鲁丽纸业供应链业务采购系统操作手册V20改.docx

项目编号：LLZY_ERP项目名称：鲁丽纸业信息化项目文档编号：LLZY-CG-009鲁丽集团管理信息化项目鲁丽纸业供应链系统操作手册（采购业务）版本：V1.0山东省寿光市鲁丽纸业有限公司用友软件股份有限公司项目经理（签章）：项目经理（签章）：签字日期：签字日期：目 录目 录2手册介绍31系统登录32采购业务32.1业务描述32.2整体业务流程介绍32.3原料采购业务32.3.1业务描述32.3.2采购合同维护32.3.3采购订单维护（有合同）32.3.4采购订单维护（无合同）32.3.5采购入库维护32.3.6采购发票维护32.3.7进阶操作32.4辅料、设备备品备件采购业务32.4.1业务描述32.4.2请购单维护32.4.3采购合同维护32.4.4采购订单维护32.4.5采购发票维护33仓库业务33.1业务描述33.2整体业务流程介绍33.3到货单维护33.4采购入库维护33.5材料出库维护33.6采购退货业务34检验业务34.1业务描述34.2整体业务流程介绍3文档控制文档密级：普通文档更新记录：日期作者职务版本备注2014-11-11王成赋V1.0初稿编写刘娅丽审阅人:姓名职位审阅签字存档:拷贝号地点备注手册介绍编写目的编写此手册的目的是指导生产车间采购计划、采购、仓库业务部门、检验部门如何正常使用NC系统来处理日常业务。手册范围本手册对采购业务（原料、辅料、设备备品备件的采购）、仓库业务（到货、入库、出库业务）、检验业务的处理流程及方法以图文结合的方式进行了详细的描述，并对日常业务操作中常见的问题也进行了描述。适合阅读人群本手册适合于生产车间采购计划填报人员、采购部门、仓储部门以及与其它设备管理相关的验收部门等。适用于新进员工培训学习使用，也可供员工作为业务备查手册来使用。名词解释NC系统 是指公司当前使用的ERP系统，NC是用友NC-ERP系统的简称；& 特别说明 使用此图标时，表示该部分内容需要特别注意；& 项目说明 对单据上的项目进行解释。表头、表体 NC系统中的单据以卡片方式显示时，一般是上下结构，分为两部分。上面的部门称为表头，下面的部门称为表体。列表显示 NC系统中单据的一种显示方式。对NC中的单据进行查询时，默认是列表显示，即一张单据显示为一行。一般可以通过点击窗口菜单栏中的“卡片显示”切换为卡片显示状态。卡片显示 NC系统中单据的一种显示方式。对NC系统中的单据进行编辑时，默认是卡片显示状态的。单据保存完成后，一般可以通过点击窗口菜单栏中的“列表显示”切换为列表显示状态。约定单据上红色*提示的字段，一般来说，都是必填项，不填写，单据不允许保存。1 系统登录本部分内容重点介绍NC系统的登陆打开浏览器，输入网址登陆NC测试帐套地址：http:/192.168.5.89：8001正式帐套地址：http:/192.168.1.2整体运作流程图如下所示：1）、打开浏览器，在地址栏输入正式或测试帐套网址。如下图所示： 首次登陆需要安装Java插件，按以下步骤操作：1）、打开浏览器，在地址栏输入正式或测试帐套网址后提示安装加载项。如下图所示：2）、出现安全警告框，点击“安装”。如下图所示：3）、点击“安装”进入下一步。如下图所示：4）、提示成功安装Java，点击“关闭”进入下一步。如下图所示：5）、点击“稍后”进入下一步。如下图所示：6）、点击“确定”进入下一步。如下图所示：7）、点击“开始”进入“控制面板”，如下图所示：8)、“控制面板”中从“程序”中双击“Java”进入Java“控制面板”将安全级别调至“中”，点击“应用”进入下一步。如下图所示：9）、勾选“我接受风险并希望运行此应用程序”前方框，点击“运行”进入下一步。