NC物资管理操作手册.doc

NC物资管理操作手册1前期设立1.1库存组织说明：各直管、委管和专业项目部需建立库存组织。该操作由系统管理员实行：直管项目部的库存组织，由供应链系统管理员建立；委管和专业项目部的库存组织，由分公司系统管理员建立。功能导航：客户化基本档案组织机构库存组织操作环节：1、选中【库存组织】，并双击；2、单击【增长】；3、双击方框，输入库存组织编码及名称。【库存组织编码】为“公司编码缩写+项目编码”，例如“JGASCBUYL10041”，其中“JG”即机关，“ASCBUYL10041”即项目编码（公司编码缩写如下表所列）；【库存组织名称】需写明项目名称；4、双击点选【性质】、【地区编码】、【地区名称】，分别为【两者皆是】、【A02A45】、【公司内部】；5、将内容录入完毕后，点击【保存】；6、当项目结束后，单击勾选【封存标志】将库存组织封存。公司名称缩写公司名称缩写二十冶集团公司机关JG二十冶海南分公司HN二十冶建筑分公司JZ二十冶浦东分公司PD二十冶金结分公司JJ二十冶国际工程分公司GJ二十冶市政分公司SZ二十冶技改分公司JIG二十冶机装分公司JIZ二十冶工程技术分公司GC二十冶电装分公司DZ二十冶成都分公司CD二十冶制造分公司ZZ1.2仓库档案说明：各直管、委管和专业项目部建立库存组织后，需设立相应的甲供仓和自采仓。该操作由系统管理员实行：直管项目部的仓库档案，由供应链系统管理员建立；委管和专业项目部的仓库档案，由分公司系统管理员建立。功能导航：客户化基本档案库位信息仓库档案操作环节：1、选中【仓库档案】，并双击；2、单击【增长】；3、双击方框，输入库存组织编码及名称，【仓库编码】为“库存组织编码+01/02”，“01”表达自采仓，“02”表达甲供仓，【仓库名称】需写明项目名称及自采仓/甲供仓；4、双击点选相应的【库存组织编码】；5、将内容录入完毕后，点击【保存】。注意：不可以直接编辑系统自动生成的“zyc”的仓库编码。1.3存货信息说明：每次新增库存组织或者新增存货档案后，需将存货分派到相应的库存组织，否则材料出入库的时候不能保存。功能导航：客户化基本档案存货信息存货管理档案操作环节：1、选中【存货管理档案】，并双击；2、单击【分派】；3、在弹出的【选择操作类型】窗口中单击【下一步】；4、在弹出的【选择目的】窗口中，点击放大镜，进行目的组织的选择；5、在弹出的【库存组织】窗口中，选中所要分派的库存组织，然后单击【拟定】；6、回到【选择目的】窗口后，点击【下一步】；7、在弹出的【设立操作/查询条件】窗口中，【分派状态】栏选择【未分派】；8、【存货分类】栏选择【01工程实体材料】，点击【拟定】后，再点击【下一步】；9、点击第一个小图标进行全选；10.点击【分派】，提醒完毕后【确认】。2消耗材需用计划2.1 消耗材需用计划说明：【消耗材需要计划】即实际业务中的“材料需用计划”，该单据由哪个部门进行采购或者提交给业主，就由哪个部门进行录入。功能导航：建筑综合项目管理物资管理材料计划消耗材料计划消耗材需用计划操作环节：1、选择【消耗材需用计划】，并双击；2、单击【增长】；3、输入【单据号】，即计划号，以便单据查询，如不输入将自动生成流水号；4、点选【项目编码】，项目编码选中就不可更改，如选错项目编码，取消单据后再点击【增长】；5、点选【单据日期】【经办部门】【经办人】【材料员】等，【备注】栏可根据实际情况进行文本录入；6、点击【需用计划类型】下拉框，选择【消耗材料】或【甲供材料】，如图；7、点击【增行】，双击【物资编码】进行存货信息的选择；8、在【存货档案】窗口中，通过存货分类查找需要的存货信息，然后双击该条信息，一次可以选择多条信息；9、或者通过点击方框中向上、向下箭头进行选取及删除；10、完毕存货选择后，单击【确认】；11、点选【WBS编码】，选择相应的WBS节点；（如节点相同，可以同时按住“shift”+“alt”，鼠标点中该字段内容，然后向下拖拽即可达成复制的效果，其他单据上的字段也可以这样操作。）12、输入【本次核定主数量】，即计划数量，点选【预计使用日期】，即计划到货日期；13.