公司物料采购管理制度样本.doc

XXX企业物料采购管理制度1、 目标1.1 明确各相关部门职责及物料采购步骤1.1.1 提升来料质量1.1.2 提升来料按时到货率1.1.3 降低物料成本1.2 规范供给商考察、选择和评定，提升供给链管理水平2、 目标分解2.1 供给商总数量缩减25%以上，将供给商总数控制在220家以内，其中：2.1.1 战略合作伙伴供给商占5%以上2.1.2 优异供给商占20%以上2.1.3 合格供给商占60%以上2.2 来料合格率达成96%以上2.3 按时到货率达成98%以上 2.4 订单录入正确率1002.5 按时付款率1003、 定义3.1 资格供给商标准资格供给商标准以下：1） 综合评定总得分大于70分者（含70分）2） 除战略合作伙伴供给商外，现在全部其它已经是本企业供给商均作为资格供给商3） 经过本企业组织现场考察，评分在80分以上（含80分）且含有向本企业打样和批量供货能力新供给商3.2 合格供给商标准合格供给商标准以下：1） 诚信合作，无弄虚作假行为2） 综合评定总得分大于80分者（含80分）3.3 优异供给商标准优异供给商标准以下：1） 诚信合作，无弄虚作假行为2） 综合评定总得分大于90分者（含90分）3.4 战略伙伴供给商连续保持优异供给商资格十二个月以上者，经供给商同意，由外协中心申请，报技术生产事业部总经理审核，技术质量委员会主任委员同意后成为战略伙伴供给商。4、 范围4.1 适适用于全部海洋王生产用物料、生产辅料、开发用样品、固定资产等物资采购4.2 适应于海洋王全部供给商5、 部门职责5.1 外协中心5.1.1 外协中心是经过对供给商资源及企业内部资源进行管理，确保立即、优质、低价地为产品开发和生产供给所需多种物料职能管理部门，也是第一责任部门5.1.2 外协中心是组织对供给商进行现场考察和对供给商进行再评审责任部门5.1.3 外协中心综合部负责订单跟进、付款、文件管理，监控外协任务书实施，统计每个月供给商按时交货情况，并进行分析，提出分析汇报和改善要求，每个月向供给商给予通报5.2 订单完成部5.2.1 订单完成部为物料采购步骤实施监控责任部门5.2.2 提出物料需求计划并审核采购申请单并发外协中心5.2.3 审核采购协议5.2.4 监督协议实施情况及抽查物料价格情况，对其中存在问题行使管理职权，责成相关部门进行整改，并对整改不力部门按责任过失处罚，严重者向企业提出处理意见5.2.5 参与供给商考察，负责对供给商生产能力、人员配置、工艺、设备进行了解评定5.3 产品研制中心5.3.1 负责处理不合格来料中存在技术、工艺问题5.3.2 负责处理不合格来料中，供给商对技术要求和检验标准了解存在差异和技术要求和检验标准本身存在不合理等问题5.3.3 负责新物料、新供给商物料、开模和改模首轮价格洽谈和核实（包含设计更改造成价格发生改变首次谈价）5.3.4 负责打样过程中对供给商制订工艺文件及实施工艺文件核查、跟踪和处理5.3.5 负责试模过程现场跟踪，确保所打样品和批量生产一致性5.3.6 样品确定前，对向供给商提供图纸、技术要求、检验标准、检验方法正确性及确保供给商正确了解负责5.3.7 参与供给商考察，负责对供给商技术能力、生产能力、工艺保障能力符合性进行评定5.4 质量卓越部5.4.1 质量卓越部为物料采购过程中，对来料进行质量管理和对不合格物料处理进行监控责任部门，对其中存在问题行使管理职权，责任相关部门进行整改，并对整改不力部门按责任过失处罚，严重者向企业提出处理意见5.4.2 质量卓越部是完善供给商质量管理体系第一责任部门。