内审员培训讲义.doc

内部审核员培训讲义
第一章 定义
Ø 审核
v 为获得审核证据并对其进行客观评价，以确定满足审核准则程度所进行系统、独立并形成文献过程。
Ø 审核证据
v 与审核准则有关并且可以证明记录、事实陈说或其他信息。
Ø 审核准则
v 用作根据一组方针程序或规定。
Ø 审核发现
v 将搜集到审核证据对照审核准则进行评价成果。
Ø 审核结论
v 审核组考虑了审核目和所有审核发现后得出最终审核成果。
Ø 审核范围
v 审核内容和界线。
v 注：审核范围一般包括对实际位置、组织单元、活动和过程以及所覆盖时期描述。
第二章 内部管理体系审核
第一节 审核筹划
Ø 审核筹划
v 领导重视是做好内审关键；
v 管理者代表要亲自抓内审工作；
v 内审详细工作需要有一种职能部门来管理；
v 组建一支合格内审员队伍；
v 内审需要有一套正规程序；
v 在建立管理体系时应考虑内审工作。
Ø 审核筹划
v 确定审核目、范围和准则
v 选择审核组，指定审核组长
第二节 审核实行
Ø 现场审核准备
Ø 现场审核实行
Ø 审核后续活动实行
Ø 现场审核准备
v 编制审核计划
v 审核组工作分派
v 准备工作文献
Ø 审核计划内容
v 审核目；
v 审核准则；
v 审核范围，包括确定受审核组织单元和职能单元及过程；
v 现场审核活动日期和地点；
v 现场审核活动预期时间和期限，包括与受审核方管理层会议及审核组会议；
v 审核组组员作用和职责；
v 为审核关键区域配置合适资源。
Ø 准备工作文献
v 审核组组员应当评审与其所承担审核工作有关信息，并准备必要工作文献，用于审核过程参照和记录。这些工作文献可以包括：
J 检查表和审核抽样计划；
J 记录信息(例如：支持性证据，审核发现和会议记录)表格。
Ø 编制检查表
v 检查表是内审员进行审核时一种自用工具。
Ø 检查表作用
v 明确与审核目有关作用；
v 使审核程序规范化，减少审核工作随意性和盲目性；
v 使审核目一直保持明确;
v 保持审核进度；
v 作为审核记录存档。
Ø 编制检查表要点
v 对照原则、手册和程序文献规定；
v 选择重要管理体系问题；
v 结合受审核部门特点；
v 抽样应具有代表性；
v 检查表应有可操作性；
v 按部门进行审核时要包括波及原则条款，按过程进行审核时要包括波及部门。
Ø 现场审核实行
v 举行初次会议
v 信息搜集和验证
v 形成审核发现
v 准备审核结论
v 举行末次会议
Ø 举行初次会议
v 初次会议目
v 确认审核计划；
v 简要简介审核活动怎样实行；
v 确认沟通渠道；
v 向受审方提供问询机会。
v 管理层，与受审核职能或过程负责人应参与初次会议。
Ø 初次会议程序
v 会议应当是正式，并保留出席人员记录，会议由审核组长主持，其程序是：
J 与会者签到；
J 人员简介；
J 重申审核目、范围和准则；
J 实行审核所用措施和程序，包括告知受审核方审核证据只是基于可获得信息样本，因此，在审核中存在不确定原因。
Ø 信息搜集和验证
v 应当通过合适抽样进行搜集并验证与审核目、范围和准则有关信息，包括与职能、活动和过程间接口有关信息。
v 只有可证明信息方可作为审核证据。
v 审核证据应当予以记录。
v 审核证据基于可获得信息样本。
Ø 信息搜集和验证
v 搜集信息措施包括
J 面谈；
J 对活动观测；
J 文献评审。
Ø 审核基本内容
v 审核基本内容一直包括四个问题，即：
J 过程与否已被识别并合适规定；
J 职责与否已别分派；
J 程序与否得到实行和保持；
J 在实行所规定成果方面，过程与否有效。
Ø 审核过程控制
v 对审核过程控制首先是审核组长责任。
v 审核过程控制包括
J 控制审核计划；
J 控制审核活动；
J 控制审核发现。
v 在审核过程中，审核组全体组员应注意控制如下要点：
J 样本筹划合理；
J 辨识关键过程；
J 评估重要原因；
J 重视控制成果；
J 注意有关影响；
J 营造良好审核气氛 。
v 在进行现场审核中应注意如下几点：
J 要相信样本；
J 选择样本要有代表性，应随机抽样；
J 要依托检查表，若要偏离应小心谨慎；
J 从问题多种体现形式去寻找客观证据；
J 当发现不合格时，要追到必要深度；
J 与被审核方负责人共同确认不合格事实；
J 一直保持客观公正有礼貌。
Ø 审核方式
v 审核方式概括起来有四种：
J 顺向追踪;
J 逆向追溯;
J 按部门审核;
J 按过程（要素）审核.
