鲁丽纸业供应链业务采购系统操作手册V20改.docx

项目编号：LLZY_ERP
项目名称：鲁丽纸业信息化项目
文档编号：LLZY-CG-009

鲁丽集团管理信息化项目
鲁丽纸业供应链系统操作手册
（采购业务）
版本：V1.0

山东省寿光市鲁丽纸业有限公司
用友软件股份有限公司
项目经理（签章）：
项目经理（签章）：
签字日期：
签字日期：
目 录
目 录 2
手册介绍 3
1 系统登录 3
2 采购业务 3
2.1 业务描述 3
2.2 整体业务流程介绍 3
2.3 原料采购业务 3
2.3.1 业务描述 3
2.3.2 采购合同维护 3
2.3.3 采购订单维护（有合同） 3
2.3.4 采购订单维护（无合同） 3
2.3.5 采购入库维护 3
2.3.6 采购发票维护 3
2.3.7 进阶操作 3
2.4 辅料、设备备品备件采购业务 3
2.4.1 业务描述 3
2.4.2 请购单维护 3
2.4.3 采购合同维护 3
2.4.4 采购订单维护 3
2.4.5 采购发票维护 3
3 仓库业务 3
3.1 业务描述 3
3.2 整体业务流程介绍 3
3.3 到货单维护 3
3.4 采购入库维护 3
3.5 材料出库维护 3
3.6 采购退货业务 3
4 检验业务 3
4.1 业务描述 3
4.2 整体业务流程介绍 3
文档控制
文档密级：普通

文档更新记录：
日期
作者
职务
版本
备注

2014-11-11
王成赋

V1.0
初稿编写

刘娅丽

审阅人:
姓名
职位
审阅签字

存档:
拷贝号
地点
备注

手册介绍
编写目的

编写此手册的目的是指导生产车间采购计划、采购、仓库业务部门、检验部门如何正常使用NC系统来处理日常业务。

手册范围

本手册对采购业务（原料、辅料、设备备品备件的采购）、仓库业务（到货、入库、出库业务）、检验业务的处理流程及方法以图文结合的方式进行了详细的描述，并对日常业务操作中常见的问题也进行了描述。

适合阅读人群

本手册适合于生产车间采购计划填报人员、采购部门、仓储部门以及与其它设备管理相关的验收部门等。适用于新进员工培训学习使用，也可供员工作为业务备查手册来使用。

名词解释

NC系统 是指公司当前使用的ERP系统，NC是用友NC-ERP系统的简称；
& 特别说明 使用此图标时，表示该部分内容需要特别注意；
& 项目说明 对单据上的项目进行解释。
表头、表体 NC系统中的单据以卡片方式显示时，一般是上下结构，分为两部分。上面的部门称为表头，下面的部门称为表体。
列表显示 NC系统中单据的一种显示方式。对NC中的单据进行查询时，默认是列表显示，即一张单据显示为一行。一般可以通过点击窗口菜单栏中的“卡片显示”切换为卡片显示状态。
卡片显示 NC系统中单据的一种显示方式。对NC系统中的单据进行编辑时，默认是卡片显示状态的。单据保存完成后，一般可以通过点击窗口菜单栏中的“列表显示”切换为列表显示状态。

约定

单据上红色*提示的字段，一般来说，都是必填项，不填写，单据不允许保存。

1 系统登录
本部分内容重点介绍NC系统的登陆
打开浏览器，输入网址登陆NC
测试帐套地址：http://192.168.5.89：8001
正式帐套地址：http://192.168.1.2
整体运作流程图如下所示：
1）、打开浏览器，在地址栏输入正式或测试帐套网址。如下图所示：

