终端店铺财务管理制度.docx

终端店铺财务管理制度为确保终端零售店铺营运顺畅、财务规范、资产保全等目的，特制订终端店铺财务管理制度如下：一、 营业款:（一）责任部门1、各直营店铺店长负责及时、准确的将营业款汇入公司指定账号.2、各店铺指定收银员、名单在财务部备档。3、财务部门负责每日核对各店铺的营业额、回款数并统计回款差异,对未能及时、准确回款的店铺进行监督，以保证公司营业款的安全。（二） 工作要求1、 店铺每日营业款须于次日16时前足额存入公司指定账号，并及时上传汇款凭证到公司指定QQ群,并报数。报数格式如下:店铺名称日期营业额现金POS机刷卡微信支付宝代金券当日实际存款例如：中山店9月23日报数如下：店铺名称日期营业额现金POS机刷卡微信支付宝代金券当日实际存款中山店9月23日100040030020050502002、无不可抗拒原因迟汇或少汇者，给予口头警告一次，特殊情况必须经销售经理批准.财务部根据各店铺填报的存款时间每日进行存款数额核对，对未及时、准确回款的店铺进行营业款催收并上报销售部跟进处理。二、销售单据管理：(一）财务操作要求：1、原则上销售凭证开具使用POS系统并打印单据，禁止手工销售凭证（手工小票)的使用。2、公司将所有的销售凭证在封面反面和侧面盖好公司红色公章后方可发放。3、财务部根据店铺的实际情况定量发放至各店铺。4、财务部对各店铺领用的销售凭证进行登记并建立电子表格,登记各店铺领用时间、领用数量、起止号码。（二）店铺操作要求1、手工小票:(1）原则上销售凭证开具使用POS系统并打印单据,禁止手工销售凭证（手工小票）的使用。（除店铺发生停电、电脑及系统故障或损坏、月底盘点时外,其余时间不得使用手工销售凭证）。(2)原则上一个店铺不能同时领用太多手工销售凭证（一般情况大店510本/月，小店3-5本/月)，特殊情况需征得公司财务部同意方可.（3）店铺在接收到销售凭证后首先检查是否有印章，无印章的第一时间通知公司进行调换，否则后果自负。(4）店铺填写销售凭证字迹清晰，填写内容需完整，其中日期、金额大小写必须填写,不得遗漏或涂改（如开错需作废后，重新开一张）,营业员签名必须填写，不得遗漏或冒名填写。（5)必须保证销售凭证各页的完整性，销售凭证中不得人为撕页断号，如有作废，必须将三联存放好，不得撕毁。(6）因POS系统故障使用手工销售凭证,应及时录入（及时：指POS系统恢复正常状态），并将电脑打印小票附在销售凭证后，杜绝手工销售凭证无附电脑打印小票.（8）手工销售凭证（只须黄色的财务联，白联店铺存根）要按页码顺序交回公司财务部验旧。验旧无误后，方可重新申领，否则不予发放。(9)未按相关要求开具手工销售凭证，一经发现当事人除按货品销售吊牌价买单外并扣款20元/次,同时对店长扣款50元/次；情节严重者一律开除并保留追究责任。2、系统开单：(1）售价统一按系统维护的零批价;(2)作废的单据必须开单人员签字并备注作废字眼；(3）不得修改已结账日期的销售单，比如作废、新增、修改等，如需修改必须通知财务，由财务同意后方可修改；（4)系统单据与纸质销售单据要一致,修改的单据需要更换过来.（5）店铺销售发货统一先付款后发货，特殊情况必须申请至部门领导同意,总经理批准方可发货,发货后款项必须于批准时间内到账,超过时间未到账的，处店负责人100元罚单,后续仍未到账的或产生坏账的，产生的损失由相关负责人承担；(6)开单飞尾不得超过公司规定的飞尾标准，超过的应申请上级审批，未审批的，店负责人及相关销售人员弥补差价并警告，累计超过三次警告的,店负责人及销售员罚10元/人/单；（7）销售退货未及时处理开单的，第一次警告并处理的，累计三次警告的,店负责人及销售人员10元/人/件。