流程手册原料药.doc

中国煤炭进出口公司
原料药出口业务手册

2023年10月

目 录

§1 手册概述 1
1.1 合用范围 1
1.2 目的 1
1.3 涉及的重要名词解释及范围界定 1
§2 原料药出口业务流程图文概述 2
2.1 原料药出口业务流程概述 2
2.2 流程图 2
2.3 原料药业务资金流说明表 2
§3 原料药业务流程具体说明 3
3.1 采集信息(F1) 3
3.1.1 工作环节 3
3.1.2 工作结果 4
3.2 制定框架协议(F2) 5
3.2.1 工作环节 5
3.2.2 工作结果 6
3.3 制定计划(F3) 6
3.3.1 工作环节 6
3.3.2 工作结果 7
3.4 签订订单协议(F4) 7
3.4.1 工作环节 7
3.4.2 工作结果 8
3.5 支付预付款(F5) 8
3.5.1 工作环节 8
3.5.2 工作结果 9
3.6 监督原料采购及生产过程(F6) 9
3.6.1 工作环节 9
3.6.2 工作结果 9
3.7 监督原料药入库(F7) 9
3.7.1工作环节 9
3.7.2工作结果 9
3.8报关报验(F8) 10
3.8.1工作环节 10
3.8.2工作结果 10
3.9 监督美华销售协议执行(F9) 10
3.9.1工作环节 10
3.9.2工作结果 10
3.10 监督销售回款及用途(F10) 10
3.10.1工作环节 10
3.10.2工作结果 11
3.11 收回预付资金及利润(F11) 11
3.11.1 工作环节 11
3.11.2 工作结果 11
3.12 出口核销、办理退税 (F12) 11
3.12.1 工作环节 11
3.12.2 工作结果 11
3.13 执行分析(F13) 12
3.13.1 工作环节 12
3.13.2 工作结果 12
3.14 整理卷宗(F14) 12
3.14.1 工作环节 12
3.14.2 工作结果 13
3.15 售后服务(F15) 13
3.15.1 工作环节 13
3.15.2 工作结果 14
附 录 15

§1 手册概述
1.1 合用范围
本手册合用于中国煤炭进出口公司（以下简称“中煤进出口公司”）原料药出口业务的流程操作指导和管理，合用人员为与原料药出口业务相关的中煤进出口公司员工和中煤进出口公司下属公司、公司与原料药出口业务相关的员工。要本手册中原料药特指肝素钠、软骨素。
1.2 目的
A．通过制定本手册，规范中煤进出口公司原料药出口业务操作。
B．过制定本手册，明确业务流程相关环节的责任、权力和义务，有效提高公司原料药出口业务的运作，提高控制原料药出口业务的绩效风险。
1.3 涉及的重要名词解释及范围界定
A．原料药出口业务流程：是指中煤进出口公司执行原料药出口业务所涉及到的一系列连续的、以规定方式进行的、达成一定结果的工作环节组合。
B．节点：是流程的基本组成元素，是一系列的连续的动作组合；同时节点也是公司安排岗位职责的基本依据之一。
§2 原料药出口业务流程图文概述
2.1 原料药出口业务流程概述
原料药出口业务流程涉及以下79个部分：采集信息，制定框架协议，制定计划，了解国外客户情况，签订订单委托协议，支付预付款，、监督原料采购及生产过程，监督原料药入库，监督美华销售协议执行，监督销售回款及用途，收回预付资金及利润，执行分析（ 风险控制分析），整理卷宗，售后服务。
2.2 流程图

