行政人事部架构、岗位职责、工作流程.doc

行政人事部
一、 组织架构：
部门经理
前台
行政人事专员

二、 岗位职责
(一) 行政人事经理岗位职责
岗位名称：行政人事经理
直接上级:副总经理、总经理
直接下级：行政专员、人事专员、前台等
主要职责：
行政方面：
1. 协助上级做好综合、协调各部门工作和处理日常事务；
2. 协助参与并起草公司发展规划的拟定年度经营计划的编制及各阶段工作目标分解；
3. 负责总公司年度综合性资料，组织并起草公司综合性的工作计划、总结、报告、请示等文件；
4. 负责公司通用规章制度的拟定、修改和编写工作，协助参与专用标准及管理制度的拟定、讨论、修改工作；对文件中的重要事项进行跟踪检查和督导,推进公司的管理；
5. 搜集和了解各部门的工作动态，掌握全公司主要活动情况，编写公司年度大事记;
6. 负责召集公司办公会议和其他有关会议,做好会议记录，根据需要撰写会议纪要,并跟踪、检查、督促会议的贯彻实施；
7. 监督执行规章制度和劳动纪律，处理员工奖惩事宜.对各岗位及其场所的劳动、卫生、安全情况进行定期及不定期检查;
8. 负责做好公司来宾的接待安排，组织、协调公司年会、员工活动，开展年度总评比和表彰活动；
9. 负责公司内外文件的收发、登记、传递、归档工作；
10. 负责公司办公用品的管理;
11. 负责公司员工活动的策划和组织；
12. 负责公司档案管理工作；
13. 加强部门之间的协调,为促进相互之间的团结做好工作；
人事方面:
1. 负责公司人力资源工作的规划,建立、执行招聘、培训、考勤、劳动纪律等人事程序或规章制度；
2. 负责制定和完善公司岗位编制，协调公司各部门有效的开发和利用人力，满足公司的经营管理需要；
3. 根据现有的编织及业务发展需求,协调、统计各部门的招聘需求，编制年度/月度人员招聘计划，经批准后实施；
4. 做好各岗位的职位说明书,并根据公司职位调整组要进行相应的变更，保证职位说明书与实际相符;
5. 负责办理入职手续，负责人事档案的管理、保管、用工合同的签订；
6. 建立并及时更新员工档案,做好年度/月度人员异动统计(包括离职、入职、晋升、调动、降职等）
7. 制定公司及各个部门的培训计划和培训大纲,经批准后实施；
8. 对试用期员工进行培训及考核，并根据培训考核结果建议部门录用；
9. 负责拟定部门薪酬制度和方案,建立行之有效的激励和约束机制；
10. 制定绩效评价政策,组织实施绩效管理，并对各部门绩效评价过程进行监督和控制，及时解决其中出现的问题，使绩效评价体系能够落到实处,并不断完善绩效管理体系；
11. 负责审核并按职责报批员工定级、升职、加薪、奖励及纪律处分及内部调配、调入、调出、辞退等手续；
12. 做好员工考勤统计工作,负责加班的审核和报批工作
13. 负责公司员工福利、社会保险、劳动年检的办理；
14. 配合其他部门做好员工思想工作，受理并及时解决员工投诉和劳动争议事宜;
15. 定期主持召开本部门工作例会，布置、检查、总结工作，并组织本部门员工的业务学习，提高管理水平和业务技能,保证各项工作任务能及时完成；
16. 其他突发事件处理和领导交办的工作。
(二) 行政人事专员岗位职责
1、负责招聘工作，应聘人员的预约，接待及面试；
2、员工入职手续办理，员工劳动合同的签订、续签与管理；
3、公司内部员工档案的建立与管理；
4、负责与其他部门的协调工作，做好信息的上传下达；
5、负责公司各部门的行政后勤类相关工作；
6、负责考勤及工资绩效的核算；
7、负责部门一些日常行政事务，配合上级做好行政人事方面的工作；
8、负责制定、监督及执行企业管理规章制度、行政人事管理制度以及工作流程、绩效考核制度；
9、负责组织企业文化建设工作，包括公司庆典、年会安排、会务组织、文体活动安排等;
10、协助上级制定各部门岗位职责说明书，报批后监督并执行；
11、协助上级制定员工培训计划,包括新员工培训以及所有员工的培训计划；
12、负责对新员工进行企业制度与文化的培训工作，建立企业形象；
13、负责协助各部门进行人员招聘工作，包括招聘流程、面试记录与筛选推荐等；
14、制定岗位晋升、下调策略，报批通过后加以监督执行;
15、制定薪酬上调、下调策略,报批通过后加以监督执行；
16、负责离职员工的善后处理工作，包括办公用品、钥匙、出勤核算、离职证明、合同解除等；
17、负责管理劳动合同、保密协议、房屋租赁协议以及各类人事行政文档；
18、协助各部门做好节假日期间工作安排,包括值班安排、检查门窗、关闭电源电脑等工作；
19、负责企业资产配置(包括办公设备、办公用品）的管理工作，包括清点、维护、登记等；
20、其他突发事件的处理。
(三) 前台岗位职责
1. 接听、转接电话;接待来访人员。
2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
4. 做好会议纪要。
5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
6. 负责传真件的收发工作。
7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记.
8. 做好公司宣传专栏的组稿。
9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表.
12. 管理好员工人事档案材料， 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。
13. 社会保险的投保、申领.
14. 统计每月考勤并交财务做帐,留底。
15. 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
三、 相关工作流程
(一) 人事
1. 员工招聘流程：
人员招聘目前主要有现场招聘、网络付费招聘、网络免费招聘、校园招聘、内部员工介绍招聘,公司目前主要采用的是网络付费招聘与现场招聘相结合的方式。
人事主管面试
发布招聘信息/现场招聘
总经办审核签字
行政人事部审核
各部门负责人书面提出岗位需求和职位要求

