CRM系统建设方案.doc

CRM系统建设方案一、模块功能1.1体系构架 客户关系管理系统的体系结构采用多层结构：表现层、数据层、应用层。 多层体系结构的设计能方便地实现扩展和升级，从而保证客户关系管理系统的可连续发展。 在应用层中封装了系统重要功能的组件，这些组件都不仅可以重用，并且相对独立，通过增长服务组件而使得系统具有极大的可伸缩性。 用户在当前的开发的基础上，可以任意自己扩充功能，而无须重写代码，也无须了解本来系统的设计细节。 Web Service技术可以方便实现与其他应用程序的数据输出、输出，从而实现与第三方系统结合。1.2菜单设计 CRM 客户关系管理系统的一个重要特点，就是各项业务不是孤立的，使用关联菜单，把相关的信息都通过“主-从关系菜单”集合起来，为用户带来方便。 关联菜单设计，在操作上具有无可比拟的方便快捷。例如： 打开某个客户资料，与该客户相关的联系人、协议、订单、款项、电子邮件、服务记录等相应的链接所有都显示在当前画面的主-从级菜单中； 打开一个成员信息，该成员所负责的工作任务、相关消息、人事资料、培训、文档、业务等所有相关的信息都会以主从级菜单方式显示在相应的链接位置； CRM 客户关系管理系统系统的关联菜单在各个重要的模块和功能表中都得到使用。1.3表单扩展 自定义表单很象我们平时使用的印刷好的表格，可以用来： 填写表格 通过表格执行办理或审批流程。例如：1.请假条表格，由申请人填表，主管批准，人事部备案，这是一种审批流程表单，包含申请、流程、审批三种应用。 自定义表单重要有两种使用场合： 数据自定义表单：这种表单的条目可以任意制定，并可设立权限，没有流程控制； 流程自定义表单：可以灵活实现各种流程功能，流程又分为：1.工作流程，2.审批流程两种应用方式；1.4流程自动化组件 工作流程就是一组人员为完毕某一项业务过程所进行的所有工作与工作转交（交互）过程，公司的所有的业务过程都是工作流，如项目、任务、订单解决、投诉解决、采购、业务、申请、审批等。工作流程通常由发起者（如文献起草人）发起流程，通过本部门以及其他部门的解决（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文献、归档、批准）。1.5在线编辑控件 在公司内部各种格式类型的文档应用越来越广泛，客户关系管理系统提供对标准文档格式的广泛支持，实现对于办公文献的统一编写、发布、流转、归档、版本控制、在线调阅、权限管理。 CRM 客户关系管理系统系统支持Office文档（Word、Excel、Powerpoint）文献格式的在线编辑，在线编辑无需将文献下载到本地即可编辑，并可实现痕迹保存、电子勇等特殊功能。 CRM 客户关系管理系统系统支持在服务端生成Pdf文献格式，并实现PDF文献的加密、文档内部权限、签字盖章和CRC校验，在正式公文场合（如协议、制度），PDF文献比Office文献具有更高的安全性。 CRM 客户关系管理系统系统支持Office文档（Word、Excel、Powerpoint）、PDF文献、纯文献文献、Html、Rtf等常见文献格式的全文索引和全文检索。 CRM 客户关系管理系统系统支持多种图片文献的服务端解决。 极大加强了公司内部档案信息的管理，为用户实现知识性管理提供了必要条件。可充足实现内部信息资源最大限度的集中共享。1.6管理模式 通过客户关系管理系统的工作流程管理功能，公司可以实现工作目的的及时制定、下达、反馈、调整和报告。 管理者对于各项工作的进展情况一目了然，减少了工作实行管理中的潜在风险，提高了对于工作进度与效果的监管力度。 图形化工作进度分布和记录图表显示，可以实时了解项目和任务的状态，同时提供公司员工工作业绩考核的数据依据。1.7协作交流 客户关系管理系统的重要特点反映在成员间协作交流功能上，由内部消息、任务协作、实时通信、电子邮件、公司论坛等组成的信息协作交流功能，可以实现用户单位内部各类信息的畅通无阻，实时互动，体现了以交流协作为主的理念。 团队协作管理： 客户关系管理系统提供一个团队协作的平台，实现团队的动态的事务协作。 