金蝶K3实施方案.doc

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2009-05

1．0

业务流程操作手册
总体说明：
本文档主要对相关业务流程进行说明，主要是按部门来说明，主要的部门包括：采购部、销售部、仓库、财务、生产部等。如有合同中未有的系统模块流程可跳过。
本流程图说明：
下面对流程图中用到的各图例进行说明：
准备、流程开始
流程结束符号
文档、单据、报表等
业务处理，如录入出入库单据
判断条件，用于判断后进行不同处理
已有数据（其他数据来源）
子流程
手工操作
业务流向、单据流向、数据流向
目录
目录 3
1 K/3整体业务流程图 4
2 基础资料管理流程 5
2.1 物料管理流程 6
2.2 BOM管理 7
3 采购管理 8
3.1 采购订单业务流程 8
3.2 采购退货业务流程 11
3.3 外购暂估业务流程 12
4 销售管理 14
4.1.1 销售订单业务流程 14
4.1.2 销售退货业务流程 16
5 生产管理 17
5.1 生产管理流程 17
5.2 委外加工流程 20
6 仓库管理 21
6.1.1 生产入库业务流程 22
6.1.2 生产领料业务流程 23
6.1.3 其他出入库业务流程 24
6.1.4 库存盘点业务流程 25
7 存货核算管理 27
8 应收应付系统管理 30
8.1 应收款管理流程 30
8.2 应收款核销流程 31
8.3 应付款管理流程 33
8.4 应付款核销业务 34
9 总帐管理 36

1 K/3整体业务流程图

K/3整体业务系统是集产、供、销、信息流、物流、资金流一体的企业资源管理系统，包括销售管理系统、计划管理系统、采购管理系统、生产管理系统、仓存管理系统、存货核算系统、成本管理等系统。跟踪企业从销售合同到成本分析的生产经营全过程，综合反映企业日常生产经营活动的业务、存货、价值流转的信息流、物流和资金流循环流动轨迹，累积企业管理决策所需要的管理和控制信息。运用K/3系统实现“三线四点”的整体管理的目标，以销售订单为纲，贯通销售各个环节，即订单→出库→发票→收款→销售业务条线；以采购订单为纲，贯通采购各个环节，即订单→入库→发票→付款→采购业务条线；以生产任务单为纲，贯通制造各个环节，即计划→控制→生产制造→完工入库→成本管理→生产制造业务条线；以库存数据、成本数据、应收数据和应收数据为抓手，重点管理推进整体管理。不断地深入的运用K/3系统，以计划为中心，以财务为核心，可以迅速地帮助企业完善“数据→信息→决策→控制→考核”的流程，从而全面提升企业管理水平。增强企业的核心竞争力。

2 基础资料管理流程
基础数据的准备包括基础数据的收集、分析、整理和录入等项工作。基础数据的准备是实施企业管理软件的一项重要而又艰巨的工作，是实施征程上的一大拦路虎。实施当中有句至理名言叫“三分技术、七分管理、十二分数据”。其含义显而易见。
企业管理软件的成功实施有赖于企业准确、完整、规范化的基础数据。硬件、软件都是可以花钱买得到的东西，而唯有企业的基础数据，只有靠企业自己去整理和规范化，它是企业用钱也买不到的最宝贵的财富。
同样，基础数据的日常管理工作丝毫不容松懈，没有一整套的管理制度、管理方法，即便是正确的完整的基础数据录入到系统，也会逐步演变到混乱状态，最终前功尽弃。
鉴于此，为保证基础数据的及时、准确、完整、一致，基础数据管理应做好以下几方面工作：
1. 成立数据管理组织，落实专人负责，指定企业主要领导监督。
2. 制定企业《基础资料管理制度》，从根本上解决企业对基础资料不重视、不关心、不负责的问题。
3. 制定企业《基础资料编制规范》，解决企业基础资料一致性、标准性、规范性的问题。

2.1 物料管理流程
物料维护责任者可以由技术部门、采购部门、物流部门，也可以由财务部门的业务骨干担当，甚至可以委任系统管理员担当，但要求其具备熟悉生产采购业务、掌握编码规则、责任心强、善沟通等条件。
1 计划、生产、采购等部门根据本公司主生产计划、新产品研发规划、有关工艺技术更改文件等决定在相关工作开展前执行物料信息维护流程。执行物料信息维护流程的条件和要求：
1.1 被纳入本公司物料代码序列的所有需外购的材料、委外发出业务的材料和需入库管理的自制物料；
1.2 因部门机构的调整或管理上的需要，对原先没有进行入库管理更改为需要进行入库管理的车间材料；
2 已按要求填写的纸介物料信息维护申请单必须递交给物料维护责任者，由物料维护责任者协调、联络有关部门完成确认。
2.1 详细填写物料基本属性，其中必须填写代码、名称、物料属性、物料计量单位；
2.2 仓储部门填写物料的存货状态、精度等存储属性；
2.3 采购部门依据采购的基本要求填写物料的采购属性；
2.4 财务部根据物料的财务属性填写计价方法、各类财务科目；
3 物料维护责任者根据确认的物料信息及时准确的录入K/3系统。
4 支持文件：《物料编码规则》。『表单《物料信息维护申请单》可根据企业需要决定是否制定相应的质介质文档』

