工程项目供应商管理规程.doc

工程项目供应商管理规程
颁发部门：规划部
分发部门：规划部、工程部、设备部、信息安全管理部、资产财务部、技术审计部、采购部、环境健康安全部
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文件变更历史
版本号
执行日期
变更原因、依据及变更内容
00
2017年12月29日
新文件
01
2018年08月03日
1.变更原因及依据：
1。1入库和入围流程不清晰。
1.2入围参与部门不够。
1.3缺少过程中合作供应商的考核评价。
2.变更内容：
2。1优化供应商开发入库及供应商筛选入围的流程。
2。2明确各个部门在开发入库及供应商筛选入围流程中的职责。
2。3新增合作供应商过程中及竣工后的考核评价，并明确评价标准。
2.4明确供应商黑名单管理细则。
2。5增加技术交流的要求。
2.6《工程项目供应商开发、筛选及入围程序》文件撤销，内容与本文件合并.
目录页码
1。目的4
2。范围4
3。职责4
3。1工程项目供应商开发、入库4
3.2工程项目供应商筛选、入围4
3。3评价工程项目供应商服务质量5
4。内容6
4。1工程项目供应商开发、入库6
4。2工程项目供应商筛选入围7
4.3供应商考核10
4.4供应商信息库11
4.5黑名单制度12
4。6存档12
5.记录12
6. 参考文献12
7。 引用文件13
8. 附件13
1。目的
为保证入围的工程类供应商资质、能力和数量能够满足公司工程项目要求,特制定本管理规程。
2。范围
本文适用于工程类供应商管理的相关工作.
3。职责
3。1工程项目供应商开发、入库
3。1。1规划部
3.1。1。1负责多渠道开发供应商资源、收集资料信息，建立供应商信息库并定期进行维护管理；
3。1。1.2针对新开发的供应商，负责组织财务部和技术审计部进行资质审查,确定是否可以纳入我公司供应商库。
3。1.2财务部：
负责对供应商财务状况、资质有效期的审查，确定是否可以纳入我公司供应商库.
3。1。3技术审计部
参与对新开发供应商进行审查,确定是否可以纳入我公司供应商库。
3。1。4技术部门
3。1.4.1负责制定项目招标年度计划。
3。1。4。2负责制定供应商现场考察标准和考察方案。
3.1.5环境健康安全部
负责对供应商施工安全管理方面进行现场考察，并出具现场考察意见.
3.2工程项目供应商筛选、入围
3。2。1规划部
3.2。1.1负责根据技术部门提交的供应商需求，组织各部门评价库内该类别供应商与项目的匹配度，以便确定用于技术交流的供应商;
3。2。1。2针对需现场考察的供应商，负责与供应商联系、确定现场考察的时间和地点，组织现场考察工作,形成供应商现场考察报告。
3。2。2采购部
3.2。2.1负责参与评价供应商与项目的匹配度;
3.2。2。2负责技术交流通知和招标文件发放及供应商回执等文件的收发工作；
3。2。3财务部
3。2。3.1负责参与评价供应商与项目的匹配度;
3。2.3。2负责参与供应商现场考察，并出具现场考察意见。
3.2.4技术审计部
3.2.4。1负责参与评价供应商与项目的匹配度；
3。2。4。2负责参与供应商现场考察，并出具现场考察意见。
3.2。5技术部门
3.2。5.1负责提出供应商资质要求，出具供应商需求表；
3.2.5.2负责参与评价、确认供应商与项目的匹配度，重点审查供应商资质、以往业绩、公司规模、施工管理体系等;
3。2.5。3在供应商现场考察时，对供应商的现场施工质量、施工组织等工作，并出具考察意见；负责组织技术交流,输出技术交流报告.
3。2.6使用部门
3。2。6。1负责参与评价、确认供应商与项目的匹配度；
3.2。6。1负责参与技术交流工作.
3。3评价工程项目供应商服务质量
3。3.1规划部：竣工验收后，负责组织及收集相关部门对供应商服务质量的评价。
3。3。2技术部门:在施工过程中，全程监督供应商施工质量是否违反《工程质量协议书》见《工程项目施工管理规程》［GC2017—005/X]；工程竣工验收阶段，负责通知规划部竣工时间并配合对供应商服务质量作出评价。
3.3.3环境健康安全部:竣工验收后，负责根据工程项目完成情况参与对供应商服务质量作出评价。
3.3。4使用部门:竣工验收后，负责根据工程项目完成情况参与对供应商服务质量作出评价。
4。内容
4.1工程项目供应商开发、入库
4。1。1招标年度计划：技术部门根据（新建/改造）工程项目年度计划,制定招标年度计划.