如下图所示：10）、点击“使用最新版本运行”进入NC系统界面。如下图所示： NC系统登陆及基础操作如下：1）、打开浏览器，在地址栏输入测试帐套网址http:/192.168.5.89：8001 后进入下一步。如下图所示：每次登录必须“勾选”红框后“运行”选项才能点击，进入NC系统登录界面。& 特殊说明：JAVA有高版本提醒更新时最好不要更新。2）、点击“运行”后进入NC系统界面下一步。如下图所示：3）、输入“用户名”、“密码”后点击“登录”按钮进入下一步。如下图所示：4）、点击“登录”按钮进入下一步若提示“名称或密码错误”，输入正确的“用户名”“密码”重新“登录”。如下图所示：5）、正确登录NC系统后显示功能界面。如下图所示：6）、“功能导航”左侧为“消息中心”。如下图所示：7）、想退出系统时，点击“注销”退出。如下图所示：8）、“修改密码”位置。如下图所示：9）、依次输入原密码，新密码，点击“确定”确认更改密码。如下图所示：& 首次登陆后，建议及时修改密码，并保管好自己的密码。10）、默认组织“山东省寿光市鲁丽纸业有限公司”。如下图所示：11）、采购业务重要功能区。如下图所示：12）、如何在常用功能中将“功能节”点设置为快捷方式，方便以后操作。如下图所示：& 也可直接点功能节点后的“五角星”设置快捷方式。13）、快捷方式设置成功后在“常用功能”页面显示，可双击功能节点打开。如下图所示：2 采购业务2.1 业务描述本部分内容重点介绍生产中使用的原料、辅料、设备备品备件等物料相关的采购业务。适用于生产车间（计划填报）、原料场（国废、外废）原材料采购以及供应科（辅料、设备、备品备件）物料采购三种情况。2.2 整体业务流程介绍采购业务整体流程上执行普通采购业务流程，但在采购订单上会出现有合同审批与无合同审批两种采购流程。国废原料采购、低值易耗品办公用品等采购时会出现有合同、无合同两种情况。主要包括生产车间用料计划请购单、采购合同维护、采购订单维护、采购发票维护等四大部分。整体业务流程图如下所示： 1）、流程说明 需求部门提出物料需求计划：车间（计划提报员）请购单采购合同采购订单 仓库到货验收后根据采购入库单采购发票2）、岗位职责说明车间计划提报员：根据提报的物料在系统中维护请购单；采购业务员：参照请购单生成采购合同，发起采购合同审批流程；参照走完审批流程的采购合同生成采购订单；供应内勤：供应商发票到后参照库存采购入库单生成采购发票。2.3 原料采购业务2.3.1 业务描述本业务流程适用于外废（韩废、美废、欧废等）、国废的原料采购业务；本业务的特点是过完磅后再在系统中维护。2.3.2 采购合同维护操作岗位：原料场内勤系统路径：【供应链】【合同管理】【采购合同】【采购合同维护】处理事务：在系统中维护采购合同说明：采购合同是合同管理的核心功能之一，主要处理采购合同的录入、审批、生效、失效、冻结等日常业务操作，支持审批流，支持合同多次变更，详细记录合同的变更明细。此流程适合订合同的国废、外废原料采购业务。操作步骤如下：1）、登录NC系统，按上述系统路径，找到并打开【采购合同维护】单据，如下图所示：2）、点击“新增”选择“自制”按钮，进入“采购合同”单据维护界面。如下图所示： & 项目说明可编辑页面中带红色星号为必输项。合同类型：合同的交易类型，用来定义合同的一些关键信息，如：是物料合同还是物料分类合同，对下游的订单是严格控制，还是不控制，是否控制下游订单的价格等等。3）、点击“合同类型”出现交易类型界面，点击选择需要采购物料的分类编码，点击确定。如下图所示：4）、点击“供应商”出现交易类型界面，也可根据供应商的助记码查找供应商，选择该供应商，点击确定按钮。