会务服务岗位流程.doc

会务服务岗位操作流程

岗位
行政部会务服务
每日工作重 点
1.工作区域门窗、设施设备的启动
2.打扫会议室平常卫生
3.做好会前准备工作
4.会中服务
6.会后恢复会场收拾工作
7.会议室的设施设备报修及跟进
时间
08:00--17:30
序号
流程
标准
1
签到
08:00
整理着装，淡妆上岗，保持良好精神状态
2
会前准备
08:00---08:30
1. 会前半小时启动大厅及会议室相应灯控、音响设备、空调开关
2. 会前半小时打好开水放在服务间或茶水间
3. 检查会议桌面物品摆放是否整齐
4. 会议室门口引领参会人员入场

3
早餐时间
08:40----09:00

4
会中服务
09：00---12：00
1. 引领参会领导到相应位置入座
2. 添加茶水
3. 每隔15-20分钟对参会人员续加茶水
4. 对重要接待，应在会议室门口巡视，以备不时之需；平常接待在服务间等候，解决会场内突发事件
5
清理睬场
12：00---12:40
1. 对重要接待，会议结束时迎送参会领导
2. 清理睬场卫生，恢复会前状态
3. 设施设备的关闭
5
中餐时间
12:40---13：00

7
若有会议时
13:00---17:30
1.提前对会场进行布置
2.会中服务
3.会后清理
4.班后对所辖区域设施设备检查关闭，锁好门窗
8
若没有会议时
13：00---17：30
1. 对会议室卫生进行打扫
2. 会议室设施设备的报修及跟进
3. 告知对会议室绿植的维护及保养

会议服务接待操作重点
流程
标准

工前准备

1. 着统一行政部工装、黑色皮鞋、淡妆（唇彩、眉毛）
2. 精神状态饱满
3. 准时到岗
会前准备
话筒
话筒呈一条直线，整齐排列

会前准备
席位卡摆放
1.拟定主宾席，（正对大门一方为上
席，28楼左边为上席，一般比我方职位高一级的为主宾，）
2.规则为：最大领导坐在中间，以左为上，假设1为最大领导，参会人员职位从1到5排列
基数时：42135
偶数时：642135
主宾对面正对另一方参会人员最大领导，对方左右顺序同理
4. 席子卡在话筒右侧，桌面两方以席次卡对齐为标准，前后左右对齐
5. 有的话筒需要挪位的拉出来的线，要放在席次卡的里面，不能裸露出来

会前准备
茶杯的摆放
1. 根据领导个人喜好，在相应茶杯摆放不同
茶叶，杯内茶叶适量
2. 茶杯摆放在席子卡右侧，杯柄朝右；
3. 若桌面上没有摆放席位卡，桌面两方以茶杯对齐为标准
会前准备
矿泉水的摆放
1.若有需要摆放矿泉水时，摆放在茶杯左侧，
席次卡右侧，矿泉水商标正对椅子
2.需提前告知矿泉水要记入部门费用，会议结束后，找会议主持方收取

