内审员培训讲义.doc

内部审核员培训讲义第一章 定义 审核v 为获得审核证据并对其进行客观评价，以确定满足审核准则程度所进行系统、独立并形成文献过程。 审核证据v 与审核准则有关并且可以证明记录、事实陈说或其他信息。 审核准则v 用作根据一组方针程序或规定。 审核发现v 将搜集到审核证据对照审核准则进行评价成果。 审核结论v 审核组考虑了审核目和所有审核发现后得出最终审核成果。 审核范围v 审核内容和界线。v 注：审核范围一般包括对实际位置、组织单元、活动和过程以及所覆盖时期描述。 第二章 内部管理体系审核第一节 审核筹划 审核筹划v 领导重视是做好内审关键；v 管理者代表要亲自抓内审工作；v 内审详细工作需要有一种职能部门来管理；v 组建一支合格内审员队伍；v 内审需要有一套正规程序；v 在建立管理体系时应考虑内审工作。 审核筹划v 确定审核目、范围和准则 v 选择审核组，指定审核组长第二节 审核实行 现场审核准备 现场审核实行 审核后续活动实行 现场审核准备 v 编制审核计划 v 审核组工作分派 v 准备工作文献 审核计划内容v 审核目；v 审核准则；v 审核范围，包括确定受审核组织单元和职能单元及过程；v 现场审核活动日期和地点；v 现场审核活动预期时间和期限，包括与受审核方管理层会议及审核组会议；v 审核组组员作用和职责；v 为审核关键区域配置合适资源。 准备工作文献 v 审核组组员应当评审与其所承担审核工作有关信息，并准备必要工作文献，用于审核过程参照和记录。这些工作文献可以包括：J 检查表和审核抽样计划；J 记录信息(例如：支持性证据，审核发现和会议记录)表格。 编制检查表v 检查表是内审员进行审核时一种自用工具。 检查表作用v 明确与审核目有关作用；v 使审核程序规范化，减少审核工作随意性和盲目性；v 使审核目一直保持明确;v 保持审核进度；v 作为审核记录存档。 编制检查表要点v 对照原则、手册和程序文献规定；v 选择重要管理体系问题；v 结合受审核部门特点；v 抽样应具有代表性；v 检查表应有可操作性；v 按部门进行审核时要包括波及原则条款，按过程进行审核时要包括波及部门。 现场审核实行v 举行初次会议v 信息搜集和验证v 形成审核发现v 准备审核结论v 举行末次会议 举行初次会议v 初次会议目v 确认审核计划；v 简要简介审核活动怎样实行；v 确认沟通渠道；v 向受审方提供问询机会。v 管理层，与受审核职能或过程负责人应参与初次会议。 初次会议程序v 会议应当是正式，并保留出席人员记录，会议由审核组长主持，其程序是：J 与会者签到；J 人员简介；J 重申审核目、范围和准则；J 实行审核所用措施和程序，包括告知受审核方审核证据只是基于可获得信息样本，因此，在审核中存在不确定原因。 信息搜集和验证 v 应当通过合适抽样进行搜集并验证与审核目、范围和准则有关信息，包括与职能、活动和过程间接口有关信息。v 只有可证明信息方可作为审核证据。v 审核证据应当予以记录。v 审核证据基于可获得信息样本。 信息搜集和验证v 搜集信息措施包括J 面谈；J 对活动观测；J 文献评审。 审核基本内容v 审核基本内容一直包括四个问题，即：J 过程与否已被识别并合适规定；J 职责与否已别分派；J 程序与否得到实行和保持；J 在实行所规定成果方面，过程与否有效。 审核过程控制v 对审核过程控制首先是审核组长责任。v 审核过程控制包括J 控制审核计划；J 控制审核活动；J 控制审核发现。 v 在审核过程中，审核组全体组员应注意控制如下要点：J 样本筹划合理；J 辨识关键过程；J 评估重要原因；J 重视控制成果；J 注意有关影响；J 营造良好审核气氛 。v 在进行现场审核中应注意如下几点：J 要相信样本；J 选择样本要有代表性，应随机抽样；J 要依托检查表，若要偏离应小心谨慎；J 从问题多种体现形式去寻找客观证据；J 当发现不合格时，要追到必要深度；J 与被审核方负责人共同确认不合格事实；J 一直保持客观公正有礼貌。 审核方式v 审核方式概括起来有四种：J 顺向追踪;J 逆向追溯;J 按部门审核;J 按过程（要素）审核. 调查措施v 要善于提问；v 要注意倾听； v 要仔细观测；v 要作好记录； v 要善于追踪验证。 提问技巧v 提问基本方式可包括：J 开放式提问;J 封闭式提问。 控制审核发现v 对照审核准则评价审核证据以形成审核发现。v 审核发现能表明符合或不符合审核准则。