办公用品管理制度样本.doc

办公用具管理制度
办公物品购置
第一条 为了统一限量，控制用具规格和节省经费开支，全部办公用具购置，全部应由办公用具管理员统一负责。
第二条 依据办公用具库存量情况和消耗水平，向办公用具管理员汇报，确定订购数量。假如办公印刷制品需要调整格式，或某种办公用具未来需要量将发生改变，也一并向管理员提出。调整印刷制品格式，必需由使用部门以文书形式提出正式申请，经总经办审核确定大致规格、纸张质地和数量，然后到专门商店采购，选购价格适宜、格式相近印刷制品。
第三条 在办公用具库存不多或相关部门提出特殊需求情况下，根据成本最小化标准，选择直接去商店购置或订购方法。
第四条 在各部门申请办公用具中，假如包含有需要订购办公用具，则申请部门必需另填一份订购单，经办公用具管理部门确定后，直接向相关商店订购。办公用具管理部门，必需依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中应写明订购日期、订购数量、单价和具体订购商店等。
第五条 按订购单和订购进度控制卡检验所订购办公用具，并核查在预定日期是否送到企业。
第六条 所订购办公用具送达后，按送货单进行验收，查对品种、规格、数量和质量，确保无误后，在送货单上加盖印章，以示收到。然后在订购进度控制卡上做好登记，写明到货日期、数量等。
第七条 企业在收到办公用具后，对照订货单和订购进度控制卡，开具支付传票，经总经办签字盖章，做好登记，转交出纳室负责支付或结算。
第八条 办公用具标准上由总企业统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，许可各部门在提出 “办公用具购置申请书”前提下就近采购。在这种情况下，办公用具管理部门有权进行审核，而且把审核结果连同申请书一起交付监督检验部门保留，以作为以后使用情况汇报书审核和检验依据。
办公（工程部）用具申请、分发、领用及报废处理
第九条 各部门申请书一式两份，一份用于分发办公用具，另一份用于分发、领用用具台账登记。申请书中须写明所需领用物品、数量和单价金额。
第十条
（1） 相关人员接到各部门申请书（两份）以后，须进行认真查对，并在申请受理册上做好登记，写明申请日期、申请部门、用具规格和名称，和数量，然后再填写一份用具分发传票给发送室。
（2） 发送室进行查对后，把申请全部用含有齐，分发给各部门。
（3） 用具分发后做好登记，写明分发日期、品名和数量等。一份申请书连同用具发出通知书，转交办公用具管理室记账存档；另一份作为用具分发通知，连同分发物品一起返回各部门。
第十一条 对决定报废办公用具，要做好登记，在报废处理册上写清用具名称、价格、数量及报废处理其它相关事项。
办公物品保管
第十二条 全部入库办公用具，逐项须填写台账。
第十三条 管理人员必需认真掌握办公用具库存情况，并常常整理和清扫，必需时要采取防虫等保管方法。
第十四条 办公用具仓库十二个月盘点两次（6月和12月）。盘点工作由管理室主任负责。盘点要求做到账物一致，假如不一致，必需查找原因，然后调整台账，使二者一致。
第十五条 印刷制品和多种用纸管理依据盘存台账为基准，对领用数量随时进行统计并计算出余量。一旦一批消耗品用完，立即写汇报递交办公用具管理室主任。
第十六条 必需对总企业各部门所拥有办公日用低值易耗品，关键指多种用纸和印刷制品做出调查。调查方法是，每个月5日对前一月领用量、使用量和余量（未用量）做出统计，向上级汇报。办公用具管理室对汇报进行查对，检验各部门所统计数据是否和仓库各部门领用台账中统计相一致。最终把汇报分部门进行编辑保留。
对办公物品使用监督和调查
第十七条 对总企业各部门进行监督调查内容包含：
（1） 查对用具领用传票和用具台账；
（2） 查对用具申请书和实际使用情况；
（3） 查对用具领用台账和实际用具台账。
第十八条
（1） 查对收支传票和用具实物台账；
（2） 查对支付传票和送货单据。
人事档案管理制度
1、 目标
将本企业人事档案管理工作制度化、合理化和高效化。促进本企业之人事档案管理作业推进顺畅，并有效地服务于企业。
