档案管理工作教学省公共课一等奖全国赛课获奖课件.pptx

档案管理工作规范档案管理工作规范万达商业管理有限企业八月第1页第一节第一节 总则总则1.档案，是指商管系统所属企业经营过程中形档案，是指商管系统所属企业经营过程中形成各种不一样形式统计。成各种不一样形式统计。2.档案为企业资产，任何人不得据为己有。档案为企业资产，任何人不得据为己有。3.企业全体员工要树立档案意识。对要求应该企业全体员工要树立档案意识。对要求应该立卷归档文件材料，必须按期向档案管理人立卷归档文件材料，必须按期向档案管理人员移交，集中管理，任何人不得拒绝归档。员移交，集中管理，任何人不得拒绝归档。4.商管系统内档案实施集中与分级管理相结合商管系统内档案实施集中与分级管理相结合管理模式。管理模式。第2页第二节第二节 管理机构与职责管理机构与职责1.商管总部行政部为商管系统档案主管部门，商管总部行政部为商管系统档案主管部门，各企业行政人事部为本企业档案主管部门。各企业行政人事部为本企业档案主管部门。2.商管总部行政部推行以下职责：商管总部行政部推行以下职责：负责商管总部归档范围内档案搜集、整理、保管负责商管总部归档范围内档案搜集、整理、保管工作；工作；组织档案判定及销毁工作；组织档案判定及销毁工作；负责检验指导商管总部各部门与各企业档案管理负责检验指导商管总部各部门与各企业档案管理工作。工作。第3页第二节第二节 管理机构与职责管理机构与职责3.商管总部各部门应配置兼职档案管理员负商管总部各部门应配置兼职档案管理员负责本部门档案搜集、整理、立卷、归档工责本部门档案搜集、整理、立卷、归档工作，定时向行政部移交。作，定时向行政部移交。第4页第二节第二节 管理机构与职责管理机构与职责4.各企业行政人事部推行以下职责：各企业行政人事部推行以下职责：负责档案管理员聘用与管理；负责档案管理员聘用与管理；负责本企业归档范围内档案搜集、整理、保管工负责本企业归档范围内档案搜集、整理、保管工作；作；组织档案判定及销毁工作；组织档案判定及销毁工作；负责检验指导本企业各部门档案管理工作；负责检验指导本企业各部门档案管理工作；负责培训各部门档案管理员。负责培训各部门档案管理员。第5页第二节第二节 管理机构与职责管理机构与职责5.各企业分管行政人事工作领导是档案管理第各企业分管行政人事工作领导是档案管理第一责任人，行政人事部经理主管档案管理工一责任人，行政人事部经理主管档案管理工作，把档案工作列入工作计划和管理程序，作，把档案工作列入工作计划和管理程序，纳入到各部门职责范围和相关人员岗位职责纳入到各部门职责范围和相关人员岗位职责中。中。6.各企业应在不增加原有编制前提下在行政人各企业应在不增加原有编制前提下在行政人事部设置专（兼）职档案管理员岗位事部设置专（兼）职档案管理员岗位。第6页第二节第二节 管理机构与职责管理机构与职责7.各企业各部门应配置兼职档案管理员，在各企业各部门应配置兼职档案管理员，在企业档案管理员指导下，及时对部门业务企业档案管理员指导下，及时对部门业务档案按管理要求完整归档。档案按管理要求完整归档。8.企业档案管理员应保持相对稳定，须取得企业档案管理员应保持相对稳定，须取得商管总部签发商管总部签发档案管理资格证书档案管理资格证书，方，方可正式上岗。可正式上岗。第7页第二节第二节 管理机构与职责管理机构与职责9.每年每年1月月15日前，各企业须将企业档案管日前，各企业须将企业档案管理员资格向商管总部行政部立案一次。企理员资格向商管总部行政部立案一次。企业档案管理员不得随意变更，如变更，须业档案管理员不得随意变更，如变更，须逐层报至商管总部分管行政副总经理最终逐层报至商管总部分管行政副总经理最终审批。审批。第8页第二节第二节 管理机构与职责管理机构与职责10.档案管理员岗位职责：档案管理员岗位职责：档案管理员应该忠于职守，恪守纪律，保守秘档案管理员应该忠于职守，恪守纪律，保守秘密，具备专业知识。密，具备专业知识。落实执行商管系统内档案管理制度，建立健全落实执行商管系统内档案管理制度，建立健全本部门（企业）档案工作实施细则。做好档案本部门（企业）档案工作实施细则。做好档案接收、借阅登记手续。接收、借阅登记手续。熟悉本部门（企业）文件材料归档范围和保管熟悉本部门（企业）文件材料归档范围和保管期限，做好本部门（企业）文件材料搜集、整期限，做好本部门（企业）文件材料搜集、整理和立卷归档工作，对部门（企业）文件材料理和立卷归档工作，对部门（企业）文件材料齐全、完整、准确负责。齐全、完整、准确负责。第9页第二节第二节 管理机构与职责管理机构与职责10.