首次
登陆需要安装Java插件，按以下步骤操作：
1）、打开浏览器，在地址栏输入正式或测试帐套网址后提示安装加载项。如下图所示：

2）、出现安全警告框，点击“安装”。如下图所示：

3）、点击“安装”进入下一步。如下图所示：

4）、提示成功安装Java，点击“关闭”进入下一步。如下图所示：

5）、点击“稍后”进入下一步。如下图所示：

6）、点击“确定”进入下一步。如下图所示：

7）、点击“开始”进入“控制面板”，如下图所示：

8)、“控制面板”中从“程序”中双击“Java”进入Java“控制面板”将安全级别调至“中”，点击“应用”进入下一步。如下图所示：

9）、勾选“我接受风险并希望运行此应用程序”前方框，点击“运行”进入下一步。如下图所示：

10）、点击“使用最新版本运行”进入NC系统界面。如下图所示：

NC系统登陆及基础操作如下：
1）、打开浏览器，在地址栏输入测试帐套网址http://192.168.5.89：8001 后进入下一步。
如下图所示：

每次登录必须“勾选”红框后“运行”选项才能点击，进入NC系统登录界面。
& 特殊说明：JAVA有高版本提醒更新时最好不要更新。
2）、点击“运行”后进入NC系统界面下一步。如下图所示：

3）、输入“用户名”、“密码”后点击“登录”按钮进入下一步。如下图所示：

4）、点击“登录”按钮进入下一步若提示“名称或密码错误”，输入正确的“用户名”“密码”重新“登录”。如下图所示：

5）、正确登录NC系统后显示功能界面。如下图所示：

6）、“功能导航”左侧为“消息中心”。如下图所示：

7）、想退出系统时，点击“注销”退出。如下图所示：

8）、“修改密码”位置。如下图所示：

9）、依次输入原密码，新密码，点击“确定”确认更改密码。如下图所示：

& 首次登陆后，建议及时修改密码，并保管好自己的密码。
10）、默认组织“山东省寿光市鲁丽纸业有限公司”。如下图所示：

11）、采购业务重要功能区。如下图所示：

12）、如何在常用功能中将“功能节”点设置为快捷方式，方便以后操作。如下图所示：

& 也可直接点功能节点后的“五角星”设置快捷方式。
13）、快捷方式设置成功后在“常用功能”页面显示，可双击功能节点打开。如下图所示：

2 采购业务
2.1 业务描述
本部分内容重点介绍生产中使用的原料、辅料、设备备品备件等物料相关的采购业务。适用于生产车间（计划填报）、原料场（国废、外废）原材料采购以及供应科（辅料、设备、备品备件）物料采购三种情况。
2.2 整体业务流程介绍
采购业务整体流程上执行普通采购业务流程，但在采购订单上会出现有合同审批与无合同审批两种采购流程。国废原料采购、低值易耗品办公用品等采购时会出现有合同、无合同两种情况。
主要包括生产车间用料计划请购单、采购合同维护、采购订单维护、采购发票维护等四大部分。
整体业务流程图如下所示：

1）、流程说明
Ø 需求部门提出物料需求计划：车间（计划提报员）à请购单à采购合同à采购订单
Ø 仓库到货验收后根据采购入库单à采购发票
2）、岗位职责说明
车间计划提报员：根据提报的物料在系统中维护请购单；
采购业务员：参照请购单生成采购合同，发起采购合同审批流程；参照走完审批流程的采购合同生成采购订单；
供应内勤：供应商发票到后参照库存采购入库单生成采购发票。
2.3 原料采购业务
2.3.1 业务描述
本业务流程适用于外废（韩废、美废、欧废等）、国废的原料采购业务；
本业务的特点是过完磅后再在系统中维护。
2.3.2 采购合同维护
操作岗位：原料场内勤
系统路径：【供应链】>【合同管理】>【采购合同】>【采购合同维护】
处理事务：在系统中维护采购合同
说明：采购合同是合同管理的核心功能之一，主要处理采购合同的录入、审批、生效、失效、冻结等日常业务操作，支持审批流，支持合同多次变更，详细记录合同的变更明细。
此流程适合订合同的国废、外废原料采购业务。
操作步骤如下：
1）、登录NC系统，按上述系统路径，找到并打开【采购合同维护】单据，如下图所示：

2）、点击“新增”选择“自制”按钮，进入“采购合同”单据维护界面。如下图所示：

& 项目说明
可编辑页面中带红色星号为必输项。
合同类型：合同的交易类型，用来定义合同的一些关键信息，如：是物料合同还是物料分类合同，对下游的订单是严格控制，还是不控制，是否控制下游订单的价格等等。
3）、点击“合同类型”出现交易类型界面，点击选择需要采购物料的分类编码，点击确定。
如下图所示：

