103西本建设财务管理制度参考20140722剖解.doc

财务管理制度编号：XBCW20140722页码：第 17 页 共 17 页上海西本建设发展有限公司财务管理制度 编制中心负责人 各部门负责人审阅 综合管理部审核/审批 总经办审核/审批 总经理审批 日期 第一章 总 则1 总 则1.1 为规范财务会计工作，加强财务监督，确保财务信息的真实性、及时性和资产的安全完整，合理利用企业各项资源，降低财务风险，提高企业效益，根据中华人民共和国会计法、企业会计准则、企业会计制度结合公司实际情况特制定本制度。1.2 本制度适用范围为上海西本建设发展有限公司及其项目公司。2 财务制度的制定与执行2.1 公司根据集团董事会的要求制定本公司相应的制度。3 财务部职责3.1 负责公司财务管理工作。编制公司各项财务收支计划；审核各项资金使用和费用开支；办理日常现金收付、费用报销、税费交纳、银行票据结算，保管库存现金及银行空白票据，按日编报资金日报表；做好公司筹融资工作；处理、协调与税务、金融等部门间的关系，依法纳税。3.2 负责公司会计核算工作。遵守国家颁布的会计准则、财经法规，按照会计制度，进行会计核算；编制年度、季度、月份会计报表；按照会计制度规定设置会计核算科目、设置明细账、分类账、辅助账，及时记账、结账、对账，做到日清月结，账账相符、账实相符、账表相符、账证相符；管理好会计档案。3.3 负责公司成本核算和成本管理。设置成本归集程序和成本核算账表，做好成本核算，控制成本支出，收集登记汇总各项成本数据资料；按合同、预算、审核支付工程、设备、材料款项，配合工程部、成本部做好工程、材料设备款的预算、结算及竣工工程决算；完善各项成本辅助账的设置，健全各项统计数据。3.4 配合公司董事会内部稽核以及当地审计机构的审计工作。4 财务信息的保密4.1 财务人员必须保守本单位的各项财务秘密。未经本公司经营负责人同意，不得向外单位或个人提供本公司的财务资料和信息。4.2 对外报送的财务报表，必须企业法人代表或委托人审批。4.3 财务人员离开财务工作岗位或本单位后仍负有保守本单位财务秘密的义务。5 资金的使用管理5.1 公司开设银行账户，开设或撤销银行账户时必须填写申请报告，必须先经公司股东方同意及审批。5.2 资金使用管理按公司董事会的要求执行，并按期要求准确、及时、详细地编制资金报表，真实反映资金的流动。5.3 各项资金的支付，必须经严格审核符合审批权限后支付。超预算未追加的、未经审批，一律不得支付。单项支付超限额的必须经项目公司具备审批权限指定人审批。第二章 实施细则1. 预算管理1.1 目的：提高公司总负责人对年度经营状况、项目进度及财务系统支付等方面的事前了解和控制。提高对预算管理的准确性与有效性。1.2 全面的计划管理。应建立市场营销计划、项目开发计划、筹资及投资（含固定资产购置） 计划、成本费用计划、目标利润计划、财务收支计划等全面的计划管理体系。1.3 在每年12月份，各部门应在总经理的领导下，依据市场及企业的经营情况，对企业全程开发及下一年度的营业收入、支出和资金需求做出全面的预测，编制年度利润计划、年度资金预算表，经管理层讨论、总经理签署意见后，逐级上报。2. 固定资产管理2.1 分类:单位的固定资产分五大类: 房屋建筑物(厂房、写字楼、宿舍、住宅等) 机械设备(机加工设备、工程机械、发电机组等) 运输设备(各种机动车辆) 电器（电子）设备(空调、电脑、打字机、程控设备等) 其他(办公柜、台等)界定:使用年限超过1年以上，单位价值在2000元以上的非货币性资产（有形资产），均应列为固定资产（实物可单独使用）；对一些单价不太高，但数量众多，在企业的生产经营中发挥较大作用的，可列为低值易耗品。 2.2 固定资产折旧采用直线法计提折旧，残值比例为原值的5%。