档案管理员岗位职责：档案管理员岗位职责：负责对本部门（企业）各类电子文件进行整理、著负责对本部门（企业）各类电子文件进行整理、著录，建立本部门（企业）电子文件档案库；随时做录，建立本部门（企业）电子文件档案库；随时做好电子文件备份工作。好电子文件备份工作。依据本部门（企业）不一样门类文件材料特征，对依据本部门（企业）不一样门类文件材料特征，对立卷归档纸质文件正确分类，合理组卷，件号编写立卷归档纸质文件正确分类，合理组卷，件号编写准确，卷内目录和备考表填写清楚。准确，卷内目录和备考表填写清楚。第10页第二节第二节 管理机构与职责管理机构与职责10.档案管理员岗位职责：档案管理员岗位职责：主动接收业务指导和督促检验，按要求时间向档案主动接收业务指导和督促检验，按要求时间向档案室移交档案。室移交档案。做好档案统计工作，按要求时间上报档案统计报表。做好档案统计工作，按要求时间上报档案统计报表。做好文件材料安全和保密工作，妥善保管本部门做好文件材料安全和保密工作，妥善保管本部门（企业）文件材料。（企业）文件材料。第11页第三节第三节 档案搜集整理与归档档案搜集整理与归档1.凡是反应企业主要经营管理活动和基本历史面貌，凡是反应企业主要经营管理活动和基本历史面貌，对企业工作、国家建设和历史研究含有利用价值对企业工作、国家建设和历史研究含有利用价值文件材料；企业工作活动中形成在维护企业权益文件材料；企业工作活动中形成在维护企业权益等方面含有凭证价值文件材料；及其它对企业工等方面含有凭证价值文件材料；及其它对企业工作含有查考价值文件材料均应作为档案保留。作含有查考价值文件材料均应作为档案保留。2.商管系统文书档案保管期限定为永久、定时两种。商管系统文书档案保管期限定为永久、定时两种。定时普通为定时普通为2年。凡是介于两种保管期限之间档年。凡是介于两种保管期限之间档案，其保管期限一律从长。案，其保管期限一律从长。第12页第三节第三节 档案搜集整理与归档档案搜集整理与归档3.商管系统文件材料归档范围及保管期限详见支持商管系统文件材料归档范围及保管期限详见支持表格表格商管系统文件材料归档范围及保管期限表商管系统文件材料归档范围及保管期限表。4.两个以上部门（企业）合作完成项目，主办部门两个以上部门（企业）合作完成项目，主办部门（企业）保留全套文件材料，协办部门（企业）（企业）保留全套文件材料，协办部门（企业）保留与负担任务相关正本文件。有协议、协议要保留与负担任务相关正本文件。有协议、协议要求，按协议协议要求执行。求，按协议协议要求执行。第13页第三节第三节 档案搜集整理与归档档案搜集整理与归档5.归档时间归档时间应该归档文件材料由详细承接人负责积累，办理完成后应该归档文件材料由详细承接人负责积累，办理完成后应在应在10个工作日内向所在部门档室管理员移交；个工作日内向所在部门档室管理员移交；凡以企业名义对外签署重大商务谈判（协商）形成协议、凡以企业名义对外签署重大商务谈判（协商）形成协议、协议、意向书、备忘录、信函等法律文件，应在文件签协议、意向书、备忘录、信函等法律文件，应在文件签署后署后5个工作日内向企业档案室报送一份原件；个工作日内向企业档案室报送一份原件；第14页第三节第三节 档案搜集整理与归档档案搜集整理与归档5.归档时间归档时间特种载体档案可随时归档；特种载体档案可随时归档；各部门须于每个月最终一个工作日向企业档案室移各部门须于每个月最终一个工作日向企业档案室移交已经正式归档档案，归入企业档案室集中管理，交已经正式归档档案，归入企业档案室集中管理，各部门不得拒绝归档；各部门不得拒绝归档；对已归档文件进行变更、修改、补充、企业产权变对已归档文件进行变更、修改、补充、企业产权变动过程中形成文件应随时归档。动过程中形成文件应随时归档。第15页第三节第三节 档案搜集整理与归档档案搜集整理与归档6.员工调离职时，应将手中全部文件材料整理好后员工调离职时，应将手中全部文件材料整理好后移交本部门（企业）档案管理员，并填写移交本部门（企业）档案管理员，并填写员工员工调离职档案移交清单调离职档案移交清单确认后，方可办理调离职确认后，方可办理调离职手续。手续。7.注销企业档案，应于注销企业档案，应于10个工作日内向上一级管理个工作日内向上一级管理企业主管部门移交，由商管总部行政部监督档案企业主管部门移交，由商管总部行政部监督档案移交过程。交接双方应认真查对移交清册，并推移交过程。交接双方应认真查对移交清册，并推行签字手续。行签字手续。档案移交清册档案移交清册及卷内目录应同及卷内目录应同时报送电子表格形式文件备查。时报送电子表格形式文件备查。第16页第三节第三节 档案搜集整理与归档档案搜集整理与归档8.