初级会计电算化教案.doc

第一章 会计电算化概述第一节 会计电算化简介1、1979年，一汽，应用试点2、1981年8月，一汽，提出了“会计电算化”的概念3、定义：将计算机在会计工作中的应用。（由计算机替代人工记账、算账、报账，并能部分替代人脑完成会计信息的分析和判断的过程。）4、会计电算化：是现代会计学科的重要组成部分，融会计学、管理学、电子计算机技术、信息技术为一体的边缘学科。5、作用：提高会计核算质量，强化会计管理，促进会计职能的转变，提高会计工作的效率，加强国民经济的宏观调控等。一、模拟手工记账的探索起步1、20世纪70年代中后期，用计算机处理部分会计业务。（工资计算、材料收发核算等）2、1983年下半年，专门的账务处理程序。3、基本特征：开发企业自身的账务处理系统。4、出发点：为了让会计人员从复杂的手工劳动中解放出来，减轻会计人员的工作量，提高工作效率。5、针对统一规划、组织和管理的相关文件A、1989年，财政部颁发了会计核算软件管理的几项规定B、1990年，关于会计核算软件评审的补充规定二、与其他业务结合的推广发展1、材料核算物资采购部门 成本核算生产、技术、物资、设备等各部门 固定资产设备管理部门 销售收入销售部门2、目的：数据交换、信息共享、控制管理3、20世纪90年代后，单项会计核算业务全面电算化4、达到企业资金流与物流的一体化管理目标。三、引入会计专业判断的渗透融合1、建立了企业会计标准准则体系（金融工具、资产减值、合并报表等）融合了确认、计量、记录、报告要求。2、建立了以会计电算化系统为核心的管理信息系统和企业资源计划系统3、作用：大幅减少了核算层次，规范了资金账户管理，缩短了提交账务会计报告的时间，改革了内部会计机构的设置4、由单机应用向局域网应用的转变，构建会计信息系统的初中级阶段。四、与内控相结合建立ERP系统的集成管理1、2006年7月，财政部、国资委、证监会、审计署、银监会、保监会等成立了内部控制标准委员会2、2008年6月，发布了企业内部控制基本规范3、2010年4月26日，发布了企业内部控制配套指引（18项 企业内部控制应用指引、企业内部控制评价指引和企业内部控制审计指引）4、以防范风险和控制舞弊为中心、以控制标准和评价标准为主体，结构合理、层次分明、衔接有序、方法科学、体系完备5、2011年1月1日，在境内外同时上市的公司施行6、2012年1月1日，在上海证券交易所、深圳证券交易所主板上市的公司施行。7、2003年开展XBRL研究8、2006年5月29日，加入XBRL组织9、2007年12月3日，加拿大，成立了XBRLCHINA10、2008年11月12日，举行会议11、2009年，财政部中国XBRL分类标准架构规范、中国XBRL分类标准基础技术规范、财会信息资源核心元数据标准，于2010年1月1日施行。会计电算化和会计信息化的比较区别点会计信息化会计电算化目标任务实现会计业务事前预测决策、事中监督控制，事后分析评估的全面信息化，充分发挥会计在企业管理中的核心作用实现会计核算业务的计算机处理理论基础现代会计理论、现代管理理论、信息学、系统论传统会计理论信息系统层次事前的会计信息化决策支持系统，事中的会计信息化管理系统，事后的会计信息化核算、分析和评估系统。涉及业务层、管理层、决策层等多个层次以事后核算业务处理为主的会计电算化核算系统系统地位企业级的财务业务一体化系统，形成企业管理信息的核心组成部分部门级（财务）的事务处理系统，形成“信息孤岛”技术平台以计算机广域网络和现代通信技术为主以单台计算机为主，辅之单位内部的局域网实现功能融物流、资金流、信息流与业务流为一体，除了进行业务核算，还有会计信息管理和决策分析，并根据信息管理的原理和决策分析，并根据信息管理和信息技术重整会计流程。以实现会计业务核算为主信息输入输出大量的数据从企业内外其他系统直接获取，企业内外的各个机构、部门，可根据授权通过网络直接从系统中获取。财务部门自己录入数据并打印输出的模式第二节 会计核算软件一、 会计核算软件的概念和演进1、计算机软件：指使计算机正常工作的一组程序及其附属的数据及文档。2、软件分为：系统软件和应用软件3、定义：专门用于会计核算工作的计算机应用软件。（包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序。）凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块的软件。