4。1.2供应商开发
4。1.2。1供应商开发依据：供应商管理专员接收到招标年度计划或立项申请单/项目改造申请单及《供应商需求表》[R-WL2017—004 /01(1)］，进行供应商开发。
4.1.2。2供应商开发途径:
(1）专业工程信息平台网站资源;
(2）公司内部推荐，同行或供应商介绍;
（3）各种采购指南；新闻传播媒体、如电视、广播、报纸、网络等;
（4）各种产品发布会;各类产品展示(销）会；行业协会；行业或政府的统计调查报告或刊物；公开征询；
（5）供应商主动联络等其他途径进行供应商的开发。
4。1。3供应商调查表的发放及回收
4。1。3。1由供应商管理专员将《供应商调查表》［R-WL2017—004 /01(2）］发放给有合作意向的供应商；并指导供应商填写，并申明该表将作为公司选择和评估供应商的参考依据,以示其重要性;
4。1.3.2供应商应该在规定的时间内交回填写好的调查表.没有在规定的时间内反馈的供应商视为自动放弃。
4.1。4收集供应商资料：供应商管理专员收集供应商相关资料，主要包含：《供应商调查表》[R—WL2017-004/01(2)]、营业执照、生产经营许可证、相关的质量认证资质证书、近三年财务报表及项目相关业绩，将其作为公司筛选入围供应商的参考依据.
4。1.5资料审查:
针对新开发供应商,由供应商管理专员组织财务部、技术审计部进行资质审查，具体职能见3。1各部门职责。
4。1.6供应商入库
供应商管理专员对供应商资料进行收集后，形成《供应商入库表》［R—WL2017—004/01（4）]，由规划部经理、技术审计部负责人、财务部经办人、工程设备总监、生产及项目管理中心总监批准后，方可将供应商纳入供应商库。未通过审核的供应商，不纳入供应商库。
4.2工程项目供应商筛选入围
4。2.1新建项目
4.2。1.1经批准后的立项申请单;
4.2。1.2经申请人和部门经理批准的《供应商需求表》［R-WL2017-004 /01（1）］。
4.2。2改造项目
4。2。2.1经批准的项目改造申请单;
4。2.2。2经申请人和部门经理批准的《供应商需求表》［R-WL2017—004 /01(1）］。
4。2。3项目与供应商匹配度确定
4.2。3。1筛选评价：供应商管理专员在接收到立项申请单或项目改造申请单及《供应商需求表》［R—WL2017—004 /01（1)],组织采购部、使用部门、技术部门、财务部、技术审计部相关人员，共同评价、确认项目与供应商库内供应商的匹配度，筛选出符合标准要求的供应商，形成《供应商筛选表》［R—WL2017-004/01（6)]并由参会人员确认签字。
若该类别供应商数量不满足要求时，供应商管理专员应及时开发补充该类别供应商.
4。2。3。2审批：
（1）500万以下的项目：由参加筛选的各部门人员在《供应商筛选表》[R—WL2017—004/01（6）］上签字确认后,由供应商管理专员提交采购部发出技术交流通知，并收集供应商是否参与的回执（邮件/签字形式不限）；
(2)500万以上的项目：由供应商管理专员将经各部门人员签字确认后的《供应商筛选表》[R—WL2017—004/01（6）]上传OA或签字纸版，由工程设备总监、工艺研究及产业化中心总监、财务中心总监、生产及项目管理中心总监进行审批后，采购部接到OA知会后发出技术交流通知,并收集供应商是否参与的回执（邮件/签字形式不限).
4。2.4供应商现场考察
必要时，由供应商管理专员组织技术部门、财务部、技术审计部、环境健康安全部对供应商进行现场考察。由技术部门制定具体的现场考察方案。
4。2。4。1现场考察内容
（1)质量管理体系：审计管理制度文件系统、物料入场验收规程及记录、施工过程(工程节点）验收规程及记录、竣工验收规程及记录（报告）、物料供应商档案、物料供应商年度评价或审计程序和记录、返工处理程序及记录等。
（2）组织架构及人员管理:审计组织机构图、特殊人员培训规程及记录、在职人员花名册、在职人员数量、技术人员、售后人员及关键技术员工社保缴费明细等.