固定资产折旧年限依据固定资产的类别如下： -房屋及建筑物 二十年 -机器、机械和其他生产设备十年 -运输设备 五年 -电器（电子）设备 五年 -其它办公设备 五年2.3 购置与验收2.3.1 计划内的固定资产的购置应由使用部门提出申请，按规定的审批权限进行审批后，由行政部门负责采购及验收。2.3.2 计划外固定资产的购置应由使用部门提出申请，并单独说明未列入年度计划原因，报总经理审批，（超过规定的权限还需报项目执行委员会相关的职能部门审批）,方可采购.2.3.3 固定资产购置的经办人应在购置完成后持固定资产申购单、及有效发票到财务部办理报账手续，财务部门须查验上述手续是否完备并核对购入资产的内容、附(备)件、价格等与合同、发票、单据一致后方能入账。2.3.4 购置固定资产，不得以个人名义订购、办理产权登记、注册等。2.4 日常管理2.4.1 财务部门应建立固定资产明细分类账，详细记录固定资产的购入、调拨、结存情况，并设立辅助台账；行政部应建立固定资产盤點表，详细记录固定资产名称、规格型号、使用单位责任人、投入使用日期、原始金额、维修记录等情况；使用部门应指定责任人，负责使用管理及日常维修、保养；财务部、行政部、使用部门应每半年盘点一次，做到账、卡、物相一致。2.4.2 固定资产每半年盘点一次，由行政部组织、财务部门配合，检查其使用情况，编制固定资产清查盘点明细表，并编写书面报告，对盘盈、盘亏的资产要找出原因和责任人等，按规定的审批程序，报有关领导和部门批准后处理。3 流动资金管理3.1 现金管理3.1.1 现金（指“存放于出纳处的人民币和外币”，以下同）的使用范围须符合国家现金管理办法，范围之外的现金使用应通过银行转账结算，特殊情况，需经总经理批准。3.1.2 核定库存现金限额，限额的核定以本单位3-5天的现金用量为准（一般限额2万元），超过库存限额的现金应及时送存银行。3.1.3 出纳员在办理现金收付时，必须检查收付凭证审批手续是否齐全，不得受理未按规定审批的收付业务；不得受理不完整、不真实、不合法的内部凭证和外部凭证，并视情况报告财务负责人。3.1.4 出纳员在办理现金收付时，应坚持“当面点清”，每笔现金收付后，须加盖“现金收讫”或“现金付讫”戳记，并当即入账。3.1.5 “现金日记账”使用实行会计电算化，出纳员要逐日逐笔及时登记现金收付日记账。3.1.6 出纳员必须做到“日清月结“，日记账与库存现金应于每日终了后核对，如出现长短款，应报告财务负责人，查明原因及时处理。3.1.7 不准用白条抵充现金；不准因私借支现金；不准保存账外现金。3.1.8 财务部门应对库存现金进行定期及不定期盘点。3.1.9 出纳员不得兼管任何购、销业务和实物收发；不登记除银行存款、现金日记账外的任何其他账簿；不兼管财务稽核。3.2 银行存款管理3.2.1 财务部门应定期对各开户行的户头进行清理、核对，对不再使用的账户应及时办理销户手续；严禁出租（或出借）银行账户。3.2.2 出纳员在每月终了后5日内， 应根据银行对账单仔细核对和清理银行日记账，查明未达账项及其原因，银行存款余额的编制以及银行对账单的取得建议由会计来完成，报财务负责人审核。3.2.3 银行存款的支付需要按规定的审批权限，履行审批程序，做到单据齐全、审批手续完备、合乎规章。3.3 借款及备用金管理3.3.1 由于业务的需要，经总经理审批，办公室零星采购、出差等，可申请借款。3.3.2 借款需由经手人填写“借款单”，并注明借款用途、金额、预计还款时间等，并经过规定的批准程序（详见附表一）。3.3.3 借支款项应在业务完成后一周内报销或清还，对未按规定及时清还者，财务部门不得批准其再次借款。3.3.4 财务部门应逐月清理并将借款结欠情况通报各有关部门和个人。