归档文件材料应齐全完整，遵照其形成规律加以归档文件材料应齐全完整，遵照其形成规律加以系统整理，按归档范围及保管期限分类组卷，并系统整理，按归档范围及保管期限分类组卷，并编制卷内编制卷内文件目录文件目录和和案卷目录案卷目录。9.归档文件材料普通一式一份。主要、利用频繁和归档文件材料普通一式一份。主要、利用频繁和有专门需要可适当增加份数。有专门需要可适当增加份数。第17页第三节第三节 档案搜集整理与归档档案搜集整理与归档10.商管总部每年商管总部每年4月进行商管系统内档案清册立案月进行商管系统内档案清册立案工作。各企业做好档案接收、移出、销毁情况统工作。各企业做好档案接收、移出、销毁情况统计；组织机构和人员组成情况统计；室藏档案种计；组织机构和人员组成情况统计；室藏档案种类、制成材料、设备和装具统计；档案借阅与利类、制成材料、设备和装具统计；档案借阅与利用情况统计等工作；并做好统计资料整理、分析用情况统计等工作；并做好统计资料整理、分析与管理。与管理。第18页第三节第三节 档案搜集整理与归档档案搜集整理与归档11.支持文件支持文件11.1 商管系统文件材料归档范围及保管期限表商管系统文件材料归档范围及保管期限表11.2 员工调离职档案移交清单员工调离职档案移交清单11.3 档案移交清册档案移交清册11.4 案卷目录案卷目录第19页第四节第四节 档案分类与编号档案分类与编号1.档案分类标准是以企业全部档案为对象，结合档档案分类标准是以企业全部档案为对象，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间有机联络，案内容及其形成特点，保持档案之间有机联络，便于科学管理与利用。便于科学管理与利用。2.商管系统档案按总部、企业简称设置为一级类目，商管系统档案按总部、企业简称设置为一级类目，均采取汉字简称。比如：商管总部、北京均采取汉字简称。比如：商管总部、北京CBD、成都河滨印象。成都河滨印象。第20页3.按业务模块设置为二级类目。比如：行政、租按业务模块设置为二级类目。比如：行政、租费、品质、物业、客服。费、品质、物业、客服。4.按归档事项设置为三级类目。比如：会议纪要、按归档事项设置为三级类目。比如：会议纪要、租赁协议、企划活动。租赁协议、企划活动。第四节第四节 档案分类与编号档案分类与编号第21页档案分类号从左至右逐层排列，依次为一级类目-二级类目-三级类目-年度-编号。各级类目之间用“-”隔开。以商管总部行政部会议纪要文件为例 商管总部行政会议纪要01第四节第四节 档案分类与编号档案分类与编号01（文件编号）（文件编号）（年度号）会议纪要（归档事项）会议纪要（归档事项）行政（业务模块）行政（业务模块）商管总部（企业）商管总部（企业）第22页3.档案排架管理方法档案排架管理方法 采取机构采取机构年度年度归档事项。归档事项。第四节第四节 档案分类与编号档案分类与编号第23页1.定义定义归档文件：企业在经营管理工作中形成、办理完成、归档文件：企业在经营管理工作中形成、办理完成、应作为档案保留各种纸质文件材料；应作为档案保留各种纸质文件材料；归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化过程类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化过程;件：归档文件整理单位。普通以每份文件为一件，包件：归档文件整理单位。普通以每份文件为一件，包括同一主题文件为一件，正文与附件为一件，来文与括同一主题文件为一件，正文与附件为一件，来文与复文为一件，报表、名册、图册、投标书、刊物等一复文为一件，报表、名册、图册、投标书、刊物等一册（本）为一件。册（本）为一件。第五节第五节 文书档案整理规则文书档案整理规则第24页2.整理标准整理标准3.遵照文件形成规律，保持文件之间有机联络，区分不遵照文件形成规律，保持文件之间有机联络，区分不一样价值，便于保管和利用。一样价值，便于保管和利用。3.质量要求质量要求4.归档文件应齐全完整。已破损文件应予修整，字迹含归档文件应齐全完整。已破损文件应予修整，字迹含糊或易褪变文件应予复制。糊或易褪变文件应予复制。5.归档文件内容应真实、准确，字迹清楚，图样清楚，归档文件内容应真实、准确，字迹清楚，图样清楚，图标整齐，签字盖章手续完备。对传真件、复印件，应图标整齐，签字盖章手续完备。对传真件、复印件，应确保文字清楚可辨。确保文字清楚可辨。第五节第五节 文书档案整理规则文书档案整理规则第25页3.