如下图所示：& 特别说明系统中如果没有供应商、所采购物料时，提供供应商三证（营业执照、税务登记证、组织机构代码）、物料信息（名称、规格型号、所属分类）交信息科维护入系统中。5）、在表体中打开“物料编码”查找物料的界面，勾选所要采购的物料，点击确定按钮。如下图所示：6）、输入“主数量”、“含税单价”等数据确认无误后，点击“保存”按钮进入下一步。如下图所示：7）、保存完成后点击“审批”按钮。如下图所示：8）、审批后点击“执行”下的“生效”按钮进入下一步。如下图所示：9）、“生效”后点击“是”确认该合同生效。如下图所示：10）、单据完成之后，单据状态栏上提示 “所有单据操作成功”。如下图所示：& 项目说明： “审批”完成后，一定要在“执行”项处点击合同“生效”，若不生效下一步单据将无法参照。2.3.3 采购订单维护（有合同）操作岗位：原料场内勤系统路径：【供应链】【采购管理】【采购订单】【采购订单维护】处理事务：在系统中维护采购订单& 说明：主要用于完成采购订单的编制以及与其相关的一些业务活动。采购订单的来源：请购单、采购合同以及自制。采购订单的去向有：到货单、入库单。操作步骤如下：1）、双击打开【采购订单维护】点击“新增”按钮，选择“采购合同”制作采购订单。如下图所示：2）、维护“实际生效日期”或“供应商编码”点击“确定”进入下一步。如下图所示：3）、勾选所需单据点击“确定”进入下一步。如下图所示：4）、打开订单类型，勾选所需的交易类型，点击“确定”。如下图所示：& 特殊说明：原料订单类型必须选“原料采购”，否则下一步流程参照不到。5）、表体上的主数量需输入过磅后的数量。如下图所示：6）、单据填写完成确认无误后点击“保存”按钮。如下图所示：7）、保存完成后，点击“审批”单据完成。如下图所示：8）、如果忘记输入过磅数而是参照采购合同中数量时，需点击“审批”项中的“取消审批”按钮。如下图所示：& 特殊说明：主数量一定为过磅数，不能参照【采购合同】上的数量。9）、取消审批后点击“修改”按钮可对错误数据进行修改。如下图所示：10）、修改完成后对该单据进行保存和审批。如下图所示：12）、单据完成之后，单据状态栏上提示 “所有单据操作成功”。如下图所示：2.3.4 采购订单维护（无合同）操作岗位：原料场内勤系统路径：【供应链】【采购管理】【采购订单】【采购订单维护】处理事务：在系统中维护采购订单& 说明：对于不签订【采购合同】的原料，可在过磅后直接自制采购订单。操作步骤如下：1）、双击打开【采购订单维护】点击“新增”按钮，选择“自制”作采购订单。如下图所示： 2）、打开可编辑界面提示是否关联合同，点击否。如下图所示：3）、依次填写表头和表体内容，点击“保存”后“审批”。如下图所示：2.3.5 采购入库维护操作岗位：原料场保管系统路径：【供应链】【库存管理】【入库业务】【采购入库】处理事务：在系统中维护采购入库单& 说明：采购入库单主要来源于采购订单（或到货计划）、到货单，并与采购订单状态有关，采购入库单可以参照采购订单、到货单生成。原料采购业务不需做【到货单】。操作步骤如下：1）、双击打开【采购入库】点击“新增”按钮，参照“采购订单”生成采购入库单。如下图所示： 2）、维护“生效日期”或“供应商编码”后点击“确定”进入下一步。如下图所示：3）、勾选所需单据点击“确定”进入下一步。如下图所示：4）、选择原料应属仓库“原料库”点击确定。如下图所示：5）、选择出入库类型“普通采购入库”点击确定。如下图所示：6）、表头表体填写完成后点击“自动取数”按钮。如下图所示：7）、自动取数完成后，点击“保存”。如下图所示：8）、单据保存“签字”确认“采购入库”单据生成。