消防维保谈判文件.doc

XXXXXXXXXXX小区消防设施维护保养服务采购竞争性谈判文件XXXXXXXXX发展有限责任公司2014年8月20日谈判注意事项各供应商: 为保证XXXXXXXX小区消防设施维护保养服务采购项目的顺利进行,减少谈判过程中由于报价文件制作不合格等原因导致贵单位所投送的报价文件为无效报价文件或废标现象的发生,请贵单位仔细阅读竞争性谈判文件的每一条款,特别注意以下事项: 1.请严格按照竞争性谈判文件附件中资格证明文件的要求提供每一项证件（特别是注明原件或复印件要求的），并严格审查证件的有效期、年检、经营期限、证件的签署的有效性等，漏缺一项证件或有一项证件不合格将造成在评审过程中未通过资格审查，所投送的报价文件为无效标书；竞争性谈判文件要求提供的资格证明文件及其它业绩证明材料务必在递交报价文件截止时间前递交，避免造成废标的现象。 2.请认真研究质量标准、报价要求的内容，报价文件有以上所列内容之一、经谈判小组认定属实的，将作无效报价或废标处理。 3.为防止意外情况的发生，请在竞争性谈判文件规定的报价文件递交截止时间前半小时到达谈判现场，报价文件递交截止时间后递交的报价文件恕不受理。 4.请认真阅读竞争性谈判文件规定的服务周期（注意工作日与日历天的区别）、质保期、付款方式等商务条款，制作报价文件时应作出响应或正偏离以上商务条款的承诺，不响应或负偏离的将导致废标。 5.对竞争性谈判文件有疑义或其它问题请及时与采购人联系，谢谢合作！第一部分 邀请函XXXXXX置业发展有限责任公司现对其所需的XXXXXXXX小区消防设施维护保养服务采购进行竞争性谈判采购，诚邀贵公司参加，现就有关事项说明如下：一、工程规模：本项目地上总建筑面积530040.79，43栋商住楼，5栋沿街独立网点，住宅楼为1832层，沿街网点为2层，共计59个单元二、采购内容：XXXXXXXX小区消防设施维护保养服务采购，本项目划分为1个标包。三、有关要求：1.维保周期：每月对委托单位的建筑消防设施进行全面检查和维保（具体执行山东省建筑消防设施维护保养管理办法的要求）2.服务地点：锦绣新天地小区内3.付款方式：本项目无预付款，具体付款方式按成交单位承诺对采购单位优惠的付款方式，但不得超过以下标准：本项目无预付款；年维保费分两期支付，每6个月支付年维保费的50%；4.资格要求：须在中国境内注册，具有独立法人资格，持有合法营业执照且具有承接该项目消防维保服务的相应资质5.资金来源：自筹6.质量标准：满足建筑消防设施维护保养的相关文件要求，确保相关设施的正常使用四、报价说明：1.维修保养范围：锦绣新天地小区住宅楼、商住楼、网点以及会所、幼儿园、水泵房等全部建筑内的消防设施，包括建筑防火分隔及安全疏散设施、火灾自动报警系统、消防给水设施、消火栓系统、自动喷水灭火系统、防烟排烟设施、消防电气和通讯设施、消防电梯等（具体详见合同附件1：建筑消防设施名录）；2.维保服务内容及要求：按照山东省建筑消防设施维护保养管理办法和合同条款执行3.各供应商应参照关于印发山东省建筑消防设施维修保养收费标准的通知（鲁价费发【2000】148号文）和小区建筑消防设施清单（以清单作为各供应商共同报价的基础，服务范围及内容按本合同要求执行），报出建筑消防设施维修保养年收费总额。4.各供应商必须按照山东省建筑消防设施维护保养管理办法和烟台市消防局的相关要求编制建筑消防设施维修保养管理细则和实施方案（应含维修保养范围内的所有消防设施,为简化评标工作量，要求方案字数在2000字以内，但必须说明如何保养、每次保养内容、保养频次等主要内容），保证满足消防设施正常使用的要求，满足烟台市消防局的各项要求。5.进场时间根据锦房物业公司的书面通知。五、其他说明：1.报价文件应为书面形式，一份正本，四份副本，正本与副本要保持一致。一旦正本和副本有差异，以正本为准。报价文件必须密封，且不得涂改，如有涂改必须在涂改处由授权代表签字并加盖单位公章。2.报价文件递交时间：2014年8月26日8:30- 9时（北京时间），逾期递交的或不符合规定的报价文件恕不接受。