稽核管理制度.doc

意生源服饰有限公司
文件编号

稽核管理制度
文件版本
A0
生效日期
2014-4-20
页 码
第 10 页 共 10 页

注：
1.此份为试运行文件，该流程/制度负责部门为稽核部，主要职责是维护流程/制度的
运行、检查、培训指导、问题点收集、处理；
2.若在运行过程中遇到运作不畅等情况时，请及时知悉欧博老师指导;
3。运行过程中若同变革前文件有冲突时，一律依本文件执行.
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部 门 会 签：

欧博项目组

意生源总经理

稽核流程图
序号
作业流程
责任部门
责任人
表单
作业内容
1
接收稽核任务书

稽核调查

NG

下令整改
开奖惩单

N
OK
奖惩通告

稽核汇总

稽核汇报

归档管理

稽核部
稽核部主管
稽核成员
《稽核任务书》、《稽核申请单》
稽核部接到稽核任务
2
稽核部、相关部门
稽核成员、相关部门负责人
《稽核检查表》
稽核成员按照《稽核任务书》、《稽核申请单》分配的任务，到相关部门进行稽核,召集责任人进行事实调查确认；
3
稽核部、相关部门
稽核成员、相关部门责任人
《稽核检查表》
《整改通知书》
《奖惩单》
1、对事实清晰、有乐捐依据且经责任人确认须乐捐的，由稽核成员在《稽核检查表》上注明稽核处理结果后经责任人签字确认生效，并开出《奖惩单》；
2、要求整改的，由稽核成员下《整改通知书》，经责任人签字确认后进行整改；
4
稽核部、行政部
稽核部主管、稽核成员、行政部负责人
《奖惩单》
《奖惩通告》
稽核成员将责任人签字须乐捐的《奖惩单》交稽核部主管，由稽核部主管审核签字后转行政部发出奖惩通告,并进行奖惩；
5
稽核部
稽核成员、
稽核部主管
《稽核检查表》《稽核汇总表》《专项稽核报告》
稽核成员负责将一个稽核周期内《稽核检查表》、《稽核汇总表》、《专项稽核报告》上交稽核部主管；
6
稽核部
稽核专员
《稽核工作总结》
稽核专员在管理变革例会上向总经理汇报上个稽核周期工作；
7
稽核部
稽核部主管
《稽核检查表》《稽核汇总表》《专项稽核报告》
稽核部主管负责将《稽核检查表》、《稽核汇总表》、《专项稽核报告》等归档管理
1 目的
为规范管理，使各项工作有序地开展，更好地激发公司全体员工工作积极性和主观能动性，提高工作效率，特制订本管理制度。
1.1 检查发现公司各部门工作中存在的问题，并帮助被稽核部门分析原因进行改善；
1.2 检查、落实公司各项规章制度、流程文件、管理办法以及会议决议的执行情况及其工作进度；
1.3 检查、跟进公司政策、方针、会议精神等信息的贯彻执行和反馈；
1.4 建立、健全和完善公司责任制约机制；
1.5 准确掌握全公司员工的工作业绩,为公司绩效考核提供依据,促进公司各部门提高工作效率；
1.6 加强与促进公司部门之间的协调、沟通;
1.7 纠错纠偏，树立正面典型，弘扬正气；
