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出入库管理制度-一

出入库管理制度

一、物品入库有关制度：
（一）物品采购回来后首先办理入库手续，由采购人员向仓库管理员逐件交接。库房管理员要根据采购计划单的项目认真清点所要入库物品的数量，并检查好物品的规格、质量，做到数量、规格、品种，价格准确无误，质量完好，配套齐全，并在接收单上签字（或在入库登记簿上共同签字确认）。 （二）对于在外加工货物应认真清点所要入库物品的数量，并检查好物品的规格、质量，做到数量、规格、品种准确无误，质量完好，配套齐全，并在接收单上签字。 （三）物品进库根据入库凭证，现场交接接收，必须按所购物品条款内容、物品质量标准，对物品进行检查验收，并做好入库登记。 （四）物品验收合格后，应及时入库。 （五）物品入库，要按照不同的主机型号、材质、规格、功能和要求，分类、分别放入货架的相应位置储存，在储存时注意做好防锈，防潮处理，保证货物的安全。 （六）物品数量准确、价格不串。做到帐、标牌、货物相符合。发生问题不能随意的更改，应查明原因，是否有漏入库，多入库。 （七）精密、易碎及贵重货物要轻拿轻放．严禁挤压、碰撞，倒置，要做到妥善保存，其中贵重物品应入公司内小仓库保存，以防盗窃。 （八）做好防火、防盗、防潮工作，严禁与我公司无关的人员进入仓库。 （九）仓库保持通风，保持库室内整洁，由于仓库的容量有限，货物的摆放应整齐紧凑，作到无遮掩，标牌要醒目，便于识别辨认。
二、物品出库有关规定：
（一）物品出库，仓库管理员要做好记录，领用人签字。 （二）物品出库，数量要准确（账面出库数量要和出库单，实际出库实际数量相符）。做到帐、标牌、货物相符合。发生问题不能随意的更改，应查明原因，是否有漏出库，多出库。 （三）仓库管理员严格执行凭发货单发货，无单不发货，内容填写不准确不发货，数目有涂改痕迹不发货，发生上述问题应及时的与相关的责任人做好货物的核对，保证发货的正确性，及时解决，及时供货，保证合同的完整履行。 （四）保管员要做好出库登记，并定期向主管部门做出入库报告。 （五）为了防止出现出库货物差错，要严格遵守出库制度，应先写好出库单并且相关责任人签字后，交仓库管理人员进行出库登记工作，完成后才可以到仓库拿取货物。 （六）对于对外加工我方应提供的组件专用物品领用必须要有经理签字方可出库，及时交于加工方，以便我方加工货物的及时完成，交加工方时，应请主办人员签字接收。