注：此次实施质量管理模块只管理原材料（外购件）部分。没有批号管理和仓位管理。

2.2 BOM管理
BOM管理流程
1 技术部门、生产部门、仓储部门、财务部门提出新增或修改BOM的意见。
2 技术部门、生产部门、仓储部门、财务部门相关人员负责讨论修改BOM意见。
3 BOM维护员在K/3计划管理系统中维护BOM，（若为新增，则录入、审核、使用；若为修改，则需先反使用、反审核，再修改、审核、使用）。BOM维护员负责将纸介BOM维护申请单归档。『BOM申请单可根据企业需要决定是否制定相应的质介质文档』

3 采购管理
3.1 采购订单业务流程
流程图

说明
1 采购员在k/3系统中，关联采购申请单录入采购订单。采购方式选择“赊购”
2 关联采购订单录入收料通知单，通知仓库进行收货。
3 数量及外观检验合格后，仓库管理员执行外购入库流程。
4 外购入库处理：
4.1 仓管员根据实际情况在外购入库单上填写确认实收数量、仓库等信息。
4.2 仓库主管依据物料编码规则、定置管理规则，审核外购入库单上的物料数量、收入仓库等内容。
5 采购部业务员在供应商送达发票时，核对数量金额等信息交财务部，由财务部负责在k/3系统中通过关联外购入库单生成/审核采购发票。
6 财务部负责钩稽采购发票：即匹配外购入库单、采购发票及采购相关费用的发票。当发开票数量与入库数量出现差异时，要先确认差异是否合理，如果合理则钩稽通过，否则要查明原因再作处理。
7 发票要与外购入库单对应，不对对应时应该把外购入库单做拆单处理，保证外购入库单和发票数量一致。

3.2 采购退货业务流程
流程图

流程
1 仓库管理员确认退货物料数量，关联原外购入库单，录入红字外购入库单。
2 如果已经开据发票，应关联红字外购入库单生成红字采购发票，并审核。
3 与红字外购入库单进行钩稽。并将匹配单据（发票、入库单）传递给财务部。
4 财务部进行外购入库核算处理。

3.3 外购暂估业务流程
流程图

说明
1 采购员在发票未达之前，保存外购入库单，同时向供应商催收发票。
如果本月发票未达，执行暂估入库流程；否则执行入库核算流程。
1.1 暂估入库流程。
1.1.1 如果物料已入库，且月末发票未达，由财务负责在K/3系统中做暂估入账。
1.1.2 财务在期末处理时，依照暂估冲回规则执行；
1.1.2.1 如果冲回方式为单到冲回，则系统暂不进行处理；
1.1.2.2 如果冲回方式为月初一次冲回，K/3系统自动在下月初暂估冲回，生成红字暂估凭证（冲回估价入账）；
1.1.3 采购员继续发票催收工作，如还未到继续暂估业务流程；
注：若非特殊原因，建议采用月初一次冲回方式。

4 销售管理
4.1.1 销售订单业务流程
流程图

说明
1 销售员在K/3系统录入依据销售合同，关联录入销售订单。销售方式选择“赊销或分期收款”；
2 相关负责人审核销售订单。
3 销售员/仓库统计员，关联销售订单录入销售出库单。
4 仓库管理员根据销售出库单发货，并将实发数量、仓库等信息填写在销售出库单上，并签字确认。
4.1.2 销售退货业务流程
流程图

说明
1 仓库管理员对实物进行退货入库处理。退回货物隔离堆放。
2 根据仓管员签字的销售出库单，关联生成红字销售出库单，并审核确认。
3 如果开红字销售发票，执行开销售发票流程。

5 生产管理
5.1 生产管理流程
流程图

说明
1 生产部门根据销售订单计算MRP计划；
2 确认MRP计划中的数量再审核通过，投放MRP计划自动生成采购申请，并单传递给采购部门；
3 投放完成MRP计划生成生产任务单；
4 生产部下达任务单，已下达的任务单会自动生成投料单；
5 仓库管理员将实发数量、仓库仓位等填写在依据生产投料生成的生产领料单上，并审核通过；
6 生产车间根据生产任务单安排组织生产；
7 生产完工后，车间根据实际生产工时、数量录入任务单汇报，生产部根据生产任务单审核任务单汇报；
8 仓库负责人根据实缴数量，审核生产任务汇报单；保证生产任务汇报与完工报缴节拍一致；
9 检验部门根据检验方案进行产品检验；
10 仓库保管员根据生产任务单录入产品入库单，并审核通过；
11 生产部根据生产入库情况，系统自动或人工手动及时关闭生产任务单。
MTO流程图