(3）施工现场管理：审计现场标识分明、现场作业指导书、材料仓库管理、工作场地清洁、整齐、定置摆放；施工现场工作人员是否戴好安全帽、系好帽带；隐蔽工程（防水、穿墙套管等)验收记录是否有纸版及视频影像资料,必要时考察其供应商公司现场.
（4）财务状况
4.2。4。2供应商现场考察报告
供应商现场考察后,考察小组应达成一致意见，并形成《工程类供应商现场考察报告》 ［R—WL2017—004/01（3）]。
4.2。5供应商入围标准要求
同个供应商针对我公司项目可有多个对接人，但该对接人只能且仅能对应该供应商.
4。2。5。1未合作过新供应商
（1）资质符合技术部门所提要求；
(2）项目管理机构人员（至少包含对接联系人、项目经理、技术负责人）须为本单位的在职人员，提供该企业为员工缴纳的近期三个月内的社会保险证明,且网上可查；须体现以下内容：缴纳保险单位名称、人员姓名、社会保障号或身份证号、险种、缴费期限等.同时提供投标人所属社保机构的官方网址、查询用户名、查询密码（如有），以保证招标人能够准确及时的查询相关信息.
(3）告知新入围供应商如下要求：
a。在本工程施工过程中承包人派出的项目经理、技术负责人和项目管理机构其他人员与其投标文件中所报的项目管理机构人员须一致,且未经招标人同意，不允许随意更换。如发现更换处罚金20万元/人/次，且可直接拉入供应商黑名单，永不录用。经招标人同意,可进行项目团队人员更换，但要求更换的人员必须为本单位的在职人员,需提供（2）要求的材料。
b。项目经理必须常驻工地现场，决不允许兼职管理其他工程.
c。在工程施工过程中发包人发现承包人派出的项目经理不能胜任本工程施工管理工作,发包人有权要求承包人更换其不称职的项目经理。
d。各级主管部门在工程正式施工后，依据合同、招标文件,对照中标单位投标文件中的管理人员和特殊岗位施工人员名单,定期或不定期的到施工现场进行跟踪监督检查;发现管理人员和特殊岗位人员不在岗，挂靠、转包、违法分包、偷工减料、以次充好等违法违规行为，可直接终止合同,已完成工作不给予付款,并有权要求承包人赔偿工期延误、重新招标的损失。同时直接将其拉入供应商黑名单，永不录用。
4。2.5。2已合作过历史供应商
（1）资质符合技术部门所提要求；
（2）项目管理机构人员(至少包含对接联系人、项目经理、技术负责人)须为本单位的在职人员，提供该企业为员工缴纳的近期三个月内的社会保险证明,且网上可查；须体现以下内容:缴纳保险单位名称、人员姓名、社会保障号或身份证号、险种、缴费期限等。同时提供投标人所属社保机构的官方网址、查询用户名、查询密码（如有），以保证招标人能够准确及时的查询相关信息。
(3)当需要根据项目筛选供应商时,规划部组织并收集正在施工或竣工验收后可入选供应商的《合作供应商评价表》[R—WL2017-004/01(11）]，对该供应商之前在我公司所合作工程施工进行评价，根据评价结果确定是否能够入选.
4.2.6技术交流
4.2。6.1技术交流的项目：
（1）技术交流团队:针对技术标准要求较高的项目,技术交流团队由使用部门和技术部门组成。技术交流阶段完成供应商资格预审，完成已合作供应商的历史合作情况调查,作为入围标准.
