浅谈招标采购模式下医院设备采购部门的工作步骤和内容备课讲稿.doc

浅谈招标采购模式下医院设备采购部门的工作步骤和内容山东新世纪招标有限公司招标采购是近年来医院购置医疗设备，尤其是大型医疗设备时通常选用的采购方式。招标采购的特点是在相同的条件下对多个品牌的商品进行比照，最终选取“物美价廉”的商品。整个采购过程中要充分体现公开、公正、公平的原则。招标采购既是目前普遍认可的采购模式，也是相关法规的规定。如：中华人民共和国招标投标法、中华人民共和国政府采购法、机电产品国际招标投标实施办法等法规针对招标采购的实施制定了规范要求。招标采购程序规范，监督明确。医疗设备的采购理应遵从这些法规；利用中央财政或地方财政拨款、国外政府贷款购置医疗设备同样要求招标采购；医院利用自有资金购置大型设备也常以招标采购的形式完成。传统的非招标方式（主要有竞争性谈判采购、询价采购和单一来源采购等）以医院为采购主体，医院的医疗设备采购部门会同临床使用科室共同完成设备的选择、谈判。与之相对照，招标采购则由招标机构组织评标专家组根据招标文件中技术条款和商务条款的要求评议出中标设备供应商。在招标采购的模式下，医院设备采购部门的工作内容也相应有所转变。以下，我们着重探讨在招标采购的模式下，医院设备采购部门在设备购置过程中的工作步骤和内容。1制定采购计划和购置预算医疗设备采购部门根据临床需求和财务预算制定购置计划。首先由使用部门提出设备需求草案，设备采购部门汇总后，组织医院仪器设备工作委员会就申请草案进行论证，根据医院发展进行调整，结合医院设备总预算制定出购置计划草案，报请医院批准。批准后的购置计划进入采购流程。在招标采购的模式下，设备单项预算和投标报价的差异过大可能会导致招标的失败。因此，每件设备单项预算的准确性十分重要。以往同类设备的购置价格通常是参考依据，充分了解临床需求设备的技术及市场情况是制定单项预算的前提。2招标前的准备选择招标代理机构，协商招标工作事宜，签订招标代理委托协议，明确招标机构和招标人（即采购单位）在招标过程中承担的责任。如需购置的设备属于卫生部大型医用设备配置与应用管理暂行管理办法中规定的CT、MRI、X刀、伽玛刀四种品目，应该先行按照相应的申请程序申办大型医用设备配置许可证。3协助招标机构进行招标工作31招标文件的准备招标文件主要技术条款和商务条款两部分构成。招标机构对于招标文件的编制有丰富的经验，并且招标机构有责任完成招标文件的编制。但基于医疗设备的特殊性，医院采购部门也应该积极协助招标机构完善招标文件，使之更适用于特定医疗设备的招标采购。招标文件的商务部分中，对于投标厂商及所投标的医疗设备的资质文件要明确要求。对于在国内注册的投标厂商，要求其提供医疗仪器经营许可证，所投标的医疗设备要求提供医疗仪器注册证及附表。招标文件的技术条款对需要采购设备的技术功能和配置需要提出要求。投标厂商根据技术条款选择符合要求的设备投标。准确描述技术要求是至关重要的。要求描述过高可能导致投标设备的技术指标和配置高于实际需求而带来资金浪费和功能闲置，要求描述过低可能导致投标设备不能达到使用要求。因此，招标文件的技术条款必须邀请在相关领域里有丰富经验的专家编写、审定，招标机构、采购单位等共同参与提出修改意见，医院采购部门应该充分同各方协商，把握尺度，确保招标文件的技术条款准确实用。32项目备案和招标工作的协调招标项目需要经过主管部门批准备案的，应由医院和招标机构共同完成申报备案手续。例如：商务部颁布的机电产品国际招标范围内的医疗设备招标以及评标文件需要向商务部备案。