商品部工作制度及流程知识讲解.doc

商品部工作制度及流程

陕西雍和珠宝有限公司
商品部职责及流程管理

一、商品部职责
1、负责公司商品、道具、工具等物品的采购、接收、标价、入库、出库等管理工作；
2、负责店面调拨、退换货处理的管理工作；
3、规定、控制各店的报货时间，严格审核各店报货单，做到合理补充货品；负责各店货款申请，及时报总经理审批，并跟踪完成付款；
4、保证货品运输途中的安全、负责货到及时上柜，及时协调向上游索要发票；
5、针对季节转换，敦促卖场折扣、价格调整、清货、调拨等工作，降低整体存货，优化库存商品资金使用，提高效益；
6、负责顾客临时订单，保证准确、及时到货工作；
7、及时处理旧金、旧货的返厂工作；减少在库时间；
8、负责各门店进出货品的核对工作以及非正常销售（礼品、赠品、失货等）处理控制工作；
9、及时关注竞争品牌的货品变动情况，做出快速反应，及时传递信息，配合店面有效提高货品市场竞争力；
10、与上游工厂及相关对口单位建立有效沟通渠道，完善货品结构；
11、了解消费趋势，及时做好市场调查工作，提供适合各门店需要的适销对路的商品，做好进、销、存数据分析，随时为公司提供决策所需的数据；
12、结合财务定期盘点门店库存，保证门店货品做到帐实相符，商品无损坏。
13、及时制定公司滞销商品的处理方案，保证库存商品的完好和品质，降低滞销商品造成的损失；
14、指导门店库存资金的使用比例，提高资金的使用效率。
二、岗位职责
（一）货品部经理工作职责
1、制定和完善内部的工作流程（进货、盘货、出货），使工作流程实现逐步规范化、制度化，确保货品在流通过程中的绝对安全；
2、加强与兄弟部门的协作配合关系，减少部门之间因工作协作带来的效率降低；
3、逐步实现库存的合理化（建立在正确的、全面的、合理的货品分析之上），优化货品结构，建构合理的库存；
4、扭转观念，树立服务意识，最大限度的为兄弟部门提供优良合理服务；
5、明确货品部工作人员的工作分工和责任；内部的工作分工（进货、盘货、打标签、出货）；对外的工作分工（对各个店面的衔接，做到专人对口）
6、对外的工作分工（对各个上游渠道商厂家的衔接，做到专人对口）
7、建立商品部进货、请款台账，加强对进货、请款的管理；
8、建立供货单位的相关信息资料，为多样化进货渠道提供信息支持；
9、督促商品部工作人员完成公司安排的各项工作；
10、接待供货单位到总部送货或出差人员，并洽谈相关业务；
11、积极主动完成领导交办的其他工作事项。
（二）采购部员工工作职责
1、在经理的领导下，负责全公司的货品采购，货品定价，货品结构调整，并配合事业部提供适销货品；
2、负责各门店的货品入库、出库、调拨、销库工作；
3、每月对公司各门店的货品进行盘点；
4、负责各门店旧货的返厂维修调换；
5、负责为顾客设计、定做各款式的珠宝申请；
6、完成领导交代的其他日常工作。
（三）资料员工作职责
1、负责收集内部各门店的每月盘点表，上货单，退货单，补货单；统计本月需补货品的品类及款项；
2、负责收集内部各门店每周的竞品市调报表，结合本部门竞品及新款流行款市调报表，统计本月需新增新款品类，协调事业部针对新增品类的实操性；注：新增品类由事业部决定是否配货。
3、负责统计每月各门店上报的补货清单，配合采购部员工审核各门店库存情况，结合各门店实际销售情况，计算各门店实际所需补货清单；
4、负责统计事业部新增门店的铺货清单，结合各门店实际库存配比，配合采购部人员拿出调货清单和配货清单；
5、负责本部门文件处理及公司下发文件收集，制作本部门所需对接表格；
6、完成领导交办的其他日常工作；
（四）加工厂的工作职责
1、完善加工厂的设备、设计师、加工技师、学徒工的储备、保养、培训工作；
2、结合本公司实际情况及流行趋势，定期推出专属商品；优先配比本公司各门店；
3、针对旧货的拆分，残次货品的维修，订单货品的设计加工纳入工作考核范围；
4、针对批发外联部所联系的外销订单，保质保量保时完成任务；
5、依据国际市场及国内市场金价波动及玉石原料成本，设计适合本公司利润原则的金工石价格报表；
6、针对因加工质量所引起的纠纷负责；
7、完成领导交办的其他工作；