2.3 原料药业务资金流说明表

职能环节
事由
支付时间
付款方
收款方
采购
预付货款
签署购货协议后
采购商
供货商

收汇
走货完毕后后结汇
按协议规定
采购商
供货商

§3 原料药业务流程具体说明
3.1 采集信息(F1)
采集信息是指工作人员通过各种渠道采集与原料药业务相关的市场信息和客户信息，然后对所收集的信息进行解决，得到公司所需的各种市场分析报告、专题报告、客户信息资料表等的过程。
3.1.1 工作环节
3.1.1.1 采集信息
A．信息采集的渠道：
a. 专业报刊或经济类报刊：(列举报刊名称)；
b. 原料药行业互联网站：(列举网站名称)；
c. 各种原料药研究报告：列举原料药研究机构名称；
d. 原料药记录资料：列举记录资料的名称；
e. 公司内部提供的信息（中煤公司内部员工）；
f. 相关业务公司和员工
B．信息采集的内容：
a. 市场信息：
（a） 国家与原料药相关的政策和管理办法；
（b） 原料药行业及相关行业的信息；
（c） 中煤进出口公司目的市场信息；
（d） 竞争对手信息
b. 客户信息：
（a） 用户信息；
（b） 供应商信息；
C．信息采集的频度：
a. 平常：专业报纸、专业互联网站、平常业务联系、公司内部信息；
b. 月度：专业杂志；
c. 年度：行业研究资料、记录资料
3.1.1.2 解决信息
解决信息的过程涉及：
A. 对信息进行整理、归类，填写相关的表格；
B. 对信息进行归纳分析。
3.1.1.3 呈报信息
信息呈报的过程涉及：
A. 撰写初稿；
B. 直接上级审核；
C. 定稿，打印，向公司领导呈报；
D. 存档
3.1.2 工作结果
3.1.2.1 表达方式
A. 编写《原料药信息简报》；
B. 提供市场分析报告；
C. 提供客户信息记录；
D. 提供客户信用信息纪录；
E. 出具专题报告；
F. 其它需要呈报的报告
3.1.2.2 内容及格式
A. 《原料药品信息简报》必须涉及以下内容：（参见附件Y2-Y01：第XXX期《原料药信息简报》）
B. 市场分析报告必须涉及以下内容：（参见附件Y2-Y02：第XXX期市场分析报告）
a. 市场分析报告概述；
b. 市场变化信息；
c. 市场变化信息分析；
d. 公司针对变化应采用的对策建议；
e. 市场分析报告总结。
C. 客户信息记录必须涉及以下内容：
a. 客户联系表（参见附件Y2-B01：客户联系表）；
b. 关键人物的个人资料（参见附件Y2-B02：关键人物的个人资料）；
c. 客户概要信息记录（参见附件Y2-B03：客户概要信息记录）；
d. 客户信息表（参见附件Y2-B04：客户信息表）。
D. 客户信用记录必须涉及以下内容：
a. 客户信用信息（参见附件Y2-B05：客户信用信息管理卡）；
b. 客户信用评价（参见附件Y2-B06：客户信用评价表）；
c. 客户信用等级分类（参见附件Y2-B07：客户信用等级分类表）；
E. 专题报告：
参见附件Y2-Y03：第XXX期专题报告。
F. 其它需要呈报的报告：
根据公司领导具体规定撰写。
3.2 制定框架协议(F2)
3.2.1 工作环节
3.2.1.1 评价框架协议的合理性
了解行业、合作伙伴相关信息，分析业务执行情况，评价协议的风险，并提出改善或防范的措施。
3.2.1.2 商谈修改框架协议条款内容
业务部门负责人是框架协议的重要谈判人，必要时由总经理给予支持。协议条款拟定之后，协议修改人员必须尽快修改协议文本。
3.2.1.3 法律顾问审核协议文本
协议文本修改之后，必须通过公司法律顾问审核，并由法律顾问出据法律意见书（内容涉及：协议条款审核法律意见、法律顾问签章等，具体内容参见附件Y2-Y04：法律意见书），。
3.2.1.4 公司内部审批协议文本
按如下协议审批程序：协议在部门负责人审核后，以“协议审核签署单”形式，并附上《协议情况摘要表》作为附件上报；其后由公司财务负责人审核，签署审核意见并署名，最后呈报公司负责人审阅、签署。
3.2.2 工作结果
框架协议。（参见附件Y2-Y05：框架协议）
3.3 制定计划(F3)
3.3.1 工作环节
3.3.1.1 制订年度销售计划的工作环节
A. 本年度营销售工作总结分析；
B. 收集市场信息，研究市场分析报告；
C. 请客户提供预计次年原料药出口预计情况；
D. 制订年度市场销售计划；
E. 报公司领导审批。
3.3.1.2 制订月度资金计划
根据客户信息和年度预算，预计下个月的重要工作。
A. 根据需要完毕的工作任务编制具体的月度资金预算。
B. 将月度资金预算递交财务部门，并呈送总经理工作部备份。
3.3.2 工作结果
3.3.2.1 制订年度销售计划的工作结果
A．年度销售计划的内容
下年度各市场营销方案执行原料药业务执行的总体时间安排、业务规模、资金费用预算、费用预算、工作计划等；
B．年度销售计划的格式
参见附件Y2-Y06：XXX年度工作计划。
3.3.2.2 月度资金计划
A．月度资金预算的内容
月度重要工作，月度内每一个订单协议所涉及到的各种资金和费用预计
B．月度资金预算的格式
参见附件Y2-Y07：月度资金预算。
3.4 签订订单协议(F4)
3.4.1 工作环节
3.4.1.1 商谈订单协议具体条款内容
业务执行人是订单具体协议的重要谈判人，必要时由业务部门负责人给予支持。
3.4.1.2 缮制订单协议文本
订单协议条款要素拟定之后，协议缮制人员必须尽快缮制协议文本，并保证没有文字错误。
3.4.1.3 公司内部审批协议文本
按如下协议审批程序：协议在部门负责人审核后，以“协议审核签署单”形式，并附上《协议情况摘要表》作为附件上报；其后由公司财务负责人审核，签署审核意见并署名，最后呈报公司负责人审阅、签署。
3.4.1.4 外部单位审批协议文本
在协议完毕公司内部的审批过程之后，应尽快组织、协调协议相关单位完毕协议在相关单位的审批过程。
3.4.2 工作结果
3.4.2.1 协议内容及格式
A. 协议信息摘要（参见附件Y2-B08：协议信息摘要表）；