5.4.3 样品确定并正常采购后，对向供给商提供物料检验标准、检验方法、技术要求正确性及确保供给商正确了解负责5.4.4 负责在企业要求时间要求内提出到货物料检验结果5.4.5 负责统计来料质量情况，按供给商资格要求对供给商进行分析和评价，并提出分析汇报和改善要求，每个月向供给商给予通报（交外协中心向供给商进行通报）5.4.6 参与供给商考察，负责对供给商质量保障和控制能力符合性、可靠性进行评定5.5 财务部5.5.1 财务部为监控外协中心按时给供给商付款责任部门5.5.2 按制度审核付款资料，按协议要求按时付款5.5.3 参与供给商考察，负责对供给商经营情况正当性进行评定5.6 生产部门5.6.1 负责以天为单位向订单完成部和外协中心反馈到货情况统计5.6.2 负责保持物料帐实相符，立即反馈低于安全库存物料信息；6、 内容6.1 供给商现场考察6.1.1 经过对供给商经营情况、生产保障能力、工艺控制能力、质量过程控制能力、现场环境、人员情况及质量体系运行情况等进行全方面现场考察和评审，选择含有所需能力并符合企业要求供给商，确保来料质量，提升供给链水平。6.1.2 由外协工程师依据外协任务书或其它寻访供给商要求，在和设计人员等进行充足沟通并了解物料技术要求后，1） 假如企业已经有供给商资源能完成该任务，则按战略合作伙伴供给商优异供给商合格供给商资格供给商次序标准向最少2家供给商发出明确寻价和打样通知，此种情况下不需要再进行供给商现场考察2） 假如企业供给商资源不能完成该任务，则向最少3家适宜生产厂商发出明确寻价和打样通知，此种情况下在打样完成后必需进行现场考察3） 不勉强标准：即全部进行寻价和打样供给商和生产厂商假如不愿或不能接收本企业技术要求、检验标准且经过沟通后仍不能达成一致者，或供给商认为其生产能力、加工设备无法满足本企业要求者，不得勉强供给商和生产厂商接收本企业任务4） 先定价标准：即打样之前必需先按步骤要求将价格或定价标准谈好并确定后才能打样（能够先不进行最终审批，待打样合格后进行最终审批），不许可在没有谈好价格情况下让供给商或生产厂商先打样，特殊情况要先打样者必需经技术生产事业部总经理同意5） 批量价标准：除采取和批量生产工艺不一致手板样品价格外，全部价格全部必需是批量价格6.1.3 对于必需进行现场考察生产厂商，在满足以下条件时，外协工程师和被考察对象约定明确现场考察时间。1） 打样样品已经确定合格，对于以功效样品或采取其它工艺、材料替换打样样品即样品打样和实际生产时可能不是同一个厂商情况，需经过了设计方案评审、手板样品评审及成本评审后方可2） 已经按要求步骤完成价格谈判6.1.4 外协工程师要求被考察生产厂商提供以下资料：1） 厂商基础资料：包含厂商介绍、组织架构、人力资源情况、设备及工艺能力详情、工程技术能力详情、关键用户等2） 质量方针和质量目标3） 工艺文件：本企业打样样品作业指导书、关键工序及工装控制说明（假如没有本企业样品，能够其它零部件上述工艺文件替换）6.1.5 外协工程师收到厂商提供资料后，填写“供给商考察通知单”并经外协中心总经理同意后，随厂商资料一起发各相关部门责任人6.1.6 相关部门接到“供给商考察通知单”后，应依据考察对象制订具体考察项目、内容、方法及责任人，在2天内回复外协中心。需准备考察内容关键为：1） 依据考察责任及厂商资料，了解其相关制度、步骤；2） 以检验制度、步骤和实际是否一致，结果和目标是否一致，结果是否能满足本企业要求等为考察关键点，细化考察内容，确定要看什么文件、现场、表格，要和什么人交谈及在考察那个步骤、那个时间进行等；3） 确定考察参与责任人。6.1.7 外协工程师收到各部门反馈考察计划后，在1天内整理并制订出具体供给商考察计划，交外协部经理审核，外协中心总经理确定考察组人员名单、指定考察组组长并同意考察计划。考察组人员要求以下：1） 省内生产厂商考察组人员必需最少在3名以上，外协中心和质量卓越部必需各有1人2） 省外生产厂商考察组人员必需最少在3名以上，外协中心、产品研制中心和质量卓越部必需各有1人6.1.8 外协工程师将供给商考察计划通知被考察对象，并和被考察对象给予确定。