（2）技术答疑：技术交流后，根据技术交流结果为各家供应商进行统一的技术答疑(邮件或现场会议），确保各家供应商对该项目得到的所有信息是一致的；统一答疑文件作为招标文件的一部分需存档保留。
(3)技术交流总结：技术交流后,由技术部门组织各家供应商现场填写《供应商技术交流反馈表》［R—WL2017—004/01（7）］、出具《技术交流总结报告》[R—WL2017—004/01(8)］，在《技术交流总结报告》中要明确输出参与技术标供应商,由供应商管理专员填写《技术标供应商入围表》[R-WL2017—004/01(9）］提交采购部进行招标文件发放。
4。2。6.2不需技术交流的项目：当项目工程量清单明确、投资预算在50万以下且技术要求不高;另外，预算虽在50万以上，但工程量清晰且近期已有过相似项目或已与供应商做过多次技术交流的项目，可由技术部门提出《取消技术交流申请单》［R-WL2017—004/01（10)］，经技术部门经理、使用部门经理、财务部总监、工程设备总监、生产及项目管理中心总监批准后，由供应商管理专员告知采购部是否发放招标文件。
4。2。7招标文件发送
由采购部将招标文件发送给技术标入围供应商。
4.3供应商考核
4。3。1概述：规划部接到相关部门竣工验收通知后，组织技术部门在竣工后负责组织进行供应商的考核工作，在相关部门的协作下,通过对供应商的施工质量、施工进度、工期合理性、服务情况、现场管理情况、施工技术、安全等方面进行综合评价，规划部供应商管理专员对评价结果进行收集，进而为下一次供应商的选择工作提供参考。
4.3。2考核频率
4。3.2。1施工期临时抽查。
4。3。2.2在竣工后对供应商进行一次考核评价。
4.3.2。3年度审计:每年年底，由供应商管理专员组织相关部门对已合作供应商进行年度审计评价并形成报告,评价结果可作为第二年供应商筛选依据。
4。3。3考核内容
4.3。3.1考核内容主要包括信誉度、施工质量、施工安全管理、服务管理等方面。
4.3。3。2跟踪《工程质量协议书》见《工程项目施工管理规程》［GC2017—005/X]履行情况。
4。3。4考核办法
4。3。4.1规划部组织参与工程建设的技术部门、EHS、使用部门相关人员填写《合作供应商评价表》［R—WL2017—004/01（11)］。
4.3.4.2根据工程质量协议要求对供应商全程监管,如出现违反该协议要求条款，由技术部门负责人提出对该供应商的处理意见,并提供依据,经技术部门经理签字确认后,由供应商管理专员出具《供应商考核结果处理单》[R—WL2017—004/01(13）]。
4。3.5考核结果处理
4。3。5。1优质供应商：根据相关部门填写的《合作供应商评价表》［R-WL2017—004/01（11)］结果，得出结论：该供应商可以引入参与我公司后续项目,且同档价格优先选用;
4。3。5.2合格供应商：根据相关部门填写的《合作供应商评价表》［R-WL2017-004/01（11）]结果，得出结论:该供应商可以引入参与我公司后续项目。
4。3.5.3不合格供应商：根据相关部门填写的《合作供应商评价表》[R—WL2017—004/01(11)］结果，得出结论：该供应商为不合格供应商,加入供应商黑名单，不予引入参与我公司后续项目.
4。3。5.4考核结果由供应商管理专员保管，为后续项目进行供应商筛选做指导。
4。3。5。5考核结果放入该供应商的档案。
4。4供应商信息库
规划部供应商管理专员负责《供应商信息库》 ［R-WL2017-004/01（5）］的建立和管理,每季度对信息库更新一次.供应商信息库可作为供应商遴选的依据，从供应商信息库中筛选的合格供应商列表无需签字批准，可直接使用。
4。5黑名单制度
4。5.1违反质量协议、公司管理要求的供应商，将其列入供应商黑名单，不予引入参与我公司后续项目.
4。5。2合作供应商评价结论为不合格供应商，将其列入供应商黑名单，不予引入参与我公司后续项目。
4。5.3供应商年度审计不合格的供应商,将其列入供应商黑名单，不予引入参与我公司后续项目。
4。6存档
供应商管理专员将所有收集的供应商资料，形成电子档并存档。
5.记录
《供应商需求表》 [R—WL2017—004/01(1)]
《供应商调查表》 ［R—WL2017—004/01(2）］
《工程类供应商现场考察报告》[R—WL2017—004/01（3）]
《供应商入库表》[R—WL2017—004/01（4)］
《供应商信息库》［R—WL2017-004/01(5）]
《供应商筛选表》［R—WL2017—004/01（6)］
《供应商技术交流记录反馈表》［R-WL2017—004/01（7）]
《技术交流总结报告》［R—WL2017—004/01（8）]
《技术标供应商入围表》［R—WL2017—004/01(9）]
《取消技术交流申请单》［R-WL2017—004/01（10）］
《合作供应商评价表》［R—WL2017-004/01（11）]
《供应商黑名单》［R—WL2017-004/01（12)］
《供应商考核结果处理单》[R—WL2017—004/01（13）]
6。 参考文献
7。 引用文件
8。 附件
《工程项目供应商开发入库流程图》［A—WL2017—004/00（1）］
《工程项目供应商筛选入围流程图》［A-WL2017—004/00（2)］
《工程项目供应商动态管理流程图》 [A-WL2017—004/00（3）］