4、数据管理技术的发展阶段A、人工管理阶段 特点：数据不能共享 不单独保存数据B、文件管理系统阶段 特点：区分数据的逻辑结构与物理结构 文件组织多样化 数据面向应用C、数据库系统阶段 特点：数据结构不是面向单一的应用，而是面向全组织 数据冗余小，易扩充 数据独立于程序 统一的数据管理功能（安全性控制、数据的完整性控制及并发控制） ERP：一个有效地组织、计划和实施企业资源管理的系统（包括会计、生产、物料管理、品质管理、销售与分销、人力资源管理、供应链管理等） ERP：由财务会计和管理会计组成。 ERP分为管理思想、软件产品、管理系统三个层次 在MRP基础上进一步发展而成的面向供应链的管理思想 综合应用了C/S体系、关系数据库结构、面向对象技术、图形用户界、4GL、网络通讯等信息产业成果，以ERP管理思想籽灵魂的软件产品 整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。二、会计核算软件的分类1、通用和专用会计核算软件A、分类：通用会计核算软件、专用会计核算软件B、通用会计核算软件：指由专业软件公司研制，公开在市场上销售，能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本需要的会计核算软件。（一次开发、多次使用、多单位、研制效益比较高等）C、专用会计核算软件：指由使用单位自行开发或委托其他单位开发，供本单位使用的会计核算软件。（特殊性）D、我国通用会计核算软件以商品化软件为主，通用会计核算软件也是会计核算软件的发展主流。E、通用会计核算软件易学性差 专用会计核算软件是按使用单位会计人员的用户需求专门设计的，而通用会计核算软件是针对不同单位会计人员的共同需求设计的 通用会计核算软件为了实现通用性，软件中一般都设有初始化设置和自定义功能2、单用户和多用户会计核算软件三、会计核算软件的功能模块1、会计核算软件的构成A、账务处理模块（核心模块）B、应收/应付款核算模块（往来业务）C、工资核算模块D、固定资产核算模块（存储和管理固定资产卡片）E、报表生成模块（数据库内部报表、外部报表、汇总报表、分析图）F、存货核算模块G、销售核算模块H、成本核算I、财务分析2、财务处理模块与主要核算模块间的联系A、 账务处理模块接收应收/应付账款核算、工资核算、固定资产核算、存货核算、成本核算等模块B、 向会计报表、财务分析模块提供财务数据C、 以记账凭证为接口与其他功能模块有机连接在一起，构成完整的会计核算系统。四、会计核算软件与手工会计核算的异同1、会计核算软件与手工会计核算的相同点A、目标一致B、遵守共同的会计准则和会计制度C、遵守共同的基本会计理论和会计方法D、会计数据处理流程大体一致2、会计核算软件与手工会计核算的区别A、会计核算工具不同B、会计信息载体不同C、记账规则不完全相同D、账务处理流程类型存在差别E、内部控制方式不同（人工控制人机控制）第二章 会计电算化的工作环境第一节 计算机一般知识一、 计算机及其种类1、 计算机：一种按程序自动进行信息处理的通用工具。2、 第一台计算机的诞生1946年2月15日，美国宾夕法尼亚大学，ENIAC（埃尼阿克），17468个电子管，174瓦，170m2，30t，5000次/秒3、 计算机的发展阶段A、 第一代计算机（1946-1957）电子管机器语言、汇编语言，用于军事、科学计算B、 第二代计算机（1958-1964）晶体管操作系统、高级语言，用于数据处理、事务管理、过程控制等C、 第三代计算机（1965-1970）中小规模集成电路用于各个领域D、 第四代计算机（1971-至今）超大规模集成电路数据库系统、分布式操作系统、网络软件4、体积和耗电大大减小，功能大大增强，应用领域进一步拓宽5、微机的特点：体积小、价格低、功能强6、计算机的分类A、规模：巨型机、大型机、中型机、小型机和微型机B、信息表现形式和被处理的信息：数字计算机、模拟计算机、数字模拟混合计算机C、用途：通用计算机、专用计算机D、操作系统：单用户系统、多用户系统、网络系统、实时计算机系统E、字长：4位、8位、16位、32位、64位F、应用：微机、服务器、终端微机（个人计算机/PC机）体积小、功耗低、价格便宜并易于使用服务器（用来帮助大量用户访问同一数据或资源）按规模大小（高效率的电脑、专用超级服务器、中档服务器、大型机）特征（可靠性、可用性、可扩充）按用途分（文件、打印、数据库、应用）终端（一种由显示器、控制器及键盘合为一体的计算机外部设备）一切可以接入网络的计算设备终端的分类（个人电脑、网络电视、可上网手机、PDA）二、计算机的性能指标计算机的性能指标是衡量计算机系统功能强弱的主要指标。