征东农民合作社管理软件使用手册模板.doc

征东农民合作社管理软件使用手册征东农民合作社财务软件使用手册目录农民专业合作社管理软件 V1.02关于软件2软件的下载、 安装、 升级5建账9初始化12账务处理19账簿查询28财务报表29成员管理31社务管理34购销管理35系统管理36农民专业合作社管理软件 V1.0江苏征东软件科技有限公司服务热线: / 86285833 / 86285933服务支持时间: 每周一至 周五 8:30 11:30 14:00 17:30服务投诉邮箱: 公司网站: .cn 软件下载地址: 软件升级包下载地址: 关于软件征东农民合作社管理软件是一款针对农民专业合作社, 包括农民专业合作社、 农地股份合作社、 农村社区股份合作社而研发的集财务管理、 社务管理、 成员管理、 购销管理为一体的专业管理软件。软件分为网络版( B/S) 和单机版( C/S) , 方便不同使用需求。软件使用微软MSDE, SQL 数据库, 支持windows XP专业版和windows7旗舰版。功能介绍凭证处理凭证处理提供标准、 易用的凭证管理功能, 包括制单、 审核与记账、 汇总等功能。 适应农民专业合作社需要, 预置农民专业合作社会计科目; 灵活的凭证录入、 查询、 审核、 记账及汇总; 期末处理期末处理主要完成期末转账与结账工作。 根据期间损益结转定义, 每月自动结转期间损益 提供月末对账与结账功能账簿查询制单后可自动生成一系列财务账簿, 极大地减少核算工作量和错误率, 提高了工作效率。 提供总账、 余额表、 明细账、 多栏账、 序时账等多种账簿的查询、 打印及输出; 支持账簿与凭证间的实时动态联查; 未审核记账数据可模拟反映账簿情况, 及时提供最新信息; 财务报表总账为合作社财务核算提供了详尽、 丰富的凭证、 账表信息, 财务报表则是对这些分散信息进行归类、 汇总, 形成系统、 概括性的报表信息。 可实现实时的数据采集, 保证实时、 快速、 准确生成企业管理所需要各种会计报表; 预置常见报表模板,如资产负债表, 盈余及盈余分配表, 成员权益变动表; 提供丰富的函数财务、 统计及其它函数, 向导方式定义取数公式, 支持用户自定义报表。成员管理成员管理提供了与成员账户相关的各项事务管理, 部分功能还能够自动生成记账凭证, 大大减轻了用户的工作量。 成员名册, 管理合作社成员资料。 成员出资, 记载成员出资记录, 能够生成记账凭证。 财政补助量化, 记载合作社接受上级财政补助及量化到成员的记录, 能够生成记账凭证。 捐赠财产量化, 记载合作社接受她人捐赠财产及量化到成员的记录, 能够生成记账凭证。 成员交易, 记载合作社与成员之间的交易。 盈余分配清单, 年底盈余分配方案的计算, 能够生成记账凭证。 综合查询, 可批量查询成员交易记录和成员账户。社务管理社务管理涵盖了合作社的日常事务管理功能 政策法规, 提供了与合作社有关的各项政策法规文件, 为合作社的正规发展提供了学习参考依据; 规章制度, 合作社能够自行添加内部各项制度, 用于引导社务管理规定的具体化; 成员大会记录, 详细记载了每一次成员大会的具体情况, 保障合作社做出重大决定的合法性。购销管理 成员与合作社的交易管理; 非成员与合作社的交易管理; 新用户操作流程新用户操作流程第一步, 新建账套第二步, 进入软件, 设置会计科目第三步, 设置辅助基础资料, 如客户资料、 供应商资料、 产品资料、 成员资料第四步, 录入期初余额, 试算平衡后, 保存期初余额下面步骤为每个月账务处理流程1.制作凭证 审核凭证 凭证记账 期末结转期末结账2.凭证查询3.账簿查询4.生成报表软件的下载、 安装、 升级软件的下载1.打开浏览器, 输入我公司网址 并点击右上角的”合作社专题”栏目进入下载。或直接输入 可直接进入下载页面。2.进入”合作社专题页面后”, 就会看到两个绿色的图标, 分别为”安装包下载”和”升级包下载”, 只需要下载安装包就能够了, 在软件使用的过程当中, 能够关注我公司的网站, 如果发现有新的版本了, 只需要下载升级包就即可。软件的安装1. 首先需要下载软件, 登陆我公司网站的”合作社专题”页面后, 只需要点击图2中红色方框位置的”安装包下载”即可开始下载软件。2. 