6.1.9 外协部经理在考察前2天组织全部考察人员开一个准备会，由考察组组长再次明确目标、责任、步骤、方法、时间等考察细节及需要对考察计划作出调整内容。6.1.10 由外协工程师组织考察人员等对供给商进行现场考察和评分，评分在80分以上（含80分）且无严重不合格项者，经考察组组长及组员签字后方可成为资格供给商。6.1.11 特殊情况（如：外地供给商、用户指定供给商等）在样品确定后，由技术生产总监在样品确定书上同意，方可作为资格供给商。6.1.12 未经过现场考察或未经技术生产总监签字同意生产厂商不能成为资格供给商给本企业供货。6.2 供给商再评定6.2.1 经过对供给商供货质量情况、交货按时情况、提交整改方法及其实施情况等进行立即地、连续地评定，促进供给商不停地进行连续改善，提升企业供给链水平。6.2.2 供给商再评定采取扣分制，从供货质量情况、交货按时情况、提交整改方法及实施情况三个方面进行评定，每三个月基础满分均为100分，经三项评定后依据总得分情况分别给以下处理：1） 对于优异供给商和战略合作伙伴供给商：a. 总得分低于90分者（不含90分），给该供给商黄牌警告，并给30天整改期，供给商需在3日内提供明确整改方法。在整改期内假如当月得分低于96分（不含96分）者，将该供给商等级下降一级b. 总得分低于80分者（不含80分），给该供给商红牌警告，并给30天整改期，供给商需在3日内提供明确整改方法。在整改期内假如当月得分低于95分（不含95分）者，将该供给商等级下降一级c. 总得分低于75分者（不含75分），直接将该供给商等级下降一级d. 外协中心总经理对给黄牌、红牌警告优异供给商和战略合作伙伴供给商负责进行 跟踪处理2） 对于合格供给商：a. 总得分低于80分者（不含80分），给该供给商黄牌警告，并给30天整改期，供给商需在3日内提供明确整改方法。在整改期内假如当月得分低于93分（不含93分）者，将该供给商等级下降一级b. 总得分低于70分者（不含70分），给该供给商红牌警告，并给30天整改期，供给商需在3日内提供明确整改方法。在整改期内假如当月得分低于92分（不含92分）者，将该供给商等级下降一级c. 总得分低于65分者（不含65分），直接将该供给商等级下降一级d. 外协部经理对给黄牌、红牌警告合格供给商负责进行跟踪处理3） 对于资格供给商：a. 总得分低于70分者（不含70分），给该供给商红牌警告，并给30天整改期，供给商需在3日内提供明确整改方法。在整改期内假如当月得分低于90分（不含90分）者，将该供给商等级下降一级b. 总得分低于60分者（不含60分），直接取消资格供给商资格6.2.3 供给商再评定周期以下，时间为评定周期最终30天末。a. 每个月交货物料批次数大于12批者（含12批），以连续3个月时间来判定b. 每个月交货物料批次数小于12批而大于6批者（含6批），以连续6个月时间来判定c. 每个月交货物料批次数小于6批而大于3批者（含3批），以连续12个月时间来判定d. 每个月交货物料批次数小于3批者，以连续15个月时间来判定6.2.4 对于供给商供货质量情况评定对供给商供货质量情况评定由质量卓越部负责，每个月末将当月统计结果并针对问题较多供给商提交分析汇报和改善要求一起交外协中心综合部。具体扣分标准以下：1） 每批来料合格率达不到96%以上（含96%，以下同）者，扣4分2） 同一物料因同一原因连续第二批合格率达不到96%以上者，扣8分，连续第三批合格率达不到96%以上者，扣12分，依这类推3） 质量卓越部同意让步接收物料按批合格处理6.2.5 对于供给商按时交货情况评定对供给商按时交货情况评定由外协中心综合部负责，每个月末将当月结果统计出来并针对问题较多供给提交分析汇报和改善要求交外协中心总经理。