支持即时通讯（集成腾讯RTX模块）：通过 RTX 的互联方案，可以实现公司内外的交流。可以打开语音、视频进行对话。同时也可以搭建起了公司之间、公司与个人之间的沟通的桥梁。 实时手机短信（集成腾讯RTX模块）：支持移动、联通手机短信双向收发，短信群发，发短信查资料，例如查找通讯录等，个人手机通讯录的导入与导出 视频会议支持（集成腾讯RTX模块）：具有会议预定与定期提醒，文字、语音、视频交流，电子白板、远程协作，完整的会议记录与回放。 电子邮件功能：提供内外部邮件收发管理功能，基于数据库的邮件系统可更好地管理公司的邮件，实现基于邮件的任务管理，同时避免因员工离职导致公务邮件信息的丢失，共享功能可实现团队内的邮件共享，无需转发复制。 内部消息机制：内部消息可用于系统的告知和成员间的消息互动，提供备忘功能，可设立定期提醒自己或别人。1.8检索技术 对所有文章进行检索，查找，以便快速找到用户需要的信息。1.9分析决策 CRM 客户关系管理系统的报表、图表和实现查询，提供实时分析和报告功能，并实现分析决策支持。 CRM 客户关系管理系统可以在系统内提供所有提取分析解决、数据挖掘、预测分析和报告功能。 丰富的报表功能（由报表、图表、图形和分析支持），可以根据关键业务目的随时跟踪关键性能指标 (KPI)1.10权限控制组合 公司信息一般会涉及单位机关的机密，并且不同的成员在不同的时刻对办公信息的解决权限也是不同的，因此可靠安全性控制功能是系统得以投入使用的先决条件。 CRM 客户关系管理系统的权限设计功能非常复杂，但应用起来却非常简朴，系统的基本权限是基于角色的权限，管理员只需分派用户的角色即可完毕权限的分派。 公司的应用需要更复杂的权限机制，为了实现更复杂的权限定义，客户关系管理系统在具体的模块和功能上，可以使用部门、项目组、成员、职务、相对职务关系（如上下级关系）、小组、作者等多种方式定义权限，这些权限可以合并组合使用，满足公司对权限安全的更高规定，同时也更方便管理员操作。1.11字段扩展 CRM 客户关系管理系统在重要的数据表中设计了自定义字段扩展功能，方便公司在以后增长字段的需要； 字段可使用系统中的数据表记录建立关系（相称于数据库外键），如产品、客户、成员、项目、订单、采购单等； 用户可以自己添加字段，设立字段的输入、显示方式，无需二次开发或编写代码；二、客户管理2.1客户管理功能 公司的客户可通过电话、传真、网络等访问公司，进行业务往来。 任何与客户打交道的员工都能全面了解客户关系、根据客户需求进行交易、了解如何对客户进行纵向和横向销售、记录自己获得的客户信息。 可以对市场活动进行规划、评估，对整个活动进行360度的透视。 可以对各种销售活动进行追踪。 系统用户可不受地区限制，随时访问公司的业务解决系统，获得客户信息。 拥有对市场活动、销售活动的分析能力。 可以从不同角度提供成本、利润、生产率、风险率等信息，并对客户、产品、职能部门、地理区域等进行多维分析。2.2客户信息 客户信息管理是公司在与客户交往过程中所形成的客户信息资料、公司自行制作的客户信用分析报告，以及对订购的客户资信报告进行分析和加工后，全面反映公司客户资信状况的综合性档案材料。建立合格的客户档案是公司信用管理的起点，属于公司信用管理和档案部门的基础性工作。 客户信息管理的内容涉及：客户档案信息、交往记录、报价记录、交易记录、联系记录、销售情况、反馈记录等全方位的信息，通过这些信息的整合和分析，使公司多角度的把握客户需求，全面透视客户情况，涉及客户的各类基本资料，客户历史交易记录资料、客户历史联系信息、客户个性化信息、客户群的各类基本资料和属性等等。 客户管理以客户为中心的作业模式，系统提供关系标签的设计，打开一个客户的页面，与该客户所有相关的订单、协议、往来帐单、邮件、报价、讨论、投诉、服务等所有相关信息，都可以在画面中显示出相应的链接，方便操作。2.3联系人信息 联系人记录客户、供应商的经办人员的信息资料，涉及通讯地址、登录帐号、生日以及个人爱好等尽也许具体的信息资料。 联系人信息可用做通讯簿，方便查询和发送邮件等操作。 联系人信息可对收到的邮件自动匹配，并将邮件与相关客户、供应商、相关的项目、订单、任务关联起来。