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上海立信会计金融学院
本科生毕业论文
COSO框架下应收账款内部控制体系的建立
学生姓名 唐修慧
指导教师
专 业 会计学
学 号 13S016
二〇一六年十月
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上海立信会计金融学院
本科生毕业论文
COSO框架下应收账款内部控制体系的建立
学生姓名 唐修慧
指导教师
专 业 会计学
学 号 13S016
二〇一六年十月
声明及论文使用的授权
本人郑重声明所呈交的论文是我个人在导师的指导下进行的研究工作及取得的研究成果。除了文中特别加以标注和致谢的地方外,论文中不包含其他人已经发表或撰写的研究成果。
论文作者签名 年 月 日
本人同意上海立信会计金融学院保留使用学位论文的规定,即:学校有权保留送交论文的复印件,允许论文被查阅和借阅;学校可以上网公布全部内容,可以采用影印、缩印或其他复制手段保存论文。
论文作者签名 年 月 日
摘要
近年来,随着大量的中国企业赴美上市,美国上市公司在国内开立分支机构或成立合资公司,有一定数量的企业虽然身在国内,但是需要按照美国的会计制度进行会计调整,同时就要接受美国会计制度下的审计。而同时美国颁布的《萨班斯-奥克利法案》(以下简称SOX法案)适用于在美上市的公司,SOX法案中最难操作的、最复杂的、也是成本最高的就是404条款——其中要求企业“完善内部控制”,而这也成为中国公司遵守SOX法案的最大障碍。
在市场竞争日益激烈的今天,赊销在企业的销售活动中广泛出现,由此产生了大量的应收账款。应收账款作为企业流动资产的一个重要项目,其金额大小,存在时间的长短,均会影响到企业的资金成本,以及利润,甚至关乎于企业的生存及发展。目前在国际上通用的内控准则有很多种,但是大部分所采用的是以COSO框架为基础的内控体系。
本文以COSO框架为基础从其控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督五个方面,试图构建企业应收账款的内部控制体系,保证会计信息的准确,避免工作中因疏漏而致使公司蒙受损失,加强会计人员责任心,提高会计的工作规范并向国际化标准靠拢。
关键词:内部控制;应收账款;框架;制度设计
上海立信会计金融学院继续教育学院本科生毕业论文
目录
一、导论 1
(一)什么是企业的内部控制 1
(二)COSO内部控制框架概览 1
二、应收账款的概念及其内控现状 2
(一)什么是应收账款 2
(二)当前企业应收账款内部控制的现状 2
三、COSO体系下应收账款内部控制的基本框架 4
(一)应收账款的环境控制 4
(二)应收账款的风险评估 4
(三)应收账款的控制活动 4
(四)应收账款的信息及沟通 5
(五)应收账款的监控 5
四、全面构建企业内部应收账款的控制框架 6
(一)建立建全公司内部控制环境,提高风险控制意识 6
(二)全面加强应收账款控制活动,提升信息沟通质量 6
(三)完善应收账款监控体系,充分发挥内外部审计职能 7
五、结论 7
参考文献 9
致谢 10
10
一、导论
(一)什么是企业的内部控制
1972年,美国准则委员会(ASB)所做的《审计准则公告》,该公告循着《证券交易法》的路线进行研究和讨论,对内部控制提出了如下定义:“内部控制是在一定的环境下,单位为了提高经营效率、充分有效地获得和使用各种资源,达到既定管理目标,而在单位内部实施的各种制约和调节的组织、计划、程序和方法。”
根据以上对内部控制的定义,我们可以将其理解为:一个企业为了保证其在商业活动中,保护资产的安全完整,保证会计信息资料的正确可靠,保证经营活动的效率,鼓励遵守规定的,而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手段与措施的总称。