具体扣分标准以下：1） 每出现一批延迟到货物料，扣1分2） 订单完成部同意延期交货物料，能够按订单完成部新同意日期计算是否按时交货6.2.6 对于提交整改方法及实施情况对供给商提交整改方法及实施情况评定由质量卓越部负责，每个月末将当月统计结果交外协中心综合部。具体扣分标准以下：1） 供给商未在要求时间内提交整改方法，每次扣1分2） 整改方法不具体、不充足或不正确（以质量卓越部判定结果为准，有异义时由质量卓越部经理来判定），扣0.5分3） 供给商不严格根据整改方法实施，一经发觉扣5分6.2.7 假如发觉直接用本企业图纸、模具或经过细微改动间接使用本企业图纸、模具和本企业委托开发、生产，产权属于本企业技术为任何第三方加工产品和零部件者，直接淘汰出供给商链且永远不能再选择。6.2.8 外协中心综合部每个月3日前需将上月供给商评定评定情况、处理情况（包含红黄牌警告处理）及供给商最终等级报外协中心总经理审批后，发给质量卓越部、订单完成部，并向对应供给商进行通报。6.2.9 对于每个供给商晋级，外协中心应依据供给商等级采取以贺卡、传真、设宴等多种适宜形式向供给商表示祝贺并要求继续改善，以表示企业对每个供给商进步给关注和重视。6.3 供给商品质确保6.3.1 目标：明确供给商对标准、技术要求和责任认知，确保供货质量。6.3.2 质量卓越部需对供给商正确了解物料技术要求和检验标准负责，并确保双方达成共识。假如供给商对检验标准不了解或有异议时，由质量卓越部负责和供给商进行沟通和交流（必需时可要求产品研制中心参与），确保供给商正确了解并达成一致。假如经过沟通和交流，技术要求和检验标准需修改者、检验标准由质量卓越部负责修改或组织修改，图纸和技术要求由产品研制中心负责修改，并按程序文件要求受控下发至相关部门；6.3.3 外协工程师应让供给商了解、认同并签署“责任协议书”、“质量确保协议书”。对于供给商违反“责任协议书”要求或未能达成“质量确保协议书”要求者，外协工程师必需严格根据协议书要求实施处罚或退货，质量卓越部负责监督外协中心实施；6.3.4 外协中心综合部负责对全部发给供给商图纸、技术要求、检验标准、来料检验汇报、整改通知等必需要求供给商签字回传并存档。6.4 外协任务书实施步骤6.4.1 目标：外协任务书用于产品开发样品采购，由产品研制中心总经理以上人员同意生效；6.4.2 外协任务书由事业部文控转交至外协文控，由外协文控编号、登记下发时间、责任人后，分发至各责任工程师；6.4.3 外协部责任工程师必需先认真阅读图纸并充足了解物料标准和技术要求，必需时和设计人员进行充足沟通；6.4.4 外协部责任工程师根据6.1.2条要求选择供给商或生产厂商进行报价，并按要求步骤进行谈价后确定供给商或生产厂商打样；6.4.5 由外协部责任工程师将供给商情况及报价单等资料交产品研制中心总经理，并通知供给商来司协商；6.4.6 由产品研制中心总经理和工程师和供给商对产品图纸、技术要求、样品价格、样品进度、质量确保工艺等进行首轮协商和谈判；6.4.7 外协部工程师和供给商进行第二轮价格谈判，并对样品进度和品质确保工艺落实负责；6.4.8 外协任务书完成后，外协工程师通知相关产品研制中心工程师确定数量及品质，外协工程师填写好签收单，产品研制中心工程师在外协任务书原件和签收单上签字并注明实领数量，产品研制中心总经理必需在签收单上签字以示审核；若为模具样，需填写样品确定通知书交产品研制中心工程师；6.4.9 实施完成外协任务书由外协文控负责归档，并以周为单位将完成情况、样品批量价格进行统计报外协中心总经理，由外协中心总经理将统计新项目物料价格，交对应产品研制中心总经理，做为价格评审最终依据；6.4.10 需付款外协任务书，由外协工程师填写付款通知书，附样品签收单经综合部审核后报财务付款；6.4.11 外协工程师必需按要求时间向供给商支付样品货款。