浅谈秘书在管理工作中的作用.doc

浅谈秘书在管理工作中的作用前言：秘书，作为行政部门的关键职位。之所以关键，主要是从它的作用和意义层面上来讲的.要做好秘书工作，并非一件易事，这其中涉及到的，除了丰富广泛的知识储备，细致缜密的洞察力，清晰明确的辨别力.但更重要的是人际关系，为人处事的方式技巧.处理好领导和下属的关系,做好他们之间的桥梁和纽带，起到一个承上启下的作用.关键词：秘书 管理工作 桥梁作用 关键职位一、秘书的含义自古以来，秘书一词其实就有其专有的称谓：文牍、文书、参谋、智囊等.1、文牍宋代词人苏轼的上初即位论治道之二中说道:“而尚书诸曹,文牍繁重,穷日之力，书纸尾不暇,此皆苛察之过也。”文中提到的“文牍”,即指古时的公文、书信、案牍。而在郭沫若先生的黑猫中：“我们一些在省城或府城里读书的人便做了文牍。”这里说的“文牍”指的是在官府或其他团体草拟文稿的人.而现在文牍这个称谓已经不再沿用了，它可以作为一个朝代和一个文明的标志和文化记号。2、文书与文牍的性质相似，从第一层含义讲，就是指记载重要事件的公文、书信、契约。古时的条件有限，文书的载体大多都是甲骨、青铜器、石头或贝壳。更有战国、秦汉时期的竹、木简。第二层含义也就是指从事公文、书信工作的人员。直到现在,文书这个称谓还在使用，它主要强调了秘书工作中的文字驾驭能力的重要性，以及对信息的分析整理能力.3、参谋唐朝后期，参谋为节度使幕僚之一，掌参预谋划.清末，军、政、师设立参谋一职，掌管军训及谋划筹事。虽然现在参谋也常常被用来称赞有谋略有见识的人，但大多时候是体现一个人的辅助性服务作用的,也就是秘书的主要职责之一，为领导出谋划策，参与重要事宜的讨论。4、智囊同样,跟参谋一样，它们都指的是足智多谋的人，可以给别人出谋划策的人.现在也有人将有某有略的人称作智囊团，同时这也是一个优秀的秘书所必须具备的能力，拥有丰富的知识，方可以临阵不乱，处事泰然. 仅仅从这些名称中，我们就可以分析出自古秘书所从事的工作内容和职责要务。时代变迁,统治方式也不尽相同.因此，在一定时期内，秘书所充当的角色和需要完成的任务也是不同的.但总体来说，有一点是亘古不变的，秘书所处的位置是一人之下，万人之上，服从上级统治者的命令，接受上级的安排，并按时完成既定的任务.二、秘书工作在领导决策中的作用秘书处于领导的近身旁侧，就表明其地位是一人之下，被领导,接受指示，服从命令，完成任务.同时也体现出它的重要性，以及不可取代。当然，秘书所从事的工作内容的复杂繁琐,但又不可懈怠,所以它的重要作用也是不可小觑的。 1、参谋、助手作用作为领导的左膀右臂，秘书的辅助性服务是非常重要的.怎么使这个作用更完美地发挥，如何做好这个助手，就要看秘书自己的智谋了.所谓参谋，即参与谋划，也就是说，在整个事务的完成过程中，秘书所提供的服务都是辅助性的、建议性的.工作思路,事件的流程内容以及主旨大意，都要遵从领导的意愿，而不是替领导做决定，自作主张代领导决策。一个睿智优秀的秘书会将自己的意见和看法与领导的意愿融汇整合,做到互不冲突,并且在这过程中，为领导提供最优质的服务，使整个工作程序能够顺利进行. 2、提供信息的作用秘书本来就需要是一个信息智慧的集合体，秘书工作的性质需要秘书必须具备对信息的敏感的洞察力。为领导服务，参与领导决策，就要及时搜集掌握科技、文化、技术、教育、医疗卫生、等等国内国际的相关信息。同时也要同步了解本地区、本单位、本部门的近期发展状况及其长足发展规划，在领导需要的时候，能够保证像电脑一样，迅速准确地输出信息,提供服务.及时准确地提供信息，既节省了工作时间,有保证了办事效率，同时也能获得领导的信任。 3、协调作用协调是管理的手段之一，秘书在一个部门的管理工作中所起到的作用其实就像一座桥，连接两个不相交的点，协调得好，这座桥就会稳固，不相交的两个点也就连成了一条线；若协调得不好，那这座桥就很可能会坍塌，那么不相交的两点便会相距更远。时代变迁，在新的历史时期，领导面临的问题越来越复杂，难题越来越难解。政策方针的变革，会引来不少争议和矛盾，在这千丝万缕的复杂关系面前,领导要及时解决这些问题，就十分需要一座桥来权衡了。秘书的协调作用要从矛盾双方入手，分析掌握情况，看清矛盾着的双方与自己的关系，也给自己定定位.首先要顾全大局，权衡矛盾的轻重缓急,其次还要做到原则性与灵活性的统一，既不违背上级领导的意愿，也不过分迁就不合理的要求和观点。