质量要求质量要求 归档文件应使用耐久性强书写材料，如黑色签字笔、碳归档文件应使用耐久性强书写材料，如黑色签字笔、碳素墨水笔等，不得使用易褪色书写材料，如红色签字笔、素墨水笔等，不得使用易褪色书写材料，如红色签字笔、红墨水、纯蓝墨水笔、圆珠笔、复写纸、铅笔等。红墨水、纯蓝墨水笔、圆珠笔、复写纸、铅笔等。归档文件纸张应采取能够长久保留韧力大、耐久性强纸归档文件纸张应采取能够长久保留韧力大、耐久性强纸张，不能使用热敏纸。张，不能使用热敏纸。装订材料应选取耐久性好、不易生锈、不含腐蚀性材料。装订材料应选取耐久性好、不易生锈、不含腐蚀性材料。第五节第五节 文书档案整理规则文书档案整理规则第26页4.整理方法整理方法4.1 装订装订归档文件普通按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，归档文件普通按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，附件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；结论性文件在前，依据性文件在后；文字在复文在前，来文在后；结论性文件在前，依据性文件在后；文字在前，图样在后；有译文外文资料译文在前，原文在后；前，图样在后；有译文外文资料译文在前，原文在后；采取左上角装订，应将左上侧对齐；采取左侧装订，应将左下侧对采取左上角装订，应将左上侧对齐；采取左侧装订，应将左下侧对齐。大于齐。大于A4幅面要按幅面要按A4规格进行折叠，小于规格进行折叠，小于16开幅面要用开幅面要用A4纸进纸进行托裱；行托裱；装订方法可依据需要使用不锈钢钉书钉装订、燕尾夹固定、线绳三装订方法可依据需要使用不锈钢钉书钉装订、燕尾夹固定、线绳三孔左侧装订法、牛皮纸三角分装、胶粘等方法。对已装订成册可不孔左侧装订法、牛皮纸三角分装、胶粘等方法。对已装订成册可不再拆卷重装。再拆卷重装。第五节第五节 文书档案整理规则文书档案整理规则第27页4.整理方法整理方法4.2 排列排列归档文件应在分类方案最低一级类目内，按事由结合时间次序、主归档文件应在分类方案最低一级类目内，按事由结合时间次序、主要程度排列。要程度排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可集中排列。对年度判定，以文件落款日期为准。对年度判定，以文件落款日期为准。跨年度形成会议文件和案件材料等，统一在闭幕年和结案年立卷。跨年度形成会议文件和案件材料等，统一在闭幕年和结案年立卷。几份文件为一件时，以装订时排在前面文件日期为准几份文件为一件时，以装订时排在前面文件日期为准。第五节第五节 文书档案整理规则文书档案整理规则第28页4.整理方法整理方法4.3 编号编号归档文件应依分类和排列次序逐件编号，并将编号标识在文件首页归档文件应依分类和排列次序逐件编号，并将编号标识在文件首页右上端空白位置右上端空白位置。第五节第五节 文书档案整理规则文书档案整理规则第29页4.整理方法整理方法4.4 编目编目归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置序号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、归档文件目录设置序号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、备注等项目，支持表格备注等项目，支持表格文件目录文件目录。第五节第五节 文书档案整理规则文书档案整理规则 序号序号文件编号文件编号责任者责任者文件题名文件题名日期日期页数页数备注备注文件页数，有图文文件页数，有图文页面为一页，空白页面为一页，空白页不计页不计文件形成时间，如文件形成时间，如0209文件标题。没有标题或不规文件标题。没有标题或不规范，能够自拟，外加范，能够自拟，外加“”制发文件组织或个制发文件组织或个人，即文件发文机人，即文件发文机关或署名者关或署名者文件序号文件序号第30页4.整理方法整理方法4.4 编目编目归档文件目录用纸幅面尺寸采取国际标准归档文件目录用纸幅面尺寸采取国际标准A4型型 （长（长宽为宽为197mm210mm）。）。归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置组织归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置组织机构名称、问题（项目）名称、保管期限等项目。