1、主频或时钟频率（计算机在单位时间里处理计算机指令的数量A、表示计算机运算速度的主要性能指标B、一般来说，主频越高，计算机的运算速度越快C、单位是MHZ、GHZ2、字长（计算机信息处理中能同时处理的二进制数据的长度。）A、 字长标志计算机的精度和处理信息的能力B、 早期的微机的字长是8位和16位，目前大多数微机的字长是32位，有些高档的达到64位，服务器的字长一般是64位、128位以上C、 目前，运行Windows XP需要128M以上的内存容量。3、存储容量（计算机存储器所能存储的二进制信息的总量） 8bit=1B 2B=1Word 1024B=1KB 1024KB=1MB 1024MB=1GB 1024GB=1TB三、计算机的应用领域1、信息处理（计算机对信息进行记录、整理、统计、加工、利用、传播等一系列活动的总称）A、信息处理是目前计算机最主要的应用领域，包括办公自动化、管理信息系统、专家系统、会计电算化。B、全世界计算机用于信息处理的工作量占全部计算机应用的80%以上2、科学计算（用计算机完成科学研究和工程技术等领域中涉及的复杂的数据运算最早的应用领域）3、过程控制A、定义：计算机及时采集检测数据，按最佳值迅速对控制对象进行自动调节，从而实现有效的控制。B、使用计算机进行自动控制可大大提高控制的实时性和准确性。4、计算机辅助系统（利用计算机来帮助人类完成相关的工作CAD、CAM、CAI、CAT）5、计算机通信A、定义：计算机技术与通信技术相结合而产生的一个应用领域。B、计算机网络是计算机通信应用领域的典型代表（网上会议、远程医序、网上银行、电子商务、网络会计）6、人工智能A、定义：利用计算机模拟人类的智能活动。（判断、理解、学习、问题求解等）B、是控制论、计算机科学、仿真技术、心理学等相结合的产物。第二节 计算机硬件1、 计算机系统分为硬件系统和软件系统2、 计算机硬件（组成一台计算机的各种物理装置物质基础）一、输入设备定义：指向计算机存储器输入各种信息的设备）键盘、鼠标、扫描仪、条形码输入器1、键盘（加强型的键盘）101个键基本键区（字母键、数字键、符号键、空格键、特定功能键）功能键区（Esc、F1-F12）编辑控制键区Shift+PrintScreen、Ctrl+PrintScreen、Ctrl+Pause数字键区2、鼠标（一种带有按键的点输入设备） 按构造原理分类（机械式和光电式） 按键数分（双键、三键、多键）3、扫描仪（将图片或文字输入计算机的一种输入设备）按颜色分（黑白、彩色）按构造分（手持式、平板式）二、输出设备（指用来输出计算机处理结果的设备）显示器、打印机、绘图仪1、显示器（将数字信号转换为光信号，最终将文字与图形显示出来）CRT、LCD2、打印机A、击打式打印机（针式）B、非击打式打印机（喷墨、激光）三、运算器（ALU）1、定义：指在控制器控制下完成加减乘除运算和逻辑判断的计算机部件。2、计算机的核心装置之一。四、控制器1、负责从存储器中取出指令，并对指令进行分析判断后产生一系列的控制信号，去控制计算机各部件自动连续地工作2、也是微机的核心装置之一。3、CPU生产商：Intel、AMD、Cyrix五、存储器定义：计算机系统中具有记忆能力的部件，用来存放程序和数据1、 内存储器（主存）A、 存储容量相对较小，但速度快。（512M、1G、2G）B、 分类RAM（能读能写，断电后，程序和数据将全部丢失）ROM（固化了一些管理机器自身的系统程序和服务程序，断电后，程序不会丢失）2、 外存储器（外存）实行会计电算化单位的会计资料一般存储在外存储器中A、 软盘存储器（软盘片、软盘驱动器）21880512BB、 硬盘存储器（硬磁盘、驱动器）构成：柱面、磁道、扇区分类：固定式、可移动式接口：IDE、SATA、USB、IEEE1394C、 U盘（体积小、速度小、使用方便）D、 光盘存储器（光盘、光盘驱动器）第三节 计算机软件定义：指在计算机硬件上运行的各种程序及相应的各种文档资料。一、系统软件（必备）1、定义：用于对计算机资源的管理、监控和维护，以及对各类应用软件进行解释和运行的软件。