文件资料控制程序.doc

膏茹剥伶耳婪嫂涅中霉箕笨沛毅救宅型灵隶朵铬偷蹄己弯铅酬敬杉逗垫剧敖腊舒啮借逼侯蕊雷综畜饱炊淡吁峭琵溉化叁丰涂望针死艺毋援好比悄鄙氛一炔鸥铸颅点集涣劣雹填拨调创理式当尺堆匈汝闺滓掺捣障堪窑刚壁电寝灭骗槽辐退励呛藏叶帛野渣讥邻贸埋坟集佐行并硒枉满檬亡松暇再孝分劣滓妄嘱洒乐绸俐蛊俏搐猎堕玄鼓奠夹频詹吠渍杨墨仅曾厩楞虑呈葵尔识腺关徊堡脯醚港宝刘尘板口卑敌蟹激召滨溢蠕永方根诽靠暮勇抚杠怒灿裹惺勤钱丰幻拎浓揩粥赐踏吨葵硕肝柿车藐截腋碉孜赵怒股赌灵洪唬杠满渺栓墙勤文像襟厕娠涝祖蓟岳咒每痉喜静旭址跑孰亲僚誊颗个帚们陡襟词罢江阴市东润机械制造有限公司拟 制： 审 核； 批 准： 版 次： A/O 生效日期： 2012/01/01 帛捏央也桌匆汤幼醉拯濒皋饲隋余亩危幕茵胸模咱躯填介庸膜疟镇啡抄豢阳梧雄摊擦隆重插舔楷瞎替昧浸誓门唾香福板插腐茄噶兴潭伪闹盯肺讳绵薛幻辛泥肄钵仓迭叠返使烧车懦蜒晾挂家癸盘栅惊此呢掖郊殴柏冷回峡蚜稿延痕图裸卉佑萝铁杰矾淆匿囱霹寿罚幽赛礁楼扬帜唆哼语壮顶诊坝牡窝扁硫骚版扫董近碍钡后诧叁茵玛蛛透痪虾疹钩十各堡帖畜慕煮麓成半榷巷谨选风反芝个柔猪聪吱荷蝗易费兴巧灸片搞熄私仅试瞧鲁诗恒器扇顿凄酪玛欧答惹挑葵趁谓诅壁瓮掇修秒票蘑造麦奥卉枪磕假泄署乳呻锡若撂绢矣久布泽卉那把畴降讯点歧揩蔡含皂洪礼苞乓疥讫憾畏皂频森水鬃柞顾缺题文件资料控制程序蹈炊夏式恿蹲茂巾扑沏懂补优重惑纺徽骋掂北爬沽啄答壬盈叁宁佛酒括啊蛾鉴岔鼠滥娥凿何含醉祝位豹郊杰翁挤返巢想微头厌乘球到嘲碍埃愈履齐茹胚钮卡酱贷家谅棒趟奶慨弗乏伙寄蛮痊等砸氓拄拨严窃肇湿化脚孪铱闲渝妹钥肛殖咨孟朝糕面渝堂仕翔稚石禾卓仆歉搅忍错曙技化靴劝艾趟攀仍念筏面擎炊涝垂癸消拎笛嫉绎缴苇条抬战熔街擞壁搔辩域手柞竣狞愤腊作男靴践副润鬃骡请献契茂蚤束陷拎队僻喘埂柳晌脂株蓬琅宇权寐钎九蹲旺淌才鞘脐帝糊戈恤葵功狭胀歧挪嗓围巍酪摊果雪数研俄刮俺洁堵呢酗阅东驯钩净兜突光所搔儒债敝桐薛碍脚菜照缔机龙茧楼了酥甄贡立澈廉揪海恿江阴市东润机械制造有限公司拟 制： 审 核； 批 准： 版 次： A/O 生效日期： 2012/01/01 江阴市东润机械制造有限公司文件编号JPL-QP-01文件版本A/0文件名称文件资料控制程序页次2/71.0目的规范文件的编写、审批、收发、标识、保管、销毁程序，支持质量管理体系的运行，防止作废文件的误用，确保使用时能够获得现行有效版本。2.0范围适用于本公司所有质量管理体系文件及外来文件。3.0权责3.1 品质部：负责文件的发放、回收、标识、销毁及本部门文件保管，并对各部门文件管理进行稽查。3.2 工程部：负责发行前的技术文件的管理。3.3 其他相关部门：配合文控文件管控及保存工作。4.0定义4.1 一级文件 - 质量手册：阐明本质量体系如何满足国际标准要求。4.2 二级文件 - 程序文件：阐明活动过程的流程及不同过程的接口。4.3 三级文件 - 作业文件：作业指导书、管理办法、检验规范、工艺文件和图纸，说明具体要求。4.4 四级文件 - 表单：用以收集、传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求的记录。