目录一式三套，机构名称、问题（项目）名称、保管期限等项目。目录一式三套，一套由归档部门（企业）保留备查，一套装入档案盒，一套档案室一套由归档部门（企业）保留备查，一套装入档案盒，一套档案室立案立案。第五节第五节 文书档案整理规则文书档案整理规则第31页4.整理方法整理方法4.5 装盒装盒档案盒档案盒档案盒外形尺寸为档案盒外形尺寸为310mm220mm（长（长宽）宽）,盒脊厚度能够依据需盒脊厚度能够依据需要设置为要设置为30mm、40mm、50mm等。等。档案盒应在档案盒应在盒脊盒脊设置机构名称、问题（项目）名称、保管期限、起设置机构名称、问题（项目）名称、保管期限、起止件号、盒号等项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最终一止件号、盒号等项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最终一件文件件号，中间用件文件件号，中间用“-”号连接；盒号即档案盒排列次序号，在档案号连接；盒号即档案盒排列次序号，在档案移交时统一编制。移交时统一编制。档案盒可依据需要采取档案盒可依据需要采取337克无酸纸克无酸纸或或蓝色塑料档案盒蓝色塑料档案盒制作。制作。第五节第五节 文书档案整理规则文书档案整理规则第32页4.整理方法整理方法4.5 装盒装盒备考表备考表盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。等情况。整理人：负责整理归档文件人员姓名。整理人：负责整理归档文件人员姓名。检验人：负责检验归档文件整理质量人员姓名，由档案室人员填写。检验人：负责检验归档文件整理质量人员姓名，由档案室人员填写。日期：归档文件整理完成日期。日期：归档文件整理完成日期。第五节第五节 文书档案整理规则文书档案整理规则第33页1.定义定义协议档案：指企业在协议档案：指企业在经济活动经济活动过程中形成，有重大凭证过程中形成，有重大凭证价值和查考利用价值协议材料。价值和查考利用价值协议材料。包含协议文本、协议变更以及其它协议文件。包含协议文本、协议变更以及其它协议文件。件：归档文件整理单位。普通以一份协议为一件。件：归档文件整理单位。普通以一份协议为一件。第六节第六节 协议档案整理规则协议档案整理规则第34页2.整理标准整理标准协议档案应该由协议形成部门按照归档要求整理立卷。协议档案应该由协议形成部门按照归档要求整理立卷。遵照协议文件形成规律，保持文件之间有机联络，区分遵照协议文件形成规律，保持文件之间有机联络，区分不一样价值，便于保管和利用。不一样价值，便于保管和利用。第六节第六节 协议档案整理规则协议档案整理规则第35页3.质量要求质量要求归档文件应齐全完整，已破损文件应予修整，字迹含糊归档文件应齐全完整，已破损文件应予修整，字迹含糊或易褪变文件应予复制。或易褪变文件应予复制。盖章清楚、签字手续完备。盖章清楚、签字手续完备。需永久、长久保留文件不应用易褪色书写材料（红色墨需永久、长久保留文件不应用易褪色书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写。水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写。第六节第六节 协议档案整理规则协议档案整理规则第36页4.整理方法整理方法装装 订订:归档文件应按件装订。可采取不锈钢订书钉或燕归档文件应按件装订。可采取不锈钢订书钉或燕尾夹固定。尾夹固定。分分 类类:协议文件分类应科学合理，不割裂文件之间内在协议文件分类应科学合理，不割裂文件之间内在联络。联络。组组 卷卷:协议文件按分类方案组卷，不一样类别文件不能协议文件按分类方案组卷，不一样类别文件不能放在同一案卷里放在同一案卷里。第六节第六节 协议档案整理规则协议档案整理规则第37页4.整理方法整理方法文件目录编制文件目录编制协议档案应编制盒内文件目录，目录包含序号、协议编号、责任者、协议档案应编制盒内文件目录，目录包含序号、协议编号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。题名、日期、页数、备注等项目。备考表编制备考表编制备考表要说明盒内文件件数、页数，不一样载体文件数量，说明盒备考表要说明盒内文件件数、页数，不一样载体文件数量，说明盒内文件组卷情况及修改、补充、移出、销毁、参考等情况和判定性内文件组卷情况及修改、补充、移出、销毁、参考等情况和判定性意见。意见。第六节第六节 协议档案整理规则协议档案整理规则第38页1.