论行政沟通中的障碍与对策.doc

中央广播电视大学开放教育毕 业 论 文题 目论行政沟通中的障碍与对策姓 名：专 业：行政管理学 号: 入学时间: 2012年春季学 校： 指导教师: 完稿日期: 2013年1月 5日内容摘要 行政管理的沟通简称行政沟通，其作为行政管理的核心，在整个行政管理的程中起着非常重要的作用，它对传递行政信息、协调行政管理中的的矛盾、保障行政有序进行、提高行政效率有重要意义。高效、畅通的行政沟通体现出行政决策的科学化、民主化程度，对高效行政、推进民主建设、构建和谐社会极其重要。但目前，由于沟通方式单一、互动性不强、信息不对称等原因导致的行政沟通的不畅和障碍在我国行政管理过程中已是一个较为突出的问题，这不但影响着信息的有效传达，更降低了信息的及时性、真实性和有效性，阻碍了行政的科学性、高效性。只有科学分析当前我国行政沟通中存在的问题和障碍，找到相应的解决措施或改进之法，才能更好的促进行政管理的高效执行，推动我国的社会主义民主与和谐社会的建设。关键词:行政沟通 管理 障碍 对策目 录一、行政沟通的概念与原则1二、行政沟通的必要性与重要性2三、行政沟通中存在的障碍3（1）客观障碍包括组织机构障碍、时空距离障碍、行政体制障碍4（2）主观障碍包括语言障碍、职级差异障碍、个人认知障碍5四、排除行政沟通障碍因素的方法6（1）健全组织机构，完善行政沟通制度7（2）建立良性沟通机制8（3）完善信息沟通系统8（4）强化思想教育，提高人员素质8五、参考文献:9行政沟通中的障碍及对策行政沟通是指政府行政系统中的行政信息传递与交流，行政系统的运行离不开行政沟通。随着社会的进步，行政沟通对行政管理的影响也越来越大，它是政府行政效率和行政文明的体现。行政组织要实现行政的高效运转，就必须提高行政活动中沟通的有效性。但是目前我国行政活动中存在着不少干扰行政机关内部或外部共知与共识达成的因素，称为沟通中的障碍。行政组织成员作为行政沟通的重要主体，必须按照行政沟通的原则来找出阻挠共知与共识达成的障碍，并设法避免或克服，持久的保证沟通顺畅，大幅提高行政效率，推动社会的不断发展。一、 行政沟通的概念与原则沟通，原意为两水通过沟渠使其想通的意思，行政沟通即行政信息沟通，也是沟通一种。狭义的行政沟通值得是行政体系内部各部门之间、层次之间、人员之间凭借一定的媒介和通道传递思想、观点、情感，交流情报信息，以达到相互了解、支持与合作的过程；广义的行政沟通指的是行政部门与外部环境之间（如民众，媒体等），就相关的政策意见的制定、执行、影响等进行的交流、协调或意见反馈，使政策有效实施，达到政府与民众之间的和谐，社会有序发展的过程。行政沟通作为沟通的一种，也必须遵循沟通中的基本原则，行政沟通应遵循以下三条原则：一是要平等沟通。参与行政信息沟通的双方，一定要互相尊重、平等相待，以同志式的、商量或建议的方式沟通信息，反对颐指气使、盛气凌人的态度和作风。只有这样，才能使行政信息沟通顺利进行。二是要准确简明。行政信息沟通一定要清晰、准确，不能使用模棱两可、含混不清的概念，否则就会造成歧义或误解。与此同时，行政沟通又要求简单明了。只有简单明了，才有利于信息的传递、记录、理解和应用，才有利于提高工作效率。冗长的谈话、报告、指示，往往使人抓不住中心，把握不了要领。结果，既影响了信息沟通的效果，又降低了工作效率。三是要及时沟通。行政信息沟通具有明显的时限性，该沟通的情况，应及时沟通，并及时商量对策，采取措施，才能起到应有的作用。二、 行政沟通的必要性与重要性行政沟通是行政管理中的一项重要内容，行政管理的根本目的就是通过科学的决策、严密有序的执行、高效地完成任务。行政沟通可以看做是行政组织的血液，它赋予了行政机构生命力，它在行政管理中有着极其重要的作用,其表现在：信息交流是行政决策的先决条件；行政传递是行政指挥的必经之路，是行政实施的信号灯；信息联系是协调好行政组织内部、外部，以至各个部门、各个人的重要工具；信息反馈又是检查实施情况、评价政策结果的主要依据。沟通是保证组织成员间认识统一，步调一致和政令畅通的需要。是使领导摆脱繁琐事务，集中精力抓大事和议大事的需要。是理顺关系，化解矛盾，提高行政管理水平的需要。是沟通感情，密切干群关系，改进机关工作作风的需要。此外，行政沟通也是行政人员参加行政的重要手段。所以，通过有效的行政沟通可以保证在行政实施过程中统一指挥、统一行动，并能增强行政组织对外部环境的应变能力，从而实现高效率的管理。对行政组织来说，行政沟通是它赖以存在、得以运行的基本前提和不可缺少的要素，它对行政系统的作用就像神经之于生命有机体。