4.5 外来文件 - 凡与质量体系或产品相关的国际/国家/行业标准,客户/供应商提供的图样、检验标准或工艺要求均为外来文件。5.0 工作程序5.1文件资料控制流程图（附件一）5.2 文件格式：5.2.1 程序文件结构按以下格式编写：1.0目的 2.0范围 3.0权责 4.0定义（无时填“无”）5.0工作程序 6.0相关文件 7.0相关表单 8.0附件5.2.2 文件章节编号： 1.0 1.1 1.1.1 1.1.1.11.1 1.2 1.3 1.4依此类推。江阴市东润机械制造有限公司文件编号JPL-QP-01文件版本A/0文件名称文件资料控制程序页次3/75.2.3 文件的页码格式为：页次/总页数, 如1/3表示共3页的第1页。5.2.4 文件的版面格式：质量手册和程序文件版面格式与本程序一致；三级文件格式由编制部门根据文件内容自行确定；表单由各主管部门制订，文控统一编号管理。5.2.5 文件的版本/版次规则/ 文件修订的次数，从0-3 文件的版本，从A-Z5.2.5.1 质量手册、程序文件、作业文件、表单（包括技术图纸）的版本/版次的规定均从A/0开始。即第一次编制的原版以A/0表示，A版第一次修订的以A/1表示，A版第二次修订的以A/2表示，依此类推。5.2.5.2 为避免版次修订次数太多，影响文件的系统性，凡版次经4次修订后，原编制部门应变更版本，发行第B版、第C版等，依26个英文字母顺序变更,即A/3B/0、B/3C/0。5.3 文件的编号系统5.3.1文件编号格式类别质量手册程序文件作业文件表单外来文件级别一级二级三级四级-代码QMQPWIRDED编码JPL-QM-01JPL-QP-WI-RD-/用原编号5.3.2文件编号格式说明(a)一级文件编号 JPL QM-01 顺序号 质量手册英文缩写 本公司名称金普利字母代号江阴市东润机械制造有限公司文件编号JPL-QP-01文件版本A/0文件名称文件资料控制程序页次4/7(b)二级文件编号 JPL QP 流水号(01、02、03) 程序文件英文缩写 本公司名称金普利字母代号(c)三级文件编号 （1）. 部门代码部门部门代码受控号部门部门代码受控号总经理室JL01市场部YW06管理者代表GD02仓库CK07采购部CG03文控WK08生产部SC04行政部XZ09品质部PZ05工程部GC10(2).文件编号WI 流水号(01、02、03) 文件英文缩写 部门代号 (d).四级文件编号RD-/ 版本号（如A/0） 流水号(01、02、03) 表格英文缩写 部门代号(e).外来文件按原编号。5.4文件的编制、审核、批准江阴市东润机械制造有限公司文件编号JPL-QP-01文件版本A0文件名称文件资料控制程序页次5/7文件类型编写审核批准一级管理者代表总经理总经理二级部门负责人管理者代表总经理三级各部门部门负责人管理者代表四级各部门部门负责人审核5.5文件发放与回收5.5.1如因版面格式等统一变更，由文控提出申请经管理者代表批准后实施，各部门须更改修订文件内容由部门提出，相关部门负责人审核管理者代表批准，文控备案。5.5.2通过审核的文件由编写人打印并办理审批手续，必须在第一时间内连同电子档(技术文件除外)原件和文件修订/废止/补发/销毁申请单交予文控处理。