【备注】栏可以根据实际情况，进行文本输入，最后点击【保存】，点击【执行】并【提交】，然后由相关人员进行【审核】。14、表格输出，点击【打印】，在预览页面点击【导出EXECL】后，点击【浏览】制定输出表格存放位置，按【确认】后既能导出。注意：在选择存货时，不能选择【存货编码】后四位为“0000”的存货大类，如选择，视为无效单据。3招标管理3.1供方管理说明：【供方管理】即实际业务中的供应商管理，涉及供方的基本信息、初复评审、合格供方等级、供方业绩评价及黑名单等。其中，集团的A、B类供方由机关物资管理部进行维护，C类供方由分公司、直管项目部和委管项目部进行维护。各项目部及分公司均可申请，黑名单解禁由机关物资管理部进行操作。3.1.1供方基本信息审查表说明：【供方基本信息审查表】需要录入一些供方的基本信息，涉及营业执照、税务登记证、生产许可证上的有效信息，此外还需要录入公司联系人及其联系方式。功能导航：供应链招标管理供方管理供方基本信息审查表操作环节：1、选中【供方基本信息审查表】，并双击；2、单击【增长】，打开页签后，可以通过点击右页签上角的【最大化】按键，扩大窗体；3、填写【供方名称】，例如“二十冶合格供应商公司”。供方名称必须以营业执照上的名称为准，不能用简称或其他别名。4、根据【供方名称】进行【供方编码】的填写，编码规则为：C2+供方名称的大写首字母，例如“C2ESYHGGYSGS”。5、根据客商的类别，点击【地区编码】，选择【供应商】。6、将其他信息录入完整，涉及【供方地址】、【合作历史】、【法人代表】、【注册资金】、【产品】、【税务登记号】、【营业执照号】、【主联系人】、【主联系人手机】、【许可证有效期】、【营业执照有效期】，不知道法人身份证号的，可将供方编码复制到该栏次。7、信息录入完后，点击【保存】并【提交】，然后由相关人员【审批】。3.1.2供方业绩评价表说明：【供方业绩评价表】即为贯标管理中的供方业绩评价表。功能导航：供应链招标管理供方管理供方业绩评价表操作环节：1、选中【供方业绩评价表】，并双击；2、单击【增长】，选择所要评价的【供方名称】；3、点选【评估方法编码】，选择【01】；4、录入【评估分值】；5、点击【保存】并【提交】，由相关人员【审核】。3.1.3供方初/复评评价表说明：【供方初/复评评价表】即为贯标管理中的供方初/复评价表。功能导航：供应链招标管理供方管理供方初/复评评价表操作环节：1、选中【供方初/复评评价表】，并双击；2、单击【增长】，选择所要评价的【供方编码】；3、录入【评价结论】，合格供应商选择【合格】；4、根据该供方所供存货类别，录入【拟采购物资名称】；5、根据所收集的资料，勾选【供方性质】等信息，假如是复评的供方，点选供方业绩评价表选择评分表；6、点击【保存】并【提交】，由相关人员【审核】。3.1.4供方级别评估说明：【供方级别评估】即对合格供应商进行A、B、C级别评估。功能导航：供应链招标管理供方管理供方级别评估操作环节：1、选中【供方级别评估】，并双击；2、单击【增长】，选择所要评价的【供方】；3、录入【评估后级别】；4、根据该供方所供存货类别，录入【供方分类】；5、点击【保存】并【提交】，由相关人员【审核】。3.1.5黑名单申请说明：【黑名单申请】是用于不合格供应商的申请。功能导航：供应链招标管理供方管理黑名单申请操作环节：1、选中【黑名单申请】，并双击；2、单击【增长】，选择所要评价的【供方】；3、录入【申请因素】、【黑名单截止日期】及【备注】；4、点击【保存】并【提交】，由相关人员【审核】。3.2采购招标说明：【采购招标】由发生实际招标的部门进行录入，即由直管项目部物资部、分公司物资部、委管项目部物资部等。3.2.1招标单项计划维护说明：【招标单项计划维护】即为招标前制定的“招标计划”；功能导航：供应链招标管理招标计划管理招标单项计划维护操作环节：1、选中【招标单项计划维护】，并双击；2、单击【参照】，参照【消耗材需用计划】，勾选需要进行招标的材料计划；3、录入招标计划上的相关信息，涉及开标日期等信息；4、在【标段】页签【增行】，录入【标段编码】【标段名称】，一次招标可以分一个或者多个标段；5、切换到【招标内容】页签，输入相应的【标段编码】；6、点击【保存】并【提交】，由相关人员【审核】。