1.8 促进企业和谐发展。
2 范围
2.1 公司日常工作稽核及专案稽核;
2.2 涵盖公司各部门、各岗位（从总经理至生产一线员工）。
3 权责
3.1 稽核部权责
3.1.1 稽核部代表总经理对各部门、各岗位行使监督权、检查权、奖惩权；
3.1.2 稽核检查各部门、各岗位是否按公司各项相关规章制度、流程文件、管理办法、岗位说明书等规定进行作业;
3.1.3 对稽核工作中发现的问题有督导改进和奖罚权；
3.1.4 有权召集被稽核部门相关人员参与调查座谈会.
3.2 总经理权责
3.2.1 负责监督稽核部的全盘运作;
3.2.2 任免稽核部主管及成员；
3.2.3 向稽核部下达稽核工作任务；
3.2.4 审核稽核周工作计划与总结，听取稽核情况汇报，并督导实施；
3.2.5 对稽核工作中的重大事项作出最终审批或裁决；
3.2.6 主持、协调、安排好稽核部工作;
3.3 稽核部主管权责
3.3.1 接收总经理所分配的稽核工作任务；
3.3.2 向稽核成员分解稽核任务,并提出专项稽核提案；
3.3.3 为稽核成员提供工作指导;
3.3.4 对稽核成员的工作进行检查和跟进;
3.3.5 指导专员汇总每个稽核周期的稽核工作，将稽核总结分发各部门并上报稽核部主管；
3.3.6 对公司流程/制度的总体运作进行有效、全面的监督和维护。
3.4 稽核成员（含稽核专员、稽核学员）权责
3.4.1 认真学习各种制度条文，在稽核中熟练掌握奖罚尺度，使公司各项工作良性、持续发展；
3.4.2 根据《稽核任务书》规定，自动自发的进行稽核工作；
3.4.3 按时按质完成《稽核任务书》和稽核部主管分配的专项稽核任务；
3.4.4 按时完成《稽核检查表》、《整改通知书》、《稽核汇总表》、《专项稽核报告》、《奖惩单》、《稽核奖惩汇总表》的填制和上交；
3.4.5 及时向稽核部主管反馈和汇报在稽核工作中发现的各种规章制度、流程文件、管理办法、岗位说明书等规定的缺陷并提出建议.
3.5 公司各部门权责
3.5.1 负责提供工作计划与总结；
3.5.2 负责提供各种例会和专题会议的记录；
3.5.3 负责提供客观的证据证明此项任务已完成；
3.5.4 对各种规章制度、流程文件、管理办法、岗位说明书等规定的缺陷可提出修改建议;
3.5.5 对稽核工作有异议可书面向稽核部主管提出申请,由稽核部主管提议在稽核例会上讨论举手表决形成决议。
3.6 行政部权责
3.6.1 核查稽核小组成员转交的《稽核奖惩汇总表》《奖惩单》的有效性，确认后发出乐捐通告.
3.7 财务部权责
3.7.1 根据《奖惩单》和行政部提供的《稽核奖惩汇总表》中奖惩金额，从当月责任人工资中扣除奖惩款。必须对行政部和稽核部提供的《稽核奖惩汇总表》的真实性、准确性进行核查。
4 稽核部组织架构
4.1.1 稽核部直属总经理，对总经理直接负责;
4.1.2 建立以稽核部主管、稽核专员为组员的稽核部组织架构
稽核部主管
总经理
4.1.3