特种载体档案包含实物档案、声像档案、电子特种载体档案包含实物档案、声像档案、电子档案等。档案等。2.商管系统内各企业自行管理这类档案。商管系统内各企业自行管理这类档案。3.实物档案管理实物档案管理范围范围：（：（1）企业各类证照（企业各类证照（2）经营管理活动中取得奖状、）经营管理活动中取得奖状、奖牌、奖杯、锦旗、牌匾（奖牌、奖杯、锦旗、牌匾（3）对外交往中获赠纪念品、）对外交往中获赠纪念品、礼品（礼品（4）其它有保留利用价值实物。）其它有保留利用价值实物。第七节第七节 特种载体档案管理规则特种载体档案管理规则第39页3.实物档案管理实物档案管理实物档案应在取得证照、取得奖励或接收馈赠品实物档案应在取得证照、取得奖励或接收馈赠品5个工个工作日内向档案管理人员移交。作日内向档案管理人员移交。各部门档案管理员平时应注意搜集、整理实物档案，并各部门档案管理员平时应注意搜集、整理实物档案，并负责向档案管理员移交。负责向档案管理员移交。归档实物档案应有文字说明。文字说明要准确反应实物归档实物档案应有文字说明。文字说明要准确反应实物档案事由、时间等要素。档案事由、时间等要素。第七节第七节 特种载体档案管理规则特种载体档案管理规则第40页3.实物档案管理实物档案管理向档案室移交实物档案，应按要求办理移交手续，一式向档案室移交实物档案，应按要求办理移交手续，一式两份，双方各执一份备查。两份，双方各执一份备查。实物档案目录项目包含：序号、题名、颁发单位、获奖实物档案目录项目包含：序号、题名、颁发单位、获奖单位（个人）、获奖时间、实物形式、数量、备注等。单位（个人）、获奖时间、实物形式、数量、备注等。题名需简明概括实物档案详细内容。题名需简明概括实物档案详细内容。格式见格式见实物档案实物档案目录目录。档案室应建立实物档案台帐，做到帐物相符档案室应建立实物档案台帐，做到帐物相符。第七节第七节 特种载体档案管理规则特种载体档案管理规则第41页4.声像档案管理声像档案管理声像档案包含照片、录音带、录像带、光盘等载体。凡声像档案包含照片、录音带、录像带、光盘等载体。凡是公务活动中产生含有凭证和参考价值照片、录音带、是公务活动中产生含有凭证和参考价值照片、录音带、录像带、光盘等材料，均应归档保留。录像带、光盘等材料，均应归档保留。声像材料归档实施声像材料归档实施“谁主办，谁负责搜集整理谁主办，谁负责搜集整理”标准。标准。凡是归档声像材料，必须图像清楚、声音清楚，同时必凡是归档声像材料，必须图像清楚、声音清楚，同时必须是原版、原件，并加以必要文字说明。须是原版、原件，并加以必要文字说明。第七节第七节 特种载体档案管理规则特种载体档案管理规则第42页4.声像档案管理声像档案管理声像档案按年度声像档案按年度-归档事项进行分类，分类以下：归档事项进行分类，分类以下：第七节第七节 特种载体档案管理规则特种载体档案管理规则序号序号问题问题名称名称内内 容容1筹备期类筹备期相关声像信息材料2开业类广场开业、物业入伙声像信息材料3人物类企业领导、员工等照片4会议类各种主要会议声像信息材料5参观视察类各级政府机关领导或社会著名人士视察、检验工作声像信息材料6业务活动类企业重大活动、主要外事活动及职能活动声像信息材料7荣誉类取得各种奖项、称号荣誉实物声像信息材料8文体活动类企业组织各项文娱体育活动声像信息材料9其它类其它需归档声像材料第43页4.声像档案管理声像档案管理数码照片整理数码照片整理数码照片指用扫描仪、数码摄影机等设备取得，以数字形式存放于数码照片指用扫描仪、数码摄影机等设备取得，以数字形式存放于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读并可在通信网络上磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读并可在通信网络上传送静态图像文件。传送静态图像文件。凡是反应企业工作活动，含有查考利用价值数码照片均属搜集范围。凡是反应企业工作活动，含有查考利用价值数码照片均属搜集范围。凡属搜集范围数码照片，由摄影者或形成部门进行整理，以机读目凡属搜集范围数码照片，由摄影者或形成部门进行整理，以机读目录形式，提供移交数码照片拍摄时间、内容、拍摄者等基本著录信录形式，提供移交数码照片拍摄时间、内容、拍摄者等基本著录信息，在形成后息，在形成后10个工作日内向企业档案室移交归档。个工作日内向企业档案室移交归档。第七节第七节 特种载体档案管理规则特种载体档案管理规则第44页4.