3.3.5 财务部为唯一保管备用金之部門。3.3.6 备用金借支程序：借支人填制借支单，经部门主管、财务总监及总经理审批后，出纳向借支人支付备用金，同时借支人须在原始凭证上签字。3.3.7 借用定额备用金的人员须经财务部和总经理认可。3.3.8 备用金借款单上须注明预计还款日期。未能如期还款的，需说明原因并取得原批准人及财务部门的同意。3.3.9 实行定额备用金的借支人须每年结清一次。借支人必须按规定时限及时结清备用金，前款不清后款不借，逾期不还的，一次或分次从工资中扣回。3.3.10 借支单是财务账务处理的依据之一，报销费用时借支单不予退还；归还多借备用金时，由出纳开具收据给报销者本人。3.3.11 职员调离时，原所在部门负责人应督促还清各种借款，欠款未清者，人事等有关部门不得予以办理调离手续。3.4 往来资金管理 往来资金主要指因商品销售、购买等经营行为而与外单位发生的债权、债务往来。财务部门应本着加速资金周转，提高资金使用效益，防止坏账、呆账的发生，充分利用商业信用获取资金，维护本单位信誉的原则进行往来资金的管理。 应加强对往来账款的管理，确保资产安全。3.4.1 往来资金的财务管理 往来资金按往来性质记入应收应付、预收预付等会计科目。各科目按业务发生单位设立明细账，注明我方经办人姓名和往来内容，不得以业务员名称等其他形式设立明细户头。 财务人员在支付应付账款时，应对照合同等仔细复核，并同预付货款及应收账款等全部债权一起清理结算，防止重复付款。 财务人员对于手续不健全的应收、预付业务不予受理。对于发生的每笔往来业务要了解业务的实质，正确核算。 财务人员要督促经办人员及时结账，及时结转、归集成本费用。准确反映企业当前的经营状况与经营业绩。 财务部门应按月向总经理及业务部门通报应收账款情况，督促催收。对于超过规定时间的未收回的应收款项，需由相关责任人员填报应收款项未收回的说明书，详细填列未收回的原因、收回可能性及预计收回时间，报上级部门审查备案，并准备合同、发票、对账单等各种单据，采取积极措施追索。对于长期未收回的款项，应要求有关人员查明原因，并采取措施追索，并将采取的措施报告原批准人。3.4.2 往来资金的责任管理 应建立必要的岗位责任制，明确规定业务部门及经办人对应收账款和其它应收款的收回应负全部责任。 债权的清理与回收，原则上执行谁批准，谁清理，谁回收的原则。 对于已采取多种措施，确实无法收回的应收款项，如果超过国家规定挂账期限，应分清责任，对于非个人原因造成的坏账，可经总经理确认，报项目执行委员会审批同意后可作坏账损失处理，并设置处理坏账登记簿进行登记，视情况采取或继续采取法律途径进行追索。4 营业收入及成本费用管理4.1 营业收入管理（销售收入、租金收入、管理费收入、其他业务收入等）4.1.1 应按照企业会计制度的有关规定， 正确确认营业收入的实现，严禁收入不入账或收入挂账而不结转销售等隐瞒、截留营业收入的行为，切实按收入与费用配比的原则结算当期利润。4.1.2 建立健全统计管理。应分不同的项目（业务或产品）、楼号、房号等，完整、动态地反映其面积、单价、结算方式、累计回款、各期应收款等情况。4.2 成本费用管理4.2.1 根据公司要求，结合经营目标和行业特点，挖掘潜力，努力降低生产经营成本，并正确处理成本与质量、市场、资金周转等方面的关系，争取最大经济效益。4.2.2 成本工作须遵从国家关于成本开支范围和成本核算等方面的规定，并根据成本管理的要求，围绕责任成本中心进行核算，建立以责任成本中心为对象的成本经济责任制。4.2.3 应严格控制成本计划执行中的超支因素，财务部门可根据情况分别做出拒付、要求重新 申报计划及报经总经理审批同意等处理意见。