3.2.2招标小组说明：根据每次实际招标的情况，建立【招标小组】。功能导航：供应链招标管理招标事项管理招标小组名单操作环节：1、选中【招标小组名单】，并双击；2、单击【增长】新建招标小组；3、单击【单项招标计划号】，选择相应的招标计划；4、根据招标计划，选择【招标分项档案】、【招标类型】；5、通过【行操作】进行【增行】，点击表体选择相关的人员，【所属公司】支持选择集团内部不同分公司及其人员，设定【招标委员类型】；6、点击【保存】并【提交】，由相关人员【审核】。3.2.3入围单位审批单说明：【入围单位审批单】是用来确认招标的入围单位。功能导航：供应链招标管理招标事项管理入围单位审批单操作环节：1、选中【入围单位审批单】，并双击；2、单击【参照】，参照【单项招标计划号】，勾选相应的招标计划；3、通过【行操作】进行【增行】，选择入围的单位的情况；4、点击【保存】并【提交】，由相关人员【审核】。3.2.4发标回标记录单说明：【发标回标记录单】是用来确认投标单位的回标情况。功能导航：供应链招标管理招标评标管理发标回标记录单操作环节：1、选中【发标回标记录单】，并双击；2、单击【参照】，参照【单项招标计划号】，勾选相应的招标计划；3、 根据实际情况，勾选【是否发标】【是否回标】；4、点击【保存】并【提交】，由相关人员【审核】。3.2.5开标记录单说明：【开标记录单】是用来记录实际开标情况，原则上各采购部门公开招标、邀请招标、询价等各形式的招标，都需要录入。功能导航：供应链招标管理招标评标管理开标记录单操作环节：1、选中【开标记录单】，并双击；2、单击【参照】，参照【单项招标计划号】，勾选相应的招标计划；3、在【投标单位信息】页签点中一家公司后，切换到【材料报价】，输入【一次报价】；4、切换到【标段报价】，通过【行操作】进行【增行】，输入【标段编码】，然后点击【计算标段价】；5、回到【投标单位信息】页签，点中另一家公司，进行同样的操作；6、当各家参与投标的单位报价都录入系统后，可以在【投标单位信息】页签的【投标总价】对各家报价总价进行对比；7、如有二、三次议价，继续上述操作，议价后的单价录入【二次报价】或者【最终报价】8、最后点击【保存】并【提交】，由相关人员【审核】。3.2.6初评一览表说明：通过【初评一览表】拟定各投标单位投标是否有效。功能导航：供应链招标管理招标评标管理初评一览表操作环节：1、选中【初评一览表】，并双击；2、单击【参照】，参照【单项招标计划号】，勾选相应的招标计划；3、假如是报价无效视为废标，勾选【是否废标】；4、点击【保存】并【提交】，由相关人员【审核】。3.2.7定标审批单说明：通过【定标审批单】拟定中标单位及中标标段。功能导航：供应链招标管理招标评标管理定标审批单操作环节：1、选中【初评一览表】，并双击；2、单击【参照】，参照【单项招标计划号】，勾选相应的招标计划；3、在【定标单位】页签，选择中标单位，点击【加载材料清单】；4、点击【保存】并【提交】，由相关人员【审核】；5、假如本次招标最后不执行或者不生效，视为流标，点击【流标】进行作废。4采购协议管理说明：在【协议管理】节点中，需要录入物资采购协议的基本信息、采购协议的明细，假如协议在执行中发生变化，可以通过协议修订功能进行修订。4.1待签协议基本信息单说明：【待签协议基本信息】中，需要录入协议签的基本条款、签约方等。功能导航：综合项目管理协议管理待签协议基本信息单操作环节：1、选中【待签协议基本信息单】，并双击；2、在协议分类中选择【物资采购协议】，然后点击【增长】；3、在【基本信息】页签上，点选【项目编码】；4、录入【协议编码】，即为纸质协议的编码，为了方便检索到协议，需要录入【协议名称】，如“5月线材第二次采购”，录入协议签订时间、签约地点等基本信息；5、切换到【签约各方】页签，选择签约的甲、乙双方及代表人；6、切换到【摘要信息】页签，在各文本框中录入各项重要的协议条款，例如付款方式、争议解决方式等。7、信息录入完后，点击【保存】。4.2物资采购协议说明：【物资采购协议】中，需要录入物资采购协议的明细。