用人部门主管/总经理面试

人员试用

工作要求：接到招聘申请后一周内发布招聘信息或人才市场现场招聘。
2. 员工入职手续：
要求：以下手续应在入职后一个月内办理齐全， 一月内未交齐者工资暂缓，转正时仍未交齐者予以解聘.
项 目
内 容
提供方
备 注
1、如实提交个人资料
应聘面试表
公 司
由入职人员详细填写并签字
身份证复印件
入 职
人 员
两张；要求清晰、真实
学历证复印件
入 职
人 员
最高学历、真实
一寸彩照
入 职
人 员
两张;要求彩色的证件照片
健康证
入 职
人 员
要求未过期、真实
银行卡复印件
入 职
人 员
最好是中国银行卡，要求本人在复印件上重写上卡号
和签名及日期
原单位离职证明
入 职
人 员
需原件（即有原单位红章），应届生为就业协议书
（不能提供证明文件，请详细填写证明人及联系电话）

特殊技术岗位的须提交技术操作证(如：电工、焊工等)
2、签订劳动合同
劳动合同
公 司
一式二份
3、 安排岗位
安排工作场所
所在部门/办公室/门店
办公用品、公司相关规章制度的学习，公司概况介绍（人事行政部)；
入职一个月内新员工入职培训（专业知识、产品知识、销售技巧）
工作内容及岗位职责(用人部门主管）
4、建立员工档案

上述1～3项内容
人事行政部
一月内收齐，交行政人事部保管
3. 员工转正流程：
试用期结束前一周
人事经理
核实工作情况
所在部门主管/经理考核评价

员工自我
小结
填写转正申请表

试用期2个月

行政人事部提出是否转正建议
总经办审批

工作时效要求：员工转正资料交至人事行政部后，二个工作日内审核资料是否完整，符合要求的提出转正建议（含薪资和转正日期）,资料不合格的列出全部要求补办的手续和资料，退至各部门。
本人填写晋升（加薪）申请表
用人部门提名晋升（加薪）人选
所在部门主管/店长考核评价
晋升（加薪）通知书
总经办
审 批
人事主管与所在部门主管沟通，征询意见
4. 员工的晋升(加薪）：
行政人事部签字
人事档案、社保、钥匙
部门经理在《员工辞职申请表》上签署意见
主管/经理签字
所在部门/人事部签字门签字
财务主管签字
工作内容交接
办公资产交接
应收款情况审核
5. 员工离职手续:
办理移交(填写《员工离职移交清单》)
员工提出辞职申请（填写《员工辞职申请表》）

员工填写《离职声明》
本人签字+手印
开具离职证明、离职手续存档、停缴社保/公积金等
部门主管/经理在《离职移交清单》上签署意见

6. 社会保险关系和住房公积金的建立：
员工社会保险关系的建立是指员工转正后,经公司同意后为其办理缴纳社会保险金（包括养老保险、医疗保险、失业保险、生育保险、工伤保险、住房公积金)的过程。
同意
签订劳动合同
至社保部门建立社保关系
人事主管填写缴纳社保申请表并盖章
总经办
审 批
人事主管签署建立社保关系的意见

入职工作半个月

7. 社会保险关系的解除：
停当月社保
办理离职手续
至社保部门解除社保关系和住房公积金
人事主管填写解除社保关系申请表并盖章

每月10日前

工作时效要求：每月9日以前离职的，停当月社保，10日以后的停下月社保。
8. 考勤管理：
外出单、出差申请单

部门经理审批
副总经理审批
行政人事部存档
各职能部门主管\经理请假

总经理审批
≤3天以上病假、≤3天以上事假

≥3天的事假请假单

≥3天的病假请假单、医院证明

结婚证明、产假单、医院证明、准生证

加班单

总经理审批

部门主管审批
行政人事部存档

要求：每月１0日前核查各部门考勤，按部门整理并归档
(二) 行政工作流程
1、资产管理
公司资产包括固定资产和低值易耗品两大类:
固定资产主要指：桌椅、公文柜、电脑、电话机、打印机、复印机等.固定资产需要遵守固定资产管理制度（见财务制度）.
（1） 固定资产购买
使用人提出购买申请
所在部门经理初审
总经办审批
行政人事部与采购部调配/购置

采购部购买
办公室进行固定登记编号
使用人办理使用手续
报销入账
有可调配资产
无可调配资产

（2） 固定资产报修报废（主要为电脑、传真机、打印机、空调等)
使用人填制报修单
行政人事部提出检修或报废建议确认
行政人事部确认
总经办　
审批
行政人事部填制报废单
自行修理或送修

报损
维修
报废
交付使用

（3） 低值易耗品管理
使用人提出购买申请
所在部门经理初审
副总/总经理审批
办公室调配/购置

办公室委派专人购买
办公室进行登记编号
使用人办理借用手续
报销入账
有可调配资产
无可调配资产

时效要求：固定资产、低值易耗品、办公用品等的购置和维修，在申请单核准审批交至行政人事后一周内完成（不需购置、更换配件的一天内完成).
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