DB14_T 2715—2023市场主体登记电子档案利用规范.pdf

ICS 35.040 CCS A 24 14 山西省地方标准 DB14/T 27152023 市场主体登记电子档案利用规范 2023-02-21 发布 2023-05-21 实施 山西省市场监督管理局 发 布 DB14/T 27152023 I 目次 前言.II 1 范围.1 2 规范性引用文件.1 3 术语和定义.1 4 基本要求.1 5 利用范围.2 6 档案分级.2 7 利用权限.3 8 利用方式.3 9 信息安全.4 附录 A（资料性）市场主体登记档案查询承诺书.5 附录 B（资料性）登记表格式.6 参考文献.8 DB14/T 27152023 II 前言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由山西省市场监督管理局提出、组织实施和监督检查。山西省市场监督管理局对标准的组织实施情况进行监督检查。本文件由山西省商事主体登记服务标准化技术委员会归口。本文件起草单位：北京当代档案事务咨询中心、山西省市场监督管理局企业档案数据中心。本文件主要起草人：李同钧、薛丽芳、霍桂利、黄琳峰、刘宇琪、张雅丽、王剑锋、李翊铭、崔志桐、刘晓彦、刘佳、马彦、连旭红。DB14/T 27152023 1 市场主体登记电子档案利用规范 1 范围 本文件规定了市场主体登记电子档案利用基本要求、利用范围、档案分级、利用权限、利用方式和对信息安全的要求。本文件适用于市场主体登记电子档案的利用管理。2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T 18894-2016 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 58-2014 电子档案管理基本术语 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。3.1 电子文件 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。来源：DA/T 58-2014，2.1 3.2 市场主体登记电子档案 具有参考和利用价值并作为档案保存的市场主体登记电子文件。3.3 利用 查找、使用或检索电子档案的权利、机会和方法。来源：DA/T 58-2014，5.13 4 基本要求 4.1 市场主体登记电子档案的提供利用应严格遵守国家相关保密规定。4.2 山西省市场监督管理局企业电子档案系统和山西省市场监督管理局企业电子档案“晋企查”网上综合查询服务平台应根据工作岗位、职责等要求为利用者设置相应的电子档案利用权限。4.3 已完成数字化加工的市场主体登记档案和已经归档的市场主体登记电子档案均应纳入利用范围。应遵循档案内容正确分级，确保信息安全。DB14/T 27152023 2 4.4 市场主体登记档案管理部门负责本级市场主体登记档案的利用工作，应根据实际情况各自建立档案利用制度，确保利用工作的顺利开展。4.5 档案利用时应进行详细的登记，将申请文件等过程性文件材料及时整理、汇总，装订成册，在档案利用工作完成的同时建立起完整、规范的记录。5 利用范围 5.1 市场主体登记事项 包括不限于：统一社会信用代码、注册号、名称、住所、经营场所、法定代表人或负责人、经济性质或企业类型、注册资金或注册资本、经营范围、经营方式、主管部门、出资人、经营期限、核准日期。5.2 市场主体登记文件 包括不限于：部门登记文件、章程、章程修正案、股东会决议、验资报告、住所承诺、法人资格证明或自然人身份证明、法定代表人任职文件身份证明、名称预先核准通知书。5.3 市场主体变更事项 包括不限于：核准设立子公司或分支机构日期、变更有关名称、住所、法定代表人、经济性质或企业类别、注册资金或注册资本、经营范围、经营方式等事项的各种登记文件及核准变更日期。5.4 市场主体注销(吊销)事项 包括不限于：法院破产裁定、企业决议或决定、行政机关责令关闭的文件、清算组织及清算报告、核准注销(吊销)日期。5.5 监督检查事项 包括不限于：企业被处罚记录及日期、年度检验情况、企业限期整改等日常监管材料。5.6 企业经营情况、财务状况、开户银行及账号。6 档案分级 6.1 内部机密 下列市场主体登记档案信息属于内部流程，泄露后可能会造成不良后果，或影响市场主体登记注册正常工作秩序，记载这些信息的页面应划为内部机密：有市场主体登记部门审批人员签字的页面；有市场主体登记部门审批领导审批意见或上级领导的批示、指示页面。6.2 内部一般 下列信息属于商业秘密或者公开后可能导致商业秘密被泄露的，以及属于个人隐私或者公开后可能导致个人隐私造成不当侵害的，记载这些信息的页面应划为内部一般：市场主体验资报告、资产评估报告、审计报告和清算报告、银行询征函等资金证明材料；市场主体经营情况、资产负债表、损益表、股东权益对照表等财务报表；涉及自然人姓名、住所、手机号及身份信息，如身份证、户口本、护照、港澳通行证等。