报销管理制度.doc

费用报销管理制度一、目的为了加强公司内部管理,规范财务报销行为，明确费用报销标准及审批流程节点，合理控制费用支出,特制定本制度.二、适用范围本制度适用于浙江巨傅投资咨询有限公司的全体员工三、基本准则1、费用报销的分类费用报销包括普通费用报销、差旅费用报销和采购费用报销1。1普通费用报销是指办公用品、移动通讯、市内交通、业务招待、误餐补贴、等经常性发生的费用报销.1。2差旅费用报销是指因出差产生的住宿、交通、车船等费用报销(不含出差期间产生的招待费）1。3采购费用报销是指购买电脑、打印机、家具、各种硬、软件设备等大件物品的开支报销1。4人力成本费用由行政部负责统筹和管控，不在此报销制度中体现。2、各项费用的报销的频率及时间要求2。1差旅费用的报销要求在出差返程后1个月之内提起申请,逾期不予受理2。2个人月度的普通费用(如交通费、通讯费、午餐费、加班晚餐费、加班交通费等）的报销要求在每月的6号至10号集中报销,可延期三个月，逾期不予受理。2。3其他普通费用（如房租费、水电费、办公用品费、会议费、业务招待费等)及采购费用的报销在收到报销发票后5个工作日之内提起申请，逾期不予受理。2.4如有特殊情况未能按以上时间节点提起申请的在说明原因后,经总裁审批同意后方可报销。3、费用报销地区分类全国各城市按消费指数划分为以下四类：一类：北京、上海、广州、深圳、杭州二类：省会城市（已归入一类的部分城市除外);三类:地级市四类：县级市及以下城镇四、各项费用报销细则1、业务招待费1。1业务招待费是指公司员工由于工作需要招待外部客户（或者政府部门)所发生的相关费用.公司内部各单位、各部门之间招待吃请,内部组织的聚餐等纳入团队建设费管理.1.2业务招待费依据实际发生金额填写报销单、附上相应的发票报销费用，业务招待费的发票主要是餐费、住宿费（外部客户发生的）、正常购买礼品的发票等。2、差旅费2。1差旅费是指出差期间因办理公务而产生的车船费、交通费、住宿费等各项必要支出的费用。2.2差旅交通方式应厉行节约、使用最经济的交通工具，原则上航程超过800 公里或者其他交通工具出行超过6小时的方可乘坐飞机。乘坐飞机的报销标准按照经济舱全价的7 折（含)执行;乘坐火车的报销以动车（高铁）二等座或普通火车硬卧的标准执行，如有特殊需要,需报总经理审批同意后可以适当调整。2。3出差前必须经过邮件审批同意后方可成行，费用报销时附上审批的邮件。2。4住宿费和补助（餐费及交通费）的报销标准:（单位：人民币元）地区一类地区二类地区三类地区四类地区住宿费补助住宿费补助住宿费补助住宿费补助报销标准400150300120250100200100以上标准只是报销的额度上限，报销时以实际发生额提供相应的发票报销，特殊情况超标的由总经理审批同意后方可报销.2.5往来飞机场的交通费按照单趟100元的额度上限;往来火车站、汽车站的交通费按照单趟50元的额度上限，根据实际发生金额提供相应发票报销。2.6出差期间不再享受个人当个工作日的中餐及晚餐补贴。3、个人通讯费3.1个人通讯费的报销标准：（单位：人民币元）岗位通讯补贴总经理300元/月副总、总监（不含执行下属，如：秘书等)200元/月其他岗位+风控部+综管部+部门经理100元/月注：使用公司配备的手机的员工在使用期间取消通讯补贴，归还配备手机后次月可恢复相应通讯补贴，由行政部提供电信手机领用名单.3。2报销时提供各运营商（移动、联通、电信)当月的机打发票，如是外地号码不方便提供机打发票的,请提供当月的话费清单并附上相应的定额发票。4、个人交通费4.1个人交通费的报销标准：（单位：人民币元）岗位交通补贴总经理500元/月副总、总监（不含执行下属，如：秘书等）300元/月其他岗位+风控部+综管部+部门经理100元/月报销时需附上相应的发票，一般要求提供的市公交充值发票、地铁发票、出租车发票等,不允许用其他发票代替。