如下图所示：2.3.6 采购发票维护操作岗位：原料场内勤系统路径：【供应链】【采购管理】【采购发票】【采购发票维护】处理事务：在系统中维护采购发票& 特殊说明：在采购系统中，采购发票可以是基于订单的，也可以是根据采购入库单、期初暂估单等。由于采购系统要处理一些非流程的采购业务，采购发票是可以手工录入的。操作步骤如下：1）、双击打开【采购发票维护】点击“新增”按钮，点击“采购入库单”做采购发票单据。如下图所示 ：2）、勾选所需单据点击“确定”进入下一步。如下图所示：3）、选择“发票类型”“发票分类”，输入“发票号”确认“发票日期”“供应商”及表体中数据。如下图所示：4）、数据确认无误后，点击“保存”按钮。如下图所示：5）、保存完成后，点击“审批”按钮。如下图所示：& 至此采购发票的维护流程就结束了。6）、联查单据时，点击“单据追溯”可查看整体的业务流程，也可双击业务表格对前面做的业务进行查看。如下图所示：2.3.7 进阶操作1）、做完单据之后，如何修改错误发票？修改采购发票时“取消传应付”。如下图所示：点击“联查“按钮，选择“单据追溯”选择“库存结算单”，点击“删除”。如下图所示：删除完成以后，在“审批”按钮中点击“取消审批”。如下图所示：取消审批以后，点击“修改”，可对错误发票进行修改。如下图所示：2.4 辅料、设备备品备件采购业务2.4.1 业务描述本业务流程适用辅料（淀粉、纸芯、化工用品等）、设备备品备件的采购业务；与原料采购业务相比较多出 【请购单】、【到货单】两个流程，2.4.2 请购单维护操作岗位：计划提报员系统路径：【供应链】【采购管理】【物资需求申请单维护】【请购单维护】处理事务：在系统中维护请购单& 说明：请购单描述采购的需求，即要用什么（物料），用多少（数量），何时用（需求日期），谁用（需求库存组织、申请部门）。同时确定由哪个采购组织进行采购并提供采购建议信息，如建议供应商，建议采购日期。本部分包括请购单的维护、修订、和执行情况查询。操作步骤如下：1）、双击打开【请购单维护】点击“新增”选择“自制”进入下一步。如下图所示：2）、依次维护表头中“请购日期”“请购类型”“计划员”“请购日期”内容，表体中“物料名称”“数量”“需求日期”“建议供应商”等信息。如下图所示：3）、填写完表头表体数据确认无误后点击“保存”按钮。如下图所示：4）、保存后点击“审批”按钮，【请购单】单据制作完成。如下图所示：2.4.3 采购合同维护操作岗位：供应业务员系统路径：【供应链】【合同管理】【采购合同】【采购合同维护】处理事务：在系统中维护采购合同操作步骤如下：1）、打开【采购合同维护】单据，参照【请购单】做采购合同。如下图所示：2）、打开采购合同，依次维护表头表体（红色星号为必选项），点击“保存”进入下一步。如下图所示：3）、保存完成后，点击“审批”按钮进入下一步。如下图所示：4）、合同审批完成后点击“执行”下的“生效”按钮。如下图所示：5）、点击“是”确认合同生效。如下图所示：6）、单据左下角会提示“所有单据操作成功”。如下图所示：2.4.4 采购订单维护操作岗位：供应科内勤系统路径：【供应链】【采购管理】【采购订单】【采购订单维护】处理事务：在系统中维护采购订单& 特殊说明：主要用于完成采购订单的编制以及与其相关的一些业务活动。采购订单的来源：请购单、采购合同。采购订单的去向有：到货单、入库单。操作步骤如下：1）、打开【采购订单维护】单据，点击“新增”参照【采购合同】做采购订单。如下图所示：2）、单据填写完成后点击“保存”按钮进入下一步。如下图所示：3）、保存完成后，点击“审批”。如下图所示：审批通过后，单据左下角状态栏中显示“所有单据操作成功”。