人力资源管理系统操作指南.docx

中卫市*＊*＊**＊＊(集团)公司
【人力资源管理系统】使用说明书
因版本更新,内容改变，恕不另行通知
特别须知：
1、在使用前,请校准您的电脑时间为标准北京时间，如因工作需要确实需要显示其它时区时，请事先说明;
2、用专业软件扫描系统漏洞，下载并安装所有MS-office的补丁；
3、本软件只支持MS—Office2007以上版本；
4、养成及时备份数据的好习惯可有效避免重要数据丢失。
1、适用范围:
         此版本根据宁夏中卫*＊＊＊＊＊（集团)公司提出的意见和要求在原有版本上做了修改。
2、功能介绍：
         包括员工各种基本信息的管理、调用、导出、发送 等操作;亦包括员工劳动合同续签、员工离职、休假管理、生日提醒、员工结构分析
3、操作系统:
         基于 Microsoft Office2007+Windows XP以上操作系统.不适合Office 2003，提醒广大用户，Microsoft Office2003将在2014年退市(官方消息)。现在Microsoft Office2013已经面市。
4、安装：
       绿色安装，解压存在指定的路径下即可.为了方便管理，建议保存在盘符的根目录下，即：X：\公司名称\人力资源管理\,，该路径需要手动创建。
5、环境设置：
        允许OFFCIE运行ActiveX和VBA。
6、系统登陆:
    6.1、登陆界面:已内置了一部分用户名和密码.但是用户可以自行注册用户名和密码.在注册时验证码区分大小写，注册后在登陆窗口会自动列出注册的用户名。只有输入正确的用户名和密码后才能进入系统。如果不注册,也不知道密码,可用只读的方式打开.输入用户名和密码错误3次时登陆窗口会自行关闭.登陆界面如下:
      在登陆界面上有“用户注册”和 “只读打开”的选项。
6。2、注册界面如下：
6。3、登陆成功会有提示：
6。4、如果用户名和密码不正确,会在登陆界面有提示，超过三次时弹出对话框提示，界面如下：
密码错误的提示
登陆连续差三次后会关闭
6。5、全局设置
        根据公司的实际情况,对下面的字段进行设置，以便于在信息录入界面进行快捷的输入。在设置之前要先取得权限，按设置按钮，在设置完成以后按保存设置按钮。

7、基本操作：
    主界面的功能及结构如下图所示： 

7。1、员工信息录入: 
员工信息录入分为两部分，一部分是员工基本信息，一部分是员工的受教育情况，工作简历及家庭关系。在实际操作时，首先输入员工的基本信息，输入完毕后再输入第二部分，输入第二部分时可以输入员工的缩写准备的找到该员工。
         根据员工的实际情况录入，为方便操作。在部门、合同类型,政治面貌等已经内置,可以在设置里进行设置，录入时直接用鼠标进行点选。日期也是进行点选,已内置了日历.
      需要提醒的时，在录入时身份证号码不管你输入的15位还是18位,全部按18位录入，如果你输入了正解的15位,系统会自动转换为18位，在输入差误时系统会有提示。 
身份证信息自动校验提示
      值得注意的是,在录入时并没有性别，籍贯的输入，生日的录入,这是因为在身份证号码中已经包含了这种信息,身份征号码会自动解析出以上信息.
      员工的合同期限是必填项，系统也会根据合同期限等自动识别实习期，这一点与劳动合同法上的一致。
员工受教育状况，工作简历，家庭关系的输入界面如下：
7。2、员工提前转正 
      员工提前转正的操作界面如下:
如果员工还在实习期内需要转正时,可在此页面进行操作。输入员工的缩写后在员工姓名一栏找到员工的姓名，点确定后会自动修改员工档案数据库中对应的员工实习日期，并建立一个员工转正的记录。
7。3、员工离职：
由于各种原因需要离职时，当人力资源部门收到各级领导签署的离职表时，可点员工离职进入员工离职界面，通过输入员工缩写输入员工姓名，修改离职日期,填写离职原因点确定后会自动修改员工档案数据库中是否在岗一栏为离职.并建立一个员工离职记录.
7。4、休假管理：
休假管理以便于人力资源管理部门对全体员工的休假做备案，在窗体中系统自动计算员工休假的天数.点确定后系统自动建立一个员工休假的数据库。
7。5、合同续签：
按照合同提醒(合同提醒功能会在后面介绍到）通知员工续签合同，系统会根据员工原有合同到期日及续签合同的类型自动计算员工续签合同的起始日期，并修改员工档案数据库。
7。6、员工信息变更：
      由于各种原因在对员工的信息进行变更时，首先输入要变工的员工姓名 ，然后点击复制按钮，变更前的信息就会出现，然后手动输入变更项的正确信息，点上面的保存图标即可，重置按钮为清除全部信息.

7。8、员工信息查询
        在有重名的情况下或员工姓名错误的情况下均无法查找到员工信息并会提示。只要按照规定的方法处理员工重名，才能对重名员工或其它不重名的员工进行查询。

        如果数据库中存放有员工的头像和身份证信息,会根据员工姓名自动加载在相应的位置。如果没有对应的头像和身份证复印件，系统会提示。

7。9、生日提醒
         根据员工信息的数据库,系统会自动识别那些员工当天过生日或在近期内过生日。为组织体现人性化的管理提供了支持。
7。10、合同提醒
          和生日提醒一样，系统会提示那些员工的合同已经到期与在近期内到期.
8、其它
       设置了自由项，可以根据需要对数据库进行数据透视，以便对数据库进行分析.
编写:吕建伍
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