2.4潜在客户 潜在客户为对公司产品、服务及其它有需求且合作意向比较大的客户。 机构成员通过潜在客户管理，提高对市场收集客户的技巧与能力。 通过对潜在客户的跟踪、管理，建立业务往来，直接转化为客户。2.5客户关怀 客户关怀的目的是与所选客户建立长期和有效的业务关系，在与客户的每一个“接触点”上都更加接近客户、了解客户，最大限度地增长利润和利润占有率。 对客户关怀管理涉及客户销售、服务等过程中的关怀：销售过程将实现从潜在客户到最终成为成交客户整个过程的关怀，服务过程则对客户在售后到产品更新的整个使用周期内的关怀； 公司可以将以往关怀的经验量化并生成系统的关怀值，如关怀时间、关怀方式、关怀条件等，由系统的计时器进行提醒，公司也可根据实际情况，自主设立关怀的类型，如事前关怀、事后关怀等，同时公司还可制定相应的其它关怀政策。2.6客户满意度 客户满意度是公司评价服务质量的重要指标。 CRM 客户关系管理系统的客户管理的整个过程都以客户为中心，通过协调各类业务功能（如销售、市场营销、服务和支持）的过程并将其注意力集中于满足客户的需要上。 客户满意度是通过对客户反馈及时的收集分析，增长公司对客户的满意度的了解，以便改善工作，提高人员的素质，最终实现提高客户满意度。2.7客户请求及投诉 客户请求/投诉的解决情况及回访情况2.8客户信用评估 客户信用评估是客户管理的重要环节，通过对客户信息的原始资料进行整理和分析，形成的综合反映客户资信情况的档案材料，有效的信用评估可避免因客户信用问题所也许导致的重大损失。 客户信用评估的重要内容有：公司的概况；股东及管理层情况；财务状况；银行信用；付款记录；经营情况；实地调查结果；关联公司及关联方交易情况；公共记录；媒体披露及评语；对客户公司的总体评价；给予客户的授信建议等。 使用CRM 客户关系管理系统中数据库的数据，运用数据分析的变化和偏差分析技术进行客户信用风险分析和欺诈行为预测，通过评价这些风险的严重性、发生的也许性及控制这些风险的成本，汇总对各种风险的评价结果，在信用风险发生之前对其进行预警和控制，趋利避害，做好信用风险的防范工作。2.9潜在客户 CRM 客户关系管理系统可集成电子商务系统，通过电子商务系统，可实现在线捕获潜在客户。 CRM 客户关系管理系统可从电子邮件、留言记录、访问日记等数据记录中通过度析捕获潜在客户名单。 公司也可以从其他渠道获得更多的潜在客户目录，如黄页、互联网或行业门户网站的信息等。2.10客户记录 客户流失记录、客户新增记录、客户地区分布记录、客户行业分布记录2.11行动记录 纪录每次业务员对客户的拜访情况或其他业务活动情况三、服务管理功能3.1客户服务工作自动化 客户服务从架构上分为两部分，一部分为员工使用的服务平台，一部分是客户的自我服务平台。 员工使用的服务平台重要进行客户的信息的注册、客户请求的录入、请求的解答、知识库的建立、请求的答复、请求的知识化。 客户的自我服务平台，由客户自己进行服务请求的申请，客户可以查看服务请求的执行状态。3.2合作伙伴入口 合作伙伴入口是为客户、供应商、代理商等合作伙伴提供的访问入口。 CRM 客户关系管理系统支持为合作伙伴、分公司/子公司的成员创建登录帐号和指派权限，系统管理员可以定义合作伙伴可以访问哪些模块，并分派每个模块的具体操作权限。 合作伙伴入口也可以与CRM 客户关系管理系统分开，这种做法通常是使用电子商务网站功能，为合作伙伴在电子商务网站开通相应的帐号和权限。3.3客户服务知识库 “客户服务知识库”是专为满足客户支持和产品支持部门的需要而设计的，这些部门负责解决客户的电话、电子邮件和基于 Web 的服务请求。 服务知识库（产品知识库、方案知识库、案例知识库、服务对策库、服务知识库）的建立，更大限度上提高服务人员的服务能力和水平，从而又促进服务质量的提高。 使用“客户服务知识库”，您可以执行以下操作： 跟踪各个案例并管理服务。 在知识库中跟踪并共享常见问题和解决方案。 管理客户征询和请求。3.4客户反馈管理 客户反馈管理对客户反馈（涉及问题投诉等）和规定进行记录，相关人员接到客户的记录后，系统对投诉等进行量化。 