2、分类A、操作系统定义：负责管理计算机的硬件和软件资源，提供用户操作计算机的界面，即人机接口，用户通过这个接口来管理和使用计算机Windows XP、VISTA、WIN7 处理器管理（合理分配CPU的资源，使CPU按预先规定的优先顺序和管理原则，轮流地为若干外部设备和用户服务，或在同一段时间内并行地处理几项任务，以达到资源共享，提高CPU的使用效率。）存储管理（一是为用户的程序和数据分配内存，二是保证存放在内在中的程序和数据的安全，三是解决内存扩充问题。）设备管理（一是提供了用户与输入输出设备的接口，响应用户对这些设备的使用请求，并完成实际的输入输出等操作，二是解决快速CPU与慢速输入输出设备间的矛盾，提高设备的利用率，操作系统应用了缓冲技术和虚拟设备技术）文件管理（程序和数据都是以文件的形式存放在外存上，使用时才装入内存）作业管理B、语言处理程序（汇编、解释、编译）C、数据库管理系统（操纵和管理数据库的软件）D、服务程序（维护、辅助、执行日常任务的程序、工具软件）二、计算机程序设计语言（人与计算机之间交流、沟通的语言）1、机器语言（直接执行，执行速度快）2、汇编语言（MOV AX,6 ADD AX,8汇编程序）3、高级语言（C、VISUAL BASIC、JAVA等编译程序或解释程序）三、应用软件（为解决各类具体应用问题而编制的软件）1、文字处理软件（记事本、Word、WPS、方正、华光等）2、表格处理软件（Excel、Lotus1-2-3、用友UFO）3、演示文稿制作软件（PowerPoint）4、图形、图像处理软件（画图、Photoshop、Flash、3D MAX、AutoCAD等）5、网络应用软件（Outlook、Internet Explorer、FrontPage、Dreamweaver等）第四节 计算机网络一、 计算机网络的概念1、 定义：现代计算机技术与通信技术相结合的产物。2、 主要功能A、 资源共享（硬件、软件、数据）B、 信息传送（电子邮件、发布新闻消息、电子商务、远程教育、远程医疗等）C、 分布处理（指网络系统中若干台计算机可以互相协作共同完成一个任务。）二、计算机网络分类1、 按地理有效范围划分，可分为：A、LAN（10KM）B、MANC、WAN（远程网）2、按通信媒体划分，可分为：A、有线网（双绞线、同轴电缆、光纤、光纤同轴混合）B、无线网（无线电、微波、红外）3、按使用范围划分，可分为：A、公用网（电信网、广电网、联通网）B、专用网（局域网、校园网、企业网）4、按配置划分，可分为：A、同类网（Peer to pear net work）B、单服务器网C、混合网5、按对数据的组织方式划分，可分为：A、分布式数据组织网络系统（系统独立性强，用户使用方便、灵活，管理复杂，保密性、安全性差）B、集中式数据组织网络系统（对信息处理集中，系统响应时间短，可靠性高，便于管理，但整个系统适应性差。）三、因特网（广域网的一种）1、 因特网协议TCP/IP协议2、 因特网的应用A、 电子邮件(Email)每个用户的电子信箱都有一个EMAIL地址传送声音、图像、电影电视节目B、 远程登录(Telnet)指用户使用Telnet命令使自己的计算机暂时成为远程计算机的一个仿真终端的过程。C、 文件传输(FTP) 上传下载D、 万维网(WWW) World Wide WebE、 电子公告板BBSF、 新闻组USENET NEWS3、 网址A、 IP地址（用32位二进制数来唯一标识该计算机地址的号码）如：教育网（202.205.11.3）、财政网（172.17.1.4）IP地址由网络号和主机号组成A类地址（1.0.0.1-126.255.255.254）大型网络使用B类地址（128.0.0.1-191.255.255.254）中型网络使用C类地址（192.0.0.1-222.255.255.254）小型网络使用B、 域名（用通俗易懂的缩写字表示）由不超过255个字母、数字以及连字符构成，不分大小写字母格式：WWW.如：一级域名分类：机构组织性、地理性机构组织性：com、edu、gov、int、net地理性：cn、jp、hkC、 网络文件地址格式：:/./D、 电子邮件地址格式：第五节 计算机安全计算机安全的主要目标：保护计算机资源免受毁坏、替换、盗窃和丢失。