采购部工作指导手册.doc

采购部工作指导手册一、部门工作职责（一）部门基本定位采购部是工程甲供材料设备采购及选择相应指定分供方的专职管理部门。根据公司组织架构精神，在公司领导的统一指导、检查、督促和协调下，履行其工作职责。采购是一项在完善的采购体系和整体成本控制思路下开展的工作，是采购策略、采购组织、采购流程几方面的统一策划。采购管理应统筹采购战略、采购策略、采购方法、技术和市场研究、加强与分供方的关系，实现从纯粹的采购到供应商管理的变化。应培育优化供应商资源，营造公平公正公开有序竞争的氛围，平等尊重，实现双方共赢。采购需平衡品质、效果、功能、成本、进度的关系，在不同的项目阶段，确定不同的优先原则。默认的优先考虑次序是：功能性、使用性、可靠性、安全性、舒适性、易维护性、外观效果、成本。（二）部门职责1. 依据项目部材料设备进场计划表及成本管理部目标成本及总师室材料设备设计标准确认表 材料设备设计确认计划表，在第一项招标分判工程招标工作开始前，编制项目合约策划。2. 负责组织工程甲供材料设备及指定分包工程的选择、合同洽谈、签订的前期采购和后续跟踪管理工作。3. 根据项目部提供的材料、设备技术性能要求，组织分供方与公司相关部门进行技术讨论；根据设计方案及材料、设备，及时分析经济指标以供公司决策。4. 配合监督检查总包管理合同执行情况。5. 负责采购供应过程跟踪及分供方管理工作。6. 配合项目部、总包单位、监理单位对到场甲供材料、设备的验收。7. 建立可靠最优的供应配套体系，充分利用分供方的专业优势，积极参与新产品开发。8. 及时了解市场信息，协助成本管理部门审核乙供材料、设备报价，监督及检查乙供材料设备合同执行情况。9. 按照项目进度计划，制定、实施采购计划，确保甲供材料、设备及时供应。10. 负责组织建立对分供方评价体系。11. 开展对应用材料设备、工艺方案的研究工作，编制、维护并更新（甲供材料设备及分项工程）采购合同分类明细表。12. 管理、控制好与采购相关的文件及信息。二、部门工作流程采购部工作流程图填写注购单项 目 部审 批采购计划采购计划总 经 理财务结算入 仓验收合格验收合格报总经理审批退 货交货验收合同的签订）采购洽谈（下单）寻价 议价 比价寻找供应商财务部确认付款条件及帐期：申请商品材料采购流程图采购合同总经理审批副总审批（无合同）副总审批（有合同）提出需求项目部申请付款流程图采购订购财务经理审批根据供应商帐期项目部商品到货验收流程成本会计打进仓单仓库凭进仓单，确认型号、数量、包装等采购填写进仓单合同进仓，不合格退回供应商申请商品采购及付款计划流程图合同金额5万以上送总经理审批合同金额5万以上下送财务经理审批需提交材料：1、选择供应商2、询价3、供应商资料4、对比价格采购合同部分采购单送总经理审核送部门审核采 购部门经理审核采购计划一、目的为规范采购流程，提高采购工作效率，特制定本制度。二、适用范围适用于本公司采购管理。三、内容1、总则：为加强采购工作的管理，提高采购工作效率，制定本制度。所有采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。2、采购基本流程各部门请购单采购计划 寻找供货商 询价、比价、议价 采购洽谈（下单） 合同的签订（确定付款条件、货运方式、售后服务） 交货验收 质检（不合格退货） 入库 财务结算。 1）采购计划：采购员应根据请购单和公司生产需求制订采购计划。 2）供应商的选择和考核： 供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、技术能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3）询价、比价、议价。 4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求，供应间的情况，企业本身的管理要求，采购方针等要求的不同页各不相同，需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以彩购员的确定和合同为验收依据。 6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。 7）财务结算：货物入库后，财务结算。3、采购管理制度： 1）建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。 