分公司报销制度.doc

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编制单位
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分
公
司
财
务
收
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编制单位
财务部
初定时间
2012．05．15
审 查

核 准

文件编号
宝（财）字2012-001号
总页数
6
执行部门
各部门
监督部门
财务部

为规范分公司各部门、各级人员的收支报销审核审批程序，以及加强收支的控制与管理，特制定本制度。
第一条 凡开支应本着厉行节约、科学支出为原则，防止和杜绝弄虚作假、循私舞弊和不必要的流失浪费等有损于公司利益的情形发生。
第二条 分公司所有人员都应该严格遵守本管理规定，各级部门负责人应当模范带头遵守和执行本管理规定，要求财务人员有效发挥财务控制职能作用，恪尽职守地履行好财务监督管理责任，确保公司资产不受侵害。
第三条 报销审核审批人员对发生的每一笔经济业务开支，每一张原始单据的内容填写是否齐全正确、合规、合法，是否符合企业财务会计制度要求和报销审批手续，以及是否严格遵守财务结算纪律等方面，都要求进行严格的把关。对于不符合制度规定的不合理开支，应当拒绝支付和报销（予以报销和支付）。
第四条 基本请款流程
审核审批必须按以下基本报销程序依次按逻辑顺序关系逐级办理：
1、费用开支的基本报销流程：
分公司总经理审批
经办人填制报销凭证
财务审核
财务审核
部门负责人复核

出纳付款
出纳付款

2、实物开支的基本报销流程：
经办人填制报销凭证
财务审核
财务审核
部门负责人复核
验收人验收

分公司总经理审批
出纳付款

3、支付供应单位款项的请款流程：
财务审核
部门负责人复核
经办人填制汇款申请单

分公司总经理审批
出纳付款

注：请款时请附上：已签批的合同、供应商发票、入库单、收款账户资料。
4、借款流程

第五条 审核审批之前提与要求
1、对于各项开支，原则上都应当事前做出书面的开支申请。如确实未能及时做出事前书面申请的，在获得分公司总经理或总经理授权人员的口头同意后，可以先行支出，但事后需补办手续。否则此项开支财务有权拒绝给予报销（费用开支以签呈的形式申请，实物的开支以填写请购单的形式申请，如有特殊规定的按特殊规定处理）。
2、各项已批复的请示报告（例如：签呈单、请购单、出差申请单等）在报销时都必须作为报销附件。原则上，所有财务支出都应当事先取得支出的依据文件（签订合同的，合同作为支出审核的基本依据，未签订合同或超出合同标准的，以事先的费用申请或请购批文或合同补充协议作为支出审核的基本依据和报销的前提条件），对于未取得有关依据文件的，财务审核人员可以拒绝报销。（所有合同在签订后要求即时送一份原件给财务备案，如没有原件要由部门负责人签字并注

明与原件相符。
3、报销支付时间采用每周五定期支付制，本周星期五只支付上个星期的各项费用报销。而本周申请的各项报销则在下个星期五给予支付。同时报销申请需在业务发生日起2个工作日内填制报销凭证送财务部审核，差旅报销人员原则上应在回单位2个工作日内填制报销凭证送财务部审核；超过此规定的时间，财务有权拒绝报销，有特别规定的适用特别规定。
4、外部单位凡金额超过2000元的款项结算，由经办人员填写《汇款申请单》一律通过银行转账汇款。外部单位应向我司出具书面银行收款账户资料，并加盖公章或财务专用章。出纳和财务经理各复印存档备查1份，要求财务经理在核对汇款申请单时也应核对账号是否正确无误。
第六条 旅差费
1、旅差费主要是指因公外出所发生的有关费用，包括住宿费、伙食费及交通补助费、电话费、订票费等杂费。
2、 各部门人员的旅差费报销由经办人填制报销单、部门主管复核、公司财务经理审核，报
公司总经理审批后出纳付款。
职级
差旅费用标准
标准说明
市区内
区外
当日可返回的
当日无法返回的
（副）总经理

1、区内的差旅费用标准中均已含餐补、市内交通费用；
2、区外的差旅费用标准：
A、当日返回的标准中均已含餐补及出差所在地的市内交通费用，当日往返汽车票则可另行凭票实报实销【注：只准予报销往返汽车票费用，其他费用一律不予报销！】；
B、需产生住宿的标准中均已含餐补、住宿补贴及出差所在地的市内交通费用，当日往返汽车票则另行凭票实报实销【注：只准予报销往返汽车票费用，其他费用一律不予报销！】
（副）经理