计算机资源：计算机设备、存储介质、软件、计算机输出资料和数据等一、 计算机安全隐患1、 影响计算机安全的主要因素A、 系统故障风险（由于操作失误、硬件、软件、网络本身出现故障而导致系统数据丢失甚至瘫痪的风险）操作失误：非正常关机、误删除、移动操作系统以及应用程序中的重要文件、无意中访问了恶意网站电子和机械故障：存储器故障、I/O控制器故障、芯片和主板故障B、 内部人员道德风险（企业内部人员对信息的非法访问、篡改、泄密和破坏等方面的风险）C、 系统关联方道德风险（指企业关联方非法侵入企业内部网，以剽窃数据、破坏数据、搅乱某项特定交易或事业等所产生的风险）D、 社会道德风险（指来自社会上的不法分子通过互联网对企业内部网的非法入侵和破坏）E、 计算机病毒（一种人为蓄意编制的具有自我复制能力并可以制造计算机系统故障的计算机程序）2、 保障计算机安全的对策A、 不断完善计算机安全立法B、 不断创新计算机安全技术（网络防毒、信息加密、存储通信、授权、认证以及防火墙等）C、 不断加强计算机系统内部控制与管理（保障会计电算化系统安全最有效途径）二、计算机病毒防范定义：一般是具有很高编程技巧、短小精悍的程序，也是一段人为编制的计算机程序代码。1、 计算机病毒的特点A、 隐蔽性B、 感染性C、 潜伏性（黑色星期五、CIH）D、 破坏性（良性、恶性）2、 计算机病毒的分类A、 系统引导性病毒（引导区型病毒20世纪90年代中期）B、 文件型病毒（寄生病毒COM、EXE、DRV、BIN、OVL、SYS）分类：非常驻型、常驻内存型C、 复合型病毒（引导型和文件型）D、 宏病毒（利用软件所支持的宏命令编写成的具有复制、传染能力的宏）E、 变型病毒（幽灵病毒）F、 网页病毒（修改浏览器和注册表的各种设置、恶性结果）G、 蠕虫病毒H、 木马病毒（远程控制木马、密码发送木马、键盘记录木马、破坏性质木马）3、 计算机病毒的防范（最有效方法：切断病毒的传播途径）A、 不用非原始启动软盘或其他介质引导机器，对原始启动盘实行定保护B、 不随便使用外来软盘或其他介质，对外来软盘或其他介质必须先检查，后使用C、 做好系统软件、应用软件的备份，并定期进行数据文件备份，供系统恢复用D、 计算机系统要专机专用，要避免使用其他软件（如：游戏）E、 接收网上传送的数据要先检查，后使用，接收邮件的计算机要与系统用计算机分开F、 定期对计算机进行病毒检查，对于联网的计算机应安装实时检测病毒软件，以防止病毒传入G、 如发现有计算机感染病毒，应立即将该台计算机从网上撤下，以防止病毒蔓延。4、 计算机病毒的检测和清除（瑞星、江民、KILL、金山毒霸、卡巴斯基、360杀毒等）三、计算机黑客及其防范1、 定义：指通过计算机网络非法进入他人系统的计算机入侵者。2、 黑客常用手段A、 网络扫描B、 网络嗅控程序C、 拒绝服务D、 欺骗用户E、 特洛伊木马F、 后门G、 恶意小程序H、 竞争拨号程序I、 缓冲器溢出J、 口令破译K、 社交工程L、 垃圾桶潜水3、 防止黑客的措施A、 通过制定相关法律加以约束B、 在网络中采用防火墙、防黑客软件等防黑产品防火墙：在两个网络之间执行访问控制策略的一个或一组系统C、 建立防黑客扫描和检测系统，一旦检测到被黑客攻击，迅速作出应对措施防范黑客最好的方法：在黑客找到安全漏洞并加以利用之前找到并修补漏洞。第三章 会计电算化基本要求第一节 会计电算化法规制度一、会计法对会计电算化的规定1、对实行会计电算化的单位有关会计核算软件及会计资料基本要求的规定A、用电子计算机进行会计核算的单位，使用的会计核算软件必须符合国家统一的会计制度的规定。B、用电子计算机生成的会计资料必须符合国家统一的会计制度的要求。(会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等)2、对会计账簿的登记、更正规定了以下基本内容A、必须依据经过审核的会计凭证登记会计账簿。B、登记会计账簿必须按照记账规则进行C、实行会计电算化的单位，其会计账簿的登记、更正，也应当符合国家统一的会计制度的规定。 所谓反记账、反结账就是将已经记账或已经结账的会计数据恢复到之前的状态。二、财政部对会计电算化的规范1、会计电算化管理办法2、会计核算软件基本功能规范3、会计电算化工作规范4、会计基础工作规范5、会计档案管理办法第二节 会计核算软件的要求一、会计核算软件的基本要求1、 会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的规定，保证会计数据合法、真实、完整，有利于提高会计核算工作效率。