4）、点击“供应商”出现交易类型界面，也可根据供应商的助记码查找供应商，选择该供应商，点击确定按钮。如下图所示：

& 特别说明
系统中如果没有供应商、所采购物料时，提供供应商三证（营业执照、税务登记证、组织机构代码）、物料信息（名称、规格型号、所属分类）交信息科维护入系统中。
5）、在表体中打开“物料编码”查找物料的界面，勾选所要采购的物料，点击确定按钮。如下图所示：

6）、输入“主数量”、“含税单价”等数据确认无误后，点击“保存”按钮进入下一步。如下图所示：

7）、保存完成后点击“审批”按钮。如下图所示：

8）、审批后点击“执行”下的“生效”按钮进入下一步。如下图所示：

9）、“生效”后点击“是”确认该合同生效。如下图所示：

10）、单据完成之后，单据状态栏上提示 “所有单据操作成功”。如下图所示：

& 项目说明：
Ø “审批”完成后，一定要在“执行”项处点击合同“生效”，若不生效下一步单据将无法参照。

2.3.3 采购订单维护（有合同）
操作岗位：原料场内勤
系统路径：【供应链】>【采购管理】>【采购订单】>【采购订单维护】
处理事务：在系统中维护采购订单
& 说明：
主要用于完成采购订单的编制以及与其相关的一些业务活动。采购订单的来源：请购单、采购合同以及自制。采购订单的去向有：到货单、入库单。
操作步骤如下：
1）、双击打开【采购订单维护】点击“新增”按钮，选择“采购合同”制作采购订单。如下图所示：

2）、维护“实际生效日期”或“供应商编码”点击“确定”进入下一步。如下图所示：

3）、勾选所需单据点击“确定”进入下一步。如下图所示：

4）、打开订单类型，勾选所需的交易类型，点击“确定”。如下图所示：

& 特殊说明：原料订单类型必须选“原料采购”，否则下一步流程参照不到。
5）、表体上的主数量需输入过磅后的数量。如下图所示：

6）、单据填写完成确认无误后点击“保存”按钮。如下图所示：

7）、保存完成后，点击“审批”单据完成。如下图所示：

8）、如果忘记输入过磅数而是参照采购合同中数量时，需点击“审批”项中的“取消审批”按钮。如下图所示：

& 特殊说明：
主数量一定为过磅数，不能参照【采购合同】上的数量。
9）、取消审批后点击“修改”按钮可对错误数据进行修改。如下图所示：

10）、修改完成后对该单据进行保存和审批。如下图所示：

12）、单据完成之后，单据状态栏上提示 “所有单据操作成功”。如下图所示：

2.3.4 采购订单维护（无合同）
操作岗位：原料场内勤
系统路径：【供应链】>【采购管理】>【采购订单】>【采购订单维护】
处理事务：在系统中维护采购订单
& 说明：
对于不签订【采购合同】的原料，可在过磅后直接自制采购订单。
操作步骤如下：
1）、双击打开【采购订单维护】点击“新增”按钮，选择“自制”作采购订单。如下图所示：

2）、打开可编辑界面提示是否关联合同，点击否。如下图所示：

3）、依次填写表头和表体内容，点击“保存”后“审批”。如下图所示：

2.3.5 采购入库维护
操作岗位：原料场保管
系统路径：【供应链】>【库存管理】>【入库业务】>【采购入库】
处理事务：在系统中维护采购入库单
& 说明：
采购入库单主要来源于采购订单（或到货计划）、到货单，并与采购订单状态有关，采购入库单可以参照采购订单、到货单生成。
原料采购业务不需做【到货单】。
操作步骤如下：
1）、双击打开【采购入库】点击“新增”按钮，参照“采购订单”生成采购入库单。如下图所示：

2）、维护“生效日期”或“供应商编码”后点击“确定”进入下一步。如下图所示：

3）、勾选所需单据点击“确定”进入下一步。如下图所示：

4）、选择原料应属仓库“原料库”点击确定。如下图所示：

5）、选择出入库类型“普通采购入库”点击确定。如下图所示：

6）、表头表体填写完成后点击“自动取数”按钮。如下图所示：

7）、自动取数完成后，点击“保存”。如下图所示：

8）、单据保存“签字”确认“采购入库”单据生成。如下图所示：

2.3.6 采购发票维护
操作岗位：原料场内勤
系统路径：【供应链】>【采购管理】>【采购发票】>【采购发票维护】
处理事务：在系统中维护采购发票
& 特殊说明：
在采购系统中，采购发票可以是基于订单的，也可以是根据采购入库单、期初暂估单等。由于采购系统要处理一些非流程的采购业务，采购发票是可以手工录入的。
操作步骤如下：
1）、双击打开【采购发票维护】点击“新增”按钮，点击“采购入库单”做采购发票单据。如下图所示 ：