对于需要后续作业的反馈，如质量控诉，系统根据信息的类型和相关的业务级别数据，生成投拆解决的建议完毕时间等，并转交相关部门负责人，同时在反馈的负责部门的工作记录中生成一个投拆跟踪业务。 对于需要返回给客户的信息，系统还将向客户发送解决的结果，并对客户满意度进行记录评估。3.5一对一服务 公司经常出现服务责任划分不清、服务人员互相推委的情况，导致客户的严重不满。 一对一服务能让公司为每位客户指定专门的服务代表，做到责任明确、服务到位、真正实现一对一的关系型服务。 一对一服务功能：销售与服务订单执行、反馈执行、工作管理、客户满意度评估。3.6与呼喊中心集成 呼喊中心又叫作客户服务中心，它是一种基于CTI（Computer Telephony Integration，计算机电话集成）技术、充足运用通信网和计算机网的多项功能集成，并与公司连为一体的一个完整的综合信息服务系统，运用现有的各种先进的通信手段，有效地为客户提供高质量、高效率、全方位的服务。 CRM 客户关系管理系统可与呼喊中心集成。3.7客户服务知识库 经验丰富的服务人员是公司重要的财富，如何让所有的服务代表尽快具有较强的服务能力，是每个公司面临的问题。 建立服务知识库，主题包含：产品知识库、方案知识库、案例知识库、服务对策库、服务知识库等，更大限度上提高服务人员的服务能力和水平，从而又促进服务质量的提高。 知识库提供功能强大的知识库全文检索查询功能，多渠道的知识库录入手段，保证用户可以通过查询知识库来得到解答，提高员工的工作能力和服务的精确度。3.8服务资源 涉及常见问题，培训教材，技术文章等，服务人员在对客户服务的过程中，相关的资料会自动保存到公司知识库中四、事件日程功能4.1个人日程安排 用于个人进行自己的日程管理，如日程安排、日程查询、日程的按状态分组排序。 市场活动和各类业务事务(如约会、电话)会按日程表显示，便于实时查阅，避免错过重要事务。 日程管理可以检查日程冲突，可设定到期提前提醒。4.2实时任务和事件日程查询 系统成员的每一件任务、过程、事件处在每一时间阶段均有相应的成员负责办理，并可在工作日程管理功能上展开。 工作日程可按成员、日期、部门、小组、项目等单位进行查询或组合查询，常见的日程有： 事件计划 审批流程事件 业务流程事件 项目任务 工作任务 个人提醒事件 通过日程可明确每个人应当做什么，做好了没有。 成员可使用日程查询，了解自己或同事的日程信息，管理者也可以使用日程了解员工的工作情况。 在日程安排的当天，会桌面提醒相关日程信息，也可以预先设定到期提前提醒功能。4.3事件计划 事件计划用于创建未来日程的安排，或过去日程的记录。 可设立到期预先提醒，提醒方式有内部消息、手机短信或电子邮件。 日程计划表上可以检查日程冲突。 事件计划(如约会、电话)会按日程表显示，便于实时查阅，避免错过重要事务。五、审批流程功能5.1流程审批的常用审批表单 公文流转过程（发文、收文、归档） 项目立项审批过程 文档或协议审批会签过程 公司规章制度审批会签过程 出差申请表 请假申请表 费用报销申请审批表 采购申请表 资产(办公用品，图书或相关资料)领用、借用申请表 加班申请表 借款登记表 业务申请表 办公申请表5.2图形化流程视图 CRM系统的流程提供图形化设计流程图和数据表式设计流程图，这两种视图同时也应用于流程的阅读。 流程设计视图可以查看或设计，通过添加、删除、修改条件判断、循环、会签、节点来进行定义，并在流程图中用直观实时的图形表达出来。 流程图以不同图形、线条显示，可直观的看出流程走向。 CRM系统的流程还提供数据表视图，在数据表视图中，可以浏览流程的过程属性、对象属性、消息属性、限制、多条件等具体属性信息。 用户可以随时在两种视图中切换。5.3基于模板的流程定义 复杂流程的定义过程十分繁琐，客户关系管理系统可使用模板来定义流程，避免管理员花费大量的时间在系统设立工作上。 采用模板定义可提高工作效率，便于快速部署实行。 流程模板，就是按常规办理工作流程工序，制定为流程模板，供系统中工作流、审批流等工作流程定义时套用。 