报价文件递交地点：XXXXXXX置业发展有限责任公司谈判时间：2014年8月 26日 9时0 分（北京时间）地点：XXXXXXXXXXXXXXX第二部分 报价文件的编写1.供应商应按谈判文件的要求准备报价文件，并保证所提供的全部资料的真实性、准确性及完整性，以使其报价对谈判文件做出实质性响应，否则其谈判资格有可能被谈判小组否决。2. 语言及计量单位2.1 报价文件及供应商就谈判交换的文件和来往信件，应以中文书写。2.2 除另有规定外，计量单位应使用中华人民共和国法定计量单位。3.报价文件的组成（详见附件）报价文件须装订成册，并填写“报价文件资料清单、目录”，以方便阅读。4.报价说明各供应商本次投报的XXXXXX小区建筑消防设施维修保养年收费总额应该是本次维修保养范围内的全部设施以及要求的全部维保内容。根据实际情况，本次设定的谈判最高限价不超过15万/年。5.供应商资格证明文件：详见附件格式中要求。 6.报价文件的签署、密封和标记6.1供应商应按谈判文件中提供的格式填写，报价文件必须用A4幅面纸打印。供应商应提交“报价文件”一份正本和二份副本，每套“报价文件”应明确注明“正本”或“副本”字样，一旦正本和副本有差异，以正本为准。同时供应商须在每份报价文件中加上目录、索引及页码。6.2报价文件正本和副本需装订成册，经正式授权的供应商代表签字并加盖公章。6.3报价文件除对错处作必要修改外，不允许有加行、涂抹或改写。若有修改须由签署报价文件的人在旁边签字才有效。报价文件因字迹潦草或表达不清所引起的后果由供应商自己承担。6.4谈判文件要求供应商充分考虑供货实施过程中存在的各种风险因素，根据谈判文件的要求进行报价。6.5供应商应将报价文件密封，在正面注明项目编号、项目名称、采购人名称、供应商名称，并加盖单位公章。第三部分 报价、谈判、成交1.采购人在规定时间和地点公开进行。意向单位必须派全权代表（法定代表人或其授权代表）参加谈判会议仪式及谈判会议,如全权代表缺席谈判会议仪式和谈判会议或在提交报价文件时未提供身份证明（身份证、军官证），报价将被视为无效。2.报价文件属下列情况之一的，为未对谈判文件作出实质性响应，不得进入具体谈判程序。（1）报价文件未加盖供应商公章并无法定代表人或法定代表人授权的代理人签字或盖章的；（2）意向单位未按谈判文件要求提供合格的资格证明文件的；（3）无法人代表身份证明书、法定代表人出具的授权委托书的；（4）意向单位提供的报价文件不完整，未按谈判文件要求内容和格式编写报价文件、未按规定报价，未按要求列出详细方案等技术要求，且无法通过修改、补充达到谈判文件的要求，导致评审委员会无法比较和评审的；（5）报价文件中的技术方案、规格、技术标准明显不符合谈判文件要求且无法通过修改、补充达到谈判文件的要求； （6）报价文件附有采购人不能接受的条件且无法经过谈判来修改的；（7）未全部响应谈判文件规定的实质性要求的；3谈判程序3.1谈判小组依据谈判文件的规定，对报价文件的有效性、完整性和对谈判文件的响应程度进行审查，以确定是否对谈判文件的要求做出实质性响应。未对谈判文件做实质性响应的供应商，不得进入具体谈判程序。3.2 在谈判文件及程序符合法律规定的前提下，递交报价文件或对谈判文件做出实质响应的供应商只有两家时，在书面征得供应商及采购人同意情况下，可以按照公平、公正和竞争原则，继续进行谈判采购；如果只剩一家供应商，应中止谈判，重新组织采购。3.3谈判小组所有成员集中与进入谈判程序的供应商分别进行谈判，谈判文件有实质性改动的，谈判小组将以书面形式通知所有进入谈判程序的供应商。3.4第一轮报价结束后，采购单位根据各单位投标报价情况组织进行第二轮报价。所有进入程序的意向单位在规定的时间内进行书面最后报价及有关承诺，最后根据符合采购要求、质量和服务均能满足谈判文件要求且报价最低的原则确定成交供应商。5.若最终出现报价相同的情况，报价相同的单位再次进行报价。如果仍相同，由评委依次按照以往资质等级、业绩、付款优惠、技术力量等因素综合考虑投票确定。6.谈判确定中标单位后2日内与XXX置业指定的物业公司签署建筑消防设施维修保养合同。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责