生物质电厂采购管理制度.doc

采购管理制度编号：RDYXB-001版号:A/0生物质电厂采购管理制度编制日期审核日期批准日期2013年 月 日发布 2013年 月 日实施生物质电厂目录第一章总 则3第二章申购管理3第三章采购实施管理7第四章验收管理10第五章采购付款管理12第六章采购账务处理13第七章附则14附表1：请购单15附件2：采购询价记录表15附件3：采购物品验收单1615第一章 总 则第一条 目的为了加强采购计划管理，规范采购工作，保障生产经营活动的正常持续供应，加速资金周转,降低采购成本，特制订本制度.第二条 范围本制度适用于毛乌素热电公司的生产、养殖、研发、营销所需材料、设备、备品备件及公司办公用品、劳保用品、工程服务的采购。第二章 申购管理第三条 采购范围和权限(一）生产设备、设备配件、设备维修工具由安技部根据生产运营实际需求提出采购申请，由总经理、董事会、董事长审核、审批。(二）为生产所需的原材料、配套件、辅助材料、包装材料、低值易耗品等,由生产部门提出采购申请。由使用部门负责人、主管副总、总经理进行审核、审批。(三）研发所需的设备、工具、仪器、材料、配件等由研发中心提出采购申请，由主管副总、总经理根据一定的额度权限进行审核、审批.(四）土建、设备安装、委外维修等工程服务项目采购，由安技部根据合同及设计任务书所作的预算，结合项目进度编制材料、服务采购清单作为采购申请,经总经理、董事会、董事长进行审议批准.（五）普通办公用品、劳保用品、办公家具、后勤生活用品由综合办根据使用部门需求统一编制采购申请。由总经理进行审核、审批.（六）保险、广告、法律和审计、管理咨询等特殊服务采购申请，由相关责任部门提出请购，经总经理、董事会、董事长进行审议批准。(七）以下采购免于执行购程序，按费用报销程序执行：1、支付电话费、传真和手机费、行政收费等。2、向国家/地方税务部门缴纳的税款，包括公司所得税、营业税，代扣所得税，增值税等。3、总价值低于500元人民币的零星、小采购.4、员工差旅费/招待费报销。第四条 确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督.不相容岗位包括以下方面：(一）请购与审批。（二）供应商的选择与审批。（三）采购合同的拟订、审核与审批。（四)采购、验收与相关记录。（五)付款的申请、审批与执行。第五条 请购单（一） “请购单”的开列和递送领用部门、仓储部门及其他相关部门根据公司采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门负责人签字及主管副总、总经理审核、审批后,向物资部门提出采购申请。（二）紧急请购时，由请购部门在“请购单中注明原因，并加盖“紧急采购”章。（三）材料检验必须经过特定方式进行的,请购部门应在“请购单”上注明要求。第六条 采购技术文件（一）物资部应及时与申购部门协商确定物料技术要求,新品种须有相应的技术文件.1、安技部申购的采购技术文件由安技部编制,主管副总批准.2、生产部门申购的采购技术文件由生产部门、安技部编制，主管副总批准3、研发中心申购的采购技术文件由研发中心负责编制，主管副总批准.(二）采购技术文件内容1、采购清单：采购物资名称、类别、型号、规格、式样、配置、数量、用途、到货时间等。2、技术文件：在有要求时，写明规范、图样、检验规程和适用版本及所采用的标准和特殊质量要求。3、在有质量保证要求时，须写明适用的质量保证模式标准、版本、编号等。第七条 采购预算管理（一)采购预算编制1、为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金,提高资金的使用效率，确保采购合理，由使用相关部门(生产部门、研发部门、管理部门等)填写本部门的“采购预算申请单”,上交物资部。2、物资部按月汇总、整理各部门采购预算后，编制采购总预算，交计划财务部和总经理办公会逐一核准后，物资部进行调整、完善采购预算送计划财务部进行审核后上交总经理审批,计划财务部将审批的各项采购预算指标及时下达物资部及给相关责任部门及人员。（二） 预算执行过程控制在预算执行过程中，计划财务部根据预算的实际执行结果与预算数进行比较,编制预决算分析报告。如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。(三）采购预算资金控制1、在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度。2、采购物资资金定额按预算计划价格计算。采购资金的占用额，按预算核定的资金指标，每月由计划财务部进行资金分析，防止资金超支,保证完成核定指标.3、部门负责人只能在自己的限额内进行审批，对于预算内采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续.对于超预算和预算外采购项目,物资部及计划财务部对需求部门提出的申请进行审核后，最终由总经理审批后方能给予办理。