采购入库流程.doc

一、   采购申请
  1.              公司所有物品采购视同原材料采购，必须填写采购申请单。
  2.              日常采购申请流程：
 （1）     申请人员填写申请单后，由部门经理审核，报采购专员询价，总经理审批，采购专员根据采购申请单或销售合同附注的商品清单核对采购。
 （2）     采购申请单填写流程如下：经办人员（申请）→部门经理（审核）→采购专员（询价）→总经理（审批）→采购部备案并采购。
  3.     工程项目采购申请流程：
 （1）     工程项目签订后，销售人员根据销售合同报价作公司标准报价单，销售人员将标准报价清单报工程部，工程部根据销售标准报价清单填写采购申请单，技术总监审核，总经理审批，采购专员根据采购申请单附注的设备报价清单核对采购。
 （2）     采购申请单填写流程如下：工程部项目部经理→部门经理/技术总监→总经理→采购部备案并采购。
 （3）     工程项目在异地采购工程主料和工程辅料，单件采购价格在500元以下的（含500元），由项目经理决定，工程完工后统一办理入库手续。超过500元以上的材料采购必须由公司正规的采购申请流程办理。
 （4）     工程辅料金额较小的，不用逐笔进行报销，随同其他费用一同报销。工期在三个月以内的，在完工后统一入库报销。工期在三个月以上的，三个月报销一次。
二、   商品采购入库：
    1.                 采购专员采购商品回来后，应立即办理入库手续。入库时将采购商品、
发票或收据、供应商出库单一同交到库管处，办理入库手续。
    2.                 采购专员必须在入库单上填写如下内容：入库商品编号、商品名称、计量单位、数量、单价、金额、供应商单位全称。采购专员、库管人员、财务人员必须在入库单上签字。入库单一式三联，第一联存根联库管人员保管，第二联记账联给财务人员记账使用，第三联给采购人员保管。
    3.                 入库时必须严格分清商品、礼品、办公用品、固定资产。不同的实物应放入不同的库房，严格管理，同时建立不同的流水账，定期盘点。
    4.                 采购合同原件必须交财务部备案，查询采购合同需总经理批准。
    5.                 入库流程如下：采购专员→财务→库管人员
三、    自行研发的产品入库
  1.     公司立项研发的产品，完成后移交到技术总监处定义公司编码，交采购
  部并办理入库手续。
  2.     入库单上填写如下内容：入库产品编号、产品名称、计量单位、数量、
  单价、金额、单位全称。
  3.     入库时技术总监在入库单上签字审核。
  4.     采购专员、技术总监、库管人员、财务人员必须在入库单上签字。入库
   单一式三联，第一联存根联库管人员保管，第二联记账联给财务人员记
         账使用，第三联由采购专原保管。
四、   委托外单位开发、硬件加工、工程外包入库。
  1.                   委托外单位软件开发、硬件加工、销售合同中的外包合同成本计入销售合 同总成本之内的外包合同都要办理采购入库手续。
  2.                   委托外单位软件开发、硬件加工、销售合同中的外包合同等签署人负责支付货款和与客户联系索要发票等相关事宜。收到发票后，财务方可付款 。如需先付
      款，由总经理批准，付款后一周内要回发票。发票须为增值税发票。
  3.                   同时将客户档案信息报采购部备案。
  4.                   委托开发、委托加工、总合同中部分外包合同都要交到采购部由采购专员 统一办理入库手续。
  5.                   入库手续与第二条采购入库手续相同。入库单一式三联，第一联存根联库管人员保管，第二联记账联给财务人员记账使用。第三联由采购专员保管。
五、    商品、产品再加工生产入库
 1.             商品、产品入库后，直接销售的可以办理销售手续。
 2.             需要组装加工的商品、产品由生产部派专人到库管处办理调拨手续，与 生产部进行组装加工。组装加工后，生产部办理组装后的产成品入库手续。入库流程如下： 生产人员→生产部经理（技术总监）→库管人员
 3.             领用调拨手续如下：生产人员→生产部经理（技术总监）→库管人员