会前准备
桌面物品摆放顺序
桌子上摆放顺序从左往右为：话筒、席子卡、矿泉水、茶杯。拉线摆成一字直线；
如下图：

会前准备
摆放烟缸
1. 重要接待时，桌面摆放烟缸
2. 以座位左右两方摆放一个为标准
会前准备
摆放纸巾盒
1. 以座位左右两方摆放一个纸巾盒为标准
2. 纸巾盒内纸巾要折叠成三角型立在抽纸口
会前准备
摆放参会人员名单或参会资料
1. 摆放在座位中间
2. 资料前后两方摆放在一条直线上
会前服务
会前半小时
1. 打开会议室所有灯控、音响设备电源、空调开关、投影电源
2. 打开会议室大厅走廊灯控（29楼平常没有会议时，打开走廊贴有红色原点的开关，有会议时，打开贴有三角型标示的开关；3楼，没有会议时，打开走廊贴有红色远点的开关，有会议时，打开所有电源开关）
3. 将暖水瓶的水加满，放在服务间，或三楼茶水间
4. 在会议室门口或会场巡视
5. 重要接待时（有重要领导都参与的会议时）。会议室门口安排一名引领入席
会中服务
1. 会议开始前五分钟，给已经就位的参会人员倒水。水量以茶杯七分满为标准
2. 若参会人员一同就坐，则从左往右顺序，若不定期入座，则对已经就坐的倒水，原则上是以最大领导开始，从左往右开始添加，若参会人员较多时，可按顺序从左往右倒完。
3. 倒水时，身体微侧，站在座位后方，右手拇指食指拿起杯盖上的小圆球，中指、无名指、小拇指握住杯柄，从桌上拿起茶杯，腿一前一后，侧身，在座位后侧方倒水。（七分满）不能将茶杯直接放在桌子上，水壶往里倒水，防止茶水四溅到桌子上。
4. 倒完水后，右手将倒好的茶杯轻放在桌面上，将杯盖轻盖在茶杯上
5. 倒完水后，要逐杯加以检查，检查时，用手触摸茶杯外壁，假如是热的，表白已经倒过水，若是凉的，说明倒漏了，要及时补到
6. 若倒水时，左右座位太挤，可轻声示意让其稍微挪动一下，或者帮助拿一下需要添加茶水的茶杯
7. 若领导在发言时，大家都注视领导会议途中倒水时要注意一方面是进会议室的时候一定要轻，避免发生大的声音；在倒水的时候要稍微提醒一下在座的人，由于有也许别人没看见你在倒水，身体动一下，或者忽然站起来的时候会把水洒到别人身上，然后要注意看开会的人座位的方向，比如说是一个圆形的会议桌，大家都在听领导在发言，那么不要挡住别人的视线，
从另一个方向把水倒上！
8. 开会半途，以20-30分钟进入会场加一次茶水，可视天气、开会人员饮用频率随时调节加水时间
会后清理
1. 重要接待时，听到散会信息时，会议室门口留有一人指引离开会场
2. 散会后，关闭话筒、音响、空调、灯控（会议室里面、会议室大厅走廊）、会议室门口电视机屏幕、投影、空气净化器等电源，将笔记本电脑数据线收拾至服务间或DJ室，投影幕布升起，关闭电源
3. 收拾会议桌面，将席次卡收拾至服务间，席次卡按照不同类别分别放置至相应位置，以便日后不久找得到，对于客人席次卡（不常用的）可以夹在一起，贴好标签，放在指定位置，定期清理
4. 会场若有遗留物品及时上报并妥善保管
5. 将窗帘拉至整齐的高度
6. 清洗茶杯，清洗完毕后放入消毒柜
7. 擦拭会议桌、会议椅摆放整齐。摆放好椅子，椅子摆放以能刚好坐下不用挪动为标准距离。29楼四会靠墙的旁听椅，对准旁听桌后面的椅
8. 将会议室恢复成会前初始状态后（会议室桌椅回归至原位），锁好会议室门。
会议室平常卫生
1. 保持会议室桌子（涉及桌子里、桌子侧面）、椅子、窗台、装饰物（二会议室隔断墙面、旗杆）平常卫生，保持没有积灰、手印、污渍、
2. 保持茶水间、服务间、DJ操作室的物品整齐摆放，杯刷放置在茶水间水池下面的柜子里，抹布整齐叠好放在小推车下面，席次卡分门别类放置在相应盒子里或摆放在操作间桌面上
会议室维修上报
1. 会议室保持所有灯光照明设备是完好无损
2. 空调正常运营
3. 话筒、投影、音响设备正常使用
4. 若有问题及时上报相关部门维修，并及时跟进维修结果
绿植的平常维护
1. 检查会议室内所有绿植状况，凡是有枯枝败叶、品种不茂盛等影响氛围的情况及时告知更换
2. 植物上有灰尘及时告知前来擦拭
3. 若绿植维护人员没有及时来修理落叶，要及时捡起，影响会议室美观