会所管理公司筹建步骤及工作要点.docx

会所（商会）筹建环节及工作要点

一、会所筹建： 
1、确定投资人需求和建设目，明确服务对象，确定创始会员及会员管理委员会关键人员及发展会员原则范围，明确会员量（对做法是；会所或俱乐部既有会员后有场所，而国内会所或俱乐部却背道而驰）。掌握当地各项经济指标和消费习惯，同步搜集会所竞争对手及多种有关商业有价值信息，根据搜集各项参数，设计出会所建设关键“会员管理体系”及明确会所定位。 2、根据会员消费特性和会员消费习惯、消费层次、最大消费量，确定会所功能和布局及各个服务面积，并根据上述科目调查分析数据后，做出会所“可行性分析汇报”。 
3、定位，功能和布局确定后，然后再做内装修设计，会所内装修设计，假如与会所管理企业合作，管理企业会出一种“会所建设设计提议书”文献，作为设计方指导思想和专业指导，同步有标杆作为参照；包括大厅、客房、餐厅、娱乐、康体、休闲、后勤等区域实际需要来最终确定所需面积和规定，设计单位可根据此“设计提议书”规定进行内装修设计方案工作。 
4、协助投资人对机电配置：就有关会所设备选型提供配置规定，重点是节能和物美价廉，与功能规定匹配设备。 
5、协助投资人选定有关专业企业并进行商务洽谈，资金数量大设备或建设，需要通过公开招标形式选优。 
6、设计方案：参与会所项目总体规划设计方案、建筑设计图及内装修设计图评比工作，按照专业特性，提出专业意见。 7、项目发展基建程序：提供项目发展基建程序阐明。 
8、与选定会所设计企业配合，定期沟通。提供项目设计所需要有关参数及资料（设计原则及指导。 
9、 协助投资人对项目从立项到投入使用整个过程筹划、协调。 10、协助投资人对项目在建筑工程、设计工程及内装修工程验收工作。 
会所筹办及经营管理阶段由管理企业派驻会所筹办人员及经营管理管理人员完毕（此阶段在土建封顶前四到六个月开始进入设备筹办阶段，计划开业前八到十个月进入经营管理筹办阶段）。详细工作如下： 
二、会所筹办： 
（一） 工程筹办 
管理企业以会所专业角度，在施工期间为会所审阅如下设计资料，并协助甲方完毕设备采购选型、设备验收、竣工验收。 1、会所暖通系统 
（1）、会所暖通系统设计方案审核 
（2）、会所暖通系统选型
 2、会所给排水系统 
（1）、会所给排水系统设计方案审核 
（2）、会所给排水系统竣工验收
 3、会所电梯系统 
（1）、会所电梯系统设计方案审核 
（2）、会所电梯系统选型 
4、会所消防系统 
（1）、会所消防系统设计方案审核 
（2）、会所消防系统选型
 5、会所安防系统 
（1）、会所安防系统设计方案审核 
（2）、会所安防系统选型 
6、会所强电系统 
（1）、会所强电系统设计方案审核（包括高、低压变配电房及线路） 
（2）、会所强电系统选型
 7、会所弱电系统 
（1）、会所弱电系统设计方案审核 
（2）、会所弱电系统选型 
8、会所厨房设备系统 
（1）、会所厨房设备系统设计方案审核 
（2）、厨房设备系统选型
 9、会所洗衣房设备系统 
（1）、会所洗衣房设备系统设计方案审核 
（2）、会所洗衣房设备系统选型 
10、会所照明系统 
（1）、会所照明系统设计方案审核 
（2）、会所照明系统调试验收
 11、会所计算机硬件软件管理管理系统 
（1）、会所计算机管理系统方案审核 
（2）、会所计算机软件管理系统选型 
（3）、数据线及无线覆盖方案
 12、会所动力设备设计 
（1）、会所动力设备设计方案审核
（2）、会所动力设备选型 
13、会所锅炉系统设备 
（1）、会所锅炉设备设计方案审核 
（2）、会所锅炉设备选型
 14、会所特种行业管理系统 
（1）、特种行业管理系统方案审核 
（2）、特种行业管理系统工程选型 
15、不定期派出各类工程及经营管理专家到会所项目提供技术支援；
 （二）、会所经营管理筹办 
本阶段由管理企业派出或代聘重要管理人员到位完毕，为会所开业做好托管会所内部准备工作。详细工作如下：
 A 管理文献及各项管理制度； 
（1） 制定会所人力资源战略规划 
（2） 协助办理行政营业许可 
（3）  制定会所平常管理文献与制度 
（4）  制定会所完整价格体系和权限文献 
（5）  设计实行制定会员服务流程 
（6）  制定会所营运手册 
