料
是□否□
b、IT相关设备
是□否□
c、工具
是□否□

c、办公钥匙
是□否□
d、辅助用具
是□否□
财务签名

行政人事部签名

部门签名

相关部门签名

注意事项
1、各部门认真检查离职需交接之物品，交接完后，在相关方框内打“√”并签名。
2、离职流程：离职人员—-直接上司——部门负责人——行政人事部-—总经理。
3、办完上述流程后，由本人将物品退回行政人事部（未退回相应物品，扣除实际费用）.
4、离职人员工资领取，本月工资统一在下月15日发放到个人账户（试用期不合格、辞退、开除五个工作日内到财务部领取工资）。
辞职申明
由于个人原因，本人已于 年 月 日辞去公司职务，本人工资已按规定结算( £ 现金结算 £ 按规定时间汇入账户），所有相关手续已办理完毕，今后本人活动均与公司无关.特此申明！
申明人： 日期:
填表日期： 年 月 日
附件五：
广州市荷其爽食品有限公司
员工离职手续清单
申请日期: 年 月 日
姓 名

性 别

所属部门

职位

序 号
承办部门
应办事项
经 手 人
审 核 人
1
所属部门
　经办工作移交清楚
　清退私人使用的公司物品
　其他:

2
财 务 部
　结算应扣款项清楚

3
行政人事部
《员工手册》或其他公司文件等；工卡、办公用品、通讯工具、交通工具、钥匙（门、柜、抽屉等)以及其他向行政人事部借用的物品。所借公司文件、资料、图书、工具书、软件等；管理用印鉴.

4
分管领导

5
总经理

附件六：
协商解除劳动合同协议书
甲方:
乙方：
甲乙双方根据有关法律法规规定,经协商一致,就解除双方于 年 月 日签订的《劳动合同书》(以下简称劳动合同）的有关事宜,达成如下协议：
一、甲乙双方同意于 年 月 日解除劳动合同.
二、甲方向乙方支付的费用款项：支付乙方 年 月 日至 年 月 日的工资共 元（大写： )支付待通知金共 元（大写： ）济补偿金计 元(三项合计： 元)。
以上款项自乙方办理完所有的离职交接手续后，随 年 月份工资一起支付至乙方个人工资账户中（银行卡号： ）。
三、乙方应于 年 月 日前办理相关的离职交接手续。如有未结清的财务借支，乙方同意甲方直接在上述款项中扣减。
四、甲乙双方解除劳动合同后,甲乙双方任何一方均不得以任何方式对另一方进行诋毁、诽谤、恶意中伤、及任何有损另一方形象或利益的行为，否则另一方有权追究违约方相应的法律责任。
五、在乙方离职后,必须严格保守甲方商业秘密，包括但不限于甲方的交易秘密、经营秘密、管理秘密、技术秘密等.在保密协议期内，乙方违反本协议给甲方造成损失的，应赔偿全部损失.
六、乙方自愿放弃其它所有诉求。
七、甲乙双方因履行本协议发生争议，协调未果的，可向甲方所在地劳动争议仲裁机构申请仲裁。
八、本协议一式两份,双方各执一份，自双方签字盖章之日生效。
甲方： 乙方：
代表人: 身份证号：
日期： 日期：
附件七:
员工离职面谈表
员工姓名

离职日期

入职日期

所属部门/岗位

面谈日期

维度
面谈问题
说明反馈
组织内部因素
1、请指出你离职最主要的原因（请在恰当处打钩)，并加以说明
A．薪资福利 B.工作性质 C。工作时间 D.健康因素 E。晋升机会 F.工作量 G.公司关系及人际关系 F.其他

2、你认为公司在以下哪些方面需要加以改善(可选择）
A．公司政策及工作程序 B。部门之间沟通 C。工作环境及措施 D.员工发展机会 E.工资与福利 F.教育培训与发展机会 G。团队合作精神

3、薪酬福利
Ø 您认为公司提供的薪酬及福利待遇是否合理及满意？

4、直接上级的管理风格
Ø 您与上司相处情况如何？
Ø 您与同事间关系如何?

5、职业发展机会
Ø 你认为公司提供给个人发展的空间如何？

6、工作强度
Ø 您在公司的工作压力如何？压力主要来源于哪里？

7、对个人能力发挥
Ø 您对个人能力发挥和表现充分度是否满意？
Ø 你的工作有否得到公司的有效激励?

8、其它

个人因素
1、意愿
是什么促使你当初选择加入公司

2、实际与心理落差
Ø 在你做出离职决定时，你发现公司在哪些方面与你的想象和期望差距较大?

3、正面及负面评价
Ø 您最喜欢公司的方面有哪些？。
Ø 您最不喜欢本公司的哪些方面？

4、建议
Ø 您认为公司应该采取哪些措施来有效的吸引和留住人才？

5、其它
您是否愿意今后条件成熟时，再返回公司，继续为公司效力，请简述原因

您对公司有何意见或建议？

附件八:
离 职 证 明
兹有本单位员工 ,性别 ，身份证号： ，自 年 月 日入职我司 一职，于 年 月 日因员工个人原因申请离职，在职期间无不良表现，经协商一致,已办理离职手续。根据《劳动合同法》相关规定，自 年 月 日开始，我公司与该员工正式解除劳动关系，因未签订相关保密协定，遵从择业自由.
特此证明.
广州市荷其爽食品有限公司