公司可以定义适合本公司管理特点的工作流程模版，也可以使用“复制”功能，在复制后通过少量更改创建为新的自定义的流程。5.4自定、预定、固定三种流程模型 预定义流程：流程发起人可以自由更改节点的对象，但不能更改节点，预定义的流程用户可以保存选择的对象，下次发起同样的流程，可以使用导入功能导入。 固定流程：固定流程是管理员定义好的流程，固定流程不能修改，合用于严厉的过程。 自定义流程：流程发起人可以自由更改节点，也可以更改节点的办理对象或审批对象。5.5会签功能应用 流程会签，是一组平行的流程环节，会签可以把多个任务节点在一个环节内解决。 流程会签可在同一个办理节点里实现多个部门分步审批，常用于协议会签、重大项目立项会签等。5.6节点的办理、只读和跳转 流程的节点除了办理节点外，也支持只读节点(告知节点)，只读节点的对象不需要做出办理。 流程的节点支持使用任意办理、所有办理、半数通过三种办理方式。 流程的办理支持跳转功能，涉及自动跳转和人工跳转。 流程的节点还可以设立办理限制、短消息告知等属性。5.7自定义类型 流程除了系统内置的各种流程类型外，还支持用户自定义流程类型。 在自定义流程类型中，可使用自定义的数据资源，这些资源跟整个系统是共享的，同时与自定义表单也是通用的。5.8自定义字段 CRM 客户关系管理系统在三个层面上支持自定义字段： 自定义流程类型，不同的流程类型表单不相同，例如：请假申请和费用报销申请，所填写的表格内容是不同的，可使用自定义字段功能进行设立。 重要表的自定义字段：系统允许在重要表中创建和使用自定义字段，例如：系统的客户表中没有“信用额度”这个字段，但又需要这个字段，可使用自定义字段创建“信用额度”，无需通过二次开发即可实现扩展。 表单的自定义字段：具体请参阅自定义表单介绍。 所有自定义字段都可以使用系统的外键查询和分类玫举数据，与系统形成一个有机的整体。六、市场管理功能6.1市场活动管理 市场活动管理对直接市场营销活动加以计划、执行、监视和分析。 营销部门实时地跟踪活动的效果，执行和管理多样的、多渠道的营销活动。 可帮助营销部门管理其市场活动资料；6.2市场信息管理 市场信息管理负责收集各种市场的情报资料，并以文档或数据表形式保存在系统数据库中。 营销人员可方便查阅这些信息资料。 市场信息管理的高级分析功能还涉及从无序的信息情报资料中，使用数据挖掘工具进行整理和分析。6.3合作伙伴管理 记录合作伙伴情况，记录信息参照客户管理七、财务管理功能7.1应付款管理 对费用产生的应付款进行记录和查询，并自动提醒经办人员及时跟踪付款。 应付款管理是公司控制资金流出的一个重要环节，同时也是维护公司信誉，保证公司低成本采购的一个有利手段。 应付款管理系统重要提供发票和应付单的录入、向供应商付款的解决、及时获取钞票折扣的解决、单据核销解决等业务解决功能，并提供应付账龄分析、欠款分析等记录分析，提供资金流出预算。7.2应收款管理 对订单或其他收入产生的应收款进行记录和查询，并自动提醒经办人员跟踪回款。 应收款是公司运营资金流入的一个重要来源，因此应收款的管理是保证公司资金健康运作的一个重要手段。 应收款管理系统重要提供发票和应收单的录入、客户信用的控制、客户收款的解决、钞票折扣的解决、单据核销解决、坏账的解决、客户利息的解决等业务解决功能，并提供应收账龄分析、欠款分析、回款分析等记录分析，提供资金流入预测。7.3费用预算 根据前期财务分析做出下期的财务计划、预算等。 各部门、项目组可提交费用预算。 支持预算的记录和比较，提供动态图形显示记录指标。7.4报销管理 费用报销申请审批，员工填写费用报销申请并提交给审核人，申请通过批准后，由出纳人员按流程执行费用登记。 各种费用数据可生成记录报表，为管理者监督费用情况提供数据基础。 记录查询：支持用户按部门、款项类别、相关项目、日期、属性进行相应的记录查询。7.5用款管理 对于单位内部的各种用款进行在线提交、审批、借出登记、归还登记的管理，减少平常用款管理工作的工作强度，提高工作效率。 用款的申请和审批分别在个人事务和审批登记模块中完毕，使用工作流程定义审批途径。 