三、商品部工作流程
（一）到货流程
1、货品到达公司后，接收好单据和货品；
2、根据单据与货品进行核对，核对无误后签收单据交给送货员，货品有问题及时与送货员当场进行核实并在单据上注明清楚；
3、签收单据后，商品部、财务部、各门店必须留份底单并保存好，不得遗失与撕毁；
4、到货后如需上货的货品必须及时上柜，配合财务部进行称重，核对，打标签，入库；
5、通知各店面将所需的货品领至各店面，并做好交接手续，登记备案。
（二）退（调）货流程
1、收到退（调）货通知时，登记好需要退（调）商品的款号及相关信息；
2、登记好退（调）货商品后，用表格的形式分开记录各个款的信息，逐一找出需退（调）的商品；
3、找出所有退（调）货商品后，用登记表再次核对一下各款数量及总数量，核实无误后开好出库单，出货时必须保存好出库单底单。
（三）铺、补货流程
1、各门店需求：各柜组上报所需补货清单明细，素金类须注明：金重区间、类别、款型、条码、预估售价等；镶嵌类须注明：金重区间、石重区间、类别、款型、钻石级别、证书级别、预估售价等；玉石类须注明：类别、款型、水种头、证书级别、预估售价等；＝＞店长签字＝＞事业部经理审核（注：应先确认所补货品其他门店是否有充足货源，能调拨尽量各门店之间调拨。）＝＞
2、商品部：采购部人员确认门店所补货品库存比例（注：原则上单品类同款补货标准为正常库存比例的50%以下方可补货）＝＞再次确认所补货品其他门店是否有充足货源＝＞
2.1属于本司加工厂加工范围的＝＞商品部经理审核＝＞总经理签字确认＝＞加工厂主管签字下单＝＞预估原料价格及工费成本、加工周期＝＞加工厂上报总经理签字购料（依据本司财务政策与原料厂商沟通进项发票事宜）＝＞加工厂开始制作＝＞制作完成后加工厂主管审核合格后＝＞依据补货清单交商品部＝＞商品部验收无误＝＞入财务金库＝＞配合财务称重、喷印、打标签（依据事业部提供倍率计算价格）、制作证书、出库＝＞通知各门店领货（注：各门店必须验货、验证书，如发现证货不符或残次品，请拒收；如领走货品再发现问题，商品部概不负责，所需费用由门店承担）；
2.2属于外购商品范围的＝＞商品部经理审核（参比市场价格波动，核算进货成本，预估进货周期）＝＞总经理签字确认＝＞确认财务资金状况＝＞联络上游厂商，确认所补货品情况（如何补货单不符，请各门店调整补货品类）＝＞下订单，通知财务部打款或打订金＝＞采购部确认到货周期＝＞依据本司财务政策与上游厂商沟通进项发票事宜＝＞货到验单、验货、做证书或验证书（如证货不符或有残次，尽快通知厂商协调更换）＝＞入财务金库＝＞配合财务称重、喷印、打标签（依据事业部提供倍率计算价格）、制作证书、出库＝＞通知各门店领货（注：各门店必须验货、验证书，如发现证货不符或残次品，请拒收；如领走货品再发现问题，商品部概不负责，所需费用由门店承担）；
（四）库存盘点流程
1、店铺到货的相关手续做好后，及时做好入库手续，盘点表及库存 明细表；
2、每月进行一次商品库存大盘点，核实无误后做好次月的盘点表。

（五）商品部组织框架图（附）
（六）商品部人员规划（暂定）
1、商品部经理 1人
2、采购部主管2-3人（可兼职1-2人，暂定人员：王俊贤、李翼）
3、资料员 1人（招聘或从店面直接抽调）
4、加工厂主管 1人（有丰富珠宝加工经验，熟知加工流程、精通核算珠宝加工成本）
5、珠宝设计师 2-5人
6、珠宝加工师 3-6人
7、珠宝学徒 若干（可操作成珠宝加工培训学校）
8、外联批发主管 2-6名（主要配合加工厂对外品牌加工批发）
（七）上游厂商集散地
1、深圳
深圳珠宝批发加工已经成为世界第五大珠宝加工批发集散地，其加工工艺和设计水平居全国首位，主要集中在深圳罗湖区水贝国际珠宝交易中心一带
2、云南
云南昆明和瑞丽等地是玉石类加工集散地，其国内影响力仅次于深圳；
3、南阳
南阳玉石加工主要突出在于玉石摆件类，其小件从加工工艺和设计水平远次于深圳和云南

以上方案仅仅是个草案，望王总批评指正！
职刘永刚
2012-7-10