在产品研制中心确定样品之日起90天内（供给商付款周期为90天者，则从确定样品之日起到供给商付款周期以后15天之内）假如没有向供给商支付样品货款，按责任过失追究外协中心总经理、外协部经理和责任工程师责任，情节严重者按企业奖惩条例进行处理，且该样品货款需经技术生产总监签字同意后方能交财务部通知付款；6.4.12 外协工程师必需严格根据外协任务书中要求数量、规格及技术要求等打样，假如打样数量需增加、规格及技术要求需改变等，必需经打样提出部门责任人在外协任务书上更改处署名确定后方可实施，改变较多者需重新填写外协任务书并按程序进行审批。假如外协工程师在供给商现场需对上述内容提出更改要求时，可先电话请示打样提出部门责任人同意后实施，但必需在1个工作日内将外协任务书交给该责任人进行书面更改并署名确定，不然将按责任过失给予处罚，造成严重后果者按企业奖惩条例进行处理。6.5 价格谈判和审批6.5.1 目标：明确和规范物料采购价格核实、洽谈、审批步骤、要求和权限，降低物料采购成本。6.5.2 价格谈判步骤 价格谈判步骤以下：1） 外协中心将供给商报价资料全部交给打样或寻价提出部门责任人，由该部门负责和供给商（包含还未成为本企业供给商生产厂商）进行第一轮价格谈判尤其强调：全部报价供给商全部必需谈价2） 第一轮价格谈判完成后，由该部门责任人进行审核，并以书面形式将第一轮谈价过程、结果及相关资料转交外协中心工程师3） 外协工程师和供给商进行第二轮价格谈判，并由外协中心负责将全部资料存档4） 第二轮价格谈判完成后，外协工程师按价格审批步骤和权限进行审批6.5.3 报价及谈价要求 外协中心提供给其它部门报价单和最终谈定报价单必需符合以下要求：1） 报价单必需清楚、完整，有报价日期和署名（或盖章），任何人不得涂改2） 报价单总标准是必需有明细组成，方便其它部门谈价、核价，要求以下：a. 材料费必需分解到物料重量（或面积、体积等）、单价、损耗（或废料重量、面积等），假如损耗（包含废料等）高于20%时，标准上不得采取该方法加工，而必需修改设计或改变加工方法、材料形式等，比如灯具支架能够采取带材而不采取板材、采取热板而不能采取冷板等b. 加工费必需分解到每一道加工工序，如车螺纹、平端面、钻孔、攻丝等c. 喷涂（包含喷塑、喷油、喷漆等）须分解到面积、单价，如需保护处理时要单列出来d. 包装运输须分解到包装纸箱价格、每箱数量、纸箱回收次数等e. 模具加工物料须分解到机床吨位（有投影面积）、每件所需工序时间等，不许可用高于 物料实际所需机床吨位两个等级机床加工，如物料际所需压铸机吨位为300吨时，不许可用500吨压铸机压铸等（供给商应机床担心自行调整者除外，费用由供给商负担）f. 电路板、充电器、电子镇流器等电子器件物料必需分解到关键元器件规格、等级、数量、单价等及其它关键材料、加工费用等3） 必需按供给商访价要求，有多家报价4） 成本评审时关键物料价格必需是经过两轮谈判，并经过外协部经理审核后价格，外协部经理对该价格负责5） 最终谈定价格（包含供给商提出涨价价格）必需是书面形式、无任何涂改、且有供给商署名（或盖章）及本企业经办人员和外协部经理、外协中心总经理署名6） 对于最终价格审批时，如发觉有显著存在没有经过明细分解而使价格不合理且没有任何说明理由者，将追究外协中心相关责任人责任过失，情节严重者按企业奖惩条例处理7） 订单完成部每个月最少对当月审批物料价格及老物料价格进行一次抽查，发觉价格有问题者向外协中心总经剪发出整改通知并监控其完成，如发觉存在违反步骤要求要给责任过失处罚，情节严重者向企业提出处理提议6.5.4 价格审批步骤和权限 价格审批步骤以下：1） 两轮价格谈判完成或经过成本评审后，由外协工程师填写价格审批表，附第一轮、第二轮报价和谈价资料，报外协中心总经理同意后交综合部。