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主管分享记录如何有效把握工作时间和资源

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Kitty & Hammer Team主管管理问题分享会记录
时间:5月7日下午17:00-18:00
地点:会议室
与会者: Angela Christine Coco Charles Ella Jack Jessica Sissi Vicky,Maggie
分享主题: 如何有效把握工作时间和资源
分享者: Jessica
记录人: Jack
分享内容整理如下:
首先Jessica列举了我们在在工作中存在的种种不能有效把握时间和资源的表现
并总结了在职场中七大时间杀手
时间杀手一：不分轻重缓急
不少人缺乏有条理的计划，结果用尽全力，却做不好每一件事，这是因为没有分清楚自己要做事的“轻重缓急”。光是建立工作待办事项的清单是不够的，必须弄清各项任务之间轻重缓急的关系，否则可能会延搁了真正要紧的事。
时间杀手二：电话与不速之客
电话所占去的时间是很难估算的，因为永远不知道对方会占用多久，也许一通电话，一个上午就泡汤了。有许多时间管理专家建议可以多利用语音留言的功能，过滤不必要的来电，或是长话短说，但我们这里可能实现不了，但是可以尽可能缩短与电话那头谈话的时间，及时做好记录以免遗忘。
时间杀手三：工作环境杂乱
据统计，办公桌杂乱或资料乱放，会让人平均每年多浪费掉6周的时间。要养成物归原处的习惯，并且把搜集到的资料整理归档，别让文件泛滥，减少找寻文件的时间。
时间杀手四：不会说“ N o”
不善拒绝或是对别人要求模棱两可的回答也许就为自己无谓的时间消耗埋下了隐患，懂得拒绝、善于拒绝是一项重要的时间管理技巧。
时间杀手五：拖延的坏习惯
不少人不见棺材不落泪，习惯把事情积压到截止期限前才处理，最后不但未能如期完成，仓促下赶工的工作质量也常出现瑕疵。专家建议，应把计划切分为好几部分，个个击破。
时间杀手六：一次想做太多事
正所谓“贪多嚼不烂”，定任何目标时，都应衡量自己的资源与时间，不要一口气想要完成太多计划，到最后可能会处处落空。
时间杀手七：事必躬亲
在授权或与他人合作之前，必须先想清楚可能的风险，选择适合的授权或合作对象，一旦决定以后，就不要再事事插手，如此不但打乱自己的时间规划，也会给伙伴不被信任的感觉。,
针对最后一条maggie举例本组的QA之前一直授权给戴波控制,这样节省了时间,也锻炼了员工,表示此方法很有效
Jessica的分享引起了主管们的广泛共鸣,尤其是ella和maggie发言积极
为了更有效的利用好工作时间和资源,Jessica给出了赢取时间的有效方式的13个有效方法,在此环节各位主管都有积极发言
1. 把该做的事依重要性排列，这件工作你可以在周末前一天晚上就安排妥当。俗话说：“豫则立、不豫则坏”凡事要把握先机。
    2.每天早晨比规定时间早十五分钟或半个小时开始工作，这样，你非但立下好榜样，而且有时间在全天工作正式开始前，好好计划一下。
    3.开始做一件工作前，应先准备好，把所有需要的资料、报告放在桌上，这样将免得你为寻找遗忘东西浪费时间。比如今天是数据分析会议，提前将数据资料准备就绪，以免临时慌乱中打印或整理数据。
4.利用电话、传真等一类的装备，能在电话中沟通，就无需四处寻找以节省时间。
Jack:可以将通讯录挂在面前
Jessica:总是喜欢到处找人,浪费时间
5.购买阅读各种书籍，尽可能吸收知识，这样可增进应变及处事能力从而减少时间浪费。
Vicky:平时多看书,提高自己的应变和处事能力

6.把最困难（重要）的事搁在工作效率最高的时候做，例行公事应在精神较差的时候处理。
Jessica:上午听录音,下午分配名单,检查inbound,填写各种表格7在会议、讨论或重要谈话之后，立即将需要做的事情记录下来，这样虽事过境迁，但仍会记忆犹新，因为没有比忘记履行诺言更糟糕的事情。
Coco: jack没有忘记买奶茶
8.训练速读速记，如果阅读速度增快2－3倍，那么行事效率该有多高？书店或网络上都有增进这些能力的指导训练书籍。
李芳,ella:自爆擅长此事
9.不让闲聊浪费时间，对于那些上班时间东拉西扯的人知道，我们很愿意谈天，但却应在下班以后。
Jessica,Maggie:喜欢谈论衣服,泡吧等事情,特别提到喜欢跟vicky聊天
    10.琐事缠身时：务必果断地摆脱它们。尽快地把事做完，以便专心一致地处理重要或紧急的工作。口述琐事时，只要使别人知道你期待他们要做什么事就可以。
   11.晚上看报读书：尽可能在晚上看报读书，而将一日之计的宝贵光阴，用在读信、看文件或思考业务状况上，这样将可使你每天工作更加顺利。
    12适当的休息片刻，来杯咖啡、茶、冷钦，甚至只要在窗前伸个懒腰，就足够精神抖擞了。
13沉思：每天花片刻时间思索一下今天的工作，可寻求出各种增进工作方法及满意的灵感，受益匪浅。
Maggie:什么时候考虑分配名单的事情
Charles:利用早上路上的 时间
Jessica :睡觉前思考
Sisi :一周统一安排
最后jessica 列举了举例她周二时间安排表(略)
Christine,coco:可以利用早上,中午时间处理邮件,打印资料
7点 整理工作，准备回家
针对jessica的时间安排,
Sisi:为什么很多时候A班8点多才下班
Christine:深表同感
Jessica:特别提示跟员工one by one 时间不宜过长,应控制在半小时左右
Maggie :一部分工作流于形式,例如coaching,如果不是员工原因,就无需coaching
Ella:听录音需告知员工听录音的方法,及时检查,但检查时间不宜过长
Sisi:不必事必躬亲,通过授权,调动老员工的积极性,可以几件事情同时进行,只做必须自己才能做的事
Maggie:赞同

18:10,会议圆满结束

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