稽核专员
稽核专员
稽核专员

5 稽核内容
5.1 工作职责、流程文件、规章制度、控制卡、表单、管理办法、操作指引、工作任务、会议决议、日常工作计划（总结)、各种异常状况；
5.2 其它稽核部认为需要纳入稽核范围的事项。
6 稽核部例会
6.1 例会形式
6.1.1 一般采用稽核专员在每周的管理变革领导小组会议上向总经理汇报工作内容的形式；也可根据实际需要,召开由稽核部成员参加的专门会议。
6.2 汇报内容
6.2.1 稽核专员汇报每个稽核周期内所发现的问题点，包括需奖惩或整改的问题及专项稽核总结报告；
6.2.2 流程/制度中未规定作业流程等问题；
6.2.3 被稽核部门在新流程/制度运行时执行方面存在的问题；
6.2.4 稽核专员在稽核过程中所遇到的困难等问题;
6.2.5 稽核部例会针对问题讨论形成决议并将决议传达至相关部门。
6.3 稽核例会目的
6.3.1 通过稽核查出问题,提出解决问题和预防同类问题的方案;
6.3.2 通过讨论和交流提高稽核专员的专业能力和提升稽核效率；
6.3.3 促进企业管理制度/流程的不断健全和完善；
6.4 量化稽核指标
6.4.1 对稽核专员工作进行量化。主要指标为:一个稽核周期(一般为1周）内每名稽核专员必须提出2项以上问题点及处理建议;
6.4.2 对稽核专员进行绩效考核。主要指标有：稽核任务完成率、稽核部门投诉率等指标.
7 稽核作业流程
7.1 稽核检查
7.1.1 稽核专员根据《稽核任务书》和《稽核时间安排表》所安排任务到相关部门稽核;
7.1.2 稽核专员要求被稽核部门提供相关证据以供稽核专员检查；
7.1.3 稽核专员将稽核事实客观的填写在《稽核检查表》上,稽核内容栏应包括事实描述、证据记录等，由被稽核单位相关责任人员签名确认。如责任人拒绝签字的,由其直接上司确认属实后签字。处理结果栏应包括奖惩、责令限期整改等内容（奖惩建议的须有相关资料、证据）；
7.1.4 对于处理结果中有整改要求的，由稽核专员填制《整改通知书》。被整改部门责任人根据稽核专员的要求填写原因分析和整改措施并签名确认；第一联交被整改部门责任人实施整改；
7.1.5 稽核专员在整改期限到后3个工作日内应再次进行稽核，并将整改稽核结果，如实填报在《整改通知书》中整改稽核栏上；
7.1.6 在稽核过程中检查出违纪情况由稽核专员当场开具《奖惩单》，由当事人签字确认;当事人拒绝签字的由其直接上司、间接上司确认后签字并对拒绝签字的当事人加倍乐捐；
7.2 稽核结果处理及落实
7.2.1 稽核专员将一式四联经责任人或其两级上司签字确认的《奖惩单》在半个工作日内交稽核部主管审批后，一联交责任人、一联转行政部、一联转财务部;
7.2.2 行政部根据生效《奖惩单》在两个工作日内发出通告公布；
7.2.3 财务部根据稽核部主管审核签字后的《稽核奖惩汇总表》同已存档的第三联《奖惩单》对照复查，无异议则对被奖惩人进行扣款，并将《稽核奖惩汇总表》存档备查；
7.2.4 对于已交辞职报告，但还未离开公司员工的奖惩，在办理辞职手续时由行政部在《离职审批表》中注明扣除该员工当月奖惩款,财务部根据《离职审批表》在结算该员工工资时扣除奖惩款；
7.2.5 稽核部根据《稽核检查表》、《整改通知书》、《专项稽核报告》、《奖惩单》建立《稽核汇总表》、《稽核奖惩汇总表》归档备查。
8 申诉程序
8.1 被稽核部门及责任人对稽核处理结果有重大异议的，应向稽核部主管提出书面申诉报告，稽核部主管审查是否受理.被受理的由稽核部主管在稽核部例会上提议，依据相关制度讨论、表决并形成最终处理意见；稽核部主管要在稽核部例会后2个工作日内给予申诉者回复申诉处理结果；不予受理的申诉，稽核部主管应在接到申诉后2个工作日内在申诉报告上注明不予受理的理由后退回申诉者;
8.2 对于没有或缺乏处理依据的问题由稽核专员或其他相关人员书面提交稽核部例会讨论，根据少数服从多数的原则形成稽核部例会决议，由稽核部主管申请修改文件或制定新的制度；
8.3 稽核部主管根据稽核部例会决议的申诉处理结果，对申诉成功的给予免去原有的处理意见,对申诉失败的维持原来的处理意见.
9 公司各部门申请稽核程序
9.1 公司各部门负责人有检查下属工作的责任,不得将本人职责内的工作提交稽核部稽核;
