进销存管理系统的建立制作进货单.doc

進銷存管理系統的建立---製作進貨單
1. 製作進貨單
(1). 設計進貨單表格à
(2). 新增一個工作表→更改Sheet1à滑鼠右鍵à重新命名à進貨單à
(3). 設定進貨單產品項目→在A5貼上如下的資料
廠商名稱:

電話:

連絡人:

地址:

業務員:

品名
規格
數量
單價
合計金額
鋼筋

石磚

砂石

水泥

鋁門

鋁窗

總價金額：

合計：

備註

預定交貨日期

訂金

付款方式

餘款

主管：
經辨：
填表：
客戶簽收：

2. 製作參數表
(1). 新增一個工作表→更改Sheet1à滑鼠右鍵à重新命名à參數表à
(2). 設定產品項目→在A1貼上如下的資料

產品名稱
型號
單價
鋼筋
中鋼16mm 圓鋼筋
45
鋼筋
美亞25mm 圓鋼筋
60
鋼筋
中鋼16mm 方鋼筋
50
鋼筋
中鋼6mm 光面鋼筋
70

(3). 設定產品項目→在E1貼上如下的資料
產品名稱
型號
單價
石磚
紅磚(23*11*6cm)
3
石磚
水泥空心磚(19*19*39)
20
石磚
磨石子地磚(50*50cm)
90
石磚
磨石子地磚(30*30cm)
50

(4). 設定產品項目→在I1貼上如下的資料
產品名稱
型號
單價
砂石
9mm粗砂
600
砂石
2mm細砂
700
砂石
2mm細砂
650
砂石
5mm淨砂
850

(5). 設定產品項目→在M1貼上如下的資料
產品名稱
型號
單價
水泥
台泥白水泥
300
水泥
亞泥白水泥
290
水泥
建台白水泥
310
水泥
建台固定端灌漿用水泥
330
水泥
建台預灌用水泥
400

(6). 設定產品項目→在Q1貼上如下的資料
產品名稱
型號
單價
鋁門
D1
7,665
鋁門
D2
7,233
鋁門
D3
6,827
鋁門
D4
4,878

(7). 設定產品項目→在U1貼上如下的資料
產品名稱
型號
單價
鋁窗
W1
7,665
鋁窗
W2
7,233
鋁窗
W3
6,827
鋁窗
W4
4,878

(8). 設定顯示產品『規格』的型號參數→作出下拉式選單
l 先要定義名稱參數
A. 點選→工作表→參數表
B. 【插入】→名稱→定義
¨ 輸入→鋼筋
¨ 新增
¨ 參照到→到外面來選
¨ =參數表!$B$2:$B$5

l 先要定義名稱參數
C. 點選→工作表→進貨單
D. 點在B10(規格)à
E. 【資料】→驗證
F. 設定→儲存格內允許→清單
G. 在『來源』文字輸入盒中→=鋼筋
(此為產品分類帳中的產品參數)
H. 結果：多一個下拉式箭頭→直接選取規格
I. 好處：用選的，不會填寫錯誤
J. 調整欄寬

l 依規格→顯示單價
K. 點選D10→單價
L. 打入函數→
=IF(B10=””,””,VLOOKUP(B10,參數表!$B$5:$C$65536,2,0))
M. 意義：判斷B10儲存格內是否具有資料，
●假如確定沒有的話→顯示空白值
●假如有值→依照B10的資料作為搜尋條件，尋找在參數表B5:B65536儲存格範圍內是否有相同的資料，並顯示在產品分類表顯示範圍內第2列資料，就是單價

VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup)
¨ Lookup_value：在清單中第一欄位的搜尋數值，(C4)
¨ Table_array：欲在其中尋找資料的表格，(鋼筋表)
¨ Col_index_num：為所要傳回的值位於table_array中的第幾欄 (2)
¨ Range_lookup：為一邏輯值，
n 當為True(0)或省略，將會搜尋清單中第一欄中最接近的資料，
n 當為False(1)時，需要找到完全符合的資料
¨ 範例：
n VLOOKUP (B10,鋼筋表,2,0)
n 依據C4資料，去會計科目類別資料庫中，尋找有沒有符合條件的資料，假如有的話就顯示列資料內的第2欄資料
N. 結果：9100

(9). 測試單價內公式設定
A. 點選B10→選其他規格
B. 看單價有否自動調整

(10). 設定顯示石磚『規格』的型號參數→作出下拉式選單
l 先要定義名稱參數
A. 點選→工作表→參數表
B. 【插入】→名稱→定義
¨ 輸入→石磚
¨ 新增
¨ 參照到→到外面來選(選1個兩欄表格)
¨ =參數表!$F$1:$F$5

l 再用驗證讀進來
C. 點選→工作表→進貨單
D. 點在B11(規格)à
E. 【資料】→驗證
F. 設定→儲存格內允許→清單
G. 在『來源』文字輸入盒中→=石磚
(此為參數表中的產品參數)
H. 結果：多一個下拉式箭頭→直接選取規格
I. 好處：用選的，不會填寫錯誤
J. 調整欄寬

l 依規格→顯示單價
K. 點選→工作表→參數表
L. 【插入】→名稱→定義
¨ 輸入→石磚2
¨ 新增
¨ 參照到→到外面來選(選1個兩欄表格)
¨ =參數表!$F$1:$G$5