三、 备用金管理制度：（一）备用金实行限额管理。因业务需要借用备用金的店铺可向财务部申请备用金，由财务部根据实际情况核定,经总经理批准后，按规定使用。备用金由店铺负责人申请，不得由他人代为申请。(二）店铺备用金原则上实行店长负责制，店长对备用金负有保管责任。店铺备用金的申领按以下程序办理:店铺负责人申请销售经理核实销售副总批准财务审核总经理审批出纳放款四、 备用金的管理与使用：1、备用金仅限于支付日常营业找零、小额费用支出,不得挪做它用;备用金的金额由公司依据具体情况予以确定额度。申请人必须保管好备用金，妥善保存单据、发票以及各种报销凭证,并设置备用金登记簿(统一使用店铺备用金开支统计表表格登记，报销费用时签字附上一并寄回公司财务部核对）,记录各种零星支出。2、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账；备用金记申请人借支账目。3、店铺备用金仅限于店铺日常营业找零、杂费的支出，不得挪做它用，如有特殊情况需要支出大额的费用或者备用金限额用完,需要填写费用申请单申请，审核后财务出纳放款;不得用营业额支付，否则视作挪用或贪污公款，视金额大小作相应的处罚，将由人力资源部进行通报.4、备用金的交接与回收（1）店铺负责人遇换岗或离职时，销售经理应按公司规定安排人员交接，并由交接人、接收人、销售经理三方在店长异动交接表上签字回传至公司人事部，经人事部、财务部负责人签字确认后方能办理换岗或离职手续及结算工资；对未结清者，由人事部门在工资中扣除。（2)店铺撤销时,店铺负责人应及时与财务部结算备用金，不得无故拖延;销售经理应及时跟进并通知财务部,财务部应做好账务清理工作，及时收回备用金。（四）监督和检查1.财务部具有随时检查和监督的权利；2.备用金负责人应设置备用金登记簿(店铺备用金开支统计表）以备检查;3.有因私事借用备用金,贪污或挪用备用金等行为的： （1）首次发现给予店铺负责人警告处理；（2)第二次发现给予店铺负责人通报并处50元/次罚款；（3)第三次发现给予店铺负责人 辞退且不给予任何赔偿;追究赔偿损失外并给予所涉金额一倍的罚款.四、费用报销制度：（一)财务报销单据取得方面1、报销单据尽量使用税务局统一印制的正式发票或财政部印制的收据.2、取得发票的抬头（单位名称）：广州XX有限公司；并核对金额大小写是否一致，是否盖有财务专用章或发票专用章。3、发票所填开的内容均不得涂改、挖补，如有错误，由出票单位重开或更正，更正处需加盖出票单位财务专用章或发票专用章。金额填写错误，票据必须重开,不得在发票上更改.4、报销的原始单据既有发票、又有收据，请将发票和收据分开填写报销凭证.5、需要通过支付税款而取得发票或不明确事项的请与财务部事先联系。(二)报销单填制内容要求、签批部门等事项1、经办人负责填制本店铺的报销单据,在“报销部门栏需填写百胜系统中相对应的店仓编号及店铺名称,备注栏须准确填写开户行名称、户名、账号；2、借支单，必须按项目类别分别填写借支单,取得原始凭证填制报销单时，需在备注栏写明“冲借支字样；3、办公用品、日常用品按需采购，不要囤货；价值超出200元须填写申请审批表； 4、调货快递费需注明时间、调入或调出店名、件数，百胜系统调拨单号，原始单据必须是“收件人存根联”方可报销；5、兼职人员工资、福利费须经行政人事部人事主管签字确认，宿舍租金新租或更换时,须上报行政人事部。