2）建立健全比价制度，保证采购设备的质优价廉。 3）每月未将本朋付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。 4）签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货应将原因提前两天通知请购部门或请购人。 5）所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。 6）验收合格后在一个工作日内办理入库手续。 7）采购部每月5日前，将上一个月的采购合同编号整理成册，交人事部备案。三、横向部门工作对接采购部门必须和企业中其它部门建立起密切的工作关系，只有这样企业中其它部门对物料和信息的需求才能得到及时满足，同时，采购部门也能从对方那获得相应的信息，进行有效的采购作业。事实上，有采购部门与其它部门的关系正随着现代化企业管理理念的更新和信息技术的发展越来越来越紧密的联系在一起。 1、与财务部门的关系采购部门和财务部门在对应付帐款、计划和预算方面相互作用。采购部门经理常抱怨财务部门过多关注货物的最低价款，却不太注重合同中的支付条款，。显然企业如果不能及时货款，那合同就不能够很好的履行，就更不要说获得现金折扣和保持专供应商的良好关系了，但是从另一方面来看，这会对采购部门的运营费用产生一定的约束，有利于采购费用的节约。这需要加强两个部门沟通来缓和这些冲突。采购部门提供给财务部门的信息是其进行公司发展、管理预算及确定现金需求量的基础。采购部门提供的有助于财务部门尽心计划的信息还有：物料、运营成本及期发展趋势，为了应付需求变大造成的供应短缺或其它可以预测的原因造成供应中断页进行运期的采购计划，同时，采购部门运作的有效性也可以作为衡量财务工作好坏的依据，会计体系不够精细，就不能发现由于采购决策失误造成效率低下。 2、与管理部门的关系因为采购是依据项目部提供材料、设备性能要求，和项目进度计划，实施采购计划，采购部门通过对这些信息的处理，可以获得一个有用的、规划采购和供应业务工具。如采购部门知道项目部门的需求计划，就可以在正常的提前期内进行采购并获得有利的最终价格。总之，采购部门与项目部门是一个信息互动、互为协作的关系。四、部门人员编制及岗位职责、职务说明书现有人员1人需补充 合同专员1人 合同文员1人 （一）人员编制采购总监部门经理合同文员合同专员 （二）岗位职责、职务说明书采购部经理之职务说明书岗位名称部门经理岗位编号所有部门采购部岗位定员1直接上级总经理职系类别职能类直接下级职级范围岗位分析日期2014年4月本职：1、根据公司总体工作目标，拟定采购部门的工作方针与目标，负责合约规划；2、拟定采购部门采购工作流程和管理办法；3、确定采购部门人员工作职责划分，并负责协调；4、审核年度和季度采购计划、招标计划、资金计划、付款计划；5、审批部署部门周工作汇报和周工作计划、月工作计划；6、指导参与重大设备及大宗材料采购招标工作；7、签订审核合同、招标文件、订单、合同请款、签证、结算；8、主持或参加与采购相关的业务会议并作好部门间协调工作；9、负责部门内行政工作和员工教育、培训、考核、提出奖惩和使用建议；10、协调供应商、分包商及项目部、总包方关系，确保工作按质完成；11、负责向分管领导的各项汇报工作，完成领导交办的其它工作；12、对采购过程进行监督，负责部门内各项工作的布置、落实和检查；13、负责供应商数据库的建立、更新、增删的管理工作；14、审核批准部门对外发文工作，审批并落实部门收文工作。时间节点安排：权力：1. 有对采购部进行全面业务管理、行政管理，有权根据需要修改完善部门职务说明书；2. 分供单位的招标、考察和参与和审核权。3. 公司材料设备及分项工程招投标开标、评标工作的参与权；4. 下属员工工作计划执行情况的监督、检查、考核、奖惩提名权；5. 下属员工任免的建议权；6. 审批部门各类计划、报告、收发文及 1 日以内请假申请的权力7. 审核部门请款、合同、招标、成本分析、商务比较分析、报销的权力。