B. 协议签署申请单（参见附件Y2-B9：协议签署申请单）；
C. 原料药国内采购协议（参见附件Y2-Y08：原料药国内采购协议） ；
D. 原料药国外销售协议（参见附件Y2-Y09：原料药国外销售协议）
3.5 支付预付款(F5)
3.5.1 工作环节
A. 业务主管执行人准备预付款申请单
B. 预付款申请单由相关部门审批。
C. 业务执行人主管告知财务部根据总经理签署的付款报告安排付款。
D. 业务执行人主管书面告知协议方付款情况（见预付款告知书）。
3.5.2 工作结果
A．预付款申请单(参见附件Y2-B10：预付款申请单 )
B．预付告知书(参见附件Y2-Y10：预付告知书 )
3.6 监督原料采购及生产过程(F6)
3.6.1 工作环节
A. 业务主管执行人在财务付款后负责监督生产厂的原料组织
B. 业务执行人监督原料药生产过程。
C. 业务执行人定期到生产厂进行实际核查
3.6.2 工作结果
A. 相关财务凭证（参见附件Y2-Y11：财务凭证）
B. 生产日报表（参见附件Y2-Y12：生产日报表）
化验单（参见附件Y2-Y13：化验单）
3.7 监督原料药入库(F7)
3.7.1工作环节
A. 业务主管执行人动态跟踪美华公司的药品入库
B. 业务执行人进行入库药品的质量及数量检查。
C. 业务执行人检查药品种是否与订单相同
3.7.2工作结果
A. 出入库登记表(参见附件Y2-B11：出入库登记表 )
B. 检查单（参见附件Y2-Y14：检查单）
3.8报关报验(F8)
3.8.1工作环节
A. 办理报关单据，涉及出口单据、报验委托书、委托报关报验书。
B. 催收单据，涉及报关单、增值税发票、税收（出口货品专用）缴款书、核销单。
3.8.2工作结果
A. 报关/报验单(参见附件Y2-Y15：报关/报验单 )
B. 增值税发票(参见附件Y2-Y16：增值税发票 )
C. 税收（出口货品专用）缴款书 (参见附件Y2-Y17：税收（出口货品专用）缴款书)
3.9 监督美华销售协议执行(F9)
3.9.1工作环节
A. 业务主管执行人动态监督美华公司与外方确认药品质量的过程。
B. 执行人跟踪美华公司的对外贸易过程，规定美华向业务执行人传真对外贸易单据以供核查。
C. 跟踪执行情况。
3.9.2工作结果
A. 货款到账传真单据（参见附件Y2-Y18：货款到账传真单据）
3.10 监督销售回款及用途(F10)
3.10.1工作环节
A. 设立双方共同管理的账号
B. 原料药采购方付款直接汇入到共同管理账号中
C. 美华公司从共同账号中用款需要得到中煤公司的批准
3.10.2工作结果
A. 账号及银行预留章
B. 银行对账单（参见附件Y2-Y19：银行对账单）
C. 用款批准书（参见附件Y2-Y20：用款批准书）
D. 出口收汇
3.11 收回预付资金及利润(F11)
3.11.1 工作环节
A. 在货款回款到期前10个工作日，业务主管执行人向美华公司发催收帐款函。
B. 将收回的出口货款汇入中煤公司指定的账户。
C. 业务主管执行人负责提供结算单据，协助财务部门办理财务结算。
3.11.2 工作结果
A. 催收货款函（参见附件Y2-Y21：催收货款函）
B. 出口收汇
C. 银行汇款申请书（参见附件Y2-Y22：银行汇款申请书）
3.12 出口核销、办理退税 (F12)
3.12.1 工作环节
A. 财务部门准备完整的核销单据到外汇管理局办理出口核销。
B. 财务部门根据相关单据向税务部门申办出口退税。
3.12.2 工作结果
A. 核销单(参见附件Y2-Y23：核销单 )
B. 完毕退税预审(参见附件Y2-Y24：出口货品退税汇总申报表及附表 )
3.13 执行分析(F13)
执行情况分析是对原料药业务情况的分析、总结，重要是针对工作中的一些重要事项的分析、总结，它是业务人员改善工作的一个自我提高过程。
3.13.1 工作环节
3.13.1.1 汇总月度相关信息
必须在每月3日前，收集、汇总上月月度信息，其内容涉及上月销售计划、上月资金预算、当月结账的订单协议和执行中订单协议的的状况及售后服务效果分析等。
3.13.1.2 分析月度相关信息
必须在每月5日前，对所收集到的月度相关信息进行分析、解决，并对月度计划和订单协议执行情况进行进一步分析，提出月度执行情况分析报告。
3.13.2 工作结果
原料药执行情况分析报告（参见附件Y2－Y25: 原料药执行情况分析报告）
3.14 整理卷宗(F14)
3.14.1 工作环节
A. 业务助理负责依据各类出口单据按月编制出口记录报表，及时上报公司。
B. 协议执行完毕后，由业务助理相关人员负责整理协议文献及单据，归档保存。
3.14.2 工作结果
A. 出口记录报表(参见附件Y2-B12：出口记录报表)
3.15 售后服务(F15)
售后服务是指原料药销售工作完毕之后进行的，为维护业务的连续性或解决质量纠纷、质量事故或解决客户反馈意见等所进行的工作事项。
3.15.1 工作环节
3.15.1.1 收集客户信息
必须及时收集客户的反馈信息，并经相关信息归类整理，录入数据库相关文献。
3.15.1.2 分析客户信息
定期分析收集到的客户信息，并做出客户信息分析报告。
3.15.1.3 上报客户信息
将客户信息分析报告及时呈报上级，请示售后服务的方式、方法。
3.15.1.4 实行售后服务
依据请示后的售后服务方式及时为客户提供服务，必须尽最大努力保证客户满意。
3.15.1.5 总结售后服务效果：
在每次售后服务之后，要及时进行客户满意度调查，并规定客户填写客户满意度调查表。
3.15.1.6 提出售后服务改善建议
根据售后服务效果，提出切实可行的售后服务改善建议，撰写售后服务改善建议报告。
3.15.2 工作结果
A. 卸港检查单，见附件Y2－Y26；
B. 原料药质量分析报告，见附件Y2－Y27；
C. 客户信息分析报告，见附件Y2－Y28；
D. 实行售后服务申请表，见附件Y2－B13；
E. 客户满意度调查表，见附件Y2－B14；
F. 售后服务改善建议报告，见附件Y2－Y29。

