金蝶K3采购员操作指导手册.doc

采购员操作指导手册版本：1.0修改日期：2013.03.20 页数：19/19 采购部采购员操作指导手册 目 录库管员操作指导手册4第一节 登陆界面介绍4第二节 系统界面介绍5第三节 系统操作介绍7基础资料操作7单据操作8第四节 采购员操作指导10由MRP采购计划下推生成采购订单10手动新增采购订单10采购订单维护11采购订单打印12采购订单下推生成收料通知14收料通知维护16收料通知打印16外购入库单下推生成采购发票17库管员操作指导手册第一节 登陆界面介绍登陆界面登陆：登陆之前一定要选择正确的组织机构和正确的当前帐套，帐套和帐套之间是相互独立的，如果一旦选择错误帐套，一是会影响用户登陆错误帐套的数据，二是用户的正常工作的数据并没有进入系统，降低工作效率。另外，南京金龙金蝶K3系统的用户验证方式为“命名用户身份登陆”，选择其他登陆方式不能登陆成功。修改密码：如果用户初始没有密码，在用户名栏内输入用户名后（南京金龙金蝶K3的用户名为员工的中文姓名），单击右上角“修改密码”，则可以设置用户密码；如果用户有密码，则需要把用户名和密码都填写正确后，单击右上角的修改密码，则进入修改密码的界面。注意：每次登陆前一定要仔细检查帐套是否正确，以免给工作带来不必要的麻烦。第二节 系统界面介绍K3主控台界面登陆成功后，会进入如上图所示界面，金蝶K3主界面主要分“菜单栏”，“主控台”，“帐套信息栏”等三个主要部分。菜单栏功能介绍：我的K3：可以保存用户常用的功能按钮更换操作员：可以返回到登陆界面K3流程图：K3流程图和K3主界面切换信息中心：会提示其他人发来的信息和启动审批流后系统发来的提示信息添加到我的K3：用户可以选中常用的明细功能后，选择“添加到我的K3”，也可以在重用的明细功能上右击鼠标，选择“添加到我的K3”。注意：1.只有用户手动选择“添加到我的K3”，才可以在“我的K3”里看到主控台功能介绍：主控台从左到右依次分为四级，第一级主要包括“我的K3”，“财务会计”，“供应链”，“计划管理”，“生产管理”和“系统设置”等模块。其中财务部门的大部分功能都在“财务模块”中，“供应链”模块包括“采购管理”、“销售管理”、“仓库管理”等和公司业务相关的子模块。第二级和第三级是为了方便定位。第四级为明细功能。第三节 系统操作介绍基础资料操作用户登录K/3 主界面后，点击【系统设置】【基础资料】【公共资料】，依此路径进入，可以在明细功能下看到基础资料列表，双击进入对应的基础资料。基础资料包括:科目、币别、汇率体系、凭证字、计量单位、结算方式、仓位、核算项目管理、客户、部门、职员、物料、仓库、供应商、成本对象等内容。基础资料操作包括：打印、预览、过滤、刷新、引入、引出、管理、新增、属性、禁用、反禁用、删除、批改、审核、反审核、检测等操作。单据操作南京金龙常用的单据包括：销售订单、采购申请单、采购订单、收料通知单、外购入库单、生产任务单、生产投料单、生产领料单、调拨单、产品入库单、销售出库单等单据。单据操作包括：查看、新增、维护、打印、审核、反审核、下推、使用、反使用、投放、关闭、作废、反作废、变更、过滤、查找、驳回、删除、修改、上查、下查等操作，不同单据可能会有不同，但主要功能是一致的。查看：在序时簿界面选中某张单据，单击查看便可以进入该单据。新增：单击新增会进入单据新增界面。维护：单击维护会进入单据修改界面。打印：打印需要从序时簿界面进入到单据界面，单击打印会进入套打单据。通常南京金龙需要套打的单据有采购订单、收料通知单、外购入库单、生产投料单和生产领料单。审核：南京金龙所有单据都是在审核状态下才生效。反审核：如果在审核状态下的单据需要修改，必须先反审核该单据才允许修改，原则上南京金龙不允许修改已审核状态下的单据。下推：根据南京金龙业务流程，把已审核状态下的单据下推到下一业务流程。使用、投放：某些单据在审核后，需要使用、投放才生效。具体单据在下文中详细介绍。删除：把未审核的单据进行删除。上查、下查：根据南京金龙业务流程，查询该单据上或下一业务流程的单据。过滤：在进入所有的单据序时簿前都会弹出过滤条件，用户根据自己的需求填写相应的内容，便可得到相应的单据。