2、 适用范围
各部门人事档案管理，应依据本制度管理。
3、 标准
安全、保密、清楚和完整标准。
4、 管理体制
（1） 企业管理部负责所在企业内部人事档案管理工作。标准上经理级以上人事档案由管理部经理保留，通常职员人事档案由管理部派专员负责或兼职负责管理。
（2） 总企业和分支机构人员流动时，其档案管理体制以下。
借调:标准上属借调职员，其个人档案仍由原单位保留。但为便于相关企业了解情况，可将个人档案复印件交借调企业管理部。个人档案复印件含有和原件相同保密性，档案管理人员应妥善保留。借调期间，职员工作所在企业应将其工作评价及考评等相关材料等一式两份，一份存入其个人档案复印件中，一份交原企业管理部存入其个人档案。
调动:企业内部调动，由调出单位管理部负责将其档案整理好，并于到职日前一天寄至调入企业管理部责任人。
5、 档案分类
职员人事档案分为以下两大类。
（1） 试用期职员档案
1) 分类：基础资料类；试用期考评类；转正材料类。
2) 材料包含：
A． 求职书、个人简历、笔试试卷、面试评价表、职员记录表、技能调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件、劳动合相同；
B． 首周情况反馈表、座谈心得、新职员月评价表、新职员月总结表及其它试用期考评资料；
C． 转正申请、试用期末谈话统计及其它和转正相关材料。
（2） 正式职员档案
1) 分类：职员档案可分为基础资料类、协议/协议类、培训类、考评类、工资类、职务变动类、奖惩类和离职类等。
2) 包含以下材料：
A． 求职书、个人简历、笔试试卷、面试评价表、职员记录表、技能调查表、身份证、毕业证、学位证及各类资格证书复印件等个人基础信息资料；
B． 劳动协议及补充协议、保密协议、办理护照协议、赴国外工作协议等各类协议；
C． 培训申请、培训统计、培训心得和培训效果评定等和培训相关资料；
D． 试用期各类考评材料、每三个月/每十二个月绩效考评材料和绩效统计等资料；
E． 工资统计、调薪/降薪统计等；
F． 职位说明书、职务晋升、职务异动等统计和资料；
G． 各类奖励、处罚材料；
H． 离职申请、离职交接手续、离职谈话统计等；
I． 其它无法归入以上8项材料。
6、 人事档案提供利用方法
人事档案提供利用方法是档案管理部门在可提供利用范围内，提供档案具体形式。现在，提供利用方法关键有查阅、调阅、出具证实材料、提供人事资料卡片和提供人事工作信息等。
（1） 查阅
查阅是相关利用者到人事档案管理部门去查看所需要了解档案材料，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门在提供查阅时，应做好对应查阅登记。
（2） 调阅
调阅是相关利用者为了完成某项人事工作任务，经过查阅不能满足其需要时，必需将人事档案借出使用而采取一个利用方法。借阅人事档案必需严格推行借阅手续，借出时间通常不超出两周，借出档案逾期未还时，档案管理部门要立即催还或续办延长手续。不相关部门人员调阅档案在《调阅登记簿》上登记并呈存档部门主管核准后，才可调阅。调阅档案时间以两天为限，不得转借、拆卸、调换、复印。
（3） 出具证实材料
出具证实材料是在提供利用范围内，由管理部门对人事档案相关内容进行摘抄和复制，形成单独材料，以证实该人情况。出具档案证实应认真校对、审查，经档案管理部门主管同意后，加盖部门公章后方可发出。
（4） 人事资料卡
每个档案全部建立一张人事资料卡，记载存档人基础信息资料。依据需要了解问题，查阅者可摘抄人事资料卡相关内容或复印资料卡。
（5） 其它
9、档案保留期限和销毁
（1） 企业建立内部人事档案标准上永久保留，对于辞职、解聘和离职等人员档案，自职员离职之日起保留十二个月后方可销毁。
（2） 按要求销毁档案由专员填写销毁申请单，经人力资源经理审核，报总经理同意，并指定两人实施销毁。审核、同意、实施人员要在销毁申请单上签字，并存档案。
10、权责单位
（1） 管理部负责本措施制订、修改、废止之起草工作。
（2） 实施董事负责本措施制订、修改、废止之核准。