在现代企业管理中,有效的内部控制是避免企业经营失败的重要保证,也是企业提升经营效益的重要动力。同时它也能够帮助企业降低管理风险,维护并创造企业价值。
(二)COSO内部控制框架概览
1985年,由美国注册会计师协会、美国会计协会、财务经理人协会、内部审计师协会、管理会计师协会联合创建了反虚假财务报告委员会,意在探讨财务报告中的舞弊产生的原因,并寻求解决之道。两年后,基于该委员会的建议发起成立COSO委员会,专门研究内部控制问题。1992年9月,COSO委员会发布《内部控制整合框架》,该框架在理论和实务界备受推崇,在美国及全球得到了广泛的推广和应用,简称COSO框架。后几经修改,目前所使用的是2013年版的COSO内部控制框架。
COSO内部控制框架认为,企业内部控制系统是由控制环境、风险评估、内控活动、信息与沟通、监督五要素组成,它们取决于管理层经营企业的方式,并融入管理过程本身,其相互关系可以用其模型表示。
图1-1 2013版COSO内部控制框架
根据COSO企业内部控制框架给出的内部控制的概念是一个多维度描述,其对内部控制的定义如下:
“内部控制是一个流程,它受到一个组织的董事会、管理层以及其他人员的影响,为了达成以下战略目标,提供强有力的保障:
·运营的效率和效果;
·财务报告的可靠性;
·遵守适用的法律法规。”
从目前来看,COSO框架不仅成为了美国注册会计师协会的审计标准,同时《萨班斯法案》也将其作为审计工作的指南,用于快速高效地评价和了解企业的内部控制。
二、应收账款的概念及其内控现状
(一)什么是应收账款
应收账款是指企业在正常的经营过程中因销售商品、产品、提供劳务等业务,应向购买单位收取的款项,包括应由购买单位或接受劳务单位负担的税金、代购买方垫付的各种运杂费等。
应收账款是伴随企业的销售行为发生而形成的一项债权。因此,应收账款的确认与收入的确认密切相关。通常在确认收入的同时,确认应收账款。该账户按不同的购货或接受劳务的单位设置明细账户进行明细核算。
(二)当前企业应收账款内部控制的现状
1.内部控制环境薄弱,管理层风险防范意识差
不少企业忽视或轻视内部控制的重要性,再加上公司治理结构上的不足,以及组织结构不合理,人员素质低下等各方面的原因,致使企业内部控制普遍薄弱。在赊销广泛存在的今天,当一个企业因为赊销有了一定量的应收账款,这个款该谁收?收多少?是由谁负责,都不是很清楚。销售将产品卖出去,财务负责登录明细账,在收回应收账款的问题上各执一词,管理层对此也熟视无睹。致使部门间相互扯皮,而使应收账款在回收的问题,始终无法上行下效。
同时,诚信问题被普遍提及,成为中国企业首要问题。很多企业通过拖欠货款来满足本企业的资金周转,或者通过赖账来提高本企业的收益,甚至有客户恶意欠账,靠拖欠货款来维持本企业的利润,运用这部分资金进行再投资。这时就产生了一个新的局面,购买方迟迟不还款,而销货方难以追回欠款,苦不堪言。
2.人员素质参差不齐,信用评价机制缺失
企业员工职业能力差异较大,甚至有部分员工的职业能力无法与其岗位要求相匹配。在对应收账款的管理和回款上,始终不能有效的处理,延长了企业的回款周期。甚至有的员工消极怠工,认为应收账款只是公司领导层面的事,与自己无关。
面对激烈的市场竞争,很多企业为了实现销售,不仅仅是在成本和价格上的狠下功夫,还运用商业信用对自身的产品进行销售。为了能够达到消除库存,增加销路等目的,对对对方企业的信用资质不询问、不调查,打人情牌,盲目进行赊销,致使大量应收账款不能及时收回,增加了企业财务负担,提升了企业的经营风险。
3.内部应收账款制度不完善,考核制度不健全