招标工作的整体组织由招标机构承担，包括：发布标讯、发放标书、召集开标会等。医院采购部门在文件准备、人员协调、解答技术咨询方面承担工作。33协助评标工作评标过程一般邀请最终用户参加，多数情况根据不同招标项目的具体规定按一定的比例邀请医院的专家担任评委，这个比例往往很小，也有可能没有最终用户的代表作为评标专家直接参与评标评分和投票。因此，医院采购部门在介绍医院需求背景时，应向评标专家组说明医院购置设备期望达到的技术水平以及财务状况，以便评标专家在掌握评标标准的同时，尽可能地结合最终用户的实际情况，使评标结果在技术、价格、服务等方面都能最大程度的符合评标标准及实际需求。4设备采购合同的签订评标结果生效后，医院采购部门根据评标结果准备签订采购合同。有些招标采购程序中已经对合同条款有详尽的规定，医院作为最终用户如果希望增加附加条款，可以同中标厂商和招标机构以及招标管理方共同协商，把附加条款写进合同内容中。不对合同条款作详尽要求的招标项目，合同条款需要由医院、中标厂商等方面就细节详尽商定。国际招标项目委托进出口公司依据中标结果签订外贸合同，医院采购部门同进出口公司签订委托代理协议。国内招标项目由医院采购部门同中标厂商签订国内贸易合同。5购货合同的执行准备和到货前的准备签订了医疗设备购货合同后，合同的执行过程中还需要医院采购部门做大量的工作。委托进出口公司签订外贸合同的进口医疗设备，需要医院采购部门办理进口手续，包括：办理机电设备进口许可证；符合国家减免税政策规定的设备办理相应的减免税手续；配合进出口公司协调款项以开具对外付款信用证。签订内贸合同的设备由卖方承担进出口手续和海关完税手续。无论外贸或内贸合同，在设备到货之前，都应该提前做好设备的安装准备工作，准备临时存放地，准备安装地点以及水、电、气等配套安装，大型医疗设备如放射放疗设备、核医学设备、消毒灭菌设备等，往往要进行大规模的机房改造和装修，这时需要采购部门、医学工程部门会同生产厂商工程部门、医院基建部门、后勤部门，装修施工方共同完成设备到货前的准备。6设备到货的清点、安装和验收外贸进口设备到达医院由采购部门接收不开箱暂存，按照出入境检验检疫规定，属于法定强制检验的进口设备应及时向当地出入境检验检疫机构报请检验，并尽快协调使用科室、供货厂商同出入境检验检疫人员共同清点检验设备。非法定强制检验的设备由采购部门、医学工程部门、使用科室和供货厂商共同清点、安装。如发生货物短缺、损坏或功能障碍，厂商不能及时解决的，应根据情况向当地出入境检验检疫机构报请检验，为补发货或索赔做准备。内贸设备由采购部门、医学工程部门、使用科室和供货厂商共同清点、安装。设备稳定使用一段时间后，以上四个部门共同进行设备的验收工作。验收合格的设备按合同支付设备验收款，外贸合同订货的把验收文件交外贸公司按国家外汇管理规定支付。招标项目特别规定由项目管理单位或资金管理机构直接支付的，则按支付程序规定将验收文件等递交相关部门以完成支付手续。由医院自行支付的内贸合同设备验收后由医院采购部门和财务部门支付货款。以上六个步骤是在招标采购的模式下，医院采购部门购置医疗设备的基本工作程序。针对购置项目和医疗设备特点，特定的采购程序相互不同，医院采购部门的工作重点也相应有所侧重。更有效地利用资金，使医院医疗设备达到最优配置，是医院设备采购部门的努力方向。我们这里讨论的招标采购模式下医院设备采购部门的工作步骤是对普遍工作程序的一个小结，相信医院医疗设备的购置方式在不断地总结探讨中，会逐步向更加科学、高效的方向发展。