差旅费和市内交通费管理制度.doc

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差旅费及市内交通费管理办法
第一条 为了保证公司正常经营活动,加强公司差旅费报销的管理，在使之符合合理、节约的原则下，同时保障出差人员工作与生活的需要，结合公司实际情况,制定本办法。 
第二条 本办法规定了公司出差、审批、费用报销等工作的管理和考核。
第三条 本办法适用于公司各部门。
第四条：差旅费报销相关内容
1、 出差原则
（1） 出差人员要实事求是，出差任务明确,如发现弄虚作假,一律按企业有关规章制度严肃处理。
（2） 因公务紧急，未能履行出差审批手续的，出差前可以电话方式请示，出差归来后补办手续.
（3） 出差人员因特殊原因无法在预定期限返回销差而必须延长滞留的，根据出差者申请，经调查无误后支给出差差旅费.
（4） 出差人员交通工具除可利用企业车辆外，以利用火车、汽车为原则.但因紧急情况经总经理核准者可乘坐飞机。
（5） 使用企业交通车辆或借用车辆者不得申领交通费.
（6） 员工出差原则上以火车硬卧为主要交通工具，如任务急或路途远,经财务经理和常务副总批准后可乘坐其他工具。
（7） 在预算范围内合理节约开支.
2、 出差的审批、借款及报销
（1） 员工出差前须填写《出差申请表》，作为考勤和借款、报销的依据；
(2）《出差申请表》由部门经理、财务经理和总经理审批。
出 差 申 请 表
申报日期：
申报部门

出差人

出差日期
年 月 日 至 年 月 日： 共 天
出差省市与地区

出差事由

交通工具安排
飞机□ 火车□ 汽车□ 动车□ 其它□
申请费用
元
部门审核
财务
经理审核
董事长审核

审核费用
元
说明: 1、此申请表作为出差申请、借款、核销必备凭证。
2、如出差途中变更行程计划需及时汇报。
3、出差申请表须在接到申请后48小时内批复。
3、 《出差申请表》审批下来后，可凭此到财务部预支差旅费借款。出差时借款，以“前账不清、后账不借”为原则,对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的,追究财务经办人及主管领导负责人的责任.
4、 出差期间各项费用报销，须填写《差旅费报销单》,所附单据必须有税务部门的正式发票，列明企业抬头，数字清晰，先由经办人签名，部门经理、系统总监和财务总监签字后，报总经理审批，予以报销。超审批金额外的业务招待费,一般不予开支.
3、差旅费报销流程
经办人将合法票据分类粘贴，填写差旅费报销单

实际出差是否按“出差申请单”执行

部门负责人审批

票据是否合法
是否超出预算

财务审核制单

总经理签字

扣回借支款
出纳报销
出纳报销

（1） 在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得主管领导同意，并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。
（2） 出差人员回公司后，应形成出差完成情况书面报告，并向主管领导汇报,由主管领导考核结果，签署考核意见.
（3） 凡与原出差申请表规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经主管领导签署意见后方可报销。
（4） 出差回公司应在5个工作日内报账,超过期限报销差费，每一天按10元罚款，若迟报时间超过一个月以上，每一张单据按每月30元累积加罚(发票日期），并追究其部门担保人责任。
4、出差费用标准:实行限额标准内实报实销，具体标准见表1。
表1 出差费用标准规定
职务
费用标准
总经理
副总经理
各部门经理及主管
一般员工
交通费
实报
实报
软卧实报或者飞机票价的80％
硬卧实报
每日住宿费
实报
实报
1．A类地区250元以内
2．B类地区190元以内
3．C类地区150元以内
1．A类地区220元以内
2．B类地区170元以内
3．C类地区120元以内
每日餐费

60元以内
60元以内
每日杂费
实报
实报
50元以内
50元以内
业务必要的开支
实报
实报
实报
实报
（1） 远途出差如利用夜间（午后9时以后,午前6时以前)车次,住宿费减半支给。
（2） 出差时的招待费用
确因工作需要招待客人时，各企业、部门要根据不同客户和人数，本着既节约又能办好事的原则，对单笔支出人均超过_50_元以上的招待费必须先请示部门经理并告知总经理；人均超过100元以上的招待费必须先请示总经理同意，报销时按财务相关规定报销.
1) 随同高层人员出行的普通员工,食宿随高层人员.
2) 如因工作需要超出标准，需在《出差申请单》上列明原因.
5、出差火车票的订购退换
原则上公司员工出差的火车票由办公室进行统一订票。如果因为业务不能按照之前订票的时间返程，需提前告知办公室进行相应的退票或换票处理,如因个人原因导致票据未进行处理的,其相应责任由本人承担。
第五条：市内交通费用报销相关内容
1、   市内交通费定义
  本规定定义的市内交通费（简称“交通费”)包括：
（1） 员工因业务需要,由公司安排在工作日加班至晚上9点后或法定假日发生的出租车费和公交车费可以报销。加班范围包括加班完成公司指派的工作、加班培训、公司会议和部门会议.
（2） 员工因公务需要，在办公室所在城市,从公司到客户或其他业务往来单位发生的交通费.
（3） 员工在办公室所在城市以外出差期间发生的市内交通费，和从办公室与机场之间往返的交通费属于差旅费报销项目，不在本规定规范范围内。
2、具体规定
（1） 公司员工外出（北京市内及周边郊区）办事，本着节约原则,应尽量乘坐市内普通公交车辆（公交车、地铁、城铁)，除特殊情况外，原则上不许乘出租车；对于办急事特事、携带公司大额现金、危险（贵重）品、随身携带5KG以上公司物品、偏远地点或市内交通工具无法抵达地点等情况经请示后可乘市内出租车或开自驾车.
（2） 员工外出办事,需事先向本部门领导或向直接上级主管领导请示,经同意后在公司《外出办事登记册》上进行登记,方可外出办事。
（3） 报销市内交通费时,按实际发生时间和金额如实填写“费用报销单”，并应注明事由，附正规发票，按照费用报销流程进行报销。每月只报销当月及上月的交通费用,逾期未报的，不予报销。
（4） 员工需要加班,应按照公司相关规定填报《加班申请单》报部门经理批准，同时报人事专员备案。公司报销工作日晚间22：00以后的市内交通费，发票背面用铅笔注明路程的起始地点。
3、报销单填写规则
（1）按照票据日期和时间前后顺序填写；
(2)注明每一张票据的出发地和目的地；
（3）注明单次或往返外出的具体公务内容;
（4)如果有合乘同事，请注明合乘同事的姓名.
附则 (一）本制度根据实际情况定期进行修改调整；
(二)本制度由财务部负责解释；
(三)本制度经公司董事长签批后生效。
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