2.4.5 采购发票维护操作岗位：供应内勤系统路径：【供应链】【采购管理】【采购发票】【采购发票维护】处理事务：在系统中维护采购发票& 特殊说明：在采购系统中，采购发票可以是基于订单的，也可以是根据采购入库单、期初暂估单等。由于采购系统要处理一些非流程的采购业务，采购发票是可以手工录入的。操作步骤如下：1）、双击打开【采购发票维护】点击“新增”按钮，参照“采购入库单”做采购发票。如下图所示：2）、依次选择“发票类型”-“发票分类”输入“发票号”-“发票日期”等数据，确认无误后点击“保存”后“审批”。如下图所示：& 特殊说明：单据追溯：可联查上下游单据。如下图所示：3 仓库业务3.1 业务描述本部分内容重点介绍原料、辅料、设备备品备件相关的物资出入库业务。适用于原料场、辅料、备品备件库物资出入库及退货业务。3.2 整体业务流程介绍所有进生产成本、制造费用、管理费用的物资领用均适用于此流程。主要包括原料采购入库维护、原料出库维护、辅料到货维护、辅料验收、辅料采购入库维护、备件到货维护、备件验收、备件采购入库维护、备件出库维护等九大部分。1）、流程说明 根据供应商到货清单：到货单检验部门检验采购入库单 生产车间领料单材料出库2）、岗位职责说明：保管员：参照采购订单生成到货单，并打印到货单，交给检验人员；检验部门：根据到货单检验提报的物资，并在到货单上出具检验意见；保管员：参照到货单和检验意见做库存采购入库单；保管员：根据生产车间领料单做材料出库；3）、与采购业务接口业务单据体现如下所示：3.3 到货单维护操作岗位：备件库保管员系统路径：【供应链】【采购管理】【到货单】【到货单维护】处理事务：在系统中参照采购订单维护到货单& 特殊说明：到货是针对采购行为的，所以到货单的来源只有采购订单；同理，退货也是针对采购订单，但必须是基于已确认到货基础上才能退货。此外，到货后可能涉及到检验、紧急放行、直接发到用料部门等活动，或进入资产管理程序，如生成设备卡片或生成固定资产等，都可以通过到货单进行实现。操作步骤如下：1）、双击打开【到货单维护】点击“新增”按钮，参照“采购订单”作“到货单”。如下图所示：2）、依次维护“到货类型”“收货人”“收货仓库”核对“到货主数量”，点击“保存”进入下一步。如下图所示：& 特殊说明：到货数量必须依据实际收货数量进行修改。3）、保存后对单据进行“审批”生成【到货单】。如下图所示：3.4 采购入库维护操作岗位：仓库保管员系统路径：【供应链】【库存管理】【入库业务】【采购入库维护】处理事务：在系统中参照到货单维护采购入库单& 说明：采购入库主要有如下几种途径：外部采购、内部生产、退回等。入库业务主要包括：采购入库、产成品入库、委托加工入库、设备入库、生产报废入库以及其他入库等。采购入库的来源：采购订单、到货单。采购入库的去向有：采购发票。操作步骤如下：1）、双击打开【采购入库单】点击“新增”参照“到货单”进入下一步。如下图所示：2）、依次维护“到货仓库”“出入库类型”“库管员”进入下一步。如下图所示：3）、输入实际收货数或点击“自动取数”，数据确认无误后去点击“保存”，进入下一步。如下图所示：4）、单据保存完成后，点击“签字”确认“采购入库”单据生成。如下图所示：& 项目说明： 做采购入库时采购的物料必须选择相对应的“仓库”，国废、美废等对应原料库；淀粉、燃料、化工辅料等对应辅料库；设备备品备件等对应备件库。3.5 材料出库维护操作岗位：备件库保管员系统路径：【供应链】【库存管理】【出库业务】【材料出库】处理事务：仓库保管根据车间领料员的领料单在系统中维护材料出库单说明：出库业务主要用于处理企业中的出库申请以及出库业务。所有进生产成本、制造费用、管理费用的物资领用，通过【库存材料出库单】进行管理；在单据上必须输入部门，以便按部门核算成本、费用；单据上要体现领用材料的生产部门。