行政过程中的信息沟通使内部成员间目标一致，分工协调，为科学高效行政创造了条件，良好的沟通使成员更好地了解行政目标，激发工作热情并提高工作的准确性，更加主动滴参与决策，同时还可以加深内部的相互信任与团结。信息的的无阻畅通传达与反馈使得工作环境更加和谐，提供行政工作效率，促进行政组织内部各项工作的顺利进行。而对外部，良好的行政沟通也会让行政主体更客观全面地了解信息，更好的诠释了决策的民主性和科学性。三、 行政沟通中存在的障碍信息沟通不畅是我国行政管理中存在的一个突出问题，主要表现在：信息来源少，有时想了解有关信息，却无处可寻；感受器少而不灵，有关情况和问题发生后，其信息不能及时收集和传递出来；信息不对路，有用信息少；信息传递慢、损失大、失真率高等。行政信息沟通不畅的这种状况，是由沟通过程中的一些障碍因素造成的。为了提高行政执行、行政管理的效率，必须采取各种办法排除这些障碍。要排除障碍首先要找出障碍因素。在行政管理过程中，影响行政沟通的障碍因素主要可分为主观障碍和客观障碍。客观障碍主要包括组织障碍、地域障碍和体制障碍等；主观障碍主要包括人为造成的诸如语言障碍、职级障碍和认知障碍。（1） 客观障碍包括组织机构障碍、时空距离障碍、行政体制障碍1、组织机构障碍组织机构障碍即组织结构层级过多、机构重叠、关系不顺、文山会海等因素造成的沟通周期长、“政出多门”的现象。这种现象在我国行政机构中已成为一个普通现象，不仅影响力信息的及时传达，更使下级无所适从，各行其是。严重影响了问题的及时反映与化解，降低了行政效率。导致许多问题堆积如山，积重难返。在设计组织结构时，应考虑组织中沟通线路是否畅通，应对沟通的线路、时间作出科学的安排。组织的层次应该合理，层次过多会影响沟通的速度和准确度；层次太少，又会造成传抄方面的困难。2、时空距离障碍时空距离障碍主要指由于地理距离、城乡差别、通讯交通等自然因素造成的沟通障碍。如果行政机关的工作单位分散在各个地方，或者同一单位的人在不同的地方工作，地理上有相当的距离，而通讯条件、交通条件又很落后，那么，人与人、单位与单位之间就不能畅快地交流意见、沟通信息，就不能相互了解和理解，造成沟通不便。 3、行政体制障碍当前我国行政体制中对行政沟通的监控、效果的考核以及相关的责任追究等方面仍存在制度缺位的状况。这种制度的缺位无法对沟通的相关人员产生制度制约，从而无法从制度保证行政信息不走样的下达、上报和平行传递。（2） 主观障碍包括语言障碍、职级差异障碍、个人认知障碍 1、语言障碍语言障碍主要指几方面：第一语言的固定性与事物的不断发展间的障碍。浯言包括口头语言与书面语言，是行政沟通的重要手段之一。由于其在沟通传递过程中是相对固定的，而事物的发展是瞬息万变的，因此，当一项任务的传达或一个社会问题的上报发生时，如果没有畅通高效的传达路径作为保障，很容易造成信息失效的现象发生。当沟通发生的时刻，事物已经有所发展变化，所沟通的信息已无法反映当时得情况。第二，语言的高度概括性与行政事务的具体性间的障碍。事务都是具体的，活生生的，而语言是对事务的高度抽象与概括在具体到抽象的过程中住往会有所突出、有所舍弃，如果主动的沟通者的概括有所偏差，队事务的还原回造成一定的影响，在沟通中会产生重点偏差或不明的现象。第三，沟通双方因方言而造成的障碍。这种障碍主要是因为沟通双方有一方或双方因在口头沟通中带有方言而造成的沟通不畅或误解。 2、职级差异障碍职级差异是指某人在行政组织和群体中的位置，具体表现为某一个人在行政群体中的相对级别。在正式组织中，上层级别较高的人比下层级别较低的人有更高的地位。地位的高低会明显影响行政沟通过程，人们常常根据谁是信息的提供者来判断消息的准确性，就说明了这一点。在行政沟通中，有些地位较高的上层人员心存自骄心理，不随便、轻易地向下进行沟通活动，有些地位较低的下级人员出于自卑或自保心理，有时也不愿向上进行坦率的沟通。由此可见，职级差异因素抑制了人们之间的自由沟通。这种因职级高低而产生的心理障碍在我国行政管理过程中长期且较为普遍存在，严重影响了我国行政运行的稳定性和有效性。 3、个人认知障碍沟通实际上是一种心理过程，我们每个人都有自己独特的认知框架和偏好的交流方式。所谓认知框架就是人们认识事物的方法和模式，它主要受到个人先前的知识经验、文化背景、社会地位、个性差异、价值观念等方面的影响。因此每个人的认知框架是不同的，对于同样的事物，往往会作出截然不同的解释。在此情况下，沟通双方对所沟通的行政事务也会存在自己的认知，从而会产生因认知不同而带来的沟通障碍。在行政沟通过程中，要尽量使组织内部的人有着大致相同的知觉，特别是要有大致相同的价值观念。