金蝶K3采购员操作指导手册.doc

采购员操作指导手册
版本：1.0

修改日期：2013.03.20 页数：19/19

采购部
采购员操作指导手册

目 录
库管员操作指导手册 4
第一节 登陆界面介绍 4
第二节 系统界面介绍 5
第三节 系统操作介绍 7
基础资料操作 7
单据操作 8
第四节 采购员操作指导 10
由MRP采购计划下推生成采购订单 10
手动新增采购订单 10
采购订单维护 11
采购订单打印 12
采购订单下推生成收料通知 14
收料通知维护 16
收料通知打印 16
外购入库单下推生成采购发票 17

库管员操作指导手册
第一节 登陆界面介绍

登陆界面
登陆：登陆之前一定要选择正确的组织机构和正确的当前帐套，帐套和帐套之间是相互独立的，如果一旦选择错误帐套，一是会影响用户登陆错误帐套的数据，二是用户的正常工作的数据并没有进入系统，降低工作效率。另外，南京金龙金蝶K3系统的用户验证方式为“命名用户身份登陆”，选择其他登陆方式不能登陆成功。
修改密码：如果用户初始没有密码，在用户名栏内输入用户名后（南京金龙金蝶K3的用户名为员工的中文姓名），单击右上角“修改密码”，则可以设置用户密码；如果用户有密码，则需要把用户名和密码都填写正确后，单击右上角的修改密码，则进入修改密码的界面。
注意：
每次登陆前一定要仔细检查帐套是否正确，以免给工作带来不必要的麻烦。
第二节 系统界面介绍

K3主控台界面
登陆成功后，会进入如上图所示界面，金蝶K3主界面主要分“菜单栏”，“主控台”，“帐套信息栏”等三个主要部分。
菜单栏功能介绍：
我的K3：可以保存用户常用的功能按钮
更换操作员：可以返回到登陆界面
K3流程图：K3流程图和K3主界面切换
信息中心：会提示其他人发来的信息和启动审批流后系统发来的提示信息
添加到我的K3：用户可以选中常用的明细功能后，选择“添加到我的K3”，也可以在重用的明细功能上右击鼠标，选择“添加到我的K3”。
注意：
1.只有用户手动选择“添加到我的K3”，才可以在“我的K3”里看到
主控台功能介绍：
主控台从左到右依次分为四级，第一级主要包括“我的K3”，“财务会计”，“供应链”，“计划管理”，“生产管理”和“系统设置”等模块。其中财务部门的大部分功能都在“财务模块”中，“供应链”模块包括“采购管理”、“销售管理”、“仓库管理”等和公司业务相关的子模块。第二级和第三级是为了方便定位。第四级为明细功能。

第三节 系统操作介绍
基础资料操作
用户登录K/3 主界面后，点击【系统设置】—【基础资料】—【公共资料】，依此路径进入，可以在明细功能下看到基础资料列表，双击进入对应的基础资料。
基础资料包括:
科目、币别、汇率体系、凭证字、计量单位、结算方式、仓位、核算项目管理、客户、部门、职员、物料、仓库、供应商、成本对象等内容。

基础资料操作包括：
打印、预览、过滤、刷新、引入、引出、管理、新增、属性、禁用、反禁用、删除、批改、审核、反审核、检测等操作。

单据操作
南京金龙常用的单据包括：
销售订单、采购申请单、采购订单、收料通知单、外购入库单、生产任务单、生产投料单、生产领料单、调拨单、产品入库单、销售出库单等单据。

单据操作包括：
查看、新增、维护、打印、审核、反审核、下推、使用、反使用、投放、关闭、作废、反作废、变更、过滤、查找、驳回、删除、修改、上查、下查等操作，不同单据可能会有不同，但主要功能是一致的。

查看：在序时簿界面选中某张单据，单击查看便可以进入该单据。
新增：单击新增会进入单据新增界面。
维护：单击维护会进入单据修改界面。
打印：打印需要从序时簿界面进入到单据界面，单击打印会进入套打单据。通常南京金龙需要套打的单据有采购订单、收料通知单、外购入库单、生产投料单和生产领料单。
审核：南京金龙所有单据都是在审核状态下才生效。
反审核：如果在审核状态下的单据需要修改，必须先反审核该单据才允许修改，原则上南京金龙不允许修改已审核状态下的单据。
下推：根据南京金龙业务流程，把已审核状态下的单据下推到下一业务流程。
使用、投放：某些单据在审核后，需要使用、投放才生效。具体单据在下文中详细介绍。
删除：把未审核的单据进行删除。
上查、下查：根据南京金龙业务流程，查询该单据上或下一业务流程的单据。
过滤：在进入所有的单据序时簿前都会弹出过滤条件，用户根据自己的需求填写相应的内容，便可得到相应的单据。

