建设工程安全质量监督档案管理与评查制度样本.doc

建设工程安全质量监督站质量监督档案管理和评查实施细则总 则第一条 为加强建设工程安全质量监督站建设工程质量监督档案资料管理，规范质量监督资料搜集、归档、移交、接收、评查及使用管理工作，确保质量监督档案完整和安全，特制订本细则。第二条 本细则适适用于市监督总站监督工业建筑、民用建筑、市政基础设施和地铁工程质量监督档案管理。第三条 本细则以北京市建设工程质量监督工作要求、北京市建设工程质量监督档案管理要求为依据。第四条 工程质量监督档案（以下简称监督档案）指市监督总站所属各工程质量监督人员依据国家法律、法规、相关工程质量设计文件、工程建设强制性标准和本市相关工程建设要求对工程质量进行监督所形成档案。即建设单位自办理工程质量监督注册后，由相关监督室发出质量监督通知书起，对工程项目进行过程质量巡回监督抽查、对建筑材料和实体质量进行监督抽测，和工程项目完工验收同时监督等工程质量监督活动中形成，含有保留价值文字、图表、音像、声像等形式和载体原始统计。第一章 管理和职责第五条 监督档案管理实施层级管理、站长总负责制度。第六条 质量监督管理室负责各监督室移交监督档案接收、评查工作，并指定档案管理人员（专员）负责监督档案登记查询和借阅使用管理等工作。第七条 监督档案实施室主任负责制，各室设定监督档案立卷人。由立卷人负责监督档案搜集、整理、移交工作。由监督室主任对监督档案进行审核，并对监督档案内容真实性、监督人员填写档案资料完整性负责。第八条 在工程质量监督过程中，监督档案随工程监督情况立即统计和整理，归档资料要使用专用表格，做到项目填写齐全，用语规范、字迹工整、印章清楚，并按监督注册工程名称或单位工程名称立卷。 第九条 监督档案应该真实、正确反应工程质量监督工作实际情况。 在工程质量巡回监督抽查过程中，对抽查情况立即填写工程质量监督抽查统计表，并在3日内把质量信息上传到北京市建设工程安全质量监督管理信息平台。质量监督人员对质量巡回监督检验过程中提出问题要有明确处理意见，并按要求立即搜集处理结果。监督档案归档工作应在出具监督汇报以后20个工作日之内完成，并在每个月10日前向质量监督管理室移交已整理归档完成监督档案，质量监督管理室对移交档案进行评查。第十条 监督档案根据市监督总站在档案室划分指定区域，由质量监督管理室进行分类保留，保留期限为：通常工程五年，关键工程十年。 第十一条 监督档案根据档案室管理要求,由专员存放。按年份、区域、存放位置码放整齐，同时要建立监督档案管理台帐，对档案收进、移出、使用均要进行登记。档案管理人员负责监督档案日常使用管理， 预防监督档案损坏，延长档案寿命，维护档案安全。第十二条 市监督总站所属各监督室如需借（阅）档案，均须填写文件借（调）阅单，向质量监督管理室提出申请，经质量监督管理室主任签字同意后，档案管理人员方可办理借阅手续 。第十三条 原工程参建各方或外单位借阅档案，应持有单位介绍信，由质量监督管理室填写文件借（调）阅单向主管站长提出申请，经领导同意后方可借阅建设工程质量监督注册表、参建各方人员资格记录表、单位（子单位）工程质量完工验收统计，且不得带离档案室，如需抄摘或复印也须各级领导同意且同意后方能带出。第十四条 上级机关调（借）阅档案，由质量监督管理室填写文件借（调）阅单向主管站长提出申请，经领导同意后方可调阅建设工程质量监督档案，如需抄摘或复印相关资料内容也须各级领导同意。第十五条 在借（调）阅档案时，应对借（调）阅者提出对档案使用具体要求，不得私自涂改、勾画、剪裁、抽取、掉换、拆散或损毁，确保档案完整性；借（调）阅期限不得超出10个工作日，到期归还，如需再借，应办理续借手续；借（调）阅档案交还时，档案管理人员须当面查看清楚，并在档案借（调）阅记录表上注明档案完整情况，如发觉遗失或损坏，应立即汇报主管领导。第十六条 每十二个月对已失效档案，认真判定，由质量监督管理室编写销毁请示和销毁清册，经主管站长和站长同意，方能销毁；销毁时要有二人以上监销，并在销毁清册上签字,该清册永久保留。第二章 评查措施第十七条 依据北京市建设工程质量监督档案管理要求（以下简称档案要求）内容和要求制订评查标准(附件1)，各监督室依据评分标准由立卷人整理建档，在监督档案合格基础上，根据本细则要求时限上报质量监督管理室;若评查标准没有要求，不列入评查范围。第十八条 监督档案评查方法是:由质量监督管理室对移交监督档案进行评查，对评查不合格档案,返回各监督室重新整理。第十九条 监督档案评查得分计算方法及考评等次。案卷得分根据得分率计算，计算方法：100-工程项目不包含项得分累计=应得分，实得分为工程实际评分得分累计，得分率=实得分/应得分*100%；案卷依据得分率分为三个挡次：90%以上为优异，70%至90%为合格，70%以下为不合格。第二十条 质量监督档案在评查过程中有下列情形之一，为不合格档案。（一） 不根据档案要求内容要求进行归挡整理；（二） 档案目录内容编制不正确，页码不正确、不连续，档案资料和目录不一致；（三） 工程质量监督抽查统计表（表4）质量问题不根据要求填写；或无整改回复；（四） 监督档案多种表格签字人员和参建各方项目管理人员资格登记不符，或无委托书能够证实；（五） 监督档案内时间填写前后矛盾，不符合事实规律；（六） 档案盒盒脊填写不符合要求。第三章 责 任第二十一条 各监督室主任对监督档案内容真实性、资料完整性负责，因监督档案引发法律纠纷，由各监督室主任负关键责任。第二十二条 监督档案在移交抽查评分中，有一份监督档案得分率在70%以下，该监督室、关键责任人、立卷人及相关专业人不参与总站各项个人和部门评功受奖活动，并对关键责任人点名批评 。第二十三条 各监督室经过审批程序借阅档案后，在使用过程中，对档案内容损坏或遗失，且无法填补，借阅人应该根据要求受到行政处分。第二十四条 质量监督管理室在评查监督档案过程中，依据评分标准对档案进行评分，采取公开、公平、公正方法，严格进行监督档案评查工作。第二十五条 质量监督管理室每六个月对监督档案评查结果进行通报，以促进各监督室监督档案管理工作。 附 则第二十六条 本要求自9月1日起实施附件：工程质量监督档案评分内容及标准