4.2.4 应定期进行成本分析工作，将实际成本与计划成本、目标成本等进行对比，总结经验，找出偏差，解剖原因，明确责任，并及时采取必要的纠正措施。5 费用报销及原始单据的要求：5.1 费用报销程序5.1.2. 财务报账管理程序： 有关单据最后返回财务部门，由出纳进行资金的收付款业务结算。 报销人领取报销款项须在报销单据上签字。 财务部初定每周星期二和星期四为报销时间（特殊情况除外）。5.2 对原始票据的要求：5.2.1 所有票据必须是合法的正式发票，除定额发票外，其余发票都必须是经复写纸一次性套写清楚的发票或机打发票，发票抬头对应 ，收据（财政票据除外）及白条不予报销（特殊情况包括新年開門利是、項目開工利是、新年抽獎現金獎除外）。5.2.2 原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。票据需要按叠瓦式粘贴，票据粘贴密度请勿太大，票据粘贴之范围大小应与支付证明单相若。5.2.3 原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴。5.2.4 不符合上述规定要求的报销单据，财务部应予退回，要求报销人重新整理。5.3 财务单据的使用统一规范各种单据的使用。行政部按财务部要求对以下各种单据统一格式、统一制定，统一采购，各部门按需在行政部领取。经办人在财务单据上的签名须书写工整、规范、易于辨认。5.3.1 借款单据。借款人在借款时，应按借款单据上所列的内容填写借款时间、借款单位、借款用途、人民币大写及小写金额，并在借款人处签名，然后交由部门主管、财务总监及总经理签字，最后交由财务部办理。5.3.2 费用报销单。各部门发生的各项费用应按照不同的经济内容归类填写费用报销单。对于核报的原始凭证必须满足以下要求： 原始凭证真实、完整、准确。按实际发生的项目明细填写品名、金额。原始凭证上所记载内容为一次填写，不得后补。 国内之收据不得作为报账依据，需要正式发票，任何非定额发票之抬头均填写公司名称 原始凭证上的大小写金额相符，印章清晰。 原始凭证所标明附件张数 与实际张数相符。 原始附件真实、完整、合法。 经办人、审批人的签字手续完备。 原始凭证及所填制的有关单据不得涂改、挖补、发现填写有误时，应重开或更改。 各部门签订的待结算的工程项目合同原件需交檔案室备案。 付款通知单填写完整、准确、规范。并附有相关签字手续。 审批流程自下而上报批。由施工单位提供“工程进度表”及“付款通知书”、发票的复印件，交有关部门会签，上报财务部审核，按审批权限设置审批。6 审批权限各费用报销的审批权限具体参照南丰中国授權審批管理制度规定。7 工程进度款管理8.1 工程进度款应严格按照签订的合同进行支付，以一个合同项目为工程进度款结算的基本 单位，实行一个合同项目设置一个工程进度款结算单位的原则。工程进度款结算项目与合同项目一一对应，并采用合同台账形式。8.2 工程进度款结算依据： 工程承包合同 设计变更通知 其他文件和资料8.3 工程进度款结算程序及手续8.3.1 申报程序 承包商申报 建设单位有关业务部门（工程部或技术部、预算部、财务部、工料测量顾问）审核 按权限流程审批 提供发票 (除例外) 委托收款人身份证明8.3.2 具体手续8.3.2.1 由承包单位按合同约定将结算申请报监理、工程部或技术部、预算部、工料测量顾问审核。并附本次结算工程量证明资料。8.3.2.2 工程监理、工程部或技术部按照合同约定及工程完成情况进行确认，审核主要内容为本期完成工程量是否属实。若存在差异，要求承包商重报。若无问题，将确认的情况记录移交工料测量顾问、预算部。无须监理的小项目，由承包商直接报工程部或技术部、预算部。8.3.2.3 工料测量顾问，对监理或工程部（或技术部）审核移交的工程进度款申请进一步核实，核实主要内容为单价及有无合同外结算的项目，特别是合同外结算的项目单价。