6.3 外部一般 DB14/T 27152023 3 其它信息应划为外部一般。7 利用权限 7.1 内部机密档案一般仅供市场主体登记管理部门查阅。纪委监委、司法机关、国家安全机关等行政机关在办理涉及市场监督管理部门案件时，报请单位分管企业注册登记工作的领导批准后，方可查阅与案件有关的页面信息。7.2 内部一般档案可供纪委监委、司法机关、国家安全机关等行政机关工作人员、律师、市场主体自身查阅。7.3 外部一般档案可供纪委监委、司法机关、国家安全机关等行政机关工作人员、律师、市场主体自身、有关社会组织查阅。7.4 其他人员需查阅时，应通过法律程序由受理案件的人民法院依照规定查阅。8 利用方式 8.1 查询 8.1.1 线下查询 8.1.1.1 查询流程 申请人至市场主体登记部门办事大厅或档案管理部门，递交申请材料，由工作人员通过“山西省市场监督管理局企业电子档案系统”现场办理。8.1.1.2 申请材料 不同的利用者申请查阅市场主体登记电子档案时，应提供下列法律证明文件：纪委监委、司法机关、国家安全机关等行政机关工作人员查阅时应提供注明所查市场主体名称且加盖公章的调取证据通知书或介绍信、查阅人身份证或工作证。律师查阅时应提供律师执业证书、律师事务所开具的与承办案件有关的证明文件、并填写市场主体登记档案查询承诺书（见附录 A）。本市场主体查阅时应提交加盖公章并由法定代表人（负责人）签字的本市场主体出具的授权委托书及查询人员的有效证件。与被查市场主体无关联关系的公民，因涉及案件查档，需提交“与被查市场主体名称相符的法院立案证明（或判决书）”。8.1.2 线上查询 申请人登录“山西省市场监督管理局门户网站”，点击“办事指南”找到“晋企查”企业档案查询平台，按平台要求登录查询。8.1.3 档案借阅 确因特殊原因需要将纸质市场主体登记档案借走查阅的，应填写市场主体登记档案借阅登记表（见附录B）。8.2 协助鉴定 8.2.1 有关单位依法需要对市场主体登记档案原件进行鉴定的，市场主体登记档案管理部门应协助进DB14/T 27152023 4 行鉴定。8.2.2 鉴定流程 8.2.2.1 持有关单位介绍信或调取证据通知书、承办人的工作证或身份证向档案管理部门提出申请。8.2.2.2 按规定填写市场主体登记档案鉴定登记表（见附录 B），经市场主体登记档案管理部门领导批准后，指定工作人员负责接待。8.2.3 鉴定材料 申请鉴定市场主体登记档案时，应提供下列法律证明文件：司法鉴定机构持单位介绍信、资格证、职业证原件及复印件、法院出具的鉴定委托函、委托协议等。9 信息安全 9.1 市场主体登记档案在提供利用时要对档案信息进行安全保护，确保电子档案在利用过程中的保密性和完整性。9.2 应基于安全的网络和离线存储介质实施市场主体登记档案的利用管理。9.3 应执行规范的工作程序，采取必要的技术手段，对市场主体登记档案利用全过程实行监控。9.4 档案利用者不得强行破解加密电子档案，对非法破解者，电子档案提供部门可依法追究破解者的法律责任。DB14/T 27152023 5 A A 附录A （资料性）市场主体登记档案查询承诺书 申请人郑重承诺：一、严格遵守国家法律、法规和规章，全面履行应尽的责任和义务。二、承诺不侵犯他人隐私、商业秘密等在先合法权益，仅限于查询与承办法律事务相关的企业相关信息。三、因本人非法泄露所查档案所涉及个人隐私、商业秘密等相关信息，需要承担相应的法律责任。特此承诺。申请人签署：年 月 日 DB14/T 27152023 6 B B 附录B （资料性）登记表格式 表B.1 市场主体登记档案借阅登记表 借阅单位 借阅人姓名 统一社会信用代码（或注册号）市场主体名称 利用原因 借阅清单 设立 卷，核准日期：；变更 卷，核准日期：；年检 卷，核准日期：；注销 卷，核准日期：；吊销 卷，核准日期：；其他 卷，核准日期：。市场主体登记部门意见 市场主体登记档案管理部门意见 借阅日期 归还日期 承办人 备 注 承办人 注：借阅档案，必须爱护，不得拆除、涂改、撕毁、圈点、划道、折角、污损等 DB14/T 27152023 7 表B.2 市场主体登记档案纸质材料鉴定登记表 申请鉴定 机构名称 待鉴定 市场主体名称 鉴定内容 委托人 鉴定原因 市场主体登记部门 意见 市场主体登记档案 管理部门意见 备注 注：鉴定档案，必须爱护，不得拆除、涂改、撕毁、圈点、划道、折角、污损等 DB14/T 27152023 8 参考文献 1 中华人民共和国档案法（中华人民共和国主席令第四十七号）2 中华人民共和国档案法实施办法（国务院令第 676 号）3 中华人民共和国政府信息公开条例（中华人民共和国国务院令第 711 号）4 企业法人登记档案管理办法（工商1990第 166 号）5 企业登记档案资料查询办法（工商企字2003第 35 号）6 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范