人力资源部职责

一、 人力资源管理制度建设

1、 制订企业人力资源战略计划。
2、 制订企业人力资源管理制度，划分企业总部和分支机构人事管理权限，组织、协调、监督企业人力资源管理制度和步骤落实及实施，并依据实际情况不停改善。
3、 依据各部门、各分支机构年度人员编制计划，编制企业年度人员供需估计计划。
4、 制订职员手册，建立职员管理规范制度。
5、 制订职员薪酬福利制度。
6、 制订职员绩效考评制度。
7、 制订企业职员培训开发制度。
8、 制订企业职员职业生涯计划制度。
9、 其它人力资源管理制度。

二、 组织结构设计

1、 企业建立、调研和人才贮备工作。
2、 各级分支机构设置、合并、更名、撤销和管理工作。
3、 制订企业、部门和人员岗位职责。
4、 监督、检验和指导企业各部门人力资源管理工作。

三、 人事管理

1、 职员招聘、录用、考评、调动、离职管理。
2、 企业后备干部选拔、考察、建档及培养。
3、 企业干部和职员人事档案、劳动协议管理。
4、 企业及分支机构高级管理人员考察、聘用、考评、交流和解聘管理。
5、 帮助组织各专业序列技术职务考试和选聘。

四、 绩效考评体系设计

1、 职员日常考评工作。
2、 管理并组织实施企业职员绩效考评工作。
3、 依据绩效结果设计奖励方法。

五、 薪酬福利体系设计

1、 制订并监控企业人工成本预算。
2、 核定、发放企业职员工资，核定各分支机构管理人员及人事、财务人员工资。
3、 薪酬福利调整和奖励。
4、 定时进行市场薪酬水平调研，提供决议参考依据。

六、 培训和开发
1、 企业年度培训计划制订和实施。
2、 监督、指导企业各部门及各分支机构教育培训工作。
3、 管理职员因公出国培训、学历教育和继续教育工作。
4、 制订年度教育培训经费预算并进行管理和使用。
5、 培训课程开发和设置。

七、 劳动关系及人力资源管理信息系统建设

1、 定时进行职员满意度调查，开发沟通渠道。
2、 协调相关政府部门、保险监管机关及业内单位关系。
3、 劳动纠纷处理。
4、 联络高校、咨询机构，搜集、汇总并提供最新人力资源管理信息。
5、 人事管理信息系统建设和维护。
6、 提供各类人力资源统计数据及分析表单。

安全保卫管理制度

第一条 安全保卫工作特指企业办公区域内防盗、防火及其它保护企业利益工作。
第二条 行政管理部负责企业办公区域安全保工作，办公时间（早晨8：00~下午18：00），由前台文员负责贵宾接待引见工作，非办公时间（18：00~次日8：00及节假日），由行政管理部指定专员负责办公区域安全保卫工作。
第三条 企业实施节假日值班制度，由行政管理部负责每个月值班安排和监督工作，值班人员必需按时到岗，并认真推行值班职责，检验各部门对各项安全制度、安全操作规程是否落实。
第四条 行政管理部夜间值班人员负责每日开门和锁门，每日晚上值班人员在锁门前必需认真检验办公区域内门窗是否锁好，电源是否切断，确保无任何安全隐患。
第五条 办公区域内门锁钥匙由行政管理部专员负责保管，并每日早晚按时将办公室门打开、锁好，通常职员不得随意配置门锁钥匙；财务中心钥匙由本部门保管。
第六条 企业职员应妥善保管印章、钱款、珍贵物品、关键文件等，下班前将抽屉及文件柜锁好，切断电源后方可离开。
第七条 企业行政管理部负责组织相关人员不定时地对企业办公环境安全实施监督检验。如有安全隐患，对应部门要立即整改。
第八条 企业所属办公区域门锁钥匙，起用前应在行政管理部备份一套，行政管理部须妥善保管，以备急需时使用。
第九条 企业物品运出办公区域须填写《出门证》，经相关领导同意后方可搬离。