采购发票操作手册.doc

采购发票操作手册1. 新增采购发票路径：供应链采购管理采购发票采购发票新增在新增界面，选择【供应商】，源单类型选择外购入库单，然后在选单号中按F7选择相应的外购入库单，入库单的内容会自动带到采购发票，对应发票维护好币别和单价（币别默认都为人民币），其次还需要维护纸质发票号和往来科目（采购发票的往来科目都为应付账款-应付账款）采购发票做完之后只需要保存即可，由财务部审核选单号中按F7，进入外购入库的序时簿界面，可以按Ctrl键选择多张外购入库单。注意外购入库单的数量合计应该等于采购发票上的数量采购发票上的单价以发票为准，录完之后需要查看【金额】总合计和【税额】总合计跟纸质发票是否相同，如果由于精度问题产生数据偏差，在系统中手工调整。特殊情况：发票数量小于外购入库单的数量，需要拆弹。操作：在外购入库单序时簿界面点击右键，选拆弹，进入拆弹界面如下图所示:拆分数量以发票上的数量为准2. 费用发票的新增如果购货发票带有费用发票，在采购发票的序时薄界面选择【费用】，系统自动弹出一个提示框，点击是进入到费用发票界面在费用发票界面，单据头的纸质发票号和物料需要选择，单据体的【费用代码】【数量】【单价】【税率】按照纸质单据填写，其中费用代码处按F7选择相关的费用类型即可，如果没有想要的费用类型可以联系计控处进行添加。注意：多分录的外购入库单需要全部选择，不可以只选择其中的某几条分录例如：下图中编号为WIN000116的外购入库单包含三种物料，紫铜皮、紫铜管和紫铜棒，如果采购发票是50公斤的紫铜皮，不可以只选择第三条分录（50公斤紫铜皮），我们需要做拆单处理如上图所示：将0.5MM的紫铜皮拆分50公斤和发票对应起来。 合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责