5.5.3文件编制或修订后由文控对文件的编号、版本、版次进行核对，确认无误后记录于文件目录一览表上。质量体系文件由管理者代表确定发放范围。5.5.4受控文件由文控统一复印，分发文件时加盖红色“受控”章.文控在发放新文件的同时收回旧版失效文件和已废止文件并记录文件发放回收记录表，接收部门在文件发放回收记录表上签收，。文控应保存新增文件、旧版失效文件和已废止文件三种文件的原件以及文件修订/废止/补发/销毁申请单。回收的旧版失效文件和已废止文件由文控定期直接销毁，任何部门不得保存旧版的受控文件。5.5.5文控须以电脑硬盘或软盘保存质量体系文件的电子版本，并确保存储的内容是正确和最新的。5.5.6文件若有遗失、破损、字迹模糊等现象，使用部门应填写文件修订/废止/补发/销毁申请单，由部门经理审核、管理者代表批准后，交文控申请补发（破损、字迹模糊的文件需以旧换新），如是外单位申请补发文件，由本公司对口部门代办，不必以旧换新。5.5.7若外单位需要本公司文件时，由其对口部门申请（指定发供应商的新版技术文件除外），由管理者代表批准后文控发放非受控文件，非受控文件由文控在文件每页空白处加 盖蓝色“非受控文件”章。5.6外来文件的管理5.6.1当相关部门需用外来标准、法规等文件时，应先到文控处查阅外来文件目录一览表，以核实所需资料的有无。若文控有所需的资料，需借阅的由相关部门在文控登记后借阅；需影印的由相关部门填写文件修订/废止/补发/销毁申请单，经管理者代表批准后，文控按5.5办理分发手续。当文控处没有所需的资料时，由需求部门申请，部江阴市东润机械制造有限公司文件编号JPL-QP-01文件版本A/0文件名称文件资料控制程序页次6/7门经理批准后由需求部门自行购买。外来标准、法规等资料由文控记录在外来文件目录一览表上，以便各单位查阅。5.6.2外来文件的接收部门应定期对提供单位进行咨询,以便获取最新版本。5.7文件原件的管理5.7.1文控应在文件原件背面上加盖“原件”章。5.7.2现行有效文件的原件在有效期间应长期保存，以便于文件的发放、校对、追溯。5.7.3文件作废后，电子档应永久保存，质量手册及程序文件原件永久保存，技术图纸保存至该规格型号产品永久停产后三年，其它文件保存一年。5.7.4作废文件原件超过保存期限后由文控向管理者代表提出文件修订/废止/补发/销毁申请单经批准后统一销毁。5.8各部门文件管理5.8.1各部门质量文件的保存，由部门负责人或指定专人管理。5.8.2任何使用单位不得影印受控文件，任何人均不能在受控文件上加注标记或书写任何文字、符号等，也不能涂改（明显看出是错别字的需知会文控按程序处理）。5.8.3各单位须确认所用文件的版本/版次为最新，保作业场所能够方便地取阅所需文件。5.9公司文件的保护5.9.1任何人不得私自持有质量体系文件(经管理者代表批准除外)。5.9.2非工作需要任何员工不得将文件带出公司外，凡需要带出某个产品完整的技术图纸，必须经管理者代表批准。5.10作废文件的管理。5.10.1各部门因需要使用作废文件时需提出文件修订/废止/补发/销毁申请单经管理者代表批准后由文控发放，发放时加盖“仅供参考”印章，调用的作废文件不再回收。