M. 點選D11→單價
N. 打入函數→
=IF(B10=””,””,VLOOKUP(B10, 石磚2,2,0))

(11). 相同上法，依次設定其他欄位規格
¨ 設定→砂石、水泥、鋁門、鋁窗

(12). 設定其他單價欄位→複製公式內至其他產品
A. 選取D11
B. 拖曳黑點→複製公式到其他下面欄位

(13). 修改其他欄位公式的參照
A. 點選E11
B. 反白選取→參數表!$B$5:$C$65536
C. 點選工作表→參數表
D. 重新框選→砂石→的資料顯示範圍
E. 但是因為不知道產品顯示的最大範圍→最大範圍65536
F. 修改成→參數表!AJ5:AK65536
G. 再度修改成為決對固定位址→參數表!$AJ$5:$AK$65536
……………
H. 其他欄位的單價如法建立

(14). 設定單價金額顯示格式
A. 選取單價的資料欄位→D10:D15
B. 【格式】→數字→自訂→
C. 類型→$* #,###.0
D. 測試

(15). 輸入進貨單中的→進貨數量

(16). 設定顯示合計金額
A. 點選E10
B. 設定公式→=C10*D10
C. 再度修改→假如C10沒有值，就不印出值
D. =IF(C10=””,””,C10*D10)

(17). 設定合計金額欄位的貨幣格式
A. 選取D10
B. 按→複製格式
C. 在反白點→E10:E15

(18). 設定顯示總合計金額的公式
A. 點選E17
B. =Sum(E10:E15)

(19). 設定訂金顯示資料格式
A. 輸入訂金→3000
B. 【格式】→數字→自訂→
C. 類型→$* #,###.0

(20). 設定餘款顯示資料
A. 點選E20
B. 輸入→=E17-E19

(21). 設定總加金額顯示方式(中文大寫國字)
¨ 修改成→大寫國字
A. 點選→B17
B. 輸入→=E17
C. 【格式】→儲存格→數字→特殊→壹萬貳千參百
¨ 再度修改→加上”新台幣”
D. 【格式】→儲存格→數字→自訂→
n [DBNum2]"新台幣"* G/通用格式 "元整"

(22). 設定預定交貨日期顯示方式
A. 在B19→2023/1/5
B. 【格式】→儲存格→日期→民國86年3月4日
¨ 再度修改→民國86年03月04日
C. 【格式】→儲存格→數字→自訂→
n gge"年"mm"月"dd"日"

(23). 設定顯示付款方式
A. 點選工作表→參數設定
B. 在Y1→輸入
付款方式
現金
支票
信用卡

C. 另一種快速建立名稱的方法
¨ 反白選取Y1:Y4 (或是整個Y欄全選)
¨ 【插入】→名稱→建立
¨ 建立名稱於→勾選頂端列
D. 點回→進貨單
E. 點按B20→付款方式的儲存格
¨ 【資料】→驗證
¨ 儲存格內允許→清單
¨ 來源→=付款方式
¨ 結果：出現下拉式選單

(24). 設定表格框線→A9:E20
A. →【格式】→儲存格→外框
B. 外雙框藍色
C. 內單框藍色

(25). 設定顯示表格經手人格式

(26). 設定顯示廠商資料
l 先要定義名稱參數
A. 點選→工作表→廠商基本資料
B. 點選C欄整欄
C. 【插入】→名稱→建立
¨ 建立名稱於→勾選頂端列
l 再用驗證讀進來
D. 點按B5→廠商名稱的儲存格
¨ 【資料】→驗證
¨ 儲存格內允許→清單
¨ 來源→=廠商名稱
¨ 結果：出現下拉式選單

(27). 設定聯絡人資料顯示
l 先要定義名稱參數
A. 點選→工作表→廠商基本資料
B. 點選C欄整欄
C. 【插入】→名稱→定義
¨ 輸入→廠商資料庫
¨ 新增
¨ 參照到→到外面來選(選1個兩欄表格)
¨ =廠商基本資料!$C$1:$G$65536

l 再用參照讀進相關欄位
D. 點按B6→聯絡人的儲存格
¨ =IF($B5=””,””,VLOOKUP($B$5,廠商資料庫,2,0))
¨ 意義：先判斷B5儲存格內是否為空白，假如是的話直接顯示空白，否則，便以B5的資料作為搜尋的條件，搜尋廠商資料庫內的廠商資料並顯示資料範圍內的第2欄的資料

(28). 複製公式至其他相關顯示廠商資料儲存格
l 更改地址的參照
A. 點選B6
B. 複製到B7→地址欄位
C. 更改公式內容→
¨ =IF($B5=””,””,VLOOKUP($B$5,廠商資料庫,5,0))

l 更改電話的參照
D. 點選B6
E. 複製到D5→地址欄位
F. 更改公式內容→
¨ =IF($B5=””,””,VLOOKUP($B$5,廠商資料庫,4,0))
¨ 『格式』設定為→自訂
¨ 類型→”TEL:”[phone]
¨ 跨欄置中