很多企业在应收账款管理制度上是缺失的,甚至没有相应的文控,也没有其对应的管理部门和人员。通常只是在企业资金发生困难或短缺的时候,才集中处理应收账款。宽松的应收账款管理方式,账龄分析虽然有,对于超长账龄的应收账款从未引起重视。合同管理也不完善,很多产品交易在不签订合同的情况下就开始发货,导致无法在对方挂账。已签订的合同由于人员的流失,保存并不完整甚至遗失,这样的事情屡见不鲜,进而无法保证交易双方的合法权益。
企业在考核销售人员时,很多时候不会将回款率作为一个考核标准,而更多的是以销售产品,新业务的开拓作为一个基本的衡量准则。这时销售人员,尽可能多的去消除库存,开拓新业务,而不而不去考虑企业实际遇到的资金压力。而财务人员有时很久才和客户对一次账,甚至因为对方客户比较难沟通,直接放弃对账,很难及时发现挂账问题,导致了应收账款回款缓慢的问题,给公司经营带来了沉重的负担。
4.企业没有约束机制,内部审计部门独立性丧失
有些企业在实际管理中,更多的提到的是可以做什么和不可以做什么,没有与之相对应的激励或处罚机制,这样使得员工的“犯罪成本”很低而“道德风险”很大。员工即使不作为,公司也并不会对员工做出任何处理。销售人员该催的帐催了,该要去要了,便可草草了事。而财务人员该做的账龄分析做了,该提的坏账提了,工作也就完成了。应收账只是工作的一部分,并不纳入工作的绩效进行考核,加之一些员工对自身工作的认识不足,管理起来非常困难。
在一些上规模的公司内部,设置内控岗位或内部审计岗位。但由于经营者或管理人员观念淡薄,忽视其岗位存在的意义,往往更多的工作都是配合会计完成企业外部的年度审计,或是复核会计的工作,完全没有发挥其岗位所应有的职能。甚至一些经营者或管理人员,对企业的发展缺乏预见性,完全顾及个人的利益得失,影响内部审计人员工作的独立性,使得工作不能正常开展。
三、COSO体系下应收账款内部控制的基本框架
(一)应收账款的环境控制
环境控制是内部控制的基础,也是一切工作的基础。在新版的COSO内控体制下,被列在了最高层级。COSO体系认为环境控制始于董事会和高管层,建立相关的企业行为准则,良好的价值观和集体荣誉感,优化公司组织结构,改善员工激励措施。同时,对于违反准则的行为予以纠正。自上而下形成全面的内控意识,共同参与到企业管理的控制活动中来。
根据体系所要求,企业是否有其行为准则,良好的价值观,合理的组织结构,和有效的员工激励制度,在环境控制中显得尤为重要。在现代企业管理理论中,控制权与所有权的分离,也是一个重要环节,确保合理的分配责任,提升管理效率。同时加强团队凝聚力,吸引培养和留任优秀人才,建立完整人才机制,将更有利于达成企业经营目标。
(二)应收账款的风险评估
随着市场竞争的日益激烈,企业经营风险日益加大,企业必须能够辨识分析和管理风险,建立有效的风险应对策略。应收账款的产生,一方面为企业增加了收益,同时也带来了坏账的风险。很多企业的管理者风险意识不强,控制活动不当,导致问题在出现后才会采取措施解决,而不是在开始就已经有了预防性的措施。建立客户信用档案,按风险等级进行管理对相关人员进行风险意识培训,提升整体应对风险的预见能力。
同时要防止企业内部人员的舞弊风险。由于企业经营者或个人,为了其可能获得的经济利益,增加客户的授信额度,虚假销售,使用不恰当的方式披露会计信息,使得公司处于高风险经营状态,
(三)应收账款的控制活动
控制活动在整个COSO内部控制框架中处于核心的地位,控制活动是指保证管理层实现目标所实施的各项活动。一般划分为预防性控制措施和检查性控制措施。
针对以上两点,在应收账款的控制活动中,建立如何建立健全应收账款管理制度,严格执行不相容职务分离,同时也要明确部门间责任,避免因责任不清而相互推诿致使公司蒙受损失。同时也应当建立一些长效机制如:定期与不定期与客户对账,完成账龄分析表,协助销售人员随时了解当前客户的赊欠情况,对逾期时间长短,金额大小做系统分析,反馈给相关部门,及时催款。