如果组织内部人们的知觉统一了，价值观念统一了，那么就容易做到“心往一处想，劲往一处使”，就容易加强行政沟通。四、 排除行政沟通障碍因素的方法以上是对当前我国行政管理中沟通的障碍进行的相关分析，在分析中可以看到行政沟通障碍的形成不仅包括因组织、时空地域和组织体制等方面的障碍，因沟通者的主观原因形成的障碍也在行政沟通中起着重要乃至关键的阻碍和制约作用。因此，必须在重视行政沟通障碍的基础上全方位的进行改革，下大力气从改变主观障碍、改善客观障碍。障碍分别发生在信源、信道和信宿三个方面。其根源，或因发出信息者自下而上汇报不实情况，自上而下发布无法执行的命令；或因沟通渠道环节过多，流程过长，传递中出现误差或遗漏；或因接受信息者素质不高，不负责任，不能及时使用有价值的信息等。要排除行政沟通中的障碍因素，必须在全体行政人员中培养信息观念，明确信息是现代社会的重要战略资源，从而自觉、主动地进行信息沟通。具体说来，为了排除行政沟通中的障碍因素，需要重点做好下面几方面的工作。（1） 健全组织机构，完善行政沟通制度健全组织机构，主要是要建立健全行政信息开发与传送体制。要建立多个互相独立的行政信息系统，使其相互补充、相互印证、相互制约。其中主要包括行政性信息系统、行政决策咨询和支持系统、社会民众支持系统。行政性信息系统指由行政部门设立的行政信息开发和传送机构，它是作为行政机构的子机构之一为行政机构的信息收集、加工、传递、存储和处理服务；行政决策咨询和支持系统是指独立于行政机构之外的社会咨询机构。这种独立性有利于确保其不受政府一直的作用，可以与行政性的信息系统产生的相关信息进行比较、印证。它主要是接受行政机关的命令，自主进行信息收集和加工处理，并反馈信息报告，供行政机关决策参考；社会民众支持系统主要是开拓工作参政议政渠道，使公众与行政机构能够直接或间接进行对话交流，并使其意见能够较为充分和有效的方式公开表达。可以使行政机构及时、广泛地了解各种不同意见和工作中存在的问题，为制定相关政策提供依据，而且能够使各种潜在的社会摩擦与冲突得到及时处理或缓解。这种多通道的行政信息系统有利于克服单一行政沟通中存在的诸多障碍。 （2） 建立良性沟通机制建立行政沟通监督机制，严格责任追究制度。通过严格的组织监督和责任追究机制消除像职级差异障碍等原因导致的沟通障碍。建立定期例会和座谈会等方式形成正式固定的沟通渠道。同时也要实现人性化管理，开展一些集体活动实现上下级之间的和谐关系，增加双方的互信。以良性的沟通机制保障良性沟通的进行。（3） 完善信息沟通系统行政系统应该有一套完善的行政沟通系统，以便于行政系统内外部的信息传递、沟通及监督。像建立电子政务系统，定期向内外部公布相关信息，使信息沟通、反馈更完善。与此同时，随着现代信息技术的飞速发展，行政沟通现代化建设也要与时俱进。不仅要实现行政机构实现办公自动化，运用电子网络进行沟通，也要培养高素质的信息专业化行政人员，在技术上保证行政沟通渠道的畅通，为提高行政沟通效率提供有效的技术保障。（4） 强化思想教育，提高人员素质行政沟通中出现的主观障碍，会导致出现下级人员对上级反映情况时虚报隐瞒、报喜不报忧等问题，这也是我国某些地方和部门行政管理中长期存在的问题。原因多种多样，其中之一就是因为思想教育不够，行政人员没有意思到对此带来的危害。因此，要改善行政信息沟通，必须加强思想教育，严格职业操守，使各部门公务员都能明确组织目标和行为规范，树立共同的价值观和价值准则，避免价值判断上的失误。要利用多种形式对公务员进行长期的职业培训和教育，不断提高其业务素质和职业素养，使其明确自己的职责，自觉、主动、如实地向上级汇报反馈行政信息，防止信息交流不对称，提高行政沟通的及时性与准确性和决策的全面合理。科学的行政管理在于有效的行政沟通，科学高效的行政沟通是行政部门高效管理的保障。当前我国的行政沟通中虽然仍存在许多主客观方面的障碍，但是通过采取科学合理的对应措施，健全组织体制、沟通机制和沟通系统，提高行政人员思想素质就能减少和消除沟通障碍，实现有效的沟通，促进行政工作更好的发展。五、 参考文献:1 谢玉华，李亚伯.管理沟通.东北财经大学出版社，2010年版2 邢坤. 行政管理的沟通障碍及其克服期刊论文. 科学信息，2009 (2)3 何新春. 深化政府行政管理体制改革探析J. 江西社会科学, 2005 (02)4 李文星;郑海明;论地方治理视野下的政府与公众互动式沟通机制的构建J;中国行政管理;2007年05期（1） 合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责12