工作协作关系：内部协调关系公司领导层、各部门负责人、部门员工外部协调关系政府相关职能及相关供应商等任职资格：专 业房地产管理、工民建等相关专业业务水平精通行业知识、了解施工工序，熟悉常用建筑材料、构配件、制品以及常用设备执业资质具体行业相关资质证书者为佳经 验5年以上地产行业采购管理、招投标管理经验；职位要求具有较强的领导才能和责任心，较强的计划组织能力和解决问题的能力、执行能力；具备一定的财务管理知识、法律知识（尤其是国家的招投标法和合同法），具备相应的房地产专业知识、建筑、项目管理知识，熟悉房地产行业相关政策、法律法规；工作认真，作风正派，廉洁自律并有良好的职业道德，作风严谨务实，关注事实和细节，富有创造性和推动性，整体意识强；其他要求积极主动、工作细致、严谨的工作热情和责任感，团队意识强，具有高度责任感，原则性强，诚实可靠；其他工作环境办公室、施工现场工作时间特征正常工作时间，根据工作情况加班。备 注采购部副经理之职务说明书岗位名称副经理岗位编号所有部门采购部岗位定员1直接上级总经理职系类别职能类直接下级职级范围岗位分析日期2014年4月本职：1、按照部门业务专业划分，负责对应采购物项的采购招标工作；2、协助部门经理开展本部门各项日常工作，经理外出时由经理授权可行使经理职权 ；3、参与编制对应专业采购项目的采购计划 招标计划 资金计划 付款计划；4、参与重大设备、大宗材料的招标组织工作；5、审查部门年度资金计划、月度付款计划；6、协助处理重大采购供货进度问题；7、协助处理重大质量问题；8、 组织开展新产品、新工艺的调查研究工作；9、参与与项目、技术等相关部门的联系和协调工作；10、组织对供应商进行考评；12、主导配合总师室制定装修标准；13、主导采购成本分析，实现成本目标，寻找成本降低方案；14、完成上级领导交办的其他任务。15、采购工程师应承担的其它工作职责。时间节点安排：1、 按季度提交新产品 新工艺调研报告2、 按季度提交采购质量和进度报告3、 年度提交供应商评估报告4、 周五提交周工作汇报及下周工作计划；月底总结本月工作情况及安排下月工作计划。权力：1、 审核各类工作计划、合约规划、付款计划、招标计划；2、 提出各类工作效率改善、产品品质提高、成本降低之建议。3、 采购材料设备的建议权；4、 依据采购章程和公司制度，独立开展专业项目采购工作的权利。5、 领导授予的其它权利。工作协作关系：内部协调关系分管领导、部门经理、部门员工、公司内部员工外部协调关系相关供应商等任职资格：专 业工民建、经济管理等相关专业；业务水平熟悉房地产给排水、暖道、电气、精装修等知识，熟悉建材质地、价格，了解市场行情，熟悉房地产行业相关政策、法律法规；经 验3 年以上地产材料、设备采购管理工作经验；职位要求具有优秀的工程项目协调、谈判、指挥能力，较强的人际沟通和协调能力、计划与执行能力；工作认真，作风正派，廉洁自律并有良好的职业道德，作风严谨务实，关注事实和细节，富有创造性和推动性，整体意识强；其他要求其他工作环境办公室、施工现场工作时间特征正常工作时间，根据工作情况加班。备 注采购部主管之职务说明书岗位名称主 管岗位编号所有部门采购部岗位定员1直接上级总经理职系类别职能类直接下级职级范围岗位分析日期2014年4月本职：1、按照部门业务专业划分，负责对应采购物项的采购招标工作；2、参与编制对应专业采购项目的采购计划 招标计划 资金计划 付款计划；3、负责材料设备采购的采购调研 厂家考察 招标组织 商务洽谈 合同拟定 生产跟催 到货验收工作；5、负责材料设备选型配合和翻样替代工作，保证质量 效果 进度 成本的高度统一 ；6、跟踪材料到货工作 实时把握现场状态和进度需求以及处理各种质量问题；7、担负新材料 新能源 新设备 新工艺的调研工作 组织公司内部讲座 报告 和学习会；8、负责统计分析材料 、设备类采购成本和订立成本降低措施；9、配合副经理开展供应商评估工作；10、参与公司交房工作；11、完成上级领导交办的其他任务。12、采购工程师应承担的其它工作职责。时间节点安排：1. 周五提交周工作汇报及下周工作计划；2. 月底总结本月工作情况及安排下月工作计划。权力：1、采购材料设备的建议权；2、部门工作改善的建议权；3、依据采购章程和公司制度，独立开展专业项目采购工作的权利。4、领导授予的其它权利。工作协作关系：内部协调关系部门经理、副经理、部门员工、公司内部员工、外部协调关系相关供应商等任职资格：专 业工民建、经济管理等相关专业；业务水平熟悉房地产给排水、暖道、电气、精装修等知识，熟悉建材质地、价格，了解市场行情，熟悉房地产行业相关政策、法律法规；经 验2 年以上地产行业材料、设备采购工作经验职位要求具有较好的工程项目协调、谈判能力，较强的人际沟通和协调能力、计划与执行能力；工作认真，作风正派，廉洁自律并有良好的职业道德，作风严谨务实，关注事实和细节，富有创造性和推动性，整体意识强；其他要求其他工作环境办公室、施工现场工作时间特征正常工作时间，根据工作情况加班。