功能导航：综合项目管理协议管理协议签订录入物资采购协议操作环节：1、选中【物资采购协议】，并双击；2、点击【参照】，点选【项目】，然后点选相应的【协议基本信息】；3、可以通过点击【导入】，将材料计划页签导出的EXECL再导入到系统，省去重新选择存货明细的麻烦；4、导入材料清单后，输入协议单价；5、点击【保存】并【提交】，由相关人员【审核】。4.3协议修订说明：在物资采购协议执行过程中，当发生协议约定的允许的数量或者单价的变更，可以通过【物资采购协议修订】进行修改。功能导航：综合项目管理协议管理协议修订物资采购协议修订操作环节：1、选中【物资采购协议修订】，并双击；2、点击【协议修订】，查找到需要修订的协议；3、通过【本次修订数量】【本次修订单价】进行对数量、单价的修改，当录入的数值是正数时即为增长的量，数值为负数时即为减少的量4、当讲修改的量录入后，点击【保存】并【提交】，由相关人员【审核】。5采购订单5.1维护订单说明：【维护订单】即实际业务中的“材料采购计划”，该单据由哪个部门进行采购，就由哪个部门进行录入。功能导航：供应链采购管理采购订单订单解决维护订单注意：自采材料需要进行【采购订单】的维护，甲供料不需要。操作环节：1、选中【维护订单】，并双击；2、点【增长】按钮，选择【消耗材需用计划】，在弹出的查询窗口中录入查询条件，找到需要参照的消耗材需用计划；（在输入查询条件的时候，尽量多选择相关的条件，可以缩小查找的范围，方便找到相应的计划）3、在【单据的参照界面】勾选相应的单份/多份材料计划，或者某份计划中的几条明细，然后点击【确认】，；4、点击【维护】下的【修改】，对表单的信息进行维护；5、录入【收货人】【联系人】【联系人电话】【收货地点】等信息；6、点选【采购组织】【采购部门】；7、点选【供应商】，系统会找到的相关的物资采购协议，并弹出提醒窗口，点击【关联】，采购协议号及单价将自动带到采购订单上；8、完善相关信息后，点击【保存】并【提交】，由相关人员【审核】。5.2关闭订单说明：订单执行到一半，不再执行，点击【关闭订单】即可。功能导航：供应链采购管理采购订单关闭订单6库存管理6.1采购入库说明：【采购入库】就是实际业务中，收到供应商和甲方所供材料后，做的收料记录单，由库管员进行操作。功能导航：供应链库存管理入库业务采购入库操作环节：1、选中【采购入库】，并双击；2、点【业务流程】按钮，对【甲供材采购】、【自采材采购】的流程进行选择； 3、勾选好【业务流程】后，点击【增长】按钮；4、在弹出的查询窗口中录入查询条件，找到需要参照的单份/多份采购订单（假如是甲供料，将参照“消耗材需用计划”），选中后点击【拟定】；5、点击【维护】按钮下的【修改】；6、选择材料所入的【仓库】【库存组织】，录入的时候需要注意收入的是甲供还是自采仓；7、【收发类别】选择【自用入库】；8、按照实际收货数量，录入【实收数量】，也可以点击【辅助功能】下的【自动取数】，可以直接引用到【应收数量】；9、核对【单价】（甲供料直接输入协议约定价），然后点击【保存】并【签字】。6.2库存材料出库说明：【库存材料出库】就是实际业务中，库管员将材料分发给公司内部施工队伍及分包队伍时所做的记录单。注意：直管项目部所采购的材料，调拨给专业项目部的部分，不作为【库存材料出库】。功能导航：供应链库存管理出库业务材料出库操作环节：1、选中【材料出库】，并双击；2、点击【增长】下的【参照入库单】按钮；3、在查询条件输入的界面中，选择【单据类型编码】，如所要参照的上游单据是【采购入库】单，则选择【库存采购入库单】，上游单据是【调拨入库】单，则选择【库存调拨入库单】；4、输入相关查询条件，以缩小查询范围，找到所要参照的单份/多份入库单，勾选后点击【拟定】；5、【收发类别】根据实际出库情况进行选择，假如是分发给公司内部施工队伍，则选择【自用出库】，假如分发给分包队伍，则选择【分包出库】，并需要选择【分包协议】中所相应的分包协议，如未选取分包协议，讲无法自动记录到分包结算中；6、按照实际发货数量，对【实发数量】进行修改；7、点击【保存】并【签字】。7采购发票及结算7.1采购发票说明：根据供应商及甲方给我公司出具的发票，进行【维护发票】的维护，如甲方不进行材料款转账的，则无需维护发票。