其次,在控制活动开展的同时,企业应当及时评估内部控制活动的设计缺陷,并与公司的管理层或相关人员进行充分的沟通,采取适当措施予以纠正。同时要对控制活动的实际结果进行考核。正确的运用控制活动,不要使控制活动成为企业发展的束缚和壁垒。
(四)应收账款的信息及沟通
信息是内部控制实现企业目标的重要因素。管理层利用企业内外部资源获取产生并使用相关,高质量的信息来支持内部控制各项要素发挥作用。对于信息的质量要求应遵循以下几点,充分,及时,正确,可访问性,保护性,可验证。
在实际工作中,信息记录既有来自于客户的,也有来自于公司内部的。及时与客户对账,保证应收账款的一致性,发现应收账款中无法回收或者有争议的部分,向企业销售部门或管理人员反映,保证企业应收账款安全。企业内部同事间也应积极地沟通交流,不能财务只负责记账,而销售部门只注重库存。这样往往使得应收账款已经存在漏洞,但由于销售和财务之间信息沟通不对称,相互推卸责任,未能及时暴露出应收账款存在的问题,使得应收账款的管理和回收成本居高不下。
(五)应收账款的监控
监控则是为了保证之前说到的各项要素是否运行正常。企业可对控制活动进行个别评价和持续评估相结合的方式,确保控制活动有效性。无论监控活动处在COSO内部控制结构图的何种位置,它始终都是内部控制的关键一环。
有条件的公司应当设置相应的内控岗位,由专人负责,监督评价内控活动质量。对于没有条件的公司可由有经验的同事负责,形成内审小组对公司的内控活动进行评估。监督工作应以不定期为主,主要体现在以下三个方面:
·及时识别纠正内部控制所存在的问题,有无异常现象或重大差错,指导完善公司现有内控体系。
·定期或不定期的向公司管理层或高层汇报公司内控体系执行情况和监控结果。
·通过外部审计,对公司内控体系进行审核,发现其中存在的问题,重新评估现内部控制制度,对于已经产生的缺陷和问题加以修正。
在应收账款监控活动中,定期检查销售合同是否完整,客户信用等级是否分类并按此执行,相关文档是否记录完整,账龄分析校验及准确性等,均是对应收账款的过程进行有效的监控,建立相对合理的赊销内部控制制度,加强企业相应的内部管理。
四、全面构建企业内部应收账款的控制框架
(一)建立建全公司内部控制环境,提高风险控制意识
任何控制都是存在于一定的环境中,控制环境的好坏直接决定了其控制实施的效果。内部控制能否有效地执行,多取决于管理层的态度,而公司管理层充分支持,对于内部控制环境能否取得实效起到了直接作用。首先应当从管理层入手,优化组织结构,梳理组织职能并明确其工作内容,避免职能重叠或存在空白区。完善业务流程和审批制度,对公司经营的实际状况作出客观的判断,确保内控制度的可执行性。其次,改进员工绩效考核方式,将回款率与绩效挂钩,不在只是单纯的考核销售量及新业务的获取,对回款率高的员工进行表彰,提升整体积极性。
企业通常以利润最大化作为目标,为了扩大产品销售额,对客户的资质没有进行深入的调查,对应收账款没有进行风险评估,企业是否能够收回,也并不清楚。此时企业应当建立相关文件和程序,约束销售人员的职业行为,不得单纯为了销售额盲目进行赊销或虚假销售。建立有效的风险管理机制,完善系统的客户信用评价体系,给予客户授信额度,并要求严格执行。对于可预见的风险,及早汇报,积极解决,同时建立防止预案。同时加强员工风险意识的教育,充分认识应付账款对于企业经营的重要性,提升与员工对风险的辨认能力,减少公司损失。
(二)全面加强应收账款控制活动,提升信息沟通质量