第三章 采购实施管理第八条 采购方式选择（一)合同订购方式1、物资部与供应商通过谈判就采购商品的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且以采购合同的形式确定下来。供应商按采购合同提供商品并取得货款，公司按合同验收商品并支付款项。2、合同订购方式适用于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价格稳定的商品。（二）订单采购方式物资部根据批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商并表明购买意愿；订单在提交给供应商之前还应由计划财务部检查订单的合理性。订单采购方式适用于一般商品或劳务。(三）特约厂商采购对于用量、费用不太高的单项商品，可简化采购作业，由物资部选定特约厂商，介绍使用部门直接向该厂洽购。但在付款前应送计划财务部审核,不高于市价时予以付款。（四）直接采购方式1、不适用前述采购方式的采购者可按此方式采购。2、物资部按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，并在了解交易条件后订购。第九条 供应商选择(一）各项商品的供应商至少应有三家(独家供应等特殊情况下除外），各家背景及交易资料应记载于“供应商信息表”存档备用。对于未达本公司标准的商品，物资部应开发新供应商，或报送副总拟订开发计划。(二）新供应商的开发，由生产管理部门会同采购人员实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等以后,填制供应厂商资料卡，呈总经理核准后,列为备选厂商。(三）主要、关键设备的备品件应实行三定“定型号、定规格、定厂家购买，确保备品件质量，若需变更必须征得相关领用部门的同意方能采购。（四）对于交货质量不良、无法按期交货的供应商应予撤销设定。届时由物资部以签呈方式说明原因，送生产管理部门复查，并呈总经理核准后,通知对方。第十条 询价议价（一）物资部收件人员收到“请购单”或“外购单时，即加盖收件章，转采购经办人员办理询价业务。（二)采购经办人员收到不需会签或已会签完成的询价、报价资料时，应结合会签结果和各厂商报价，查阅以前订购记录及供应商信息表、市场行情,经过成本分析后，拟订议价对象、议价策略及拟购底价，以供议价时用。第十一条 采购实施（一）采购经办人员在“请购单”上填写订购日及约定日,再填制采购联络函,寄送给供应商。采购经办人员应将“请购单”第二联送仓库以备收货时用。(三）预付定金或采购金额较大，或有附带条件的采购项目，采购经办人员应先与供应商签订采购合同。合同书正本两份，一份存物资部,一份存供应商处，副本分存请购部门、计划财务部。（四）凡是备品备件的请购要有明确的技术要求,需求部门准确核对申购须备品备件的规格、型号、图纸、数据，做到准确无误,并由安技部进行技术审核。较重要的应签订技术协议。(五)备品备件的采购，必须严格按照备品备件采购计划中所列的规格型号和技术参数进行，不得随意变更技术要求和型号。如需变更时必须经安技部及相关领用部门的同意.（六)紧急请购采购经办人员接到紧急请购通知后，应即查明请购商品名称、规格、数量、请购单号及交货地点等资料，并以电话询价和议价,待收到正式“请购单”后,补入询价和议价结果，按急件方式处理.(七）交货质量异常各采购经办人员收到质检部门验收不合格的验收报告时，应尽速与供应厂商交涉扣款、退货、换货等事宜，并将交涉结果记录于验收报告的“采购处理结果”栏内，并呈总经理核签后送回仓库。1、对于需退料、换料或补交的，采购经办人员应于验收报告的“采购处理结果”栏内注明厂商电话及预定的处理日期.2、因质量不合格而退货换料,可按逾期交货处理。而逾期日数应从采购经办人员通知供应商换货之次日起计算。3、采购经办人员如未能按请购部门意见处理时，应将与供应商交涉结果记入“采购处理结果栏，送原请购部门签注意见,或会同原请购部门共同处理。第四章 验收管理第十二条 责任部门（一）验收工作由物资部、安技部会同使用部门按照验收规范共同验收，对收到商品的数量和质量进行检验。（二）商品物资到库后，属于固定资产的验收按设备管理制度中规定的验收方式验收;非固定资产的按申购时的技术要求验收方式验收。第十三条 验收规范为利于商品检验收货的业务，物资部就商品重要性及特性等，适时召集使用部门及其他有关部门，依所需的商品质量制定商品验收规范，呈总经理核准后公布实施,以此作为采购及验收的依据。第十四条 验收程序（一）仓库管理人员在收到已核准的“采购订单”时，按供应商、交货日期分别依序排列,并于交货前安排存放的库位,以方便收货。（二）已经到货等待验收的商品,必须在商品的外包装上贴上商品标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且应与已验收的分开储存,并规划“待验区”,以示区分。