G. 點按D7→業務員的儲存格
¨ 【資料】→驗證
¨ 儲存格內允許→清單
¨ 來源→=員工資料
¨ 結果：出現下拉式選單

(29). 設定進貨單存查方式
l 先要定義名稱參數
A. 點選工作表→參數設定
B. 在AA1→輸入
存查方式
第一聯：公司存查
第二聯：客戶留存
¨
C. 建立名稱→存查方式
¨ 反白選取AA1:AA4 (或是整個AA欄全選)
¨ 【插入】→名稱→建立
¨ 建立名稱於→勾選頂端列
D. 將D4:E4跨欄置中
¨ 【資料】→驗證
¨ 儲存格內允許→清單
¨ 來源→=存查方式
¨ 結果：出現下拉式選單

(30). 設定進貨單編號
A. 點選A4→輸入→1
B. 【格式】→儲存格→數字
C. 自訂→類型→”KC:”0000
D. 測試→1
E. 結果→KC:0001

(31). 調整進貨單最後顯示
A. 美化畫面

(32). 設定製表日期顯示
A. 點選A3:E3
B. 跨欄置中
C. 輸入→=TODAY()
D. 【格式】→儲存格→數字
E. 自訂→類型
F. “製表日期：”gg”年”mm”月”dd”日”
G. 輸入→=IF(B5=””,””,TODAY())
H. 放大字體、顏色

(33). 設定進貨單標題文字
A. 在B2→輸入→進貨單
B. B2:D2→跨欄置中

(34). 設定公司名稱提醒文字
l 先要定義名稱參數
A. 點選工作表→公司基本資料
B. 先取消保護工作表
C. 【插入】→名稱→定義
¨ 輸入→公司名稱
¨ 新增
¨ 參照到→到外面來選
¨ =公司基本資料!$E$5:$E$5

l 再用驗證讀進來
D. 在B1→輸入→=公司名稱
(此外一個方法：【插入】→名稱→貼上)

E. 放大字體、顏色

下面要將進貨單的資料→存到進貨明細表的資料庫中

3. 建立進貨明細表工作表
(1). 新增一張全新工作表à重新命名為進貨明細表
(2). 設定客戶資料欄位名稱
憑單編號
日期
廠商名稱
業務員
鋼筋規格
鋼筋數量
鋼筋單價
鋼筋小計金額
石磚規格
石磚數量
石磚單價
石磚小計金額
砂石規格
砂石數量
砂石單價
砂石小計金額
水泥規格
水泥數量
水泥單價
水泥小計金額
鋁門規格
鋁門數量
鋁門單價
鋁門小計金額
鋁窗規格
鋁窗數量
鋁窗單價
鋁窗小計金額
總合計金額
訂金
餘款
預定交貨日期
付款方式
(3).
(4). 設定這些欄位背景為紫色
(5). 設定這些欄位有外框
(6). 設定這些欄位的對齊為分散對齊

4. 製作進貨明細表單範本
¨ 建立進貨單檔案
(1). 開啟1個新檔→book1
(2). 將進貨單→滑鼠右鍵→移動到book1
(3). 另存新檔→進貨單.xls

¨ 設計進貨明細輸入範本
(4). 目的：由進貨單填入資料後，就可以將每一筆資料彙整起來成為一資料庫
(5). 原理：运用工具à增益集
(6). 方法：
A. 【工具】à增益集à選範本精靈
B. 【資料】à範本精靈
l 步驟1：選擇範本表格的活頁簿名稱à進貨單.xls
l 範本名稱：D:/hm15/………..
l (建議更改最後的檔名即可，不要改路徑)
C. 步驟2：
l 資料庫類別：Microsoft Excel工作表
l 輸入資料庫的位置與名稱：à瀏覽à資料庫系統
D. 步驟3：
l 工作表：進貨明細表
l 儲存格1à按紅色按鈕à點選D4
l 儲存格2à按紅色按鈕à點選D5

l 儲存格15à按紅色按鈕à點選C5
.
.
E. 步驟4：
l 詢問是否要將現有的Excel活頁簿中將資料加入到資料庫à不要(N)
F. 步驟5：
l 完毕

G. 測試客戶資料範本：
l 開啟資料庫系統檔案
l 檔案à開新檔案à範本：進貨單à開啟巨集
(步驟1會產生一個進貨單範本)

(7). 在表單中依照顺序輸入資料
A. 在表單中依照顺序輸入資料
B. 【檔案】à存檔à新增一筆資料à確定à最後不存檔à取消

(8). 查看資料庫系統檔案有否增长資料
A. 【視窗】à資料庫系統→進貨明細表

(9). 如何自動調整所有欄位欄寬
A. 全選
B. 滑鼠指向欄位分格線à連按兩下

(10). 如何修改剛剛的客戶資料
A. 在剛剛的客戶資料表1中à修改欄位à
B. 存檔à更新同一筆資料à確定à不存檔，取消

(11). 查看
A. 【視窗】à資料庫系統