4.2公司的员工因为工作原因外出办事可以报销市内交通费，但是本着厉行节约的原则，非特殊紧急事项外出以公交、地铁出行为主.报销时在发票上标注具体的时间、事由、起点和终点并经主管签字同意.5、加班补贴个人晚餐费、晚班交通费报销标准：（单位：人民币元）晚餐补贴晚班交通补贴因工作晚上9点后下班，且主管确认后，所有岗位统一标准20元/晚餐/工作日。【提供餐饮发票报销】因工作晚上9点后下班,可报销出租费费用，需主管在发票后签字确认后报销。员工报销晚餐费、晚班交通费的均需人事部确认具体的加班天数和加班日期。6、其他普通费用其他的普通费用（如快递费、办公用品费、房租、水电费、网络费、固话费等）均由各个单位的行政部统一报销。报销时提供相应的发票及对应的合同、清单等相关资料作为报销的附件.7、采购类费用7。1采购类费用主要是指采购一些大件物品(如座椅、沙发，柜子、电器等）或者高价值的机器设备（如监控设备、电脑、软件系统等）.7.2采购此类物品需要事先由需要购买的部门通过企业微信发起申请，部门主管审核,公司负责人审批同意后购买。7。3购买时需要进行询价,大件物品由行政部负责询价,高价值的机器设备由技术部负责询价.7。4报销时填写相应的报销单，附上对应的发票，采购清单明细及同意购买的审批邮件。五、审批流程1、所有费用均由报销人（经办人）填写报销单,先交部门主管审核（审核费用发生的真实性），然后交财务部门审核（审核费用发生的合规性、发票的真实合规性），由公司CEO、总裁签字。如报销人（经办人）是公司高层、部门主管的，先交公司负责人审核（审核费用发生的真实性），然后交财务部门审核(审核费用发生的合规性、发票的真实合规性），完成审批流程后即可交出纳付款。2、业务资金不论金额大小，均需由公司CEO、总裁签字.3、对于其他费用单笔超过 1000元的，除了需要对应部门主管审核外,还需由公司CEO、总裁审批后方可交财务付款.4、对于加班餐费、加班交通费补贴还需要人事部门确认相应的出勤天数、加班天数和加班日期。六、报销原始票据要求1、报销的原始凭证必须是有税务监制章的正式发票或是由财政局监制的邮电等部门的专用收据,普通收据及白条一律不予报销。2、原始凭证不得涂改、挖补。不得使用假发票或过期发票。如遇票据丢失、无效或不能取得合法票据的，由责任人自己承担。3、收到原始凭证后需严格审核发票的付款单位名称、开票日期、内容、单价、数量、金额大小写等是否完整、准确，是否加盖财务专用章或发票专用章。4、收到原始凭证后需严格审核发票的性质是否与报销的实际内容相符。七、报销单填制要求1、报销单的填写必须分类清晰、信息完整、数据准确;个人报销费用及工程、开发费用需注明费用归属部门，可在报销单右上角写明费用归属部门.若报销经办人不属于费用归属部门，需要经费用归属部门负责人签字确认.2、报销单填写完毕后，原始票据须分类贴在粘贴单上后，分页标明金额小计和单据数，再将报销单贴在粘贴单上面.报销单及多张粘贴单一律粘贴左上角部位,便于财务部门装订成册.3、报销单填写完毕，并将原始单据粘贴完整后，需要按照报销流程走完相关审批手续后，方能办理财务报销。4、报销单要详细写明报销人，要求字迹工整清晰。若报销人非收款人，则应详细写明收款人全称、省市、开户行（支行）、账号等信息。5、差旅费报销填写差旅费报销单，其他费用报销填写报销单，对于暂时无法提供发票而需要预借款项支付的，请填写用款申请单，附上相应的材料后办理请款手续，审批流程与费用报销的审批流程一致.八、付款注意事项1、费用报销类原则上采用银行转账的方式(特殊情况下经事先说明可以采取现金方式），大额费用报销需提前1天通知财务部门。2、其他类原则上采用非现金支付方式；特殊情况下经事先说明可以采取现金方式.3、非现金支付方式推荐使用电汇(网上银行）等方式，一般不建议使用支票。经办人需准确填写用款申请单,详细填写对方单位的全称、省市、开户行（支行）、账号等信息.九、附则本制度由行政部负责解释和修订.自发布之日起执行。