出库业务主要包括如下的单据：销售出库、材料出库、调拨出库、其它出库、设备出库、借出、借入还回。流程说明 保管凭车间领料员开具的“生产领料单”确认材料出库的信息，在系统中录入【材料出库单】，其中部门，收发类别等信息必填，填写实发数量后保存并签字。 签字后系统会自动生成存货核算系统的【材料出库单】 对于生产领用的材料不合格需要退库等业务，流程同上，差别在于材料出库单的发出数量为负数。操作步骤如下：1）、双击打开【材料出库】点击“新增”选择“自制”作材料出库单。如下图所示：2）、打开可编辑区域，红色星号为必填项。如下图所示：3）、依次维护“出库仓库” “库管员”“出入库类型”“领料部门”“领料员”后点击“物料编码”进入下一步。如下图所示：4）、点击“物料编码”选择所需物料，在“实发主数量”输入应发数量，若到货入库后直接出库可点击“自动取数”取出数据，点击“保存”进入下一步。如下图所示：5）、单据保存完成后，点击“签字”确认“材料出库”单据生成。如下图所示：3.6 采购退货业务3.6.1 业务描述采购退货业务主要包括红字采购订单、红字库存采购入库单以及与采购退货相关联的采购发票业务。整体业务流程如下图所示:3.6.2 红字“采购订单”操作岗位：供应业务员系统路径：【供应链】【采购管理】【采购订单】【采购订单维护】处理事务：在系统中维护红字采购订单操作步骤如下：1）、双击打开【采购订单维护】点击“新增”选择“自制”进入下一步。如下图所示：2）、依次维护红色星号必填项。如下图所示：3）、供应商可按助记码进行检索。如下图所示：4）、勾选“退货”按钮，这张采购订单就是一张退货单，表体字段“数量”必须填写负数。如下图所示：5）、单据填写完成后，点击“保存”按钮进入下一步。如下图所示：6）、单据保存完成后，点击“审批”。如下图所示：3.6.3 红字“采购入库单”操作岗位：仓库保管员系统路径：【供应链】【库存管理】【入库业务】【采购入库维护】处理事务：在系统中维护红字采购入库单操作步骤如下：1）、双击打开【采购入库维护】点击“退库”选择“采购订单”做红字的采购入库单。如下图所示：2）、维护“订单日期”或“供应商编码”点击“确定”进入下一步。如下图所示：3）、仓库保管员依次维护“仓库”“出入库类型”“库管员”。如下图所示：4）、点击“自动取数”后确认退货数据无误后点击“保存”进入下一步。如下图所示：5）、保存完成后，点击“签字”单据完成。如下图所示：3.6.4 进阶操作做完“退货”后供应商开来正式发票，如何维护采购发票。操作岗位：供应内勤系统路径：【供应链】【采购管理】【采购发票】【采购发票维护】处理事务：在系统中维护退货后产生的采购发票单操作步骤如下：1）、双击打开【采购发票维护】点击“新增”选择上游做的“采购入库单”进入下一步。如下图所示：2）、选中这两个单据，点击“确定”进入下一步。如下图所示：3）、依次维护表头表体数据，确认无误后进入下一步。如下图所示：4）、单据填写完成以后，点击“保存”进入下一步。如下图所示：5）、保存完成后，点击“审批”完成。如下图所示：4 检验业务4.1 业务描述本部分内容重点介绍辅料、设备及备品备件货到后进行的检验业务。4.2 整体业务流程介绍此业务流程主要解决造纸辅料、设备及备品备件检验业务。保管员打印到货单交检验人员；检验人员出具检验意见；保管员凭检验报告入库，检验合格的入库，不合格的退货处理。整体业务流程图如下所示：岗位职责说明：仓库保管员：参照采购订单生成到货单，并打印到货单，交给检验人员；检验部门：根据到货单检验提报的物资，并在到货单上出具检验意见；保管员：参照到货单和检验意见做库存采购入库单；采购业务员：将检验不合格的物资安排退货处理。（全文完）