主管级

专员级

其他职级

※特别说明：
1、上述表单中涉及相关的费用标准均实行“统一包干制”，即相关费用项目均已包含在对应的标准范畴内，同时，上述表单补贴涉及的具体出差时段规定如下：
A、若出差人员在每天上午10点前出差的则按一天结算出差补贴，若在此时间后出差的，均按1/2天结算出差补贴；
B、若出差人员在上午12点前返司的则不享受出差补贴；
C、若出差人员在下午17点30分前返司的则按1/2天结算出差补贴，17:30点后返司的则按1天给予结算补贴；
2、上述表单中涉及的差旅费用标准报销均凭分公司行政部及负责人确认实际的出差天数后方予以报销，除了从公司起程到出差目的地及从返司当日的出差地返回的往返两次汽车票需凭票报销外，其他涉及费用均无需凭票报销，财务部会根据负责人签批后的实际出差天数给予统一结算报销；
3、出差期间发生的招待费、礼品费，需单独填列报销单报销，并事前征得主管部门领导同意后，事后审批人签字认可方可报销。
第七条　其他费用
职级
1、通讯费
2、非常规招待费一
3、非常规招待费二
费用标准【单位：餐】
费用标准【单位：餐】
费用标准
2人及以内
5人及以内
8人及以内
10人及以内
2人及以内
5人及以内
8人及以内
10人及以内
（副）总经理

（副）经理

主管级

专员级

其他职级
特殊申请
职级
4、为客户开房住宿标准
【单位：间/晚】
5、礼品赠送标准
【单位：元】
6、总部外派人员的补贴标准【单位：元/月】
餐补
房补
其他补贴
（副）总经理

特殊约定
（副）经理

特殊申请

主管级

专员级
特殊申请

其他职级
特殊约定
1、上述表单中第2、3点“非常规招待费标准”产生规定：
A、常规招待费标准：客户已计划到司拜访的情况下，宜优先考虑以分公司工作餐为主【注：须提前2小时至0.5天告知分公司行政部一起订餐】；
B、非常规情况一：若客户临时到司拜访或分公司同事到客户处拜访来不及订餐或需于外面用餐的，一般宜按工作餐的标准招待客户。返司后，需在2日内补办业务招待申请手续至分公司负责人处签批，报销时必须附上负责人批准后的《招待费申请表》方可给予报销；
C、非常规情况二：若特殊客户在外面用餐，不宜按工作餐的招待标准，需提前0.5天请示分公司

负责人，经批准后方可按照非工作餐标准（招待客户。）【注：A、未经分公司负责人事先批示的餐约均不给予报销，财务部一律不接受餐后补办申请的报销方式；B、该招待餐费仅限于分公司部门经理级及以上职级才享有此招待权限，其他人员一律不参与！】
D、非工作餐的人数标准均不包含公司工作人员在内，以实际客户数量为准，即来访客户为3人，即按3人的餐费标准给予招待且不允许特殊情况或超标现象发生，否则超标额度均由个人自行承担！（注：该用餐标准均已含分公司陪同工作人员的用餐费用，故享有差旅标准补贴或餐补的陪同人员当日费用减半，同时，任一招待费的产生均需提前0.5个工作日向分公司负责人提出申请）；
2、上述表单中第4点“为客户开房住宿标准”产生规定：
A、若客户应分公司邀请或因分公司统一活动安排到访的，则由接待者均需提前0.5个工作日统一报备至行政部处，由行政部负责安排入住与当地有签约的宾馆【注：其他情况下均不负责客户的住宿报销，若客户因业务需求到访分公司的，则可引荐客户到该宾馆入住，由客户自行承担该费用】；
B、客户住宿特殊情况产生费用的：指分公司相关工作人员因业务需求须与客户一同出公差到非客户所在地的区域作业而产生需为客户开房的费用标准，该费用指给客户开房的标准，而非工作人员自身的入住标准。
3、礼品费规定：任一礼品费的发生均需经分公司负责人的书面签批方可给予购置及报销，不允许“先送礼品后补申请”的现象，由此而产生的费用均由个人承担，分公司一律不给予报销。
4、上述表单中第6点“总部外派人员补贴标准”产生规定：
A、该补贴标准仅限于总部外派且已入编分公司编制的成员有效，其他分公司编制的成员均不参与此补贴标准。若总部外派的工作人员在应聘入职时其个人薪资中已包含上述相关补贴费用的，则不再重复享受此补贴标准；
B、本补贴标准按月度与薪资一起发放，若享有补贴标准的人员当月度出勤≤20天的，则补贴标准减半发放；
第八条、其它费用报销管理：
A、须注明承办事项及开支情况，报销发票的内容必须具备有开出发票单位的名称、日期、经济业务内容、数量、单价及金额；
尽量索取税务认可发票，未能取得的也要收款收据，从外单位取得的发票，必须加盖有填制单位的印章，从个人取得的发票须有填制人的签章。如确实因为价格原因，必须要求对方开出收据并加盖发票专用章；
B、原始发票不得涂改、挖补。发现原始发票有错误的应当由开出单位重开或更正，更正处应加盖开出单位印章。凡填有大小写的发票，大小写金额必须相同，大小写不一致的，将以金额小的为据给予报销；
C、报销发票上要有报销人的签名及日期确认。若报销人因公购买实物的发票，必须由部门负责人证明方可给予报销；
D、（副）经理、主管及财务部人员应对各项费用单据予以认真审核，如发现有违反上述规定的开