若无问题，提出付款建议，预算部复核后，交工程部签署付款证书及申请付款。8.3.2.4 财务部门审核的重点是计量结算款，预付工程款的回收数、质量保证金量计算是否与账面一致，本期支付数计算是否正确，付款的前置条件是否符合（施工单位是否出具履约保证函等）。若没有问题，办理工程进度款支付手续。8.3.2.5 承包商按本期结算数（同本期支付数可能不一致，存在工程预付款和质量保证金）开发票后，才能支付本期的工程结算款。8.3.2.6 财务部门对付款情况要及时向工程部、技术部、预算部、监理及承包商反馈信息，确保工程进度款结算的连续性。8.4 工程预付款支付条件8.4.1 预付工程款的支付条件 建设工程或设备、材料采购合同已经签订（特殊情况除外，但需公司股东方审批） 施工或供货单位提交了经建设单位财务部门认可的银行履约保函、履约保证金（若有） 合同中详细注明了预付款的支付金额，支付方式，抵扣方式，抵扣时间等。8.4.2 工程预付款支付流程 承包商申报。 建设单位有关业务部门（工程部、技术部、预算部、财务部、工料测量顾问）审核。 相关负责人审批。 提供预付款发票或收据。如提供的是收据的，支付第二期款项时须一并提供第一期及第二期款项的发票。8.4.3 工程预付款是按合同约定支付给承包商的用于施工准备和施工启动的资金，对于建设单位来说是一种债权，对于承包商来说是一种债务，在账务处理时要记入预付款挂账，在工程结算时扣回，不能列入工程款及其相应价值的认可，构成投资完成，记入建设成本。8 会计档案管理制度9.1 会计档案的内容：公司的会计档案是指会计凭证、会计账薄、会计报表、查账报告、验资报告、会计核算专业的文字，图表和电脑软盘资料，财务会计制度及经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，它是记录和反映经济业务的重要资料和证据，必须切实加强对会计档案的管理。9.2 会计档案的保存和销毁9.2.1 会计档案由财务部指定专人负责管理，做到定期收集，审查核对，分类装订成册，按类 别、顺序立卷登记存档，严防毁损，丢失和泄漏。9.2.2 会计档案保管期限，具体类别，按财政部有关规定办理（见附表）。9.2.3 会计档案保存期满，需要销毁时，由会计档案管理人提出销毁意见，经公司总经理签署， 报上级主管部门批准后执行，未经批准，严禁自行销毁。9.3 会计档案的查阅和借用：9.3.1 财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定程序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借阅手续。9.3.2 外单位人员因公需要查阅会计档案时，必须持有单位介绍信，经公司财务负责人同意，总经理批准，由管理人员接待查阅，并详细登记查阅档案人员的工作单位,查阅日期，会计档案名称及查阅事由。9.3.3 会计档案原则上不得带出室外、任何人不得擅自将会计档案外借或移至其它地方。9.4 会计档案的交接9.5 会计档案保管期限档案名称保管期限一、会计凭证类1、原始凭证、记账凭证15年其中：涉及外事会计凭证永久2、银行存款余款调节表3年二、会计账薄类1、日记账15年其中：现金和银行存款日记款25年2、总账、明细账、辅助账15年3、涉及外事的会计账薄永久三、会计报表类年度会计报表永久四、其它类1、会计档案移交清册15年2、会计档案保管清册及销毁清册永久3、主要财务会计文件、合同、协议10年9 财务会计报告10.1 一般规定10.1.1 各公司应按时编制财务报告，进行相应的财务分析。