配件分项制度.doc

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配件分项管理制度

一、报价
1、 SA或维修技师根据实际需要，按规范填写检查维修报价单，单上须注明日期、VIN码、车牌号码、零件名称、数量、方位（前后左右），由提交检查维修报价单本人及其直接主管签字后交配件员进行报价。
2、配件员接到价报价单，根据报价单上所提供的信息通过EPC进行查询，并在规定位置填写配件编号及配件价格。根据报价的具体情况，以下分类详述：
1）常规报价：对检查维修报价单所列配件准确快捷地进行查询，将配件编号和价格，以及库存状况填写到报价单中。
2）事故报价：配件员与检查维修报价单填写本人共同在EPC中逐项确认单中所列配件，并将相应配件编号、价格及库存状况在单中相应位置进行填写。
3）传真报价：配件员收到传真方式的报价单，须将单中所列各项内容移植入规范的检查维修报价单后再行处理，如需传真回复，须使用我方检查维修报价单格式。
4）电话报价：客户来电询问配件价格，由前台接待直接转到SA处，统一由SA对客户报出零件价格及工时。SA在配件员处询问零件价格及库存情况后，汇总相关信息，然后回复客户。
3、SA根据配件员提供的内容完整的检查维修报价单向客户做出报价，询问客户是否更换配件。
4、如客户不更换所列配件，问明原因并及时登记到检查维修报价单相应项目栏内，为定期分析流失客户做好相应准备。
5、客户更换配件：客户同意更换配件时，有库存进入出库流程，没有库存进入订货流程。
二、订货
1、客户与SA确定更换配件的，SA按规定填写配件订购单，订购单上需注明客户名称，电话，VIN码，车牌号，工单号，订单类别，SA，维修技师，订单日期，零件名称，零件号码，零件数量，订金金额等各项信息，并带领客户到收银处收取订金；事故车在与客户及保险公司达成一致后，填写配件订购单，除电话，VIN码，车牌号，工单号，订单类别，SA，维修技师，下单日期基本信息订购单中须填写外，零件明细信息可用后附标注过的检查维修报价单代替，不必详列。索赔配件要有索赔人员签字确认方可订购配件。
2、定金细则
1）事故订货：事故车在厂维修的，要在配件订单上注明在厂维修，没有在我厂维修，待配件到货后再进行维修的，需要收取最少50%的定金。
2）维修订货：正常的车辆到厂维修订购配件，未在我厂停放等待配件的，在车主结算提车时收取所订配件50%的订金。
3）保修索赔订货：所订购配件属索赔保修配件的，根据保修索赔的具体类型确认是否收取定金，如需收取，金额不超过配件销售价格的30%。
4）关于钥匙等特殊配件的订货，收取全额定金，到货更换后可以直接转成配件款。
5）无定金订购配件，须经售后服务经理签字确认。
4、配件员接到配件订购单时，要核实订购单上信息是否完整、是否收取订金，没有收取订金的订单是否有售后服务经理签字，索赔配件是否有索赔人员签字，对于没有按规范填写的订购单，配件员须返还订货责任人完善后方予以接收处理。
5、配件员根据不同的订货方式，把所订配件登记电子版的汇总订购单，订购单中需注明客户名称， VIN码，车牌号，工单号， SA，订单日期，零件名称，零件号码，零件数量等各项信息，按照MBCL的订货周期及订货时间在DMS系统中上传配件订单。
6、对于库存订单配件计划员应该认真审核库存数量，做到多次少量，注意安全库存，达到合理的储备数量，降低资金使用成本，加速资金的流转，杜绝出现库存积压、滞销等情况；对于精品的订购当以客户订购为主，用于自主销售的精品以核心产品为主，注意数量，做到多次少量，达到合理的储备数量，杜绝潜在呆滞库存的产生。若因为配件员报价错误或者订回错件者应按照该配件成本的20%进行相应的赔偿。

三、到货
1、配件到货前准备，按照MBCL所开账单提前入库，打出Y05报表。
2、配件到货后，清查配件箱数及箱号与物流发货单的件数、箱号是否一致，检查外包装箱是否完好，尤其是要求开箱检查的配件，必须开箱检查，若包装完好则接收配件，若外包装有破损，则必须开箱检查包装箱内配件是否完好，若配件完好则接收配件，若配件破损，收货人及时与送货人进行沟通，划分责任，进行配件索赔。
3、验收配件，确定商品外包装完好后，配件员必须依照发货单与配件品名、等级、数量、规格、金额、单价进行核对，检查配件是否与发货单内容一致并无缺少及损坏，核实无误后方可对配件上架。
四、入库
1、配件接收入库，打印Y05，入库配件必须做到帐实相符，入库单一份交财务，一份交配件留存。配件员在到货后应马上对其进行入库，若因为迟入库造成车间，前台信息错误影响客户投诉，对该配件员的当月绩效考评进行相应扣分。情节严重者罚款100元。
2、分检配件，配件员根据订货单把客户订购配件与储备配件进行分检，订货为一辆车订购的配件可以摆放在一个箱子或仓位内。
3、配件上架，对于储备配件，配件员根据入库单上的零件仓位及时上架，入库配件在上架搬运过程中应按照商品外包装上的标识进行搬运，注意各种防倒置、防静电标志等，在堆码时，应该按照仓库堆放距离要求，以先进先出的原则进行摆放。
4、预留配件上架，配件员根据入库单把客户订购的到货配件订购单返还给SA通知他们的配件已到.
5、配件到货入库后，对于客户订购配件到齐的订购单，由配件员通知SA到货情况，并实时的跟踪配件到货时间，若到货配件超过5周仍没有领出则配件部有权在告知SA的情况下使用该配件。