从材料出入库单据的传递程序看岗位分工  
摘要：本文以计划成本法为基础，通过材料入库单和领料单的传递程序，探讨如何搞好岗位
分工，进而加强内部控制。
关键词：材料出入库；单据；传递程序；岗位分工
《企业会计准则讲解》规定，“企业在日常核算中采用计划成本法核算的存货成本，实质上也是
存货的实际成本。比如，采用计划成本法，通过‘材料成本差异’科目将材料的计划成本调整为
实际成本”。我公司在原材料的日常核算中采用计划成本法。
原始凭证又称单据，是会计核算的原始资料和重要依据，按照来源不同，分为外来原始凭证和自
制原始凭证。其中自制原始凭证指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济
业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。
我公司在材料核算中使用材料入库单和领料单，属于自制原始凭证，
《会计基础工作规范》第四十八规定，
“一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一
联作为报销凭证。”下面从材料入库单和领料单的传递程序着手，探讨如何加强内部控制。    
一、材料入库单的传递程序及岗位分工 
我公司产品所消耗的原材料大部分是先办理检验手续，检验合格后再办理入库手续，然后由供应
商开具发票，过一段时间再办理付款手续。下面就以这种采购流程为例，说明材料入库单的传递
程序。
目前我公司使用的材料入库单格式如下：  
××公司 
材 料入库单_____字_____号________仓库
          年 月 日   
供应单位：_________ 
材料代码 材料名称 规格 单位 数量 单价 合计  备注
总计
记账 材质检验 验收 制单
材料入库单设置为五联，第一联“供应部门存查”（黑联），第二联“仓库记账凭证”（红联），第三联“财务记账凭证”（蓝联），第四联“财务结转账凭证”（绿联），第五联“业务班组存
查”（黄联）。各联次的内容一致，如上所示，主要包括××仓库（材料所属库别）、年月日（入库时间）、供应单位（材料供应商）、材料代码、材料名称、规格、单位、数量、单价、合计、总计、备注等，最后一行由相关人员签字或盖章，包括记账人员，材质检验人员，验收人员，制
单人员等。  
（一）传递程序 
     1、当材料到达仓库，经检验员检查确定质量合格后，采购员应一式五联及时填写材料入库
单，填写内容包括××仓库、年月日、供应单位、材料代码、材料名称、规格、单位、数量，并
在最后一行“制单”处由采购员签字或盖章，“材质检验”处由检验员签字或盖章，“验收”处由仓库保管员签字或盖章。
在材料入库单的签字或盖章，主要是明确责任，由检验员负责质量是否合格，仓库保管员负责数量是否与实物相符。采购员自留第一联备查，
其余四联转给仓库记账员。
    2、仓库记账员在一式四联（不包括第一联）填写材料的单价（计划价格）、合计金额、总
计金额，并且在最后一行“记账”处签字或盖章。 
（1）仓库记账员自留第二联，作为记账的依据；  
（2）仓库记账员留下第四联，备月底汇总后转财务部门的材料核算员； 
（3）仓库记账员将第三联及时转给采购员。采购员在收到供应商的发票后，经核对无误，将
第三联附在发票后面，到财务部门报账；
（4）仓库记账员将第五联转给仓库保管员留抵备查。
    3、月末，仓库记账员将第四联汇总后转财务部门的材料核算员。材料核算员将本月收到的
第四联入库单连同以前月份结存的第四联入库单，按库别汇总在一起，通过查阅“材料采购”
明细账，以当月取得发票后附的第三联入库单为基准，将对应的第四联挑选出来，作为本月购入材料的计划成本，汇总后作为原始凭证附于记账凭证之后，根据汇总的计划金额，填制分录，借记“原材料”，贷记“材料采购”。挑选之后结存的第四联表示材料已入库，但发票未到，仍由材料核算员保管，待次月末再重新挑选，并汇总数据后作为材料估价入库的依据，但不附于记账凭证之后，根据汇总金额，借记“原材料”，贷记“应付账款—暂估应付款”。
 由于入库单右上角标有“供应单位”，月末通过材料核算员的第四联入库单，可以分库别、分单位对估价入库的材料进行汇总，进而可以掌握有哪些供应商存在货到未开具发票的情况，计划金额是多少，便于及时与供应商联系，催促发票尽快入账。    
（二）各岗位的职责
在以上材料入库的过程中，涉及到采购员、检验员、仓库保管员、仓库记账员、材料核算员等岗
位。其职责如下：
1、采购员
负责填写材料入库单、核实材料的实际采购价格、发票中材料的数量和入库单的数量是否一致，并保存入库单第一联备查。
   2、检验员
   只负责检验材料的质量。对于质量合格的材料，在入库单上签字或盖章确认。
    3、仓库保管员
   负责核对入库单和实物是否相符，确保收到的材料和入库单上的数量、重量一致，并保存入库单第五联。
    4、仓库记账员
   负责录入入库原材料的数量、计划单价和金额，保证账证相符，即原材料的数量金额账和入库单相符。保存入库单第二联，据以记账。
    5、材料核算员
  复核发票和第三联入库单是否相符，根据第四联汇总原材料的估价入库。从《采购与付款》的内部会计控制规范看，采购与验收，采购、验收与相关会计记录就属于不相容岗位，必须相互分离。     
二、领料单的传递程序及岗位分工
目前我公司的领料单设置为四联，第一联“成本核算”（蓝联），第二联“财务部门核算”（绿
联），第三联“仓库记账凭证”（红联），第四联“领料部门留底”（黑联）。格式如下：