声像档案管理声像档案管理数码照片整理数码照片整理归档数码照片应为归档数码照片应为JPEG或或TIFF等通用格式，内容必须是未加任何等通用格式，内容必须是未加任何更改或修饰原版和原件。更改或修饰原版和原件。归档数码照片应主题鲜明、影像清楚、画面完整。归档数码照片应主题鲜明、影像清楚、画面完整。对反应同一内容若干数码照片，应选择其主要照片归档，反应同一对反应同一内容若干数码照片，应选择其主要照片归档，反应同一场景数码照片普通只搜集一张。没有保留价值或重复数码照片不得场景数码照片普通只搜集一张。没有保留价值或重复数码照片不得归档。归档。拍摄数码照片像素数应在拍摄数码照片像素数应在300万以上，扫描照片线数应不低于万以上，扫描照片线数应不低于600dpi。第七节第七节 特种载体档案管理规则特种载体档案管理规则第45页4.声像档案管理声像档案管理数码照片整理数码照片整理数码照片档案整理应遵照有利于保持数码照片档案有机联络、有利数码照片档案整理应遵照有利于保持数码照片档案有机联络、有利于保管、有利于提供利用标准。于保管、有利于提供利用标准。数码照片按照年度数码照片按照年度-归档事项分类。年度内采取流水编号。归档事项分类。年度内采取流水编号。移交数码照片应附有文字说明，表达时间、地点、人物、事由等要移交数码照片应附有文字说明，表达时间、地点、人物、事由等要素，准确地反应数码照片内容。素，准确地反应数码照片内容。声像档案、数码照片统一填写声像档案、数码照片统一填写电子文件档案目录电子文件档案目录。内容概要应包含事由、人物、地点等内容。内容概要应包含事由、人物、地点等内容。第七节第七节 特种载体档案管理规则特种载体档案管理规则第46页5.电子文件管理方法电子文件管理方法电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存放电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存放于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。读、处理，并可在通信网络上传送文件。电子文件归档范围及保管期限同纸质文件。电子文件归档范围及保管期限同纸质文件。归档电子文件应存放在可长久保留脱机载体上，推荐使归档电子文件应存放在可长久保留脱机载体上，推荐使用不可擦写光盘。光盘应放置在光盘盒内，用不可擦写光盘。光盘应放置在光盘盒内，盒上应贴有盒上应贴有标签标签，写明存放文件名称、内容概要、时间，同时应制，写明存放文件名称、内容概要、时间，同时应制作作电子文件档案目录电子文件档案目录，与电子文件一同保留，并附，与电子文件一同保留，并附有纸张打印件。有纸张打印件。第七节第七节 特种载体档案管理规则特种载体档案管理规则第47页5.电子文件管理方法电子文件管理方法对归档电子文件同时存在对应纸质或其它载体形式文件对归档电子文件同时存在对应纸质或其它载体形式文件时，应在内容、相关说明及描述上与纸质或其它载体格时，应在内容、相关说明及描述上与纸质或其它载体格式保持一致。式保持一致。含有永久保留价值文本或图形形式电子文件，如没有纸含有永久保留价值文本或图形形式电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件一并归档。质等拷贝件，必须制成纸质文件一并归档。购置标准软件光盘，由购置者保管使用购置标准软件光盘，由购置者保管使用5年后移交档案年后移交档案室。室。开发性质软件及其补丁，以年度为周期刻盘存档。开发性质软件及其补丁，以年度为周期刻盘存档。第七节第七节 特种载体档案管理规则特种载体档案管理规则第48页5.电子文件管理方法电子文件管理方法电子文件归档时，应说明其属性标识和相关软件，必要电子文件归档时，应说明其属性标识和相关软件，必要时，应连同专用软件一并归档。时，应连同专用软件一并归档。电子文件移交应按其基本技术条件进行检测，内容包含：电子文件移交应按其基本技术条件进行检测，内容包含：硬件环境有效性、软件环境有效性及其信息统计格式等。硬件环境有效性、软件环境有效性及其信息统计格式等。电子文件逻辑归档可实时进行。原电子文件载体在完成电子文件逻辑归档可实时进行。原电子文件载体在完成电子文件归档后，在其形成部门须保留一年以上。电子文件归档后，在其形成部门须保留一年以上。归档电子文件最少一式两套，一套封存保管归档电子文件最少一式两套，一套封存保管,一套供查阅一套供查阅调用，必要时复制第三套，异地保留。调用，必要时复制第三套，异地保留。第七节第七节 特种载体档案管理规则特种载体档案管理规则第49页5.