过滤界面第四节 采购员操作指导由MRP采购计划下推生成采购订单用户登录K/3 主界面后，点击【供应链】【采购管理】【采购申请】【采购申请单-维护】，依此路径进入采购申请单界面。采购申请序时簿在采购申请序时簿可以查询到手工生成和MRP投放的采购申请单。选中需要下推的单据，点下推-生成采购订单。注意：1.南京金龙采购申请由采购员审核。2.只用审核状态下的采购申请单才能下推生成采购订单。手动新增采购订单用户登录K/3 主界面后，点击【供应链】【采购管理】【采购订单】【采购订单-新增】，依此路径进入采购订单新增界面。在采购订单-新增界面，填写必填项包括供应商、物料代码、数量、交货日期，另外采购价格是由采购价格维护员提前维护，不允许采购员随意修改。填写好以上项目后，单击保存，待采购部经理审核以后，该采购订单便生效。注意：1. 一张采购订单所包涵的采购物品必须来自同一家供应商。2. 鼠标选中某一物料代码，在单据最下面便会显示该物料的即时库存。采购订单维护用户登录K/3 主界面后，点击【供应链】【采购管理】【采购订单】【采购订单-维护】，依此路径进入采购订单维护界面。采购订单序时簿在采购订单序时簿界面，可以看到之前保存的所有采购订单，并可以对采购订单做相关的操作，如修改、删除、审核、反审核、关闭等等。如果需要查看某张订单的详细信息，只需要选中该订单，双击进入即可。注意：1.关闭标志为“Y”，可以是该采购订单已外购入库并已经生产采购发票，也可以是手动关闭，但是南京金龙不允许手动关闭未完成的采购订单。2.行业务关闭标志为“Y”，表示某订单中的一条记录已外购入库并已经生成采购发票采购订单打印在采购订单序时簿双击需要打印的单据，进入采购订单界面，即可打印采购订单。如需要PDF格式采购订单，需要在文件-套打设置中，把“打印到PDF选中”，并设置相应的路径，则打印后，系统会自动生成PDF格式的采购订单，方便采购员给厂家以邮件的形式下采购订单。南京金龙采购订单是横向A4纸，若打印格式出现错误，则需在文件-打印设置中，把纸张和方向做相应的调整。打印到PDF南京金龙采购订单是横向A4纸，若打印格式出现错误，则需在文件-打印设置中，把纸张和方向做相应的调整。打印设置采购订单下推生成收料通知在采购订单序时簿界面，选中已审核并已到货的记录，选择下推-生成收料通知/请检单。收料通知生成收料通知单在收料通知界面，检查填写相应的字段，单击保存，审核后，该收料通知便生效。注意：1.收料通知中，批号必填，目前南京金龙批号统一为20121130，以后根据具体情况制定批号。2.南京金龙收料通知目前是由采购员自己审核，审核完以后再打印。3.下推收料通知必须等到物料到了以后再下推，严禁采购订单审核完直接下推。收料通知维护用户登录K/3 主界面后，点击【供应链】【采购管理】【收料通知】【收料通知维护】，依此路径进入收料通知维护界面。收料通知序时簿 在收料通知序时簿界面，可以看到所有已保存的收料通知，并可以对收料通知进行修改、删除、审核、打印等操作。收料通知打印在收料通知序时簿界面内双击需要套打的单据，进入收料通知单界面内。单击打印便可套打收料通知单。如不需按照单据打印收料通知，可以把若干张收料通知合并打印。选中需要打印的单据，再选择文件-合并套打所选单据，即可打印所选单据。收料通知序时簿外购入库单下推生成采购发票用户登录K/3 主界面后，点击【供应链】【仓存管理】【验收入库】【外购入库单-维护】，依此路径进入外购入库单序时簿界面。根据实际发票上的实际到货数量（如果发票开的总额，需根据发票后附的清单），在外购入库单中选择对应的条目，选择下推-生成购货发票（专用）。外购入库单序时簿注：生成采购发票时一定要根据实际到货发票上的物料数量和金额，禁止随便下推。购货发票生成界面购货发票注：在购货发票界面，发票号码需填写实际到货发票号码，严禁使用系统自动生成号码。如某条记录已经生成过采购发票，再次生成时会提示如下错误。1 错误提示合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责（主标题）信息部发布（Main Title）Information Dept. Issue