审批表一样需具体统计价格明细、市场行情、多家对比等情况2） 审批表一式三联，第三联报订单完成部录入系统建立物料档案，作为协议审核依据；第一联原件附首次协议付款依据，流转后存财务；第二联综合部存档3） 模具审批表外协工程师自存，填写模具协议时附协议再交综合部价格审批权限以下：1） 外协中心总经理负责正常情况下全部物料价格同意2） 涨价物料价格审批表需外协工程师附调查汇报，交外协中心总经理审批，报技术生产事业部总经理同意后实施3） 样品灯具采购总价在10万元以下（不含10万元）由技术生产事业部总经理同意，10万元以上由技术质量委员会主任委员同意。价格审批时限以下：1） 对于新产品物料，在成本评审经过之日起7个工作日内必需完成全部物料价格审批，对事先不能正确知道重量、面积等物料，在样品确定后3个工作日内必需完成价格审批2） 对于设计更改物料，必需在产品研制中心设计/工艺更改通知下发后2个工作日内必需完成其价格审批3） 对于其它形式采购物料，在样品得到确定起3个工作日内必需完成价格审批6.5.5 涨价处理要求1） 因原材料行情市场价格大幅度上涨，供给商以书面形式提出涨价者处理标准以下：a. 风险共担标准，即本企业和供给商共同负担涨价b. 材料是否能够更改标准c. 已经签署协议物料价格不涨价，应按原价格实施完协议d. 对于滚动计划交货物料，标准上不涨价，按原价格实施完协议。如价格差异确实较 大，可从下一批通知交货时开始涨价，而本批及以前所交物料维持原价格处理步骤和要求：a. 必需有供给商书面涨价要求b. 必需向审批者提交原材料市场行情上涨依据c. 必需对物料价格上涨情况进行分析d. 供给商提出书面涨价要求后，外协中心必需在7天内完成相关审批，不然将追究外协中心总经理、外协部经理和责任工程师责任e. 不许可未完成价格审批而要求供给商先做货行为，否将将追究外协中心总经理、外协部经理和责任工程师责任f. 涨价价格最终同意权在技术生产事业部总经理2） 成本评审经过后（未进行成本评审者，以小批量试生产合格后），因产品、物料设计更改（包含技术要求更改等）而造成价格上涨者（包含修模费、改模费、返工费等费用）处理步骤和要求：a. 修模费、改模费、返工费等费用必需经过同意后，才能按方案实施。费用在1000元以下（含1000元）者由产品研制中心总经理同意，费用在1000元以上至10000元以下（含10000元）者由技术生产事业部总工程师同意（要同时审批更改方案），费用在10000元以上者由技术生产事业部总经理同意（要同时审批更改方案）b. 产品研制中心在对产品进行设计更改时，如成本增加超出产品直接材料成本3%时，需将方案和成本增加情况报技术生产事业部总经理同意后方可实施更改，如成本增加超出产品直接材料成本5%以上时，需将方案和成本增加情况报技术质量委员会主任委员同意后方可实施更改c. 不许可在价格未完成审批情况下通知供给商先做货行为，不然追究外协中心总经理、外协部经理和责任工程师责任d. 如在本企业下单后，供给商再提出涨价时，应根据本批维持原价标准处理6.5.6 外协综合部在每七天一将上周全部价格发生改变（包含涨价、降价）物料进行统计并报订单完成部、财务部，并将物料所属产成品规格型号及编码报财务部。6.6 打样跟踪6.6.1 目标：经过检验生产工艺文件正确性及实施情况，确保所打样品符合设计图纸技术要求并能代表批量生产一致性6.6.2 外协工程师负责打样跟踪日常工作，包含供给商管理6.6.3 产品研制中心负责打样跟踪技术、工艺问题沟通、现场检验和处理和试模跟踪等6.6.4 对于压铸模、塑胶模、异形玻璃模具等部分关键、一致性轻易出问题模具应进行现场跟踪试模，首先预防供给商在大批量不良品中挑选出最好多个样品送来检测，其次也预防因为试模样品数量太少，掩盖了批量生产中出现问题发生，从而确保其和批量生产一致性、可靠性6.7 协议流转6.7.1 目标：规范协议填制要求及流转方法。6.7.2 采购协议分类因企业业务需要由外协中心依据采购申请单（采购计划）、外协任务书等和供给商签署物料购置协议即为采购协议。