下载完成后, 双击软件的安装包, 即可开始安装, 软件的安装基本上是全自动的, 用户只需要选择一下安装的路径就能够完成安装了。3. 软件安装完成后, 双击桌面上的”征东农民合作社管理软件”即可打开本软件演示帐套的用户名和密码都是”demo”.注意: 如果电脑的操作系统为XP家庭版, Windows7家庭版, 因为操作系统本身局限性, 很可能导致数据库无法安装使用。另外, 如系统中安装有其它版本的MSDE数据库, 或者是SQL , SQL 等SQL 本以上的数据库, 也有可能安装失败, 本软件暂时只支持MSDE和SQL 数据库。软件的升级软件的在线升级有两种方式, 一种是软件直接升级, 一种是下载升级补丁安装升级。软件直接升级1.软件在安装时没有选择安装到别的路径的话, 那么运行软件安装目录下的AutoUpdate.exe程序即会自动检测是否有更新, 是否需要更新。具体路径为”C:Program FilesJSZDAutoUpdate.exe”2.如并不清楚软件安装在哪里, 能够使用下面的方法去升级首先在桌面上的合作社软件图标上点击右键, 然后选择属性然后在打开的窗口中点击”查找目标”或”打开文件位置”然后在打开的系统窗口中, 找到”AutoUpdate.exe”这个文件双击之后系统会自动检测是否需要更新, 如有提示, 则点击”确定”后, 选择下一步, 就会开始自动更新。升级完成后, 会自动运行软件并打开登录界面。使用下载的升级补丁进行离线升级离线升级一般使用在无法联网的电脑上, 从能够联网的电脑上将升级补丁下载后, 拷贝到需要升级的电脑上进行升级。升级包下载地址: 也能够登录本公司网站, 点击导航栏最右边的”合作社专题”栏目进入进入”合作社专题”栏目后, 点击升级包下载, 下载完成后, 双击运行即可自动完成软件的升级。建账如何建立一个账套在运行系统之前, 首先要新建本单位的账套。【操作步骤】1. 用户在登陆界面单击【新建账套】按钮, 系统自动弹出新建帐套引导界面。2. 新建账套第一步, 填写合作社信息, 【合作社名称】: 填写合作社在工商部门登记的全称, 不得填写简称, 软件会自动验证该合作社名称是否在全省合作社名录中。【地区】: 填写合作社注册所在省市县(区), 软件会自动根据全省合作社名录资料验证信息真伪。【合作社类型】: 填写合作社所属的类型, 备选值有农民专业合作社, 农地股份合作社, 农村社区股份合作社。【法人代表姓名】: 填写合作社法人代表的姓名, 此名称将会作为数据上报信息真伪验证的一部分。【财务主管姓名】: 填写合作社财务主管的姓名, 此信息在产生记账凭证的时候会自动带入凭证, 凭证上的姓名将无法修改。【开账时间】: 账务系统的开账时间设定, 请慎重选择, 一旦保持后将无法修改。3.新建账套第二步, 设置操作员, 【登录名】: 设置登录软件的账号, 能够是数字、 字母或数字与字母的组合, 如123、 abc或123abc。【密码】: 设置登录软件的密码。能够是数字、 字母或数字与字母的组合。【确认密码】: 再次输入刚才设置的密码, 进行密码确认。4.新建账套第三步, 设置会计科目编码级次及长度, 软件允许最多设置会计科目编码6个级次第一级为会计制度规定的3位, 用户不能够修改。比如, 会计科目”库存现金”的科目编码为101,3位有效数字。 第二级至第六级默认为2位, 用户能够根据自己的需要修改各级次的长度, 一旦会计科目被使用, 科目级次长度将无法修改。5. 新建账套最后一步, 点击”确认”, 系统将会自动创立一个新的账套, 创立成功后, 用户能够用自己设置的操作员登录名及密码登陆软件。初始化会计科目本功能完成对会计科目的设立和管理, 用户能够根据业务的需要方便地增加、 插入、 修改、 查询、 打印会计科目。科目编码: 科目编码必须唯一; 科目编码必须按其级次的先后次序建立。科目编码只能由数字( 0-9) 、 英文字母( A-Z及a-z) 及减号( -) 、 正斜杠( /) 表示, 其它字符( 如 & ; 空格等) 禁止使用。科目名称: 科目中文名称, 能够是汉字、 英文字母或数字, 能够是减号( -) 、 正斜杠( ) , 但不能输入其它字符。科目名称最多可输入20个汉字。科目类型: 科目类型分为: 资产、 负债、 所有者权益、 成本、 损益.