如需向商管总部移交特殊载体档案，须按要求如需向商管总部移交特殊载体档案，须按要求办理移交手续，填写办理移交手续，填写档案移交清册档案移交清册，一式，一式两份，双方各执一份备查。两份，双方各执一份备查。第七节第七节 特种载体档案管理规则特种载体档案管理规则第50页1.档案室应落实档案室应落实“以防为主，防治结合以防为主，防治结合”标准，切实标准，切实做好温湿度控制和调整，防治有害生物、防尘、防做好温湿度控制和调整，防治有害生物、防尘、防火、防盗，做好照明管理和档案保管情况检验等方火、防盗，做好照明管理和档案保管情况检验等方面工作。面工作。2.存放涉密档案应该设有专门档案室或装具。存放涉密档案应该设有专门档案室或装具。3.档案室宜选取白炽灯作为人工照明光源，照度不超档案室宜选取白炽灯作为人工照明光源，照度不超出出100勒克斯。如采取荧光灯时，应采取冷光源荧勒克斯。如采取荧光灯时，应采取冷光源荧光灯。光灯。4.档案室温度应控制在档案室温度应控制在1424（2）；相对湿度）；相对湿度应控制在应控制在4560%(5%)。第八节第八节 档案室管理档案室管理第51页5.档案室应定时测记温湿度，随时给予控制调整。必要档案室应定时测记温湿度，随时给予控制调整。必要时应配置除湿机、空调或增湿设备。时应配置除湿机、空调或增湿设备。6.档案柜架应与墙壁保持一定距离（普通柜背与墙大于档案柜架应与墙壁保持一定距离（普通柜背与墙大于10厘米，柜侧间距大于厘米，柜侧间距大于60厘米），成行地垂直于有厘米），成行地垂直于有窗墙面摆设，便于通风降湿。窗墙面摆设，便于通风降湿。7.档案室内禁止吸烟，不得堆放杂物或与档案无关物品。档案室内禁止吸烟，不得堆放杂物或与档案无关物品。8.档案管理人员应保持档案室清洁卫生，离开档案室应档案管理人员应保持档案室清洁卫生，离开档案室应及时关门上锁，每日下班前要进行安全检验，切断电及时关门上锁，每日下班前要进行安全检验，切断电源，关好门窗。源，关好门窗。第八节第八节 档案室管理档案室管理第52页9.档案室严格执行档案进出库制度，建立健全登记手续档案室严格执行档案进出库制度，建立健全登记手续。非档案工作人员不得进入档案室。非档案工作人员不得进入档案室。10.档案工作人员每年对库藏档案进行抽检，发觉问题及档案工作人员每年对库藏档案进行抽检，发觉问题及时采取办法给予处理。时采取办法给予处理。11.对库藏电子档案每两年机读抽检一次，抽检率不低于对库藏电子档案每两年机读抽检一次，抽检率不低于10%。12.对库藏电子档案每对库藏电子档案每4年转存转录一次。原载体同时保年转存转录一次。原载体同时保留时间不少于留时间不少于4年。磁性载体发觉问题及时补救年。磁性载体发觉问题及时补救。第八节第八节 档案室管理档案室管理第53页1.对保管到期档案，行政人事部应组织专员进行判对保管到期档案，行政人事部应组织专员进行判定，判定工作由企业分管档案工作领导、业务部定，判定工作由企业分管档案工作领导、业务部门人员、行政人事部人员三方组成判定小组负责。门人员、行政人事部人员三方组成判定小组负责。2.判定小组对经过判定确无保留价值档案，应判定小组对经过判定确无保留价值档案，应写出判定汇报并编制销毁清册，报企业主管档案写出判定汇报并编制销毁清册，报企业主管档案工作领导审批后，进入档案销毁程序。工作领导审批后，进入档案销毁程序。第九节第九节 档案判定与销毁档案判定与销毁第54页2.经审批需销毁档案，需集中统一保管一个季度后经审批需销毁档案，需集中统一保管一个季度后销毁。档案销毁工作必须由行政人事部两人以上销毁。档案销毁工作必须由行政人事部两人以上共同执行。销毁方式能够采取焚烧、粉碎或送指共同执行。销毁方式能够采取焚烧、粉碎或送指定造纸厂化成纸浆。定造纸厂化成纸浆。3.销毁电子文件，应将存放载体格式化或进行粉碎销毁电子文件，应将存放载体格式化或进行粉碎处理。处理。4.支持表格：支持表格：档案销毁清册档案销毁清册。第九节第九节 档案判定与销毁档案判定与销毁第55页1.商管总部各部门及各企业查阅其它部门或其它企业档商管总部各部门及各企业查阅其它部门或其它企业档案，需经商管总部相关部门责任人或所属相关企业总案，需经商管总部相关部门责任人或所属相关企业总经理同意后方可查阅。经理同意后方可查阅。2.涉密及其它主要文件查阅必须事先填写涉密及其它主要文件查阅必须事先填写档案借阅档案借阅（复印）审批单（复印）审批单，经商管总部总经理同意。，经商管总部总经理同意。3.档案标准上不外借，仅供在档案室阅览，商管总部档档案标准上不外借，仅供在档案室阅览，商管总部档案复印或借出档案所属分管业务副总经理同意，各企案复印或借出