用款管理功能涉及：用款登记、用款归还登记、用款查询、用款记录。7.6常用的财务记录报表 钞票银行报表 收付款日报表 其他收入查询表 月其他收入报表 部门收入报表 费用支出查询报表 月费用开支报表 员工费用开支报表 部门费用开支报表7.7财务记录报表 CRM 客户关系管理系统系统提供各种财务记录报表，如： 财务科目记录 阶段订单收入记录 应收款记录 应付款记录 记录数据支持系统内任意字段的排序和过滤查询，所有记录都支持图表输出。 提供动态图形显示记录指标。八、文档管理功能8.1文档管理功能 集中管理文献，加速公司的知识积累，文档更加安全。 员工可以不限时、不限地访问文档库，获取急需资料。 文献分类：可以根据公司的管理规定，建立不同的文献类别以存放相关的文献。 文档权限：文献的上传、阅读、删除都可以有严格的权限设立，目录可以使用继承权限，也可以对单一目录指定权限。 文献格式：支持所有的文档格式，系统内部支持对PDF、WORD、EXCEL、POWERPOINT、HTML、TEXT、RTF等常见文献格式进行信息摘要解决（全文检索解决），支持在后台生成PDF和Word。 文献上传：可以单个文献上传，同时支持批量文献上传或使用包上传，方便公司海量文献的批量上传。 文档发布：相关人员可对在授权范围内的文档目录进行相应的发布管理操作。 文档查询：成员可以在授权范围内的文档进行在线搜索、浏览。8.2按目录分派权限 成员的基本使用权限由角色权限决定，此外，CRM 客户关系管理系统还支持使用目录权限进行权限控制，实现更细化的安全权限规定。 使用目录权限可进一步灵活地设立文档的权限。 目录权限支持子目录继承主目录方式。8.3多种方式权限定义 文档管理有灵活具体的操作权限控制，保证重要文档被对的的人使用，保障机密文档的安全。 成员的基本权限由角色权限决定，此外，CRM 客户关系管理系统还支持使用组合权限进行权限控制，实现更高的安全权限规定。 CRM 客户关系管理系统支持组合权限分派方式有：按目录、按职务、按部门、按项目小组、按小组、按相对关系、按绝对关系、按作者等各种属性来定义权限。 可按多种方式指定授权许可，进一步提高系统的灵活性，同时使系统的维护设立更方面，您可以选择最简便的一种方式指定即可，极大地减轻设立的工作量。8.4文档加密功能 支持对重要的文档进行加密，客户关系管理系统提供三种加密应用方式，保证公司的关键资料的安全： 第一种是信息指纹，此方式不对文档的内容进行加密，只对文档的完整性进行加密校验，保证文档是有效的版本，重要用于协议、签字认可的文档、规章制度等，保证任何人无法对文档做出任何改动。 第二种是内容加密，此方式对文档的内容进行加密，阅读文档需要特定的密码，保证公司的机密文献不会泄漏。 第三种是透明加密，此方式加密对用户是透明的，系统内的用户可正常阅读文档，文档离开服务器后无法打开（假如用户将文档下载到个人电脑或传到外面，文档将无法打开）（此功能只支持服务端PDF文档）。8.5部门文献库 提供部门文献库功能，部门内的文档可放在部门文库库中共享，提高部门内的文档的共享水平。 部门文献库可设立部门管理员，由部门管理员负责本部门文献的管理。 部门文献的目录还可以分派具体的权限，也可以设立为共享。8.6网络硬盘 提供个人文献库功能（俗称网络硬盘或网络U盘），个人文献可在私有或共享的方式存放在个人文档库中。 个人文献库可分派使用空间。 个人文献库的目录可以设立为共享。8.7公文审批流程 发文收文：发文起草、发布来文登记的功能，通过系统提供的在线编辑、附件上传功能可以与其它文档编辑工具进行结合。 公文办理：根据预先设立的公文办理流程，实现公文的过程的流程控制，支持多种流程模型，支持会签、退签、修改后续流程等操作，可满足了各种复杂的公文办理流程的规定。 催办跳转：对于超过办理期限或需特殊办理的公文，可以进行发送催办告知、邮件，跳转操作等功能实现，对于办理流程的跟踪检查、特殊流转的规定。提高公文流转办理的工作效率。 归档销毁：通过与系统文档管理的连接，对于已完毕流转办理的公文，可以进行相应的归档、销毁操作。