2、 会计核算软件应当按照国统一的会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。3、 会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。4、 会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。5、 会计核算软件应当符合GB/T19581-2004信息技术-会计核算软件数据接口国家标准的要求。6、 会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。7、 会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。8、 单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。9、 会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。二、会计数据输入功能的基本要求1、 对初始数据输入的基本要求A、 输入会计核算所必需的期初数字及有关资料（总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、累计发生额及有关数量指标等。）B、 输入需要在本期进行对账的未达账项。C、 选择会计核算方法（记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等）D、 定义自动转账凭证（会计制度允许的自动冲回凭证）E、 用户设置（姓名、权限、密码等）F、 提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验2、 对记账凭证输入的基本要求3、 对记账凭证的控制功能A、 正在输入的记账凭证编号与已输入的记账凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存。B、 以编号形式输入会计科目的，应当显示该编号所对应的会计科目名称。C、 借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，予以提示并拒绝保存。D、 有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应予以提示并拒绝保存。E、 正在输入的收款凭证借方科目或付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”的，予以提示拒绝保存。F、 对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改的控制功能。G、 会计核算软件应提供对已经输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能。H、 对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能。4、对原始凭证输入的基本要求A、在输入记账凭证的同时，输入相应原始凭证。B、在记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计软件自动生成记账凭证。三、会计数据输出功能的基本要求1、屏幕查询的基本要求A、各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和当前余额等项目。B、本期输入法的记账凭证、原始凭证C、本期和以前各期的总账和明细账D、往来项目的结算情况E、本期和以前各期的会计报表2、打印输出的基本要求A、应当提供打印输出原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表的功能。B、在总账和明细账的直接记账凭据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代。C、在保证会计账簿清晰的条件下，打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。D、对于业务量较少的账户，提供会计账簿的满页打印输出功能。四、会计数据处理功能的基本要求1、 会计核算软件应当具有记账功能。