2）、勾选所需单据点击“确定”进入下一步。如下图所示：

3）、选择“发票类型”“发票分类”，输入“发票号”确认“发票日期”“供应商”及表体中数据。如下图所示：

4）、数据确认无误后，点击“保存”按钮。如下图所示：

5）、保存完成后，点击“审批”按钮。如下图所示：

& 至此采购发票的维护流程就结束了。
6）、联查单据时，点击“单据追溯”可查看整体的业务流程，也可双击业务表格对前面做的业务进行查看。如下图所示：

2.3.7 进阶操作
1）、做完单据之后，如何修改错误发票？
修改采购发票时“取消传应付”。如下图所示：

点击“联查“按钮，选择“单据追溯”选择“库存结算单”，点击“删除”。如下图所示：

删除完成以后，在“审批”按钮中点击“取消审批”。如下图所示：

取消审批以后，点击“修改”，可对错误发票进行修改。如下图所示：

2.4 辅料、设备备品备件采购业务
2.4.1 业务描述
本业务流程适用辅料（淀粉、纸芯、化工用品等）、设备备品备件的采购业务；与原料采购业务相比较多出 【请购单】、【到货单】两个流程，
2.4.2 请购单维护
操作岗位：计划提报员
系统路径：【供应链】>【采购管理】>【物资需求申请单维护】>【请购单维护】
处理事务：在系统中维护请购单
& 说明：
请购单描述采购的需求，即要用什么（物料），用多少（数量），何时用（需求日期），谁用（需求库存组织、申请部门）。同时确定由哪个采购组织进行采购并提供采购建议信息，如建议供应商，建议采购日期。
本部分包括请购单的维护、修订、和执行情况查询。
操作步骤如下：
1）、双击打开【请购单维护】点击“新增”选择“自制”进入下一步。如下图所示：

2）、依次维护表头中“请购日期”“请购类型”“计划员”“请购日期”内容，表体中“物料名称”“数量”“需求日期”“建议供应商”等信息。如下图所示：

3）、填写完表头表体数据确认无误后点击“保存”按钮。如下图所示：

4）、保存后点击“审批”按钮，【请购单】单据制作完成。如下图所示：

2.4.3 采购合同维护
操作岗位：供应业务员
系统路径：【供应链】>【合同管理】>【采购合同】>【采购合同维护】
处理事务：在系统中维护采购合同
操作步骤如下：
1）、打开【采购合同维护】单据，参照【请购单】做采购合同。如下图所示：

2）、打开采购合同，依次维护表头表体（红色星号为必选项），点击“保存”进入下一步。如下图所示：

3）、保存完成后，点击“审批”按钮进入下一步。如下图所示：

4）、合同审批完成后点击“执行”下的“生效”按钮。如下图所示：

5）、点击“是”确认合同生效。如下图所示：

6）、单据左下角会提示“所有单据操作成功”。如下图所示：

2.4.4 采购订单维护
操作岗位：供应科内勤
系统路径：【供应链】>【采购管理】>【采购订单】>【采购订单维护】
处理事务：在系统中维护采购订单
& 特殊说明：
主要用于完成采购订单的编制以及与其相关的一些业务活动。采购订单的来源：请购单、采购合同。采购订单的去向有：到货单、入库单。
操作步骤如下：
1）、打开【采购订单维护】单据，点击“新增”参照【采购合同】做采购订单。如下图所示：

