货代一般海运操作流程.doc

货代一般海运操作流程一、订舱1.客户向货代订舱（订舱必须显示：托运人/发货人、船公司/船名/航次或船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型、柜量、运费条款、托运人的签字、盖章）2.客服人员收到订舱单后，需确认订单到付货FOB/EXW/FCA：跟国外确认预付货：Sales（预付货）跟客户核对运价，在确认后由Sales在订舱单上签字确认，然后再根据自编的S/O号向相应船公司订舱。3.客服人员需跟船公司确认舱位。订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入公司内部系统4.制作对应的操作通知单，注明与订舱信息相符的信息，发送给客户，以便客户安排好货物及单据的递送。 进仓：进仓通知单 拖卡：拖卡装箱通知单 自拉自报：自拉自报协议书 *EXW/FCA：由客人提供提货通知书，货代安排车队去提货送仓二、进仓、拖车、自拉自报报关1.客户行为 进仓：客户收到进仓通知单后，在确认内附信息无误可以进仓后，需按照进仓单上的时间地址准时进仓。报关资料需在规定时间内寄送到货代处，以便货代安排报关。 拖卡：客户如需货代安排拖卡报关，需在接收到货代提供的拖卡装箱通知单后进行确认，如确认无误后需将安排拖卡的相关信息（拖卡时间、地点、联系人、装箱数据）正确无误地补充到通知单内，回传给货代。同时，需将报关资料准备齐全在货代规定的时间内寄送到位。自拉自报：客户如需自拉自报，请在确认好货代提供的自拉自报协议书上的相关订舱及费用信息后，将自拉自报协议书签名盖公章先扫描回传货代，再在收到货代关于船公司已放舱的通知后，凭自拉自报协议书正本签字盖章原件到货代处领取箱单后自行安排装箱进港，并在船公司规定的截单时间内告知箱封号等信息给到货代。另报关也由客户自行安排其他货代或报关行进行办理。2.货代行为进仓：在客户货单均到的情况下安排出运：整柜货，通知仓库提箱装箱安排进港，接收仓库提供的箱封号进行截单；拼箱货，转交客服进行拼箱信息（顺序、箱型、是否安排装箱等）确认，通知仓库进行提箱装箱进港，接收仓库提供的箱封号进行截单。 报关资料移送报关行进行审单，告知预安排报关时间。*货代确认客户到单到货情况须知：货物进仓情况：已入仓：需确认货物与客人订舱数据是否相符，跟仓库确认货物是否有存在破损变形油污等情况。如有发生破损等情况，需跟客户确认：确认能出运的，需让客户提供相应的保函；不能出运的，请配合客户进行返工行为。（到付货FOB原则上需跟国外进行确认是否能出运，预付货需跟客户进行确认）未入仓：需立刻跟客户进行确认是否出运，如仍需出运，需告知客户最晚截止送单送货时间。同时通知客服，由客服来确认是否等该客户的货。报关资料接收情况：已接收：做好登记、整理、存档工作，与客户订舱的信息进行基本数据核实，并查看资料是否齐全。提前移交至报关行进行审单（尤其是需要进行商检的单子，需提早交到报关行进行商检换单）未接收：需立刻跟客户进行确认单据寄送到位的时间，并确认是否有商检等特殊情况。如无法在规定时间内寄送到，应由客户提供正确完整的扫描件到我司，正本在报关日当天之前务必送到报关行。拖卡：在收到客户回传的拖卡装箱通知书后，根据客户提供的信息以及所安排船期的截单进港时间通知合作车队安排提箱、拖卡装箱、进港等操作。并在车队进行安排后告知客户前往拖卡的车队信息以便客户进行核对。在车队提到箱子后，货代根据车队提供的箱封号等信息进行截单。报关资料移送报关行进行审单，告知预安排报关时间。自拉自报：货代只需根据客户提供的舱单信息进行截单，在船公司规定的截单时间内将内容填写完整且正确的舱单发给船公司，并确保船公司已接收。报关事项由客户自行安排。三、单证确认费用签单归档 1.单证确认：在客户到单到货并且已有初步出运信息后，货代单证需根据客户之前提供的订单进行提单相关信息录入工作，及时发送至客户进行确认，直到确认完毕。注：签单后客户要求修改提单，货代需视情况加收费用。 2.费用：确认出运后，货代需制作费用，发送到客户处由客户进行确认开票事宜。在客户确认后，货代开具发票寄送至客户以便其付款买单。特殊费用的需跟客服/Sales进行确认。 3.签单货代提单： 货代在跟船公司确认好离港信息后，单证需将确认完毕的提单签出，在客服确认无误并且签字后上交财务保管。财务在确认收到客户付款后将提单盖章后，将提单退到单证手中，由单证寄送给客人或帮客户安排电放。注：客户要求电放的提单需收到客户提供的电放保函正本、电放费和提单正本后方能安排电放 海运提单： 海运提单由船公司签出，货代在收到船公司的海运提单后：正本提单，需将其中一正一副留底归档，剩下两正两副需正本寄出到国外代理；电放提单，需出具电放保函到船公司以便船公司安排电放给货代；Seaway bill，只需将seaway bill跟货代提单一起归档转交客服进行下一步操作即可。 4.归档 客服在收到船公司的海单文件后，整理好与这票单子相关的海运费用、货代提单信息进行整合后扫描存档，扫描件发送至国外。另需将该票单子进行关闭归档。 四、其他1.如由货代安排拖车/进货代仓库的并且由货代安排报关的货物，货代操作应在船公司的免费用箱期内安排拖柜，并在免堆期内安排进港，避免产生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认，并做好登记。2.客户因各种原因取消订舱的，需要求其书面确认，在确认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料。3.提单缮制注意事项： 提单的内容应完整、准确，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSLS NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO./SEAL NO.,DELIVERY AGNET 等。 提单表面应清洁，避免过多涂改，一份提单最多不可超过3个更正章。一些重要的项目，比如件毛体数据、品名、船名/航次、箱封号等不可更改。切记报关单、提单、舱单三单上的品名、件毛体数据等数据须保持一致。 客户要求出船证的。船证的内容（比如船级社、船龄的要求）应与相关船公司核实确认。 原则上不能同意客户倒签提单的要求。 海运提单原则上归货代所有，不能提供给客户海运提单，出给客户的提单是由货代提供（客户要求出直单的情况除外）。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责5