v 审核组应对审核发现进行控制，包括如下方面：J 合格或不合格要以事实为基础；J 不合格事实要得到受审核方确认；J 道听途说不能作为证据；J 审核组内要互相沟通，统一意见。 不符合项和不符合项汇报 不合格定义：v 未满足规定。v “规定”是指下述规定：J 合用法律法规、协议等；J 管理体系原则；J 管理体系文献。 不符合项形成v 不符合项是由如下任一种状况所形成J 管理体系文献规定不符合原则规定；J 管理体系现实状况不符合文献规定；J 体系运行成果未到达预定目，即效果不符合目。 不符合项性质鉴定v 不符合项就性质来说可分为两类：严重（重要）不符合项和一般不符合项。v 严重不符合项v 出现下列状况之一，即构成严重（重要）不符合项：J 体系运行出现系统性失效；J 体系运行出现区域性失效；J 严重影响产品或体系运行后果不合格现象。v 一般不符合项v 出现下列状况之一，即构成一般不符合项：J 对满足管理体系过程或体系文献规定而言，是个别、偶尔、孤立性质轻微问题。J 对保证所审区域体系有效性而言，是个次要问题。 不符合项汇报v 不符合项汇报包括如下内容：J 不合格事实描述；J 不合格性质鉴定；J 审核根据或不合格条款或编号；J 审核员签名；J 受审核方代表签字；J 受审核部门或过程。 不合格事实描述v 精确地描述观测到事实，包括时间、地点、人物、何种状况等;v 使其有可重查性和可追溯性;v 力争简要精炼，抓住关键不合格加以概括提炼；v 观点、结论要从描述中自然流露，不要光写结论，不写事实。 审核结论v 审核结论可陈说诸如如下内容：J 管理体系与审核准则符合程度；J 管理体系有效实行、保持和改善；J 管理评审过程在保证管理体系持续合适性、充足性、有效性和改善方面能力。 v 审核员在结束现场审核时，应通过对审核记录汇总整顿，在多方面搜集客观证据基础上，最终确定不合格项，进行不合格项记录与分析。并进而评价管理体系有效性。最终由审核组长起草审核汇报，并在末次会议上宣布审核结论。 审核记录汇总整顿v 在仅限于一般不合格项状况下，可以如下方式处理：J 同一性质偶尔性一般不合格项可合适合并；J 对性质更为轻微不合格事实，可作为观测项规定受审核方一并采用纠正措施加以整改，但审核组无需跟踪验证。 体系有效性评价v 根据审核记录汇总整顿，审核组应对体系有效性作出评价，其根据；J 审核中发现客观证据；J 不合格项记录与分析包括：J 不合格项数量;J 不合格项性质;J 不合格项在体系过程中分布;J 不合格项在在各部门中分布等。 末次会议v 末次会议是现场审核结论性会议，是审核组汇报审核成果和审核结论会议。v 末次会议仍由审核组长主持。 末次会议目v 向高层管理者阐明审核状况，以使他们可以清晰地理解审核成果;v 宣布审核发现和审核结论;v 提出纠正措施追踪规定;v 宣布结束现场审核。 末次会议内容v 与会者签到;v 重申审核目和范围;v 总结审核状况(包括不合格汇报);v 阐明抽样局限性;v 纠正措施规定;v 领导发言。 审核汇报内容v 审核目;v 审核范围;v 审核准则;v 审核时间;v 审核组长和审核组组员；v 审核发现（包括不合格项记录）；v 审核结论（对体系符合性和有效性评价）。第三节 纠正措施跟踪 纠正措施重要性v 对不合格项进行清理和总结，防止顾客和体系运行受到其后遗影响。v 对现存不合格项采用措施防止其导致更大不良后果。v 认真分析原因，防止再发生，便于改善管理体系，为未来管理体系运行发明良好条件。 纠正措施规定v 不合格项发生部门应认真进行分析，寻找不合格发生真正原因，以便采用有效纠正措施。v 纠正措施应针对不合格发生原因，其目是防止不合格再发生。 纠正措施内容v 纠正措施内容包括：J 原因分析；J 纠正措施；J 纠正措施制定者和执行者；J 估计完毕期限等。 纠正措施跟踪原则v 所有在审核中发现不合格项，必须由不合格项发生部门根据原因采用纠正措施，审核组进行跟踪验证，形成闭环。v 内部审核纠正措施跟踪验证一般应采用现场检查纠正措施效果。 纠正措施跟踪程序v 审核期间内审员确认不合格项;v 内审员向受审核部门提交不合格汇报并提出纠正措施规定;v 受审核部门签字承认不合格项，并提出纠正措施计划;v 内审员评价承认；v 受审核部门实行和完毕纠正措施;v 内审员对纠正措施完毕状况进行验证;v 内审员对纠正措施实行成果作出判断;v 全过程作好记录;v 提交纠正措施跟踪汇报。