财务审批与费用报销制度.doc

财务审批与费用报销制度

本制度的目的是统一规范各类业务费用报销规章、借款支出、购置支出、批准权限和监控程序，从而加强对员工借款和费用报销的管理，监控公司及各部门的运营费用、专项费用及大额资产购置开支。

一、费用支出计划
1、每个会计年度起始前，财务部门应根据业务部门做出的业务费用预算汇总出下年度的公司经营费用预算及固定资产购置预算，经总经理审核后报公司总经理和公司董事会审批。所有报销费用和购置支出均按公司的整体费用列支计划及部门预算逐月考核进行控制
因情况变化，费用预算可能突破时，业务部门应事先提交费用预算，调整报告按费用计划审批权限审批后，按新的调整预算执行。对于在费用计划中未列计划的突发性和非常规费用项目，在费用发生前，费用使用部门应提交预算外费用申请报告，经财务部门和总经理审核，报公司总经理和公司董事会审批后方可列支使用。
2、财务部按月向总经理和公司董事会递交公司财务报表，向其他各部门经理报送部门费用表及其他有关报表。
二 、审批权限
1、总经理为公司所有费用支出和购置支出的业务最终审批人，各部门经理确认费用发生的业务合理性；
2、总经理为公司所借款支出的业务最终审批人，各部门经理确认借款的合理性；
3、董事长为公司所有大额支出（5万元以上）的业务最终审批人。
三、财务审批程序
1、所有借款及财务支出须由经办人填写凭证，先由部门经理审核，然后按本制度规定的审批权限逐级审批，经财务部经理或其代理人审核后方可借款或支出。
2、无特殊原因，每周四为报销费用时间，其他时间财务部不予办理。
4、所有报帐单据在出纳未付款之前由领款人负保管责任，由出纳保管之单据均视为已付款之单据。

四、费用报销规定
1、财务部门对费用的审核，按照出纳人员初审、主管会计复审的原则执行，出纳员和主管会计对违反制度、不符要求的费用和票据有权拒绝报销,并向其说明原因和注意事项。
2、对报销原始凭证的要求
①报销外来原始凭证，票面上须有税务专用章（事业行政单位签发的发票，必须有财政专用章）。付款单位、日期、金额的大小写、摘要说明、收款单位的发票章等均应符合要求，原始凭证必须复写纸复写，无税务专用章的外来原始凭证（如收据、酒店小票等）及填写的不是本公司抬头的外来原始票据，均视为白条不予报销。
②对必须采用增值税发票，特种行业专用发票（如广告费发票）作支出，提交报销的票证必须符合相应要求。
③凡非正常业务往来的原始凭证(如：服装、运动、器械、生活用品等)不能报销。属于交际费支出范围的礼品支出，必须按交际费的报销规定经严格审查后，才能报销。
④外来空白发票或用空白发票自己填写的原始票据，不能报销。
⑤取得的住宿费发票必须写清楚房间号及住宿时间，不得漏项，并且由员工在发票上注明。
⑥对于特快专递费用，除需要正规的发票外还需附上邮寄明细单，方可报销。
3、交通费差旅费报销规定
① 总经理，实报实销。但要尽可能做到在情况允许的情况下节省开支。
② 出差时，往返机场、火车站出租车票可报销。
③ 员工因工作需要，由公司安排加班至晚上9点后发生的出租车费可以报销。加班范围包括加班完成公司指派的工作、加班培训、公司会议和部门会议。加班至晚上9点以前的出租车费一律不准报销。其它特殊情况下，由于工作需要必须乘出租车的，经过总经理签字认可后才能报销。
④出差期间杂费，按每天30元报销。
⑤住宿费报销，实际支出低于限额标准的实报实销，实际支出超过标准部分由员工个人负担。（由公司统一安排住宿的除外）
4、交际费的审批报销
①交际费包括：餐费、饮料娱乐费、烟酒礼品等。
②部门交际费原则上不报销，特殊情况需事先报经主管总经理批准。未事先申请所发生的交际费不予报销。
5、办公费的报销规定
①办公用品由行政部统一采购，其他部门不得私自购买办公用品；
②办公用品款报销时由经办人填制支出凭单，后附办公用品管理员填制的相应的入库单，并经总经理批示后财务部才予以报销;
③报帐单后应附有总经理签字的采购申请单。
6、外购商品的报销规定
①所有外购商品均需通过行政部进行集中采购，其它任何个人不得经手此报销；
②所有外购商品均需有公司总经理签字批准。
五、公司资产购置支出规定
1、 公司固定资产购置应根据预算进行购置，固定资产购置由专人负责。
2、 由公司集中采购的设备（如笔记本电脑），固定资产购置专员应将购置数量和配置情况及询价报告上报总部，由总部批准后方可采购;
3、 购置固定资产请款时须由经办人填写《借条》，经总经理审批后再到财务部办理财务手续，发票上由验收人签字验收，并注明使用部门或使用人，明确保管责任；
六、借款办理规定
1、原则上省内出差不允许借支；长期出差时借款不得超过本人月工资标准；
2、员工在出差返回后或费用发生后，应于最近的报帐日到财务部及时办理报销并归还剩余借款；返回后超过一周不冲借款的，每人每次给予50元罚款；
3、因特殊原因须较长时间持有借款的，须事先经总经理同意后，才予以借支；
4、 财务部门应严格按照对前次借款未归还员工不得发放新借款的原则来控制借款被滥用的可能性
5、 每至年末，任何员工均不得有未冲的个人暂支款项。
七、附相关标准
1、 住宿费标准
级 别
省外
省内
总经理
实报实销
实报实销
部门经理级
150
100
业务经理级
120
90
员工级
100
80

2、差旅费乘坐标准：
级别
飞机
火车
轮船
长途汽车
总经理
经济舱
实报实销
二等舱
实报实销
部门经理级
事先报备总经理批准后方可
硬卧
二等舱
实报实销
业务经理级
事先报备总经理批准后方可
硬卧
三等舱
实报实销
员工级
事先报备总经理批准后方可
硬卧
三等舱
实报实销
3、出差标准：
①凡参加集团或大区组织等组织的内部培训或会议以及带客户参观的，如公司没有特殊要求，食宿标准依照公议规定执行，无出差补助。
②在外出差超过1天的，按10元/日给予出差补助和30元/日（同上述3④）给予报销杂费，同时不再享受公司的午餐费；当天往返无出差补助。（凡报销出差补助及杂费的员工，在报账单拿到财务签字之前一定要先由人力资源部签字）
③凡出差之人员必须事前填写出差申请单并经其上级主管批准（最低签至部门经理级），待出差结束后附于差旅费报销单后一同报帐。
4、签字规定
① 所有部门经理的报销都要总经理签字批准；
② 所有的专项费用都要总经理签字批准。

制定部门：财务部
批准签发：
签发日期：2015-10-01
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责

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