8.8支持标准文档格式和Office在线编辑控件 在公司内部各种格式类型的文档应用越来越广泛， CRM 客户关系管理系统提供对标准文档格式的广泛支持，实现对于办公文献的统一编写、发布、流转、归档、版本控制、在线调阅、权限管理。 CRM 客户关系管理系统系统支持Office文档（Word、Excel、Powerpoint）文献格式的在线编辑，在线编辑无需将文献下载到本地即可编辑，并可实现痕迹保存、电子勇等特殊功能。 CRM 客户关系管理系统系统支持在服务端生成Pdf文献格式，并实现PDF文献的加密、文档内部权限、签字盖章和CRC校验，在正式公文场合（如协议、制度），PDF文献比Office文献具有更高的安全性。 CRM 客户关系管理系统系统支持Office文档（Word、Excel、Powerpoint）、PDF文献、纯文献文献、Html、Rtf等常见文献格式的全文索引和全文检索。 CRM 客户关系管理系统系统支持多种图片文献的服务端解决。 极大加强了公司内部档案信息的管理，为用户实现知识性管理提供了必要条件。可充足实现内部信息资源最大限度的集中共享。8.9灵活可靠的权限控制组合 公司信息一般会涉及单位机关的机密，并且不同的成员在不同的时刻对办公信息的解决权限也是不同的，因此可靠安全性控制功能是系统得以投入使用的先决条件。 CRM 客户关系管理系统的权限设计功能非常复杂，但应用起来却非常简朴，系统的基本权限是基于角色的权限，管理员只需分派用户的角色即可完毕权限的分派。 公司的应用需要更复杂的权限机制，为了实现更复杂的权限定义，客户关系管理系统在具体的模块和功能上，可以使用部门、项目组、成员、职务、相对职务关系（如上下级关系）、小组、作者等多种方式定义权限，这些权限可以合并组合使用，满足公司对权限安全的更高规定，同时也更方便管理员操作。 此外，客户关系管理系统采用采用多种数据加密、操作日记、数据备份、防病毒、防入侵技术或方法（具体请参阅技术规则），为公司信息的安全提供了有力保障。8.10支持SharePoint模式的文档控件 支持 Office SharePoint 的文档控件， 实现Office文档在线编辑， 也可使用文档模板, 实现 Office 文档在线创建, 需要安装 Office SharePoint 组件, 在安装 Office 时默认安装模式中已包含 Office SharePoint 组件九、个人工具功能9.1个人工作平台 个人工作平台集中个人相关的工作快捷查询方式，并显示在主画面中。 用户桌面：集中显示成员工作相关的重要信息摘要，使员工及时了解需要办理的各项事务，进行自己的工作日程安排。 流程操作：可执行流程申请提交、填写表单、上传附件、流程审批、协办、委办等操作，并可查看流程图。 通讯录：通过个人通讯簿可以方便、快捷的实现对于常用联系人的分类管理、综合查询等功能。 内部消息管理：实时短消息功能可以实现员工之间在线实时交流，也可以使用短消息进行提醒闹钟设立功能。 个人日程管理：显示个人日程相关的事件条目，便于用户对平常工作计划进行安排管理。9.2用户界面自定义 用户可根据自己的喜好、显示器屏幕的分辨率、工作特点，选择合适的用户界面。9.3个人资料设立 修改系统登录密码； 编辑用户的个人资料，其他用户可以查询用户公开信息（不公开敏感资料）； 用户桌面设立、常用菜单设立、风格选择和设立； 个性化定义，涉及讨论区昵称、头像、署名文献等的设立；9.4个人笔记 个人笔记用来收集和管理个人关心的知识文档。 方便用户存放和管理自己的文献，提供文献夹建立、文献添加和修改、文档全文检索、文献和文献夹移动等功能。 也可用来填写和保存个人平常便笺记录。9.5支持单点登录服务 统一单点登录服务可实现公司间多个系统统一登录。 统一单点登录服务需要系统后台服务的支持。 系统可采用如XML数据库互换技术、数据库同步技术、导入导出方式等，与公司公司现有数据库平台共享数据。9.6实时任务和事件日程查询 系统成员的每一件任务、过程、事件处在每一时间阶段均有相应的成员负责办理，并可在工作日程管理功能上展开。 