9.2 相关部门之间有相互协调的职责，不得将本人职责内的协调沟通工作提交稽核部稽核；
9.3 行政投诉管理制度受理范围内的内容，稽核部可先行接收转交行政投诉受理部门处理；
9.4 以上范围之外，需要稽核部进行稽核的，必须提交书面申请并由部门负责人签字确认后转稽核部，由稽核部主管决定稽核或转行政投诉程序进行处理；
9.5 经稽核部例会讨论决定稽核后成立专项稽核，按正常稽核程序处理。
10 管理办法
10.1 稽核部奖惩规定
10.1.1 稽核部专员未能按期完成稽核周期内稽核任务或有遗漏的，处5元/单乐捐;
10.1.2 稽核专员未按期提交上报《稽核检查表》、《稽核汇总表》的，延期一天乐捐2元/单；
10.1.3 稽核专员接到公司各部门、各岗位书面投诉，未在稽核部例会提报的，乐捐5元/单；
10.1.4 稽核专员在稽核工作中被投诉弄虚作假、徇私舞弊、偏袒一方等严重不良行为,经调查确认属实的处100元/次乐捐，并取消其稽核专员资格;
10.1.5 稽核部主管或稽核专员在稽核处理事件后，经申诉调查确认属稽核错误的，处稽核部主管、稽核专员各10元/单乐捐；
10.1.6 稽核部专员未将《稽核检查表》、《稽核汇总表》、《稽核奖惩汇总表》、《奖惩单》归档管理的，处5元/单乐捐；
10.1.7 稽核人员违反公司保密制度或其它保密协议的，按公司相对应制度进行处理；
10.1.8 未遵守《稽核制度》规定或其它稽核要求的处5元/次乐捐；
10.1.9 稽核专员当月故意不执行稽核任务的，取消其稽核资格;(特殊情况需经总经理和稽核部主管批准方可延期或放弃稽核） 。
10.2 被稽核部门奖惩规定
10.2.1 被稽核部门不配合稽核工作、态度蛮横、拒绝提供稽核所需资料的，视情节处以被稽核部门相应责任人20—100元/次乐捐，情节特别严重的，由稽核部专员书面提报总经理予以停职反省、撤职或辞退处理；
10.2.2 稽核工作中被稽核部门未按时完成工作任务的，按照相对应的规章制度、流程文件、管理办法中乐捐规定进行乐捐；
10.2.3 稽核工作中被稽核部门未按时完成工作任务，如相对应的规章制度、流程文件、管理办法乐捐规定中无明确的乐捐依据的,稽核专员对责任部门负责人处以5元/项/天乐捐，并开出《整改通知书》责令限期整改;
10.2.4 限期整改的责任部门仍未在整改期限内完成任务的,处10元/单乐捐，并再次下达《整改通知书》要求限期整改,限期整改的责任部门仍未在整改期限内完成任务的,处责任人20元/单乐捐，并对其直接上司处10元/单乐捐；
10.2.5 被稽核部门相关责任人拒绝在《奖惩单》上签字确认的,经稽核部例会讨论后认定属实的，由其责任人两级上司确认后签字，并对责任人处以原乐捐金额的双倍乐捐。
10.2.6 各部门要坚持“谁主管、谁负责；谁影响、谁负责"。出现问题直接向责任部门出具《乐捐单》，由责任单位负责举证，追究最终责任，无追踪的乐捐由直接责任单位承担,如有异议，由稽核部查证后报总经理做出最终裁决。
10.2.7 对积极配合稽核工作，高质、高效完成工作任务的，给予10元/次的奖励；
10.2.8 对积极提出稽核工作建议，采纳实施后效果明显的公司员工,给予１0元/次的奖励；
10.2.9 对积极提供稽核线索，经稽核后为公司解决重大问题、创造重大效益或挽回重大损失的员工，给予不少于200元/次的奖励；
10.2.10 对被稽核部门相关人员的奖金于管理变革例会上发放(特殊情况下除外）；
10.2.11 除拒绝签乐捐单在财务直接扣除外，其它的所有奖惩均由稽核部直接处理，然后与财务每周进行对账处理；
10.2.12 每月财务部必须对当月所有奖罚账目进行查核。账目由稽核部负责提供，如出现账目错误时，则对相关稽核人员处以10元/笔乐捐。
11 稽核时间、方式
11.1 日常稽核：按照《稽核任务书》、《稽核申请表》规定进行稽核；
11.2 专项稽核：根据各种异常的发生临时进行的稽核；
11.3 稽核内容涉及多个部门的稽核专员要一查到底,直到追究出最终责任人。
12 相关表单
12.1 《稽核任务书》
12.2 《稽核申请单》
12.3 《稽核时间安排表》
12.4 《稽核检查表》
12.5 《乐捐单》
12.6 《整改通知书》
12.7 《专项稽核报告》
12.8 《稽核汇总表》
12.9 《稽核奖惩汇总表》