过滤界面

第四节 采购员操作指导
由MRP采购计划下推生成采购订单
用户登录K/3 主界面后，点击【供应链】—【采购管理】—【采购申请】—【采购申请单-维护】，依此路径进入采购申请单界面。

采购申请序时簿
在采购申请序时簿可以查询到手工生成和MRP投放的采购申请单。选中需要下推的单据，点下推-生成采购订单。
注意：
1.南京金龙采购申请由采购员审核。
2.只用审核状态下的采购申请单才能下推生成采购订单。
手动新增采购订单
用户登录K/3 主界面后，点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-新增】，依此路径进入采购订单新增界面。

在采购订单-新增界面，填写必填项包括供应商、物料代码、数量、交货日期，另外采购价格是由采购价格维护员提前维护，不允许采购员随意修改。填写好以上项目后，单击保存，待采购部经理审核以后，该采购订单便生效。
注意：
1. 一张采购订单所包涵的采购物品必须来自同一家供应商。
2. 鼠标选中某一物料代码，在单据最下面便会显示该物料的即时库存。
采购订单维护
用户登录K/3 主界面后，点击【供应链】—【采购管理】—【采购订单】—【采购订单-维护】，依此路径进入采购订单维护界面。

采购订单序时簿
在采购订单序时簿界面，可以看到之前保存的所有采购订单，并可以对采购订单做相关的操作，如修改、删除、审核、反审核、关闭等等。如果需要查看某张订单的详细信息，只需要选中该订单，双击进入即可。
注意：
1.关闭标志为“Y”，可以是该采购订单已外购入库并已经生产采购发票，也可以是手动关闭，但是南京金龙不允许手动关闭未完成的采购订单。
2.行业务关闭标志为“Y”，表示某订单中的一条记录已外购入库并已经生成采购发票
采购订单打印
在采购订单序时簿双击需要打印的单据，进入采购订单界面，即可打印采购订单。如需要PDF格式采购订单，需要在文件-套打设置中，把“打印到PDF选中”，并设置相应的路径，则打印后，系统会自动生成PDF格式的采购订单，方便采购员给厂家以邮件的形式下采购订单。
南京金龙采购订单是横向A4纸，若打印格式出现错误，则需在文件-打印设置中，把纸张和方向做相应的调整。

打印到PDF

南京金龙采购订单是横向A4纸，若打印格式出现错误，则需在文件-打印设置中，把纸张和方向做相应的调整。

打印设置
采购订单下推生成收料通知
在采购订单序时簿界面，选中已审核并已到货的记录，选择下推-生成收料通知/请检单。

收料通知生成

收料通知单
在收料通知界面，检查填写相应的字段，单击保存，审核后，该收料通知便生效。
注意：
1.收料通知中，批号必填，目前南京金龙批号统一为20121130，以后根据具体情况制定批号。
2.南京金龙收料通知目前是由采购员自己审核，审核完以后再打印。
3.下推收料通知必须等到物料到了以后再下推，严禁采购订单审核完直接下推。
收料通知维护
用户登录K/3 主界面后，点击【供应链】—【采购管理】—【收料通知】—【收料通知维护】，依此路径进入收料通知维护界面。

收料通知序时簿
在收料通知序时簿界面，可以看到所有已保存的收料通知，并可以对收料通知进行修改、删除、审核、打印等操作。
收料通知打印
在收料通知序时簿界面内双击需要套打的单据，进入收料通知单界面内。单击打印便可套打收料通知单。
如不需按照单据打印收料通知，可以把若干张收料通知合并打印。选中需要打印的单据，再选择文件-合并套打所选单据，即可打印所选单据。

收料通知序时簿

外购入库单下推生成采购发票
用户登录K/3 主界面后，点击【供应链】—【仓存管理】—【验收入库】—【外购入库单-维护】，依此路径进入外购入库单序时簿界面。
根据实际发票上的实际到货数量（如果发票开的总额，需根据发票后附的清单），在外购入库单中选择对应的条目，选择下推-生成购货发票（专用）。

外购入库单序时簿
注：
生成采购发票时一定要根据实际到货发票上的物料数量和金额，禁止随便下推。

购货发票生成界面

购货发票
注：
在购货发票界面，发票号码需填写实际到货发票号码，严禁使用系统自动生成号码。
如某条记录已经生成过采购发票，再次生成时会提示如下错误。

1． 错误提示合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

（主标题）

信息部发布
（Main Title）

Information Dept. Issue