处理好矛盾双方的关系，做好沟通工作，不仅缓和了工作氛围，提高工作效率,同时也能体现出一个优秀秘书的素质修养.4、耳目作用 耳目，顾名思义，就是要做领导的耳朵和眼睛。当然不是去监督领导的言行,而是要求秘书人员具有灵敏的应变能力和精确的分析能力.在领导的决策过程中，若有不妥或不恰当的地方，要及时向领导提出合理化建议和意见，在领导实施一项方针或决策前，能够适时提醒，并协助领导及时修正,以免出现不必要的错误和问题。秘书工作的耳目作用，体现出秘书人员丰富的知识储备和敏锐的思维。同时也是一个卓越领导背后的重要支撑力量。三、秘书与上下级的关系 秘书人员在办公室主要起到桥梁纽带的作用， 负责上下级、内外部门的沟通,同时还是领导工作上的参谋和助手。要处理这么多层关系,秘书所要具备的能力也就更加严格具体了。 1、对上级服从，但不盲从。 领导的工作就是制定方针计策，然后向秘书传达并命其执行。而秘书的工作就是听从指示，服从安排，完成任务。然而一个称职的秘书人员，在接受到一条指示命令后，若发现其中有不妥之处,定会认真分析，及时了解领导的想法和思维,并适时与领导协商调解,而不是为了不得罪领导而盲目听从执行。虽然秘书和领导是上下级关系，分工不同，职位不同,但没有贵贱之分，因此,处理好与上级领导的关系，既能提高工作效率，有可以增加领导的信任。2、同下属和谐相处，共同提高在执行上传下达任务的过程中,秘书需要与各个部门的人员沟通和交流。在与各部门人员相处时，尤其是跟下设部门的工作人员。尽量放低自己的身份，以平视的目光注视每个人，不要依靠自己的领导来压迫或排挤他们。能够及时发现他们的困难并及时给予帮助和支持，良好的人际关系能够帮助自己扩展人脉，提高办事效率。3、与同事和气共事，公平竞争在同一个部门，水平相当，年龄相仿的年轻工作人员之间，难免会出现很多矛盾和争端。随着市场竞争日趋激烈，职场当然也避免不了暗中的斗争。面对这些，秘书人员就要体现出专业的职业素养。面对诋毁、暗刀伤人，无论什么情况，都要使自己的头脑保持清醒、镇定，反省自己的工作是否有不当之处。以防招致不必要的误会，要及时跟对方沟通调解,并在今后的工作中不断提升完善自己。避免此类事件重蹈覆辙。四、秘书人员所需的职业素质现代秘书不比从前，它是一个综合性的工作职位,所以对秘书从业人员的素质和修养要求越来越高。要成为一名优秀出色的秘书，就要不断提升自己，完善自己，使自己变得多面、博学、有见识。主要有一下几个方面:1、扎实的文字功底秘书作为领导的助手，主要是完成一些辅助性的工作。主要有记录抄写新闻消息,起草文稿，登记来访人员的信息记录，领导的会议记录等，这些都需要秘书具有一定的文字驾驭能力和分析能力。在起草文稿时，根据领导所给出的题目，秘书能够快速掌握领导的意愿拟定提纲，并及时搜集查阅相关资料.将这些零散的信息汇总整合,在既定的时间内拿给领导做批阅。这整个流程，都需要秘书人员具有非常扎实文字撰写能力，才能够在规定的时间内完成符合领导口味的文书。扎实的文字功底是秘书人员所需具备的最基本的一项技能。2、敏锐的政治头脑在行政部门工作，大部分内容都是涉及到政治的。秘书工作中的方方面面，都带有很强的政治性,在工作中，要时刻保持清醒的头脑,以最好的状态投入工作当中。因为一个部门的政治主张、部门形象、以及本部门人员的切身利益都会从秘书的工作中体现出来。所以,要关注政治时事问题，培养自己站在政治的角度看待、分析、解决问题的能力，要保持立场坚定,旗帜鲜明,不做墙头草。提高自己的政治理论修养。3、灵活的应变能力秘书工作大多都很繁琐复杂，既要协助领导决策和管理，又要做好后勤工作，而且什么都得面面俱到，一一细心做好。所以秘书人员就要有灵活的头脑和干练有效的办事能力。在工作中,难免会遇到棘手的事儿，要做到两不耽误,就得沉着冷静下来，不慌乱，尤其是在遇到突发事件时，要知道分清轻重缓急，抓住重点，恰当合理、有条不紊地解决好问题。4、务实的工作作风秘书工作复杂枯燥,在这个岗位上就得吃得了苦，耐得住寂寞,任劳任怨。付出的辛苦不一定能得到补偿和回报，但是要始终保持一种向上的心态，将热情和活力注入到工作中去,服务社会。同时，要看得到他人的优点,从而发现自己的不足，取长补短，扬长避短。给自己适当的定位，树立信心，当然也不能高人一等，坚持正确的价值导向，发掘自己的奉献精神，从而实现自己的价值。秘书工作能否做好，取决于是否能够在岗位上发挥作为秘书应该具备的能力和作用。秘书受人管理，同时也在管理其他人和事,作为桥梁和纽带,秘书人员的工作在整个人事管理过程中就显得尤为重要.所以,每个优秀的领导背后，总有那么一个出色的秘书。