2、 会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能。3、 会计核算软件应当提供按照规定的会计期间结账的功能4、 会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表的功能5、 会计软件应当采取加密存储、用户身份验证等多种手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访问、复制、篡改、删除。6、 结账前，应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，全部登记入账后才能结帐。7、 结账后，不允许再输入上一会计期间的会计凭证。第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求会计电算化岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。一、电算化会计岗位的划分及职责1、 电算主管：负责协调计算机及会计软件系统的运行工作。2、 软件操作：负责会计核算软件具体使用操作。3、 审核记账：负责凭证的审核记账。4、 电算维护：负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。5、 电算审查：对电算化系统运行进行监督，防范利用电算化系统的舞弊。6、 数据分析：负责对计算机内的会计数据进行分析。7、 会计档案保管：负责会计电算化数据和程序备份，打印的账表、凭证和各种会计档案资料的保管。注意：软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。 会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成。 电算主管负责定义各操作人员的权限 具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。二、中小企业实行会计电算化的岗位设置1、一人可以兼任多个工作岗位2、出纳和记账审核不应是同一人，软件开发人员不能操作软件处理会计业务等3、较小单位电算化岗位的设立，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位。第四节 计算机替代手工记账的基本要求会计电算化在会计信息载体、组织体制、人员配置、内部控制等方面与手工会计核算存在很大差别。一、替代手工记账的任务和条件1、替代手工记账是会计电算化的目标之一A、部分会计核算业务采用计算机替代手工记账B、全面会计核算业务采用计算机替代手工记账（及时性、准确性、完整性）2、替代手工记账的条件A、配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备 开发（自行开发、委托开发） 购买商品化会计软件 租用ASP 二次开发 使用主管部门推广的会计软件 注意：配有专门或主要用于会计核算的计算机或终端（单机系统、多机松散系统、多用户系统、计算机局域网络系统）B、配备了相应的会计电算化工作人员 财政部组织全国开展的的初级、中级和高级会计电算化培训。 软件公司提供的针对购买的会计软件的培训 由企业自己组织的培训C、建立了严格的内部管理制度 建立会计电算化岗位责任制会计电算化日常操作管理会计电算化的计算机软件和硬件系统的维护管理会计电算化系统的会计档案管理二、替代手工记账的过程1、整理手工会计业务数据A、重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符B、整理各账户余额C、清理往来账户和银行账户2、建立会计账户体系并确定编码A、符合财政部和有关管理部门的规定B、满足本单位会计核算与管理的要求C、满足会计报表的要求D、保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目E、保持相对稳定F、要考虑与核算模块的衔接三、规范各类账表格式和会计核算方法与过程会计核算方法：成本计算方法、折旧计提方法、工资分类汇总口径等四、会计核算软件初始化1、定义：确定会计软件核算规则与输入基础数据的过程。