备 注采购部工程师之职务说明书岗位名称工程师岗位编号所有部门采购部岗位定员1直接上级总经理职系类别职能类直接下级职级范围岗位分析日期2014年4月本职：1、按照部门业务专业划分，负责对应采购物项的采购招标工作；2、参与编制对应专业采购项目的的采购计划 招标计划 资金计划 付款计划；3、熟悉所经办材料设备及指定分包工程的功能、性能并了解与其相关的规范、法律、法规；4、不断调研开拓优质供应商、分包商；5、建立并维持与供应商、分包商的正常关系；6、收集价格情报及替代品资料，配合各项成本分析和预测工作；7、严格按采购管理程序采购并自始至终对所负责项目进行跟踪记录；8、编制所负责材料设备之招标文件，全面负责整个招标过程之招标工作；9、跟踪处理对应专业采购范畴采购供货进度问题；10、跟踪处理对应专业采购范畴重大质量问题；11、开展新产品、新工艺的调查研究工作；12、贯彻成本观念 寻找成本降低方案；13、协调跟催技术确认工作 材料翻样工作 现场供货工作；14、办理、审核各类请款、签证、扣款；15、办理各类材料设备工程结算；16、其它领导交办的工作。时间节点安排：1. 周五提交周工作汇报及下周工作计划；2. 月底总结本月工作情况及安排下月工作计划。权力：1、采购材料设备的建议权；2、部门工作改善的建议权；3、依据采购章程和公司制度，独立开展专业项目采购工作的权利。4、领导授予的其它权利。工作协作关系：内部协调关系部门同事、公司内部员工、外部协调关系相关供应商、部门同事等任职资格：专 业工程造价、工程经济、工民建等相关专业；业务水平掌握地产行业采购流程和制度，了解工程施工工序，熟悉常用建筑材料、构配件、制品以及常用设备。职位要求具备较好的沟通能力，较强的计划组织能力和解决问题的能力、执行能力；工作认真，作风正派，廉洁自律并有良好的职业道德，作风严谨务实，关注事实和细节，富有创造性和推动性，整体意识强；其他要求其他工作环境办公室、施工现场工作时间特征正常工作时间，根据工作情况加班。备 注采购部文员之职务说明书岗位名称文 员岗位编号所有部门采购部岗位定员1直接上级总经理职系类别职能类直接下级职级范围岗位分析日期2014年4月合同专员本职：1、采购合同文稿校对及合同流转；2、采购合同管理；3、采购请款、签证、结算办理；4、牵头编制季度、年度资金计划计划 更新季度付款计划；5、完成上级领导交办的其他任务。采购文员本职：1、管理部门日常行政文件并进行归档管理，处理部门日程行政事务；2、统一管理部门间收发文，及图纸、样板，并分类归档管理 和工程师需求之复印工作；3、维护供应商数据库、管理材料样板库；4、汇总整理部门周工作汇报和周工作计划；5、汇总整理部门采购计划并及时更新；6、完成招标工作相关事务；7、其它采购管理程序和招标程序中约定的文员工作。8、编写部门月计划和部门月度工作信息；9、完成上级交办的其它任务。时间节点安排：1、 每周五汇总整理部门周报和下周工作计划；2、 每月 20 日交财务部下三个月的预算及下月合同订立计划；3、 每月 21 日将领导确认过的考勤表交人事部；4、 每月 28 日交行政部月度信息报告；5、 每月 20 日提交到期未付款合同明细，督促财务；权力：1、独立记录部门人员工作考勤的权力；2、对合同中部分条款做出调整建议的权力；3、对部门办公用品等固定资产管理的权力和督促执行相关行政规章制度的权力。4、根据工作需要，督促部门采购工程师完成相应计划、状况、信息、数据提资的权利。工作协作关系：内部协调关系部门经理、部门同事、公司内部员工、外部协调关系相关供应商任职资格：专 业工民建、经济管理等等相关专业；业务水平熟悉采购招标流程及合同管理流程，了解房地产开发知识，熟悉房地产行业相关政策、法律法规。经 验3 年以上采购文员工作经验或合同管理工作经验为佳；职位要求工作认真，作风正派，廉洁自律并有良好的职业道德，作风严谨务实，关注事实和细节，富有创造性和推动性，整体意识强；其他要求其他工作环境办公室、施工现场工作时间特征正常工作时间，根据工作情况加班。备 注合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责