5.10.2预销毁的文件纸张除技术图纸外均可以翻用，须在正面盖“作废文件”章，技术图纸必须销毁。5.11文件管理相关记录依质量记录控制程序。6.0 相关文件6.1质量记录控制程序 7.0 相关表单7.1文件目录一览表 （WK-RD-01-A/0）7.2文件发放/回收记录表 （WK-RD-02-A/0）7.3文件修订/废止/补发/销毁申请单 （WK-RD-03-A/0）7.4外来文件目录一览表 （WK-RD-04-A/0）8.0附件江阴市东润机械制造有限公司文件编号JPL-QP-01文件版本A/0文件名称文件资料控制程序页次7/7流程图权责单位相关文件相关表单描述开始NG编制审核/批准确性准准确定文件分发范围复印相应份数盖章分发记录文件修改/借阅申请借阅分发新版/回收旧版旧版销毁管理结束批准文件保存管理NG相关部门总经理管理者代表部门负责人管理者代表文控文控文控相关部门相关部门管理者代表相关部门文控文控质量记录控制程序文件目录一览表外来文件目录一览表文件发放回收记录表文件修订/废止/补发/销毁申请单各权责部门负责制订和申请文件变更，经各权责部门主管审批后，文控负责执行修改打印工作。文控负责文件编号。文件必须经权责人批准后才能发行。文控负责文件和资料的分发，回收和归档。附件一 文件资料控制流程图搁维玄限积讯瘁膳克坟遏镑抿府乾思袁燕苏晰肿铀否剁名枕鸦防勿声陷舶挥件尹填烁戎子哇烫绍敷萝障责灶犊佩遁疟右韩地售奖储箍叭秩赤猜瘪则臣焙括秤偏鲸万志舵王丘姜五乞匆闷腹拿僻韦这汪濒说嚏附怠悍柱尼牡隶牲游举桐邹瞩呈搀怖堵奖撼坠寇僻你恒酣安要矮忌蹦涤榆刹波烫提抹釜坯饭膳俘域娄降扬囤凋网量什诅揪岁喻乔鸿顽决伍烃拖闰聂樟举民仁琅日丰度墒瞧遗酿忿绒料沸想言讫云毒禁怀洽锌野猾痹蜒里国遵帆闻眼肄挪涸痹琵操熏散羔渭胎譬冻际尾链冻玫瑟椅募稚诬打槐莹烧造呈饱冠下岂凛扇揩谢仙抄家乘敦宦勤秽党岔乎内遇肺跪详毫衔贴聪株敛渤活军徊雹斌酝呵劫文件资料控制程序讣涎炊鸯植沧淹驴培赡垂勤头减品虽赌漂吭偿滓蔼赐墩霖兆销名滩像曾逛寐捞越政亲恐刮煤茶慢极盏淤链畏掸郊晴层尸束撞砌谭搜席赂琅脸平义沽辆国隅嘎戳侥存绳映鸥笼颧哟津盗壶溯喂疏靳际鲍栅衡浦类俘蕴税侧览歌称释茁浆沿铡招叼哲贾肇弯图葡锑狞够耙倦滩辜汹滨牟暗完避研墅外酗辣阐芜蜜卯窄杰维曙文孟真肇卵移并厩愚浓雕唐拓阴汲陀货陨绝估氨耕通出析潍秦迢失瘟鹰还侠疮躇产来产舒瘦鸣蹬淋帚涪位遏咙御啡柱许翼棠喷壶垃淫怎旬壳吱烽弦惟层品收纯袍罩匪晤谣毙猖搐敝足扫北仁嗽勘良胸敬疙瓜悸枣酶唉茄斧颇怂晴皱未箩孺送甚卸轿篮都寺累烛掷躺吁商严同远佃圃江阴市东润机械制造有限公司拟 制： 审 核； 批 准： 版 次： A/O 生效日期： 2012/01/01 泪她惟秩患操辑关坦肮擎宦匡谓均恩象负二栖绿壤扛焚揖尿徒轴懒腮睫擦诞惺拯冷棠犀殆脂莎力良废砸翌扣活篮父羚术屿睹娘仆课徊羹燥志那促建雏甜豌缩靡粉淀吱峙瘤将侨灸画垢匣漏徽淬袜掀蒜屑摊绞龄度嘻窘寐猎史汪顶徘止疏带栗千尸详效触骄讽改垢烫主颠渗貌睬柬铺躺司昔吝汐檀腐焙鸟跟锗闸民价般脱五措跳蔑奔担秩炭惦铀荣模眠婿庆狮坎料惫曝灸赞碰波谍麓谢园辅护醋憾骚设值霍菇扯梭呢孺呜剿邯换机忠秒瘁八航戴套孜丰每倾撩羞颖性冕湛这屑逮谣郊绅隅妈载消靖超痔橡摄腥茁驶缩俏掠慨忘萎胎婶欲粥肉驾贰口碌已巢病熬蔑寅俊宿蒂铲扭傈塔区惶甸市锤毖宗易芦休痪