五、出库
1、配件员根据有明确项目标注的工单或报价清单办理出库，涉及索赔保修的配件还要有索赔专员的签字方可出库。若是更换客户订购配件，维修技师需凭订购单填写领料单到配件部领取配件，配件顾问凭维修技师提供的领料单办理出库。
2、订件出库，配件人员打印出库单把配件发放给维修人员的同时要注意配件是否为该车所预留，在没有SA的同意下私自将其预留配件给其他车使用，罚款50元。
3、订购单归档，配件员在该车订购配件已全部领用的情况下把订购单归档保存。若没有领用完须及时通知SA，车间技师领用。以免造成库存积压，若超过一定时间仍没有领出须写情况说明由部门经理，售后经理签字确认将其配件转为库存件。
4、销售出库，配件员开具配件发货单及账单草稿，引导客户到财务收银处付款结算，配件员凭财务部门出具的账单发放配件。一定是先结算再拿配件，一律不准先拿配件再结算。

六、配件索赔
1、收货时发现配件损坏，需第一时间为破损配件拍照存档，所拍照片要从各种不同角度把配件的破损情况记录下来，拍照内容必须包括外包装箱情况、外箱拣货标签、零件在包装箱中的状态、破损处清晰细节、外包装破损处细节，申请索赔时必须提供此检查标签的照片。
2、针对所有情况的索赔，配件员必须在规定之日将照片和配件相关信息提交给奔驰中国配件部。若因为延后提交造成拒赔的，罚款50元。索赔报告必须按照厂家的要求规范填写，奔驰中国在收到索赔报告后会回复确认批准或拒绝。
3、索赔获得批准，奔驰中国将在下次账单中抵销配件销售记录，在收到奔驰中国的冲销发票后，配件人员相应在DMS系统中进行退库或销售的冲抵。将货物退回给供应商，做负销售负采购。
4、对于破损件索赔经过奔驰中国批准后要求寄回的，配件人员必须将该配件保存好在规定时间内将其寄回奔驰中国。

七、盘点
1、库存盘点应该定期进行，全盘半年一次，每月底进行月度抽盘，每周进行按区域轮盘，每日根据配件入出库情况对有流动记录的项目进行动态盘点。
2、盘点前进行盘点准备，把配件及时摆放到货架上并在DMS中把所有配件的仓位维护好，配件摆放整齐，打包备盘；准备盘点清单，要求盘点清单中没有配件数量进行默盘。
3、对于半年度的全局盘点及月度的抽盘，由公司派出的财务人员与配件人员组成若干小组同时展开，第一轮盘点结束后与DMS系统中的配件数量进行核对，查找差异项，对有差异的零件进行再次盘点，务必做到盘点数量准确无误，所有盘点人员在盘点表上签字确认。
4、对于每周区域轮盘和每日的流动配件动态盘点，由配件经理指定配件人员进行盘点，盘点结束后与DMS系统中的配件数量进行核对，查找差异项，对有差异的零件进行再次盘点，务必做到盘点数量准确无误，盘点人员在盘点表上签字确认。
5、盘点结束后，由公司领导和配件经理对盘点结果进行抽查，检测盘点质量并做出盘点评估报告备查，差异最终确认后根据实际情况与财务确认差异处理方案。

八、借料、退库
1、配件借件，在特殊情况下，配件必须外借时，由借件人员填写借件单，注明借件原由，并有相应负责人签字后方可借出配件，借出的配件必须在约定的时间内归还或结算。
2、车间维修人员向配件部门借用配件，配件金额在500元以下的，由班组长签字确认，配件金额在500元到5000元之间的，由车间经理签字确认，配件金额在5000元以上的由售后服务经理签字确认。
3、配件归还时，配件人员必须根据借料单对所借出配件进行清点，核查配件名称、配件编码、数量及外观是否损坏，外包装是否同时归还，若与借料明细相符方可放回仓库，若发现配件短少或损坏，则由借件方按照相关规定进行赔偿。
4、配件退库，在特殊情况下，配件必须退库时，由退料人填写配件退料申请单，并由车间经理，服务经理，配件经理同时签字认可后方可办理退库手续，配件在退回配件库时，要保持包装完整、配件整洁，配件人员在收到配件时，必须检查配件外包装及退回配件与退库申请表中的情况是否一致，若配件无误、没有任何损伤、缺陷方可打印退料单，由双方签字确认；若发现配件损坏或影响再次销售时，不予办理退库。

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