助记码: 用于帮助记忆科目, 一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成, 例如: 管理费用 拼音为 guan li fei yong, 则管理费用的助记码可写为 glfy, 这样在制单或查账中需录管理费用时, 可录其助记码 glfy 而不用录汉字管理费用, 这样可加快录入速度, 也可减少汉字录入的量。在需要录入科目的地方输入助记码, 系统可自动将助记码转换成科目名称。数量核算: 用于设定该科目是否有数量核算, 以及数量计量单位。计量单位能够是任何汉字或字符, 如: 公斤、 件 、 吨等。辅助核算: 系统提供4个辅助核算功能, 分别是: 客户、 供应商、 产品、 成员。辅助核算的作用? 辅助核算能够替代明细科目的作用, 比如合作社成员有100名, 如何会计科目需要核算到成员, 那么需要把成员设置成二级科目, 如果多个会计科目涉及到成员核算, 需要重复把成员作为二级科目甚至是三级科目录入系统, 这样操作起来费时费力, 如果会计科目启用了”成员往来”这个辅助核算, 那么操作员只需在”成员名册”添加成员信息, 无需把成员设置成二级科目, 用户在录入记账凭证的时候, 会自动弹出选择成员的界面。如何增加会计科目? 单击添加按纽, 进入会计科目页编辑界面, 输入科目信息。输入完成后, 点击确认按纽, 保存刚才的输入; 点击取消按纽, 取消刚才的输入。如何修改会计科目? 1. 将光标移到要修改的科目上, 用鼠标单击修改或用鼠标双击该科目, 即可进入会计科目修改界面。2. 用鼠标单击修改按钮, 进入修改状态, 用户能够在此对需要修改的项目进行调整, 修改完毕后, 用鼠标单击确认按钮, 如果想放弃修改, 用鼠标单击取消按钮即可。3. 如果要继续修改, 重复上述步骤即可。要诀: 已使用的科目不能够增加下级, 新增第一个下级科目为原上级科目的全部属性。如何删除会计科目? 将光标移到要删除的科目上, 用鼠标单击删除, 即可删除当前会计科目。注意: 已经使用的科目不能删除。非末级科目不能删除。成员名册能够方便的管理合作社的成员信息, 同时该名册与会计科目的辅助核算”成员往来”挂钩, 因考虑到用户的成员可能较多, 软件提供”导入”导出”功能, 能够方便的将成员信息导入到软件中。操作步骤: 1.点击快捷操作栏的【Execl模板】, 将生成的Execl模板文件保存到想要保存的位置, 之后打开模板, 按照第一行提供的字段来录入成员的相关信息并保存。( 注意: 是贫困户的话请”是否贫困”字段下的栏目中输入数字”1”, 如非贫困户, 则不需要输入) 2.导入成员信息,点击快捷操作栏的的【导入】按钮, 在弹出的窗口中选择已经录入完成的Execl模板, 并点击【确定】就可完成成员信息的导入。期初余额初始化的最后一步就是录入”期初余额”, 用户需要录入开账日期的期初余额, 如创立帐套时的开账日期为 12月, 那么用户就要录入 12月的期初余额, 也就是 11月底的期末余额。如果用户是年终开账并想在报表上反应年初余额, 能够在期初余额中输入相应科目的累计借贷方发生额来推算出年初余额。有辅助核算的科目需要双击才能够录入明细。期初余额的快速录入当有辅助核算的科目的明细过多的时候, 用户能够使用辅助明细窗口中的【快速录入】功能, 能够帮助用户一次性生成所有的明细分录, 用户只需要修改相应的金额就能够了。快速录入操作步骤方法1: 1.首先点击辅助明细窗口中的【快速录入】按钮。2.在弹出的快速录入生成窗体上设置好需要的条件后, 点击【确定】按钮。( 期初余额中的快速录入摘要能够为空) 方法2除了上述由软件生成凭证以外, 软件还提供了Execl快速导入功能。1.打开【快速录入】界面, 点击下方绿色字体的按钮”Execl快速导入凭证”2.之后根据提示来一步步操作, 首先点击下图所示按钮。3.将生成的模板保存到想要保存的位置后打开模板, 然后按照模板中的字段录入相应的数据并选择会计科目后保存。4.点击【导入编辑后的Execl】按钮, 并选择之前保存的模板。5.点击【生成凭证】按钮就可生成凭证了, 如用户需要, 能够再次修改生成的凭证后保存即可。