支，一律不予报销。对在费用报销时弄虚作假、虚报冒领的报销人、审核人、财务审核人员、审批人将按下述规定承担处罚责任：
a、报销人违反本费用管理规定的均不给予报销，并对个人处以记“小过”处分一次、罚款300元/次/人整；
b、报销人若存在虚报、谎报的，一经查实，对个人当次所报销总金额的3倍进行处罚，并处以200元的个人违规经济处罚，记“大过”处分一次；
c、部门主管、（副）经理在对报销费用审核时应对报销的票据真实性、合理性、是否符合报销规定承担责任，如审批程序中对报销人弄虚作假、不符合要求的现象，部门主管、（副）经理未发现或处理的，将给予该部门主管、主管、（副）经理 “警告”处分一次，罚款100元/人/次整；
d、财务人员在报销费用审核中应对报销标准的匹配性及报销费用数据的准确性负责，对报销人报销费用的数额与票据数据不符的，财务审核人员未发现或发现后未给予指出的，将给予财务审核人“警告”处分一次，罚款100元/人/次整。
第九条 附则
1、附表一：报销凭证 附表二：汇款申请单 附表三：签呈表 附表四：借款申请单
附表五：供应商委托收款账户表单 附表六：出差申请单
2、本制度必须严格执行，对违规操作者，公司将视情节轻重，追究其经济及行政管理法律责任。
3、本制度由财务部负责解释和修订。
4、本制度自2012年5月15日起实施。此前与本制度相抵触的相关制度或规定同时作废。
附加说明：
本制度由财务部拟定。
本制度起草人：
本制度核定人：
本制度审批人：
本制度发布相关单位：
本制度经审核批准后，自批准之日起生效
本制度版权归属：福建扎咔时装发展有限公司，加盖本公司受控章后，为受控文件，任何人不得私自复制及转借他人。

付款委托书

现因我司销售□鞋类材料□化工材料□配件商品□其它等给福建扎咔时装发展有限公司，特委托贵公司将此款项通过转账方式转入我司指定账户，增值税专用发票开具单位是：

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开户行：
委托期限为 年 月 日至 年 月 日止，如上述收款账户资料有变动，我司保证及时通知贵司。否则由此产生的一切后果包括经济纠纷与福建扎咔时装发展有限公司无关。

特此委托

委托单位（盖章）：

联系电话：

出差申请单
年 月 日
出差人员姓名

职别

同行人员姓名

职别

出差地点

出差线路

出发时间

返回时间

交通工具

出差事由

预计费用

申请单编号

借款金额

营销总监批示

总经理批示

以下为回来后填写
是否已交书面报告

材料是否归档

实用差旅费

报账时间

直接上级批示

福建扎咔时装发展有限公司

签 呈 表
呈报人：

日 期：

呈：
CC：
主旨：

相关单位会 签

核准：

审核：

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