6、店铺维修费，报销时须附店长与企划部签字确认的工程维修单。7、乘坐出租车、市内公交车费用应保存相应车票报销.因公事深夜超10：30以后方可乘坐出租车(如还有地铁或其他交通工具时，应首选节约费用的交通工具。），其他原因需另行申请。车票上注明乘车人,车票背面须注明起始地点。8、当月费用必须在当月及时报销，如特殊情况无法按时报销的应及时向财务部反映，费用自发生之日起不得超出30日,否则一律不予承认。(三）费用报销流程1、各店铺支付并收集当月费用凭证，按要求填制报销单及编制月份报销费用汇总表，于下月3号邮寄人事专员，交由销售经理审核；2、销售经理负责核实报销（借支)的真实性，对报销（借支）的合法、合理性负责，并对相关真实性提出建议；签批时间为1个工作日；3、 财务部对报销（借支）单据填具的完整性即合理、合法、合规等审核，审核时间为收到单据的当天；4、总经理负责报销单据或借支的审批权限,签批时间为1个工作日。5、出纳对签批完整的报销（借支）单据核对银行账号后给予放款，并传真汇款单或将电子汇款单截图给报销人；有权拒收不符合手续（即签批不完整）的任何单据，放款时间为最后签批日期的第二个工作日。（四）报销或借款流程分解图：项目填报人证明人公 司接收人审核审核审批单据要求填制时间审批周期备注借支店铺人员店铺负责人人事专员销售经理销售总监会 计财 务经 理总经理需填写借支申请,按费用项目类别分别填写借支单每月2025号五个工作日店铺费用500元以下由销售审核,500元以上及非常规费用须营销副总审核费用报销店铺人员店铺负责人人事专员销售经理销售总监会 计财 务经 理总经理元以上附月份报销费用汇总表 每月3号或店长开会日五个工作日店铺费用500元以下由销售经理审核，500元以上及非常规费用须营销副总审核五、 货品盘点制度（一)所有店铺每月必须进行货品盘点工作，凡店铺当月未执行盘点而造成货品损失的话，店长和销售经理按80：20%的比例全额承担.(二）每月店铺根据IT通知的盘点时间进行盘点，盘点单必须于盘点日的次日内全部输完并审核上传，店长填写盘点报告并由所有参与盘点的员工签名确认的原件提交至公司财务部存档。（三)店铺月度盘亏赔偿金额规定：盘亏按吊牌价的五折赔偿，店长承担50%,其余50%店员平分。六、货品调拨（一）发货方须在发货前做单,并通知收货方；(二)商品部必须在发货方制单的当天审核；(三）商品部审核后的第二天，发货方必须记账;（四)货到收货方的三天之内，收货方必须验收;(五）调据单据处理的及时性由商品部负责,每天出具未及时做单的店铺名单。（六）调拨出现差异，货到收货方必须在三天之内提交差异反馈给发货方，发货方当天须做到答复。超过时间视为默认，由不处理方承担损失。七、店铺固定资产管理（一)固定资产：公司配送到店铺的货架、空调、音响、电视、遥控器、电脑、打印机、传真机、电话、饮水机、等物品。(二）管理权限：由店长负责管理。(三）管理流程： 1、签收：固定资产取得后，由店长签收回执单，并将保修卡及购买物品的发票交回公司财务部。2、移交：人员异动时，应将固定资产列册办理移交及接收签字。 3、盘点:固定资产在店铺店长异动时由销售经理核查盘点，对于有损坏或丢失等情况，要及时上报至财务部；4、账务管理：固定资产需做手工帐，由财务部定期监督检查； 5、资产转移：如有固定资产调动、退回、变卖等情况,需由店长填写相关单据报销售经理和财务部审核，经财务部审批后方可执行。以上制度从2016年10月1日起执行！ 广州XX有限公司 20160923拟稿：财务部 签批： 8 / 8