(三)商品到货后，仓库管理人员应会同使用部门依“装箱单”、“采购订单”、采购合同等采购文件核对商品名称、规格并清点数量或过磅、测量重量，并将到货日期及实收数量填入“订购单，同时仓库管理人员填写验收报告并在上面签字。 (四）验收完毕后，对验收合格的商品应当编制一式多联、预先编号的验收证明，内容包括供应商名称、收货日期、商品名称、数量和质量以及运货人名称、原购货订单编号等,作为验收商品的依据,并及时报告物资部门和计划财务部门.(五）验收过程中如发现所载的商品与“装箱单”、“采购订单”或采购合同所载内容不符,应通知办理采购的人员及相关部门进行处理。 （六)验收过程中发现商品有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况且达到一定程度时，验收人员应及时通知采购人员联络通知供应商前来处理，并尽可能维持其状态以便于公证作业。供应商确认后，验收人员开立“索赔处理单”呈部门负责人核实后，送计划财务部门及物资部门督促办理。第十五条 退换货作业(一）对于检验不合格的商品退货时，采购员应开立“商品交运单”并附有关验收报告,呈物资部经理签字确认后办理退货。(二)如为需要更换的商品，采购人员需要与供应商协商解决；如需要增减货款,要在付款前或有效承付期内通知计划财务部门.（三）对于已付款但在保修期或保质期出现质量问题的商品，采购人员需要负责联系供应商进行维修或赔偿，索赔收入全部上缴计划财务部，注明赔偿商品及赔偿原因.（四）当决定退货时,采购员编制“退货通知单,并授权运输部门将物品退回，同时将退货通知单副本寄给供应商。运输部门应于物品退回后通知物资部和计划财务部。第五章 采购付款管理第十六条 预付款及定金审批处理（一)以预付款形式采购且采购金额在5 000元以内的采购订单,需经物资部经理审核、采购总监审批；采购金额在5 000元（含）以上的采购订单，需经采购总监审核、总经理审批。（二）定金数额在500元以内的，物资部经理审批；5002 000元的，物资部经理审核、主管副总审批；2 000元以上的，主管副总审核、总经理审批。第十七条 退货款项回收处理采购员在物品退回后编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及金额等。物资部经理审批借项凭单后,交计划财务部相关人员审核，主管副总审批.计划财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。第十八条 折扣处理（一）对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要物资部同供应商进行谈判后最终确定。折扣金额须由计划财务部审核、主管副总审核后提交总经理审批。（二）折扣金额审批后,物资部应编制借项凭单。(三）计划财务部门根据借项凭证来调整应付账款。第十九条 交期延误罚扣处理采购经办人员收到交货延误或统一发票逾期未送计划财务部时，应按下列方式处理。（一）予计算逾期罚扣金额,并通知供应商罚扣原因与金额。（二)在供应商同意扣款或补足发票时，由采购经办人员在收货单及发票上填写实付金额或发票号码，呈总经理核签后，连同原“请购单”第二联、“收货单”、验收报告等资料送计划财务部整理付款。（三）如厂方不同意按第1项方式扣款，采购经办人员应继续与供应商交涉并呈董事会核准后按第2项方式处理。第六章 采购账务处理第二十条 计划财务部在采购单据齐全的情况下,按照会计核算规定及时、准确地编制记账凭证.第二十一条 将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票等支持性凭证附在记账凭证的后面。如凭证资料较多，也可另外装订成册,注明索引号后存档。第二十二条 每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款分类明细账.第二十三条 对账（一)计划财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。（二）取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持一致。第七章 附则第二十四条 本制度的拟定和修改由公司物资部负责,经公司总经理办公会审议、董事长批准后批准执行.第二十五条 本制度由公司物资部负责解释.附件1：请购单附件2：采购询价记录表附件3:采购物品验收单附表1：请购单申请单位： 申请日期: 年 月 日 编号：序号物品名称厂家/品牌缓急程度规格型号单位需求数量用途需用日期库存请购数量备注经办人： 部门负责人: 申请部门分管领导：采购部(人力资源行政部)审核： 审核部门分管领导：财务负责人： 总经理:库管：附件2：采购询价记录表编号:序号物料名称规格/质量标准付款及开票方式单位数量单价合计报价单位报价人联系方式拟定供应商采购员: 物资部负责人： 分管领导：财务负责人： 总经理：附件3：采购物品验收单 编号：序号品名规格型号单位数量验收意见请购单号验收部门负责人： 验收经办