2、账务处理初始化（设置核算单位、启用日期、编码规则、设置凭证类别、设置会计科目、输入初始余额、设置自动转账分录、其他初始设置等）3、工资核算初始化（设置部门编码、设置职工类型、设置工资项目、设置运算关系等）4、成本核算初始化（设置产品目录代码、输入期初在产品成本、定额资料等）5、报表处理初始化（报表注册、设置报表格式、设置计算公式和审核公式等）五、计算机与手工并行1、试运行的时间，应放在年初、年末、季初、季末等特殊会计时期，且并行时间三个月以上（一般不超过六个月）。2、在试运行阶段，前期以人工为主计算机为辅，后期则计算机处理为主。3、在试运行阶段，人工与计算机数据对比时，要进行如下工作：A、检验各种核算方法B、检查会计科目体系正确性和完整性C、考查操作熟练程度D、纠正会计软件程序错误或业务处理错误4、试运行期间注意以下问题：A、 适当安排好实施进度，试运行期间及时总结、定期检查B、 实施复杂的大系统时，应向有关方面的专家顾问咨询，或向有经验的单位学习经验，尽量少走弯路C、 作好申请替代手工账前的准备工作，争取一次性通过审查第五节 会计电算化档案管理的基本要求一、保存打印出的纸质会计档案1、 现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，做到日清月结。2、 明细账要求每年打印一次或在需要时进行打印。3、 会计电算化后，在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般用“总分类科目余额发生额对照表”替代，“总分类科目余额发生额对照表”一般要求每月打印一次。4、 会计报表每月打印一次进行保管。二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管1、系统分析说明书2、系统设计说明书3、软件测试报告4、各种编码说明5、代码清单6、各种解决方案注意：保管期截止到该系统停止使用或重大更改之后的5年三、制定与实施会计电算化档案管理制度1、存档的手续，主要是指各种审批手续2、各种安全和保密措施3、档案管理员的岗位责任制度4、档案分类管理办法5、档案使用的各种审批手续6、各类文档的保管期限及销毁手续四、会计电算化档案安全和保密措施1、 对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，最好放在两个不同的建筑物内。2、 采用磁性介质保存会计档案的，要定期进行检查，定期复制，防止由于磁性介质损坏而导致会计资料丢失。3、 严格执行安全和保密制度，会计档案不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。4、 各种会计资料，包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、计算机设备、光盘、微缩胶片等，未经单位领导同意，不得外借和拿出单位。5、 经领导同意借阅的会计资料，应履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。6、 大中型企业应采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量避免采用软盘存储会计档案。7、 存有会计信息的磁性介质及其他介质，在未打印成书面形式之前，应妥善保管并留有副本。8、 对存档的会计资料要检查记账凭证上录入员的签名或盖章、稽核人员的签名或盖章、会计主管的签名或盖章，收付款记账凭证还应具备出纳人员签名和盖章。9、 对违反会计档案管理制度的人员，应该进行检查纠正，情节严重的，应报告本单位领导或财政、审计机关严肃处理。第四章 会计核算软件的操作要求第一节 电算化会计核算基本流程一、 编制记账凭证1、手工编制完成记账凭证后录入计算机2、根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证3、由账务处理模块以外的其他业务系统生成会计凭证数据。二、凭证审核三、记账1、记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记2、同时登记总账、明细账和日记账3、各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”四、结账和编制会计报表1、手工会计核算流程中，结账和编制会计报表是两个工作环