工作日程可按成员、日期、部门、小组、项目等单位进行查询或组合查询，常见的日程有： 事件计划 审批流程事件 业务流程事件 项目任务 工作任务 个人提醒事件 通过日程可明确每个人应当做什么，做好了没有。 成员可使用日程查询，了解自己或同事的日程信息，管理者也可以使用日程了解员工的工作情况。 在日程安排的当天，会桌面提醒相关日程信息，也可以预先设定到期提前提醒功能。9.7内部消息 内部消息是实现的内部短消息，成员间可互相发送内部短消息进行沟通或传递文献。 内部消息也用于系统的工作任务跟踪、重要审批需要办理、待办工作到达、会议告知、会议变更、重要文档提醒阅读等消息的告知。 用户可以方便地互相发送短信，可以单发、群发短信，并支持邮件副本、手机短信副本的发送。9.8考勤管理 考勤管理功能涉及：请假、销假、销假核准、加班确认、加班核准、生成考勤记录、考勤记录查询、个人考勤信息查询、所有考勤信息查询、考勤参数维护、休息日设立、请假类别字典维护。 考勤管理可生成考勤记录、考勤记录查询、员工考勤信息查询、单位考勤信息查询等。 考勤管理的审批请假单、加班申请审批可使用定义流程在办公事务中按工作流程执行。 考勤管理可以实现与其它考勤系统的数据对接（如：打卡式考勤机.）。 根据各部门实际性情况任意设计班次，对每日各员工的考勤情况作具体记载，涉及出差、加班、休假、迟到、早退等，每月自动生成登记表，为工资计算提供考勤数据，此处，提供对不同考勤的数据接口。9.9个人日程安排 用于个人进行自己的日程管理，如日程安排、日程查询、日程的按状态分组排序。 市场活动和各类业务事务(如约会、电话)会按日程表显示，便于实时查阅，避免错过重要事务。 日程管理可以检查日程冲突，可设定到期提前提醒。十、系统设立功能10.1基础数据管理 基础数据管理涉及系统服务的各种基本参数设立，以及系统各种基础数据的初始化设立。 机构配置：机构配置管理涉及部门设立。 成员管理：对成员的角色、部门、职务进行定义。 流程设立：系统内部各种工作流程可以由用户根据实际情况自行定义。 模板设立：为网站、新闻、公告、文档进行模板的制定和维护。 分类设立：系统中所有类别都可由用户自行定义，涉及各类字典数据、报告类别、文档类别等等。 参数设立：在系统投入正常运转前，通过相关工作人员将各种参数根据本单位的实际情况进行设立。可以提高系统对于本单位管理规定的适应性。 字典设立：系统的各种属性字段，可使用字典设立预先设立好下拉菜单。 服务设立：对系统的日记、备份、安全、加密等功能进行设立。10.2数据导入导出 CRM 客户关系管理系统支持各种基础数据的导入导出。 在导入导出中，可以将成员、区域、数据字典等从其他系统导入，或导出为Excel文献保存。10.3数据备份 数据备份策略的制定：可制定自动备份的策略，系统即自动按指定的策略执行自动备份。 数据备份也可以使用人工备份。10.4系统日记管理 系统日记涉及服务日记和操作日记两种类型。 系统日记管理可查询系统的访问日记、服务日记（涉及错误日记），并可按指定条件生成报表。 可将日记文献定期分离，由于日记占用较大的系统空间和资源，可以定期将旧的日记分离备份，以提高系统的效率。10.5系统维护 系统维护是一些定期或不定期执行的维护作业。 系统维护的功能有：数据备份、日记管理、索引管理等。 系统清理的功能有：日记清理、已删除的附件的清理、已删除的记录的清理等。10.6密码恢复、加密文档恢复 对于忘掉密码的员工，可由管理员在后台进行恢复。 对于忘掉密码的加密文档，可由管理员在后台进行解密恢复。十一、自定义表单功能11.1自定义表单扩展 自定义表单很象我们平时使用的印刷好的表格，可以用来： 填写表格， 通过表格执行办理或审批流程。例如：1.请假条表格，由申请人填表，主管批准，人事部备案，这是一种审批流程表单，包含申请、流程、审批三种应用。 自定义表单重要有两种使用场合： 数据自定义表单：这种表单的条目可以任意制定，并可设立权限，没有流程控制； 流程自定义表单：可以灵活实现各种流程功能，流程又分为：1.工作流程，2.审批流程两种应用方式； 自定义表单特点： 具有完整的流程控制和权限管理功能，可以直接应用在审批流程或工作流程控制上； 支持使用明细表，在一项记录中带有多