5.2 委外加工流程
流程图
说明
1 和生产任务管理操作类似， 区别在于委外加工入库时候，需要和委外材料发出进行核销（采购管理中）。
2 核销方式可以选择按照委外生产任务、BOM、手工三种核销方式。
3 在采购发票录入委外加工发票，单据“业务类型”选择“委外加工入库”。

6 仓库管理
说明：
一般来讲，企业库存占用的资金，在企业的营运资金中，占有相当大的比重。如何有效的提高存货周转率，提高资金利用率，对于企业的生存发展起着重要的作用。仓库是公司物流的枢纽部门，企业的产、供、销、信息、资金都与仓库管理工作关系密切。仓库工作是贯穿于公司所有与物有关的经营业务中，销售业务流程、采购业务流程、车间生产领料和产品入库流程都对仓库工作有详细的说明。本流程从仓库内部管理角度说明仓库日常工作的一些规则。
仓库管理中每一种业务对应一种单据，如果业务和单据对应错误，虽然对仓库的实物管理没有太大的影响，但对企业的资产管理、成本核算会产生严重的后果，由此可见，了解和掌握本企业采购、销售、生产、财务的业务流程对提高仓储业务质量的重要性。
1 仓库管理工作的目的
服务销售、配合生产、适应采购。
2 仓库管理工作的基本方法
2.1 以流程为先导
2.2 以单证齐全为基础
2.3 以日常盘点为抓手
2.4 以掌握产品BOM为契领
3 仓库管理工作的基本原则
3.1 按实收料
3.2 按单发料
3.3 及时纠错
3.4 关心生产

6.1.1 生产入库业务流程
流程图

说明
1 根据生产任务单，执行产品入库流程。
2 检验合格后，由仓库统计员按照生产部门，关联生产任务单录入产品入库单。

6.1.2 生产领料业务流程
流程图

说明

1 仓库管理员依据下达的生产任务单，按照生产投料单生成生产领料单，并在生产领料单上填写实发数量和发货仓库、信息进行现场发货。
2 如果生产需要多领料时，依据企业补料制度经过相关领导审核后，制定新的生产任务单进行生产补料，关联录入生产领料单。

6.1.3 其他出入库业务流程
流程图

说明

1 其它出入库业务的概念比较宽泛，可以这样理解，其它入库是指除外购入库、产品入库和委外加工入库以外的，需纳入企业存货管理的，其价值需在资产负债表反映的业务。该业务使用的单据是其它入库单。譬如，赠品等。

备注：为了便于其他出入库业务的种类跟踪，请注明使用原因并通知财务部门做相应调整。

6.1.4 库存盘点业务流程
流程图

说明
1 公司应该建立盘点制度，定期组织公司盘点工作，负责制定盘点计划，计划内容包括盘点时间、盘点仓库、参加人员等；
2 财务部负责在K/3系统建立盘点进程，确定盘点时点；
3 财务部负责在K/3系统打印盘点表；
4 参加盘点的人员根据系统输出的盘点表，到仓库进行实盘，将实盘的数量准确地记录在盘点表上；
5 财务部或仓库管理员负责将盘点表上的数据输入到K/3系统中；
6 财务部负责在K/3系统中编制盘点报告表，财务部负责人负责审核盘点报告，根据盘点结果，出单（盘盈或盘亏单）
7 财务部负责根据盘点报告表，在K/3系统中生成相应的盘盈单或盘亏单；
8 财务部负责在K/3系统中，按照凭证模板，将盘盈单或盘亏单生成相应凭证。

7 存货核算管理
流程图

1 外购入库核算，对已收到采购发票的外购入库单，通过审核发票，建立相互的钩稽关系，核算材料入库价格。
2 暂估入库核算，对未收到采购发票的本期外购入库单，确定暂估价格，进行暂估核算；对未收到采购发票的前期外购入库单，继续按原暂估价格，进行暂估核算。
3 委外加工核算，进行委外加工入库单和委外加工出库单核销，即将委外加工出库的材料价值转移到委外加工入库的材料上，并结算加工费。
4 自制入库核算，对完工产品进行料、工、费计算，若启用成本管理系统，则成本管理系统会将计算结果自动更新到完工入库单，否则，需人工计算，手工填入。
5 进行材料出库核算，按预先给定的存货计价方法进行材料出库成本计算，将计算结果分别填入生产领料单等出库单据。
6 产品出库核算，（若启用成本管理系统，此步可免），建立销售发票和销售出库单钩稽关系，即审核销售发票，核算产品出库价格。
7 由于业务意外变化、笔误等因素产生的存货计价不正常，需要对存货价值进行调整。
以上，都需在存货核算系统的凭证管理中生成凭证，反映到总帐系统，在财务报表中全面反映业务情况。
详见——期末处理方案

8 应收应付系统管理
8.1 应收款管理流程
流程图

8.2 应收款核销流程
流程图

8.3 应付款管理流程
流程图

8.4 应付款核销业务
流程图

9 总帐管理
流程图

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