（7） 会员手册、员工手册、会籍服务手册 
（7）  制定人员招聘与培训计划  
（8）  协助员工面试 
（9）  设计实行完毕各部门营业流程培训 
（10） 设计实行完毕会所服务培训 
（11） 设计实行完组员工培训计划  
（12） 会所管理技能培训  
（13） 会籍顾问及会籍销售人员专业培训 
（14） 协助制定会员卡价格方略 
（15） 提供会员卡设计样板 
（16）制定会所开业方案 
（17） 制定会籍预售方案 
（18） 建立会所销售管理体系 
（19） 设计项目产品方案 
（20） 提供会所管理软件资源 
B 营运设备设施 
1、 准备如下物品清单及阐明： 
（1） 瓷器/玻璃器皿/不锈钢器具 
（2） 布草； 
（3） 办公室设备及用品； 
（4） 电脑； 
（5） 清洁设备； 
（6） 工程设备及维修工具； 
（7） 厨房器皿、用品； 
（8） 餐厅用品； 
（9） 各类工作手推车；
（10） 会所客用物品； 
（11） 会所客房物品 
（12）康体娱乐用品 
（13）其他杂项等。 
2、对以上运行设备样品进行审议； 
3、协助投资人采购以上设备，保证优质、价格合理、耐用、以便使用及维修。
 C. 会所VI设计提议及印刷品及标牌导视牌 
1、 对平面设计服务范围及费用状况向投资人提供提议。 
2、 代表投资人选择及聘任平面设计师。
 3、 向平面设计师提供各部门设计清单。 
D. 员工制服定制 
1、 对制服设计服务范围及费用状况向投资人提供提议。 
2、 代表投资人选择及聘任制服设计师。 
3、 对会所各部门制服设计提出清单。 
4、 对设计款式、颜色、费用、耐用等提出提议。
 E. 会所各部门筹办工作 
1、 人力资源管理，准备如下工作： 
会所组织架构图；员工编制及招聘计划；各职级工作阐明；员工工资及福利方案；业前培训计划；人事管理程序/手册及制度；员工手册；招聘计划；预算；所有人事管理表格等。 
2、 市场推广，准备如下工作： 
会所网站推广，APP宣传资料简介；微信推广，开业广告推广活动；会所会员手册等。 
3、 公共关系，准备如下工作： 
开业前公关活动；开业前会员活动计划，新闻公布会，宣传计划。
 4、 财务，准备如下工作： 
会所财务政策、程序；所有财务管理表格；多种开业预算等。 
5、 采购，准备如下工作： 采购政策、程序；所有采购表格。 
6、 保安，准备如下表格： 制定会所安全手册、工作流程。 
7、 餐饮，准备如下工作： 
（1） 各餐饮场所操作程序手册。
（2） 所有餐饮操作表格。 
（3） 各餐厅菜单、饮料单。
 8、 前台，会员顾问准备如下工作： 
（1） 会员接待流程，入会流程，会员入会典礼 
（2）前台接待流程和原则，礼仪手册。 
（3）会籍接待处；电话总机。 
（4） 所有前台操作表格。
 9、 客房部，准备如下工作： 
（1） 客房部操作程序手册。 
客房清洁；公共区域清洁；布草/制服房；洗衣房及有关服务。 
（2）所有客房部操作表格。
 F. 员工培训 
制定会所各级人员培训计划，包括如下范围： 
（1）前台部 
接待处；订房处；问询处；礼宾部；电话总机 
（2）管家部 
公共区域清洁；客房清洁；布草及储存；制服及储存；洗衣房及有关服务。 
（3）餐饮部 
咖啡厅服务；中西餐厅服务；宴会服务；酒吧服务；客房送餐。 
（4）其他各部 
G. 实地模拟操作 
安排全会所各部门进行实地模拟操作，保证员工熟识自己工作环境和职责范围及操作程序，通过在岗实习训练，使各部门作好对外试营业前准备。 
三、会所经营管理 
开业后，管理企业代表投资人对会所进行平常运作管理。详细包括如下内容： 
（一） 整体管理 
1、 管理范围包括：会所自营部分及对外承包各营业场所统一协调； 
2、 管理企业负责会所经营运作，对其派出总经理提供常常性指导和协助，新系统引进、管理新措施、提高效益新概念等。 
3、 负责调整会所员监督、考核、指导、分派职务和职级、决定薪资、补助和其他福利，以及所有职工之提高和解雇等。 
（二） 市场推广及公关
 1、 市场； 
协助会所确定市场会员发展对象、开展会员体验活动和销售计划、制定目并督促完毕。 
2、 设计销售资料及宣传物品； 
3、 通过会员各项活动，品鉴会、沙龙、展会向意向性顾客或目客户简介和宣传会所服务和会籍政策。