账务处理填制凭证记账凭证是登记账簿的依据, 在实行计算机处理账务后, 电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证, 因而使用者要确保记账凭证输入的准确完整, 在实际工作中, 您可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证(即前台处理), 也能够先由人工制单而后集中输入( 即后台处理) , 您采用哪种方式应根据本单位实际情况, 一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式, 而在第一年使用或人机并行阶段, 则比较适合采用后台处理方式。凭证分录比较多, 如何快速录入? 凭证的快速录入与”期初余额”中的快速录入使用方法相同。如何修改凭证? 找到需要修改的凭证直接修改即可。如何打印、 批量打印凭证? 在【填制凭证】界面找到需要打印的凭证, 点击操作栏【打印】按钮旁边的黑色倒三角, 会弹出”预览”打印”批量打印”供用户选择。如何删除没用的凭证或作废凭证?点击凭证界面上的”作废”按钮。如下图所示凭证状态系统自动对凭证当前状态做出图片表示, 五种状态分别为 已制单, 已审核, 已记账, 已作废, 已红冲。凭证审核凭证审核只需要打开【审核凭证】界面, 点击【审核】或【批量审核】。凭证审核提示”制单人与审核人不能为同一人”怎么办? 点击主界面右上方”帮助”左边的”系统管理”并选择”系统配置”, 在打开的窗口中将”允许同一用户审核凭证”勾选并点击确定即可。凭证记账本软件提供一键记账功能, 大大减轻用户的工作量, 只需轻轻点击【开始记账】, 即可完成工作。月末转账为了减轻用户的工作量, 本软件提供一键结转损益的功能, 用户只需要打开【月末转账】界面, 选择对应的结转类型并根据需要勾选”凭证是否自动审核记账”后, 点击生成结转凭证就能够自动结转相应类型的损益。新增加的损益类科目没有被自动结转怎么办? 在主界面左上方的下拉菜单中选择”基础资料”下的”结转设置”并点击【添加】按钮, 在弹出的窗口中录入相关的信息后保存。以财务费用举例, 如图凭证查询软件提供查询凭证的功能, 用户能够根据需要来查询凭证。月末结账当每月的工作都完成以后, 就能够做【月末结账】了, 月末结账会自动查询用户当月是否有工作未完成并提供月度工作报告。当月都结账完毕或者已经记账后, 发现有凭证做错了怎么办? 在”月末结账”或者”凭证记账”界面, 按键盘上的Alt+G就会在下一步的旁边弹出”反月结”或者”反记账”按钮。反审核也是用相同的快捷键, 只是显示的位置会不同, 具体如图账簿查询总分类账( 总账) 总账查询不但能够查询各总账科目的年初余额、 各月发生额合计和月末余额, 而且还可查询所有二至六级明细科目的年初余额、 各月发生额合计和月末余额。查询总账时, 标题显示为所查科目的一级科目名称+总账, 如”应收账款总账”。联查总账对应的明细账时, 明细账显示为”应收账款明细账”。【操作步骤】1、 用鼠标选择系统主菜单上的【账簿查询】下的【总分类账】, 屏幕显示总账查询条件窗口。【栏目说明】 科目: 输入想要查询的科目, 不能为空。 开始月、 结束月: 用于跨月查询, 如果查询4月份总账, 开始月和结束月都选择4即可。 若想查询包含未记账凭证的总账, 用鼠标选择”包含未记账凭证”即可。2、 输入查询条件后, 按【确认】按钮进入总账查询窗口。3、 在查询过程中, 能够用鼠标点取科目下拉框, 选择需要查看的科目。联查明细账双击总账中的每一行, 即可联查到当前科目当前月份的明细账。财务报表 报表模板 文件已经预置了合作社的三大报表模板: 资产负债表、 盈余及盈余分配表、 成员权益变动表. 该软件报表模板编辑界面是仿Excel风格设计, 非常接近普通用户特别是会计人员的使用。 界面上的常规按钮和Excel中意义大致相同。 如何设置报表公式?打开任意报表界面, 即看到公示向导界面, 该界面会引导客户设置单元格取数函数。1. 首先选中报表中的单元格, 单元格被选中时背景呈蓝色显示。 2. 