按购置内容分为四种：1) 物料采购协议：因采购生产物料而和供给商签署协议；2) 模具订制协议：就模具开模而和供给商签署协议；3) 固定资产购置协议：因购置仪器、设备、工具类等固定资产而和供给商签署协议；4) 委托维修协议：因产品或物料需委托供给商维修处理而签署协议；6.7.3 采购方法：1) 协议采购：指依据每次采购需求经供需双方签字盖章生效后实施采购方法；2) 协议采购：指我方和供给商签署长久合作协议后，在具体业务操作中以我方签字既认为有效协议采购方法，属于协议采购一个形式；3) 滚动协议采购：指我方和供给商签署滚动协议后，计划下13个月用量协议，按计划要求供货，按协议付款期依据实际到货合格物料数量结算采购方法；4) 零星采购：指不需供给商确定采购方法。符合以下情况之一，且不含预付款可确定为零星采购；a、 采购金额小于1000元；b、 不可能签署协议或协议；c、 只采购一次物料；d、 外地供给商，货到验收合格付款； 5）长久协议及滚动协议对象是合格供给商和优异、战略伙伴供给商，由外协部交供给商署名盖章后，报外协中心总经理审批，交办公室盖章，再报财务、订单完成部、外协综合部存档。6.7.4 协议填写要求1) 卖方：填写卖方工商、税务注册登记全称；2) 地址：填写卖方工商、税务注册登记地址；3) 电话：卖方业务联络电话号码（深圳市外需注明区号）；4) 传真：卖方业务联络传真号码（深圳市外需注明区号）；5) 编号：物料协议为电脑订单流水号，电脑订单流水号需连续，不许可出现空号；模具协议、固定资产协议按企业及签署年份和4位流水号（ OSP060003 为澳照第三份协议）；6) 日期：填制协议日期；7) 物料编码、物料名称、规格或图号及版本号、单位、数量、单价、金额正确无误，单价必需是经过同意；8) 交货日期：以订单完成部核准交货日期为准；9) 包装要求：小物料为每包数量，较大物料为每箱数量，注明包装单位；10) 付款条件：和供给商协商达成，如货到齐验收合格*天付，每批货到验收合格*天，月结*天、样品验收合格*天等，有预付款需明确预付时间；11) 备注栏中注明对应采购申请单号、外协任务书号和采购方法，即协议采购、协议采购、零星采购；12) 委外入库物料协议和采购入库物料协议分开填制，委外入库物料协议在备注栏中注明委外字样和物料损耗率；13) 检验标准、所开票据类型需明确要求；14) 模具协议需注明模具规格、对应图号及版本号、所用材料、使用寿命、全部权、存放地点、维修保养方法及必需其它要求；15) 固定资产协议须在备注中注明固定资产维护，保养等条款，固定资产协议要求供给商提供产品相关证书。6.7.5 协议填写1) 由综合部文员依据采购申请单所列物料，根据物料档案，在收到采购申请单当日录入采购协议，并在采购申请单对应位置标明协议号、供给商名称；2) 外协中心接到计划采购申请单在2天内对不能到货物料以OA形式通知订单完成部。3) 滚动物料协议按协议要求，由综合部在协议号后备注加以说明，滚动物料每三个月下一次协议，协议中数量为虚拟数，协议编号作为跟单入库依据；4) 模具订做协议和固定资产购置协议由外协工程师手工填制协议后附价格审批表交综合部登记编号，并在审批表右上角注明协议号；5) 全部协议需由综合部预审，应注意： a、 同一协议不许可录入两条以上相同物料；b、 新供给商第一次协议，由外协部向综合部提供以下资料：供给商考察汇报表、基础情况表、营业执照、税务登记证复印件等；c、 新物料录制协议前需将价格审批表第三联交订单完成部建立物料档案。6.7.6 协议审核1) 综合部于每日16：00对当日录入电脑订单进行预审，第二天9：00将协议清单交订单完成部；2) 订单完成部天天早晨11：00前对协议进行审核，并将审核结果统计在清单上于当日12：00前交综合部；3) 对未经过审核协议，订单完成部注明未审核原因，外协中心核实原因后修改订单，并在清单上注明“已更改”，于两小时内更改完成交订单完成部再次审核。