2）、单据填写完成后点击“保存”按钮进入下一步。如下图所示：

3）、保存完成后，点击“审批”。如下图所示：

审批通过后，单据左下角状态栏中显示“所有单据操作成功”。

2.4.5 采购发票维护
操作岗位：供应内勤
系统路径：【供应链】>【采购管理】>【采购发票】>【采购发票维护】
处理事务：在系统中维护采购发票
& 特殊说明：
在采购系统中，采购发票可以是基于订单的，也可以是根据采购入库单、期初暂估单等。由于采购系统要处理一些非流程的采购业务，采购发票是可以手工录入的。
操作步骤如下：
1）、双击打开【采购发票维护】点击“新增”按钮，参照“采购入库单”做采购发票。如下图所示：

2）、依次选择“发票类型”-“发票分类”输入“发票号”-“发票日期”等数据，确认无误后点击“保存”后“审批”。如下图所示：

& 特殊说明：
单据追溯：可联查上下游单据。如下图所示：

3 仓库业务
3.1 业务描述
本部分内容重点介绍原料、辅料、设备备品备件相关的物资出入库业务。适用于原料场、辅料、备品备件库物资出入库及退货业务。
3.2 整体业务流程介绍
所有进生产成本、制造费用、管理费用的物资领用均适用于此流程。
主要包括原料采购入库维护、原料出库维护、辅料到货维护、辅料验收、辅料采购入库维护、备件到货维护、备件验收、备件采购入库维护、备件出库维护等九大部分。
1）、流程说明
Ø 根据供应商到货清单：到货单à检验部门检验à采购入库单
Ø 生产车间领料单à材料出库
2）、岗位职责说明：
保管员：参照采购订单生成到货单，并打印到货单，交给检验人员；
检验部门：根据到货单检验提报的物资，并在到货单上出具检验意见；
保管员：参照到货单和检验意见做库存采购入库单；
保管员：根据生产车间领料单做材料出库；
3）、与采购业务接口à业务单据体现如下所示：

3.3 到货单维护
操作岗位：备件库保管员
系统路径：【供应链】>【采购管理】>【到货单】>【到货单维护】
处理事务：在系统中参照采购订单维护到货单
& 特殊说明：
到货是针对采购行为的，所以到货单的来源只有采购订单；同理，退货也是针对采购订单，但必须是基于已确认到货基础上才能退货。
此外，到货后可能涉及到检验、紧急放行、直接发到用料部门等活动，或进入资产管理程序，如生成设备卡片或生成固定资产等，都可以通过到货单进行实现。
操作步骤如下：
1）、双击打开【到货单维护】点击“新增”按钮，参照“采购订单”作“到货单”。如下图所示：

2）、依次维护“到货类型”“收货人”“收货仓库”核对“到货主数量”，点击“保存”进入下一步。如下图所示：

& 特殊说明：到货数量必须依据实际收货数量进行修改。
3）、保存后对单据进行“审批”生成【到货单】。如下图所示：

3.4 采购入库维护
操作岗位：仓库保管员
系统路径：【供应链】>【库存管理】>【入库业务】>【采购入库维护】
处理事务：在系统中参照到货单维护采购入库单
& 说明：
采购入库主要有如下几种途径：外部采购、内部生产、退回等。入库业务主要包括：采购入库、产成品入库、委托加工入库、设备入库、生产报废入库以及其他入库等。
采购入库的来源：采购订单、到货单。采购入库的去向有：采购发票。
操作步骤如下：
1）、双击打开【采购入库单】点击“新增”参照“到货单”进入下一步。如下图所示：

2）、依次维护“到货仓库”“出入库类型”“库管员”进入下一步。如下图所示：

3）、输入实际收货数或点击“自动取数”，数据确认无误后去点击“保存”，进入下一步。如下图所示：

4）、单据保存完成后，点击“签字”确认“采购入库”单据生成。如下图所示：

& 项目说明：
Ø 做采购入库时采购的物料必须选择相对应的“仓库”，国废、美废等对应原料库；淀粉、
燃料、化工辅料等对应辅料库；设备备品备件等对应备件库。

3.5 材料出库维护
操作岗位：备件库保管员
系统路径：【供应链】>【库存管理】>【出库业务】>【材料出库】
处理事务：仓库保管根据车间领料员的领料单在系统中维护材料出库单
说明：
出库业务主要用于处理企业中的出库申请以及出库业务。所有进生产成本、制造费用、管理费用的物资领用，通过【库存材料出库单】进行管理；在单据上必须输入部门，以便按部门核算成本、费用；单据上要体现领用材料的生产部门。
出库业务主要包括如下的单据：销售出库、材料出库、调拨出库、其它出库、设备出库、借出、借入还回。