单击公式向导上的任一取数函数, 例如: 设置货币资金的年初数, 应当先选中相应的单元格, 在单击公式向导界面上的, 此时会弹出窗口, 选中会计科目后, 点击下一步, 默认该界面上只会显示”NQC( 101) ”, 可是货币资金项目由101库存现金、 102银行存款、 109其它货币资金三个会计科目组成, 此时能够手动在公式一栏参照NQC(101)补齐完整公式, 然后点击”确定”, 即可完成公式编辑。此时能够经过这里观察公式编辑是否完成, 该处和Excel中编辑公式风格类似。 3. 保存报表模板 单击 根据弹出保存窗口, 选择路径。 提示: 右击单元格也能够编辑公式哦.成员管理成员名册功能与初始化里的【成员名册】相同。成员出资成员出资是用来记载每一次出资记录。默认进入成员出资界面, 会显示所有出资记录。具体出资界面: 如何添加出资明细? 点击”添加新条目” 左侧列出所有合作社成员, 用户能够根据需要选择, 也可点击上方成员右边的框体全选。右侧为出资方式对应的会计科目, 一是用来确定出资方式, 二是用于生成凭证所用。选择后点击”确定”, 即可回到成员出资明细界面, 用户根据所选择的成员及出资方式统一填写出资金额, 然后点击”保存”。成员出资能够自动生成凭证! 单击”成员出资明细”界面上的”生成凭证”, 即可自动生成一张记帐凭证, 用户还能够继续编辑生成的记账凭证, 然后再保存凭证。该功能一般在合作社成员比较多的时候比较实用, 减轻在记账凭证里逐一录入分录的工作量。必须先保存出资记录, 再点”生成凭证”, 否则生成凭证会出现异常。已经生成凭证的出资明细, 不能够再次生成, 除非删除前一条生成的凭证!财政补助资金量化和捐赠财产量化财政补助资金量化和捐赠财产量化这两种功能一方面用来做相关的记录, 一方面能够帮助用户生成凭证, 减轻工作量。用户只需要点击【添加】按钮, 并录入想关数据后, 点击【量化】按钮, 即可完成量化, 之后点击【保存】按钮即可保存。如果需要生成凭证, 可打开明细点击【生成凭证】按钮。操作方式与成员出资类似。成员交易用来记录合作社成员之间的交易明细。盈余分配清单该功能是本软件最大的特色功能, 彻底解放用户的大脑与双手, 一键生成年终分配的详细数据并能够生成凭证, 同时也提供导出到Execl功能。使用方法: 用户只需要选择好年度并录入对应的”应付盈余返还额”剩余盈余返还额”后, 点击查询, 就可生成盈余分配的相关数据。用户觉得生成的数据没有问题后, 就可点击【生成凭证】按钮并选择右边的”金额是否保留整数”来生成凭证, 而且生成的凭证如果用户觉得有需要修改的地方, 能够直接在凭证上修改, 觉得没问题后, 点击【保存】按钮即可。综合查询为了更好的方便用户, 本软件提供了综合查询功能, 该功能主要用来查询合作社成员之间的交易和批量查询成员账户。社务管理 政策法规 该功能用于合作添加有关合作社的政策法规, 为了避免修改导致误解, 因此添加后无法修改, 只能查看和删除。规章制度, 成员大会记录: 使用方式与【政策法规】相同。购销管理往来单位 往来单位包括: 客户、 供应商两大类型, 用于合作社往来单位的数量并不多, 因此将客户和供应商资料合二为一。 如果会计科目启用客户或供应商辅助核算, 则必须再次添加往来单位信息。采购、 销售管理这两项功能主要的用来记录成员与合作社的交易管理, 非成员与合作社的交易管理。系统管理数据备份( 备份帐套) 1.备份数据界面会显示所有账套列表, 用户能够自行选择需要备份的账套名称, 2. 默认会保存到程序文件夹下的名称为”数据备份”的文件夹下,每次备份会以备份时间命名文件夹的名称, 例如” ”, 意思为 7月19日16点38分25秒的备份数据。 如果用户想备份到其它位置, 能够点击”选择路径”, 重新制定备份位置。3. 点击备份, 即可显示备份进度条, 如果备份成功, 会给出提示。数据恢复( 恢复帐套) 1.恢复帐套界面会显示所有账套列表, 用户能够自行选择需要恢复的账套名称。如果列表没有用户想要恢复的帐套, 请自行创立与想要恢复的帐套同样名称以及开账日期的新帐套, 然后再做数据恢复操作。2.用户点击选择路径, 选择要恢复的帐套的备份文件, 一般在程序文件夹下的”数据备份”文件夹中, 也能够在用户自己选择存放的文件夹中找到备份文件。3. 点击还原, 即会弹出还原动画, 如果备份成功, 会给出提示。操作员该功能用来添加软件的操作员。如果用户需要拥有所有权限, 用户组请选择”总账会计”。