Ø 调查措施
v 要善于提问；
v 要注意倾听；
v 要仔细观测；
v 要作好记录；
v 要善于追踪验证。
Ø 提问技巧
v 提问基本方式可包括：
J 开放式提问;
J 封闭式提问。
Ø 控制审核发现
v 对照审核准则评价审核证据以形成审核发现。
v 审核发现能表明符合或不符合审核准则。
v 审核组应对审核发现进行控制，包括如下方面：
J 合格或不合格要以事实为基础； 
J 不合格事实要得到受审核方确认；
J 道听途说不能作为证据；
J 审核组内要互相沟通，统一意见。
Ø 不符合项和不符合项汇报
Ø 不合格定义：
v 未满足规定。
v “规定”是指下述规定：
J 合用法律法规、协议等；
J 管理体系原则；
J 管理体系文献。
Ø 不符合项形成
v 不符合项是由如下任一种状况所形成
J 管理体系文献规定不符合原则规定；
J 管理体系现实状况不符合文献规定；
J 体系运行成果未到达预定目，即效果不符合目。
Ø 不符合项性质鉴定
v 不符合项就性质来说可分为两类：严重（重要）不符合项和一般不符合项。
v 严重不符合项
v 出现下列状况之一，即构成严重（重要）不符合项：
J 体系运行出现系统性失效；
J 体系运行出现区域性失效；
J 严重影响产品或体系运行后果不合格现象。
v 一般不符合项
v 出现下列状况之一，即构成一般不符合项：
J 对满足管理体系过程或体系文献规定而言，是个别、偶尔、孤立性质轻微问题。
J 对保证所审区域体系有效性而言，是个次要问题。
Ø 不符合项汇报
v 不符合项汇报包括如下内容：
J 不合格事实描述；
J 不合格性质鉴定；
J 审核根据或不合格条款或编号；
J 审核员签名；
J 受审核方代表签字；
J 受审核部门或过程。
Ø 不合格事实描述
v 精确地描述观测到事实，包括时间、地点、人物、何种状况等;
v 使其有可重查性和可追溯性;
v 力争简要精炼，抓住关键不合格加以概括提炼；
v 观点、结论要从描述中自然流露，不要光写结论，不写事实。
Ø 审核结论
v 审核结论可陈说诸如如下内容：
J 管理体系与审核准则符合程度；
J 管理体系有效实行、保持和改善；
J 管理评审过程在保证管理体系持续合适性、充足性、有效性和改善方面能力。
v 审核员在结束现场审核时，应通过对审核记录汇总整顿，在多方面搜集客观证据基础上，最终确定不合格项，进行不合格项记录与分析。并进而评价管理体系有效性。最终由审核组长起草审核汇报，并在末次会议上宣布审核结论。
Ø 审核记录汇总整顿
v 在仅限于一般不合格项状况下，可以如下方式处理：
J 同一性质偶尔性一般不合格项可合适合并；
J 对性质更为轻微不合格事实，可作为观测项规定受审核方一并采用纠正措施加以整改，但审核组无需跟踪验证。
Ø 体系有效性评价
v 根据审核记录汇总整顿，审核组应对体系有效性作出评价，其根据；
J 审核中发现客观证据；
J 不合格项记录与分析包括：
J 不合格项数量;
J 不合格项性质;
J 不合格项在体系过程中分布;
J 不合格项在在各部门中分布等。
Ø 末次会议
v 末次会议是现场审核结论性会议，是审核组汇报审核成果和审核结论会议。
v 末次会议仍由审核组长主持。
Ø 末次会议目
v 向高层管理者阐明审核状况，以使他们可以清晰地理解审核成果;
v 宣布审核发现和审核结论;
v 提出纠正措施追踪规定;
v 宣布结束现场审核。
Ø 末次会议内容
v 与会者签到;
v 重申审核目和范围;
v 总结审核状况(包括不合格汇报);
v 阐明抽样局限性;
v 纠正措施规定;
v 领导发言。
Ø 审核汇报内容
v 审核目;
v 审核范围;
v 审核准则;
v 审核时间;
v 审核组长和审核组组员；
v 审核发现（包括不合格项记录）；
v 审核结论（对体系符合性和有效性评价）。
第三节 纠正措施跟踪
Ø 纠正措施重要性
v 对不合格项进行清理和总结，防止顾客和体系运行受到其后遗影响。
v 对现存不合格项采用措施防止其导致更大不良后果。
v 认真分析原因，防止再发生，便于改善管理体系，为未来管理体系运行发明良好条件。
Ø 纠正措施规定
v 不合格项发生部门应认真进行分析，寻找不合格发生真正原因，以便采用有效纠正措施。
v 纠正措施应针对不合格发生原因，其目是防止不合格再发生。
Ø 纠正措施内容
v 纠正措施内容包括：
J 原因分析；
J 纠正措施；
J 纠正措施制定者和执行者；
J 估计完毕期限等。
Ø 纠正措施跟踪原则
v 所有在审核中发现不合格项，必须由不合格项发生部门根据原因采用纠正措施，审核组进行跟踪验证，形成闭环。
v 内部审核纠正措施跟踪验证一般应采用现场检查纠正措施效果。
Ø 纠正措施跟踪程序
v 审核期间内审员确认不合格项;
v 内审员向受审核部门提交不合格汇报并提出纠正措施规定;
v 受审核部门签字承认不合格项，并提出纠正措施计划;
v 内审员评价承认；
v 受审核部门实行和完毕纠正措施;
v 内审员对纠正措施完毕状况进行验证;
v 内审员对纠正措施实行成果作出判断;
v 全过程作好记录;
v 提交纠正措施跟踪汇报。