10.1.2 财务会计报告根据经过审核的会计账薄记录及有关的资料编制，并符合会计法及企业会计制度规定，公司使用的会计处理方法，会计政策，前后各期应当保持一致，不得随意变更，确有必要变更，按企业会计制度的规定变更，并将变更的内容、原因、情况及影响在会计报表附注中予以说明。10.1.3 财务会计报告由会计报表，会计报表附注，财务情况说明书组成，向不同的会计资料使用者提供财务会计报告。10.1.4 财务会计报告应由公司负责人、财务负责人、会计主管人员签名盖章。公司负责人应当保证会计报告真实、准确、完整。10.1.5 财务部定期向下列部门提供月度报表及年度财务报告 国家税务局 地方税务局 财务副总、总经理10.2 财务报告的编制10.2.1 财务报告的编制要求10.2.2 在编制报告之前，要清理债权债务，合理确认收入；归集成本，分摊费用；清查资产，确保账簿之间数字相符，账实相符。10.2.3 公司报表时间按股東方/管理層要求而定。报表与备查登记簿、报表之间应认真核对，无误后方可报送相关职能部门。10.2.4 各种财务报告中所规定的补充资料、指标都应填写齐全。10.2.5 财务报告应按规定由公司主管领导、财务负责人签字。10 财务印鉴及票据管理11.1 根据印章管理制度规定，銀行印鉴须由两人（或以上）分工保管。银行结算票据、财务收款收据等统一由出纳员保管，銀行印鉴不得预留在空白财务票据上。财务专用章由财务副总及其授权人保管。11.2 应设置支票、银行汇票、商业汇票等银行结算票据的领用登记簿，实行登记领用制度，详细登记金额、利率、期限、号码、收款单位等内容，并由领用人签字。11.3 特殊情况需签发不填写金额的支票时，必须在支票上写明收款单位名称、款项用途、签发日期、规定限额等，并由领用人在登记簿上签字确认。11.4 如遇银行结算票据遗失，直接责任人应立即通知出纳员，并去银行办理挂失手续；逾期未用的银行结算票据，领用人应及时交回出纳员，办理注销手续 ；对填写错误、过期失效的银行结算票据， 出纳员应加盖“作废”戳记，连同存根一并保存。11 发票管理12.1 发票的开具12.1.1. 开具发票的单位只能在发生经营业务、确认收入时开具发票；未发生经营业务一律不得 开具发票。12.1.2. 开具发票应当按照规定的时限、发票号码顺序、发票栏、全部联次一次性如实开具 ，并加盖发票专用章。12.1.3. 使用电子计算机开具发票，应在主管税务机关批准下使用税务机关统一监制的机外发票。12.1.4. 不得转借、转让、代开发票。12.1.5. 应建立发票使用登记流程，设置发票登记簿，逐一反映发票的领用情况。12.2 发票的保管12.2.1. 对领购回来的空白发票应指定专人管理 ，并对空白发票实行专柜分类管理。12.2.2. 对开错的发票应将全部联次妥善保管，粘贴在原发票存根上，不得私自销毁，以备查 核。12.2.3. 对使用过的发票的存根必须妥善保管。发票存根一般保管5年。12.3 发票的核销:发票领用采用交旧领新方式，在领取新发票时需交销原发票。旧发票未核销者原则上不能领用新发票。发票领用人与发票管理人应在专门的登记本上签字，以分清责任13. 银行账户管理13.1 公司所有银行账户的开户，经公司主管领导及股東方审批后，方能办理开户手续。13.2 所有银行账户除预留公司财务专用章、总经理名章外，同时预留香港总公司指定人员名章。14. 附则14.1 本规范由南丰中国發展有限公司财务部负责解释。14.2 本规范在实施过程中如需修订，由财务部收集修订意见并完成修订草案。修订 草案经总经理及公司董事会批准后生效。14.3 本规范总经理审核批准，自发布之日起执行。15. 附表 费用报销-现金报销项目（附表1） 支票申领书-内部银行转账（附表2） 借款单（附表3） 差旅费用预算申请表（附表4）-文件审批前需加盖骑缝章-