功能导航：供应链采购管理采购发票维护发票操作环节：1、选中【维护发票】，并双击；2、点【业务流程】按钮，对【甲供材采购】、【自采材采购】的流程进行选择； 3、勾选好【业务流程】后，点击【增长】按钮，参照【库存采购入库单】；4、在弹出的查询窗口中录入查询条件，找到所要查找的入库单，同一供应商的多份入库单可以一起被引用；5、点击【维护】按钮下的【修改】；6、录入【发票号】【发票日期】【票到日期】等信息；7、核对发票数量及单价，然后点击【保存】，由相关人员【审核】通过。7.2采购结算说明：【采购结算】等同于实际业务中，发票跟收货小票的抓对，后报给财务部。功能导航：供应链采购结算结算手工结算操作环节：1、选中【手工结算】，并双击；2、点选【发票】，在查询框输入查询条件，并勾选中所要核算的发票明细；3、点选【入库单】，在查询框输入查询条件，并勾选中所要核算的入库单明细；4、核对【合计】栏的数量及金额，无误后点击【拟定】；5、弹出结算界面后，点击【结算】。8内部交易说明：【内部交易】是用于各分公司之间材料的一个过程调拨。重要用于直管项目部收到材料后，调拨给各专业项目部，是一个系统上的虚拟调拨过程。8.1调拨订单说明：直管项目部将材料划拨给专业项目部前，需要先制定一个【调拨订单】。功能导航：供应链内部交易调拨单据调拨订单（假如界面上有两个“调拨订单”，选择第二个“调拨订单”）注意：【调拨订单】一旦【审核】，将不便于取消。只有删除自动生成的【调拨出库单】，才干修改【调拨订单】。操作环节：1、选中【调拨订单】，假如界面上有两个调拨订单，选择第二个，并双击；2、点击【参照入库单】按钮，在弹出的查询窗口中，单据类型编码选择【库存采购入库单】，生成调拨订单；3、点击【维护】下【修改】，对单据信息补充完整，注意调入调出组织及仓库；4、点【保存】，并【审核】。8.2调拨出库说明：【调拨出库】是由【调拨订单】自动生成的。功能导航：供应链库存管理出库业务调拨出库 操作环节：1、选中【调拨出库】，并双击；2、点击【查询】按钮，在弹出的查询窗口中，查到自动生成的单据；3、点击【维护】下【修改】按钮；4、【收发类别】应选择【集团内部出库】；5、核对数量及金额，无误后点击【保存】及【签字】。8.3调拨入库单说明：【调拨入库】是由【调拨出库】自动生成的。接受单位登录自己的公司进行编辑。功能导航：供应链库存管理入库业务调拨入库 操作环节：1、选中【调拨入库】，并双击；2、点击【查询】按钮，在弹出的查询窗口中，查到自动生成的单据；3、点击【维护】下【修改】按钮；4、【收发类别】应选择【集团内部入库】；5、核对数量及金额，无误后点击【保存】及【签字】。8.4内部交易结算说明：发生调拨的两家分公司之间需要进行结算，即为【内部交易结算】，当接受方确认后，由调出方操作。功能导航：供应链内部交易内部交易结算内部结算清单操作环节：1、选中【内部结算清单】，并双击；2、点击【结算】下的【调出方与调入方】按钮，在弹出的查询窗口中输入查询条件，找到所要结算单据；3、点击【维护】下【修改】按钮；4、核对数量及金额，无误后点击【结算】并【审核】。9其他操作9.1退库说明：退库分为两种情况：1、由项目部采购后发现材料不符合规定直接发起退货；2、材料调拨出库，专业分公司在使用中发现材料不符合规定，提出退货。9.1.1 第一种情况说明：由项目部采购后发现材料不符合规定直接发起退货功能导航：供应链库存管理入库业务采购入库操作环节：1、在【采购入库】单中，点【退库】按钮，选择【采购订单退库】，2、在弹出的查询窗口中录入查询条件找到需要参照的采购订单选中拟定，点击【维护】下【修改】按钮，将采购退库单中的信息填写完整；3、表体中的应收数量已变成负数，此时录入实收数量也应为负数，否则无法录入4、对材料采购出库单进行【保存】并【签字】。9.1.2第二种情况说明：专业分公司在使用中发现材料不符合规定，提出退货，此时专业分公司为材料的调出单位，将项目部调入的材料调出还回给直属项目部，再由直属项目部完毕材料的退货。其操作流程类似“8内部交易”中的【调拨订单】和【调拨出库】，区别在于进行查询条件录入时，【单据类型编码】选择【库存调拨入库单】，如图。