六、    工程项目设备器材出入库流程
1.             采购专员根据采购申请单采购设备器材办理入库手续，入库流程：采购专
   员→财务人员→库管人员
2.            工程材料到达现场后，客户不予办理材料验收手续时，设备器材由工程人
  员保管的流程：设备器材入库后，库管人员通知工程项目经理办理领用调
  拨手续。领用调拨流程如下：工程项目部经理根据采购部采购的项目产品
  到库管处办理领用调拨单，技术总监在调拨单上签字审批，销售人员签字
  审核，库管人员签字。调拨单一式三联，第一联存根联库管人员保管，第
  二联给销售备案，第三联给工程项目经理 保管。工程项目经理→技术总监
  →销售人员→库管员
3.            工程完工后销售人员和工程人员同时在现场与客户办理验收手续，验收手
  续完成后工程技术人员办理出库手续：工程部项目经理（填写出库单）→
  技术总监签字审批→销售人员签字审核→财务人员→库管人员
4.            如果工程材料到达现场后直接由客户签收的流程：工程人员不应办理调拨
  手续，直接办理销售出库手续。
5.            出库流程：工程部项目经理（填写出库单）→技术总监签字审批→销售人
  员签字审核（核对产品是否匹配）→财务部审核（价格）→库管人员。
七、   工程项目产异地采购出入库流程
1.        因合同办更，工程项目施工过程中需要采购商品，单件采购价格500元以
 下的（含500元）由工程部项目经理自己支配，进行采购。但是采购入库时
 必须附有发票或收据（无发票和收据的，客户出具的销售小票也可以）。
2.       采购商品单件采购价值超过500元以上的，必须以文档的形式报部门经理申
 请，技术工程部部门经理安排相关人员按照公司正规采购流程办理采购申请
 单。
3.       申请单上要填写，供货单位全称、商品名称、型号、数量、单价、发票、
 类型、发票号码。如果是增值税专用票要及时邮寄到财务部。
4.         工程部相关人员将审批后的采购申请单交到采购部备案，采购人员根据 
 采购申请单办理采购入库手续。
5.         异地采购要求公司汇款的，必须向财务部提供供用商的汇款信息。项目
      经理必须将相关的采购合同和采购发票及时邮寄到财务部存档和记账。
6.         异地出库流程和正常采购出库流程相同。
八、     非工程项目产品销售出库
1.           公司采购进来的货物原则上专采专用，所有产品出库必须由销售专员办理出
 库手续、销售总监或副总监审核、会计人员签字后方可办理。
2.           出库单上必须填写如下内容：商品编码、商品名称、计量单位、数量、单价、
 金额、客户名称。
3.           具体出库流程如下：经办人员→销售总监/副总监→会计→库管人员。
九、     售后服务、维修出入库流程
1.            公司工程项目完工、产品销售后如要求更换设备的，同样要求按照公司 
的采购流程办理采购申请和入库手续。
2.            维修的产品在保修期内，不收取维修费用的，售后服务部到库管处办理
 维修产品入库手续，金额填零。流程同正常产品入库流程。
3.            维修部到库管处办理商品调拨领用手续。
4.            调拨流程：维修部到库管处办理调拨，维修部经理调拨单上签字审批，
  库管人员签字。调拨单一式三联，第一联存根联库管人员保管，第二联
  财务人员记帐，第三联给维修人员保管。维修人员→维修部经理→库管
  员。
5.            维修产品回来后维修人员到库管处再次办理入库手续。流程按正常产品
 入库流程。
6.            售后服务主管到库管处办理出库手续，金额填零。
7.            出库流程：售后服务主管→部门经理→财务人员→库管人员
8.            维修产品不在保修期内的，有硬件采购需要收取维修费用的，售后服务
 主管同样要办理硬件采购申请单，采购入库和销售出库手续。
9.            没有硬件采购的只收取维修费的，维修完毕后，必须到财务部填写维修
 费收入凭单手续。同时将给客户报价表或报价合同报财务部备案。
10.       维修涉及多种产品的，销售清单必须逐项填写销售价格。
十、   办公用品、低值易耗品、固定资产、礼品、研发用品、备品备件、调试、测试用品出库流程：经办人员→部门经理→会计→库管人员。
  出库单一式三联第一联存根联由库管员保管，第二联记账联由会计记账用，
  第三联由经办人员保管。
十一、   合同变更入库、出库流程
1.            工程项目合同有增加采购产品的，按照公司正规的采购入库、出库流程
       办理。   
2.            工程项目在施工过程中，如果采购商品已运达施工现场，合同变更后，
       减少原采购商品，销售部要办理红字出库手续，将原来销售收入冲回，
       工程部及时将货物发回公司，交到库房保管。
3.            公司产品销售，如果已办理出库手续又退货的，销售专员办理红字出库
       手续 。
4.            出库流程同公司正常出库流程相同，但是用红笔填写出库单。
十二、  其它
1.          公司所有采购合同和销售合同原件都要报到财务部存档。
2.          公司软件产品立项后报财务部备案。
3.          销售部项目立项后报财务部备案。
4.          已签订的合同如有变更，变更后的合同原件交财务部备案。所有业务必
     须签订合同。如果没有合同，只是口头约定，无论是采购商品还是销售
  货物，只要有收款和付款业务的，必须以纸质的文件形式报财务部备案。

十三、 购入库、出库流程图：

⒈     入库流程图：

⒉     出库流程图

⒊     销售退货流程

合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责