××公司领料单

________仓库 年 月 日_____字_____号 材料编号 名称 规格 单位

请领 实发 单价 金额 用途说明

领料部门 材料记账员 发料人 核准人 领料人
     （一）传递程序
    1、根据生产需要，当各车间到仓库领用材料时，领料员一式四联填写领料单，注明材料所
在仓库、时间、材料编号、名称、规格、单位、请领数量、用途说明，并在“领料部门”处盖章，
在“领料人”处签名或盖章，经核准人签字核准后，持一式四联到仓库申请领用材料。 
    2、如果仓库库存有所请领的材料，则仓库保管员填好实发数量，并在“发料人”处签名或
盖章，同时将第四联退回领料人留底。仓库保管员应及时将第一至三联传递给仓库记账员。
    3、仓库记账员在一式三联的领料单上填写单价、金额，并将第三联留底，据以登记账簿。
    4、月底结账之前或在固定日期，比如每旬、每周，仓库记账员将第一联、第二联转给财务部门，其中第二联传递到材料核算员，第一联传递到车间成本员，由他们分别作为材料核算和成
本核算的依据。
在这里，各车间即为领料部门，仓库保管员即为发料人，各车间主管材料的人员即为核准人，
比如车间主任、材料调度等。
（二）各岗位的职责
在以上发出材料的过程中，涉及到领料员、核准人、仓库保管员、仓库记账员、材料核算员、车
间成本员等岗位。从内部控制制度的角度讲，这些岗位是不相容的，应明确规定其职责权限，使
他们能够相互监督、相互制约。其职责如下：
    1、领料员
负责填写领料单，并保存领料单第四联备查。
    2、核准人 
负责核对领料员填写的各项内容。
    3、仓库保管员
  负责核对领料单和实物是否相符，确保发出的材料和领料单上的数量、重量一致。
   4、仓库记账员
  负责录入领出原材料的数量、计划单价和金额，保证账证相符，即原材料
的数量金额账和领料单相符。并保存领料单第三联，据以登记账簿。每月末，仓库记账员编制收发存结存汇总表，结存数与仓库保管员核对，保证账实相符。
5、材料核算员
根据领料单第二联进行账务处理，负责出库原材料的核算。月末，根据“原材料”科目的余额，与仓库记账员报表的结存数核对，保证账账相符。
    6、车间成本员
根据领料单第一联，核算本车间领用材料的成本。
只要上述人员切实负起责任，在材料的出库程序上就能做到相互监督，保证账证相符、
账实相符、账账相符，避免原材料遭受损失。
三、单据传递中需要注意的问题
    1、材料入库单和领料单中的各项内容一律不得随意涂改。《会计基础工作规范》第四十
九条规定，“原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，
更正处应当加盖开出单位的公章”。根据实际情况，若改动单据上的内容，必须由经办人在改动
处签字或盖章，并将所有联次进行改动。
    2、在材料入库单和领料单中，“单位”应该使用统一单位，例如公斤、米、件等，不得使
用桶、瓶等模糊单位，因为桶和瓶有大有小，不能作为统一的计量标准。
    3、在材料入库单和领料单上，日期必须如实填写。有的单位为了保证月底的报表进度，在
每月25日结账，对每月25日以前（包括25日）的入库单和领料单在当月入账，26日至月底的
入库单和领料单在下月入账。这样，单据上的日期为实际入库和领料的日期，符合真实、准确的
原则，也便于查阅。

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