首先梳理应收账款所涉及的部门,明晰部门职责,不相容岗位分离,设置岗位间牵连性,避免个人贪污舞弊。制定科学的信用政策,设定客户信用额度和信用期限。加强对合同的管理,销售合同是对双方利益的合法保障,也是后期讨要货款的重要凭证。没有合同不得进行产品交易,经过审核无误的活动,可分别交由,内审,财务等部门,便于对合同的执行跟踪,检查,出现问题及时预警。财务部门应当定期编制账龄分析表,一旦发现应收账款余额过大,或账龄过长,立即反馈给销售部门或管理部门,制定回款措施,同时对于信用较差或坏账较高的企业,应重新进行评估信用等级,最大程度减少坏账风险。
员工的职业素养和责任心,直接关系到了企业的发展,所有的控制活动都是由人来完成的,认真履行相关的各项规章制度,完善内部考核机制。在销售指标与销售人员工资挂钩的同时,也可将应收账款的回款率和余额纳入考核体系。由于员工工作水平参差不齐和集中,也可对员工进行职业培训,提升业务能力,保证应收账款及时回收。
有效的信息交流,能够极大的推动应收账款的回收,能够保证信息及时、准确、完整、对称地被传递和取得,有利于发现应收账款中存在的问题,并及时处理。财务部门可根据账面余额,分析账龄等方法确认应收账款,销售部门也可以更好地与客户积极的沟通,以便完成催收、回款工作。在与销售部门核对应收账款账面数时的同时,也应通过一定方式与客户直接对账,从而将企业应收账款的信息与客户方保持一致,避免因信息不对称导致公司承担可能的损失。
(三)完善应收账款监控体系,充分发挥内外部审计职能
监控是对内控体系能够平稳顺利地运行,起到一个重要的保障作用。公司应当设立专门的机构或相应的岗位,对当前内部控制制度的有效性,财务信息的准确性,真实性以及经营活动的成果进行一系列的评价。不定期对销售人员进行内部审计,检查相关文件执行情况,是否有因为管理不到位而出现的疏漏。应收账款是否存在异常,是否有销售人员故意不收回逾期账款。完成应收账款的各项分析性测试。对于已产生的问题及时向企业负责人或管理层报告,重新评估应收账款内部控制制度并加以修正,满足企业管理需要。
在内部审计的同时,也可聘请外部审计机构,对公司内部应收账款控制制度的各个环节进行审计,详细记录审计工作过程及其结果,上报公司管理层与讨论,找出控制流程中的薄弱环节和存在的问题,建立相对合理的内控制度,提升企业整体的管理效率。
五、结论
在当下社会,内部控制被越来越多的运用到企业的生产经营和管理过程中,从基本的会计流程到经营筹划,无不是内控所渗透的领域,然而在过去的很多年里,内控框架仅仅存在于企业管理者的意识中,没有一个清晰统一的定义。很多开展内控的企业,也仅仅只是停留在对内部控制的狭义理解,有其形,而无其实。本文以COSO内部控制体的五个方面展开,对企业内部应收账款管理,进行了全面的阐述,其中包括:应收账款的控制环境的建立,从董事管理层到基本员工自上而下的梳理,应收账款的风险及其控制活动,预防可能发生的风险并及时处理。同时建立健全客户信用等级分类制度及账龄分析,及时发现应收账款中的问题。在信息与沟通和监控活动中,加强内外部的沟通,及时发现回款问题并予以解决。通过内外部审计发现反馈内控成果,改善在内控中所提出的问题,满足企业对应收账款全面管理的要求。良好的资金流也是企业可持续发展的重要保证,为提升企业在市场中的竞争力,发挥更大的作用。
适当宽松的应收账款政策,有助于增加销售收入并扩大市场份额,而过于严苛的收款管理政策,在大程度上不仅影响了销售收入,同时也可能造成客户的流失。我们要结合我国实际的市场环境和公司经营目标,建立适合本企业自身发展和经营需要的内部控制框架体系。同时也要借鉴COSO框架所提出的公司内部控制体系,为企业和经营者本身在管理上提供一个良好的整体思路和解决方案,促进企业良性的发展,全面实现企业价值最大化的根本目标。
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