流程说明
Ø 保管凭车间领料员开具的“生产领料单”确认材料出库的信息，在系统中录入【材料出库单】，其中部门，收发类别等信息必填，填写实发数量后保存并签字。
Ø 签字后系统会自动生成存货核算系统的【材料出库单】
Ø 对于生产领用的材料不合格需要退库等业务，流程同上，差别在于材料出库单的发出数量为负数。
操作步骤如下：
1）、双击打开【材料出库】点击“新增”选择“自制”作材料出库单。如下图所示：

2）、打开可编辑区域，红色星号为必填项。如下图所示：

3）、依次维护“出库仓库” “库管员”“出入库类型”“领料部门”“领料员”后点击“物料编码”进入下一步。如下图所示：

4）、点击“物料编码”选择所需物料，在“实发主数量”输入应发数量，若到货入库后直接出库可点击“自动取数”取出数据，点击“保存”进入下一步。如下图所示：

5）、单据保存完成后，点击“签字”确认“材料出库”单据生成。如下图所示：

3.6 采购退货业务
3.6.1 业务描述
采购退货业务主要包括红字采购订单、红字库存采购入库单以及与采购退货相关联的采购发票业务。
整体业务流程如下图所示:

3.6.2 红字“采购订单”
操作岗位：供应业务员
系统路径：【供应链】>【采购管理】>【采购订单】>【采购订单维护】
处理事务：在系统中维护红字采购订单
操作步骤如下：
1）、双击打开【采购订单维护】点击“新增”选择“自制”进入下一步。如下图所示：
[
2）、依次维护红色星号必填项。如下图所示：

3）、供应商可按助记码进行检索。如下图所示：

4）、勾选“退货”按钮，这张采购订单就是一张退货单，表体字段“数量”必须填写负数。如下图所示：

5）、单据填写完成后，点击“保存”按钮进入下一步。如下图所示：

6）、单据保存完成后，点击“审批”。如下图所示：

3.6.3 红字“采购入库单”
操作岗位：仓库保管员
系统路径：【供应链】>【库存管理】>【入库业务】>【采购入库维护】
处理事务：在系统中维护红字采购入库单
操作步骤如下：
1）、双击打开【采购入库维护】点击“退库”选择“采购订单”做红字的采购入库单。如下图所示：

2）、维护“订单日期”或“供应商编码”点击“确定”进入下一步。如下图所示：

3）、仓库保管员依次维护“仓库”“出入库类型”“库管员”。如下图所示：

4）、点击“自动取数”后确认退货数据无误后点击“保存”进入下一步。如下图所示：

5）、保存完成后，点击“签字”单据完成。如下图所示：

3.6.4 进阶操作
做完“退货”后供应商开来正式发票，如何维护采购发票。
操作岗位：供应内勤
系统路径：【供应链】>【采购管理】>【采购发票】>【采购发票维护】
处理事务：在系统中维护退货后产生的采购发票单
操作步骤如下：
1）、双击打开【采购发票维护】点击“新增”选择上游做的“采购入库单”进入下一步。如下图所示：

2）、选中这两个单据，点击“确定”进入下一步。如下图所示：

3）、依次维护表头表体数据，确认无误后进入下一步。如下图所示：

4）、单据填写完成以后，点击“保存”进入下一步。如下图所示：

5）、保存完成后，点击“审批”完成。如下图所示：

4 检验业务
4.1 业务描述
本部分内容重点介绍辅料、设备及备品备件货到后进行的检验业务。
4.2 整体业务流程介绍
此业务流程主要解决造纸辅料、设备及备品备件检验业务。
保管员打印到货单交检验人员；
检验人员出具检验意见；
保管员凭检验报告入库，检验合格的入库，不合格的退货处理。
整体业务流程图如下所示：

岗位职责说明：
仓库保管员：参照采购订单生成到货单，并打印到货单，交给检验人员；
检验部门：根据到货单检验提报的物资，并在到货单上出具检验意见；
保管员：参照到货单和检验意见做库存采购入库单；
采购业务员：将检验不合格的物资安排退货处理。
（全文完）