附 录
1.
附件Y2—B01：
客户联系表；
2.
附件Y2—B02：
关键人物的个人资料；
3.
附件Y2—B03：
客户概要信息记录；
4.
附件Y2—B04：
客户信息表；
5.
附件Y2—B05：
客户信用信息管理卡；
6.
附件Y2—B06：
客户信用评价表；
7.
附件Y2—B07：
客户信用等级分类表；
8.
附件Y2—B08：
协议信息摘要表
9.
附件Y2—B09：
协议签署申请单
10.
附件Y2—B10：
预付款申请单
11.
附件Y2—B11：
出入库登记表
12.
附件Y2—B12：
出口记录报表
13.
附件Y2—B13：
实行售后服务申请表
14.
附件Y2—B14：
客户满意度调查表
15.
附件Y2—Y01：
第XX期《原料药信息简报》；
16.
附件Y2—Y02：
XXX市场分析报告；
17.
附件Y2—Y03：
XXX专题报告；
18.
附件Y2—Y04：
法律意见书
19.
附件Y2—Y05：
框架协议
20.
附件Y2—Y06：
XXX年度工作计划
21.
附件Y2—Y07：
月度资金预算
22.
附件Y2—Y08：
原料药国内采购协议
23.
附件Y2—Y09：
原料药国外销售协议
24.
附件Y2—Y10：
预付告知书
25.
附件Y2—Y11：
财务凭证
26.
附件Y2—Y12：
生产日报表
27.
附件Y2—Y13：
化验单
28.
附件Y2—Y14：
检查单
29.
附件Y2—Y15：
报关/报验单
30.
附件Y2—Y16：
增值税发票
31.
附件Y2—Y17：
税收（出口货品专用）缴款书
32.
附件Y2—Y18：
货款到账传真单据
33.
附件Y2—Y19：
银行对账单
34.
附件Y2—Y20：
用款批准书
35.
附件Y2—Y21：
催收货款函
36.
附件Y2—Y22：
银行汇款申请书
37.
附件Y2—Y23：
核销单
38.
附件Y2—Y24：
出口货品退税汇总申报表及附表
39.
附件Y2—Y25：
原料药执行情况分析报告
40.
附件Y2—Y26：
卸港检查单
41.
附件Y2—Y27：
原料药质量分析报告
42.
附件Y2—Y28：
客户信息分析报告
43.
附件Y2—Y29：
售后服务改善建议报告