对未立即更改协议，当事人需书面写明原因，由外协中心总经理签字后交订单完成部审核。6.7.7 协议打印及生效1) 由综合部负责协议打印，每份协议只可打印一份；2) 综合部每日下午2：00起打印当日订单完成部已审核协议；综合部下午3：00将协议交订单完成部审核，4：30将协议交外协中心总经理签字生效；3) 滚动物料由订单完成部每七天下滚动计划，综合部跟单员书面通知供给商；4) 综合部文员每两天和订单完成部查对采购申请单，以防有漏单。6.7.8 协议发出1) 综合部天天下午5：00前将协议传真给供给商，并在协议蓝联上注明“已传真”及传真日期；2) 传真后协议蓝联由综合部跟单员保留，未注明传真字样协议即为未传供给商协议；3) 协议其它三联由综合部文员归档留存。6.7.9 协议变更1) 已审核生效协议如需变更，必需由跟单员或外协工程师书面写明更改原因交外协中心总经理签字同意，收回协议全部联交订单完成部作废，由订单完成部对对应协议弃审后方可修改协议；2) 若原协议已和入库单关联，必需由跟单员或外协工程师书面写明更改原因交外协中心总经理签字同意，收回协议全部联交订单完成部，由综合部做红字单冲抵入库单，由订单完成部将原协议关闭后，再由综合部重新录入新协议，按上述协议录入、审核、打印、生效及发出程序实施。6.7.10 协议传输、盖章1) 生效协议由外协综合部在两天内，交企业办公室盖章；2) 由综合部跟单员通知供给商来综合部盖章；3) 外地供给商协议，由本企业盖章后快递给供给商盖章。6.8 协议跟踪6.8.1 目标：明确跟单要求，正确反馈实施异常情况，确保按时到货。6.8.2 外协综合部文员应在接到物料采购申请单两天内，完成协议传真；将协议蓝联交跟单员。6.8.3 外协综合部跟单文员依据当日录入系统协议更新订单跟踪表，协议查对、跟踪、反馈、入库过程统计到跟踪表中。6.8.4 协议查对1) 综合部跟单员接到协议蓝联及滚动计划订单后，用协议和系统内订单进行查对，在采购申请单进行标识，预防错单、漏单；滚动计划和协议查对看物料是否齐全、正确；2) 将未传真订单完成传真，做好标识；3) 在二十四小时内和供给商确定是否收到传真件：对协议采购要求供给商署名盖章回传，协议采购和月结采购要求供给商署名确定回传，零星采购直接通知供给商到期送货；若供给商未收到必需重传供给商；4) 供给商有异议协议，需供给商明确更改事项要求及原因，在两个工作日内回传；报综合部经理协调处理。6.8.5 建立协议实施跟踪点1) 由跟单员和供给商认知双方协议实施步骤，查对产品规格型号；2) 跟单员要确定供给商计划、生产、品质确保、仓库、运输对应责任人，按到料、投产、产出合格数量、品质异常、发货等跟单节点，将供货周期划分跟踪时间段，建立协议实施跟踪点；3) 跟单员按跟踪点对协议实施情况进行电话跟踪，做好统计。6.8.6 正确反馈协议实施情况1) 跟单员应正确了解供给商产能数据，经过对供给商计划、生产、品质确保、仓库、运输等实际实施数据掌握，正确判定协议实施情况；2) 经过对各跟踪点跟踪及对供给商多个部门人员反应情况分析，确定协议实施中异常数据；立即向相关外协工程师、外协中心总经理反应协议实施中异常情况；3) 由外协工程师处理到货异常，负责按时到货。由外协中心总经理监督。6.9 物料出入库及单据录入：6.9.1 目标：规范物料出入库要求。6.9.2 物料出入库分类：可分直接采购入库、委外发料加工物料出入库、委托维修物料出入库、退货出库；6.9.3 入库1) 综合部跟单员需要求供给商按协议要求时间按时到货，同时提供一式两联送货单（一联给仓库，一联给外协综合部），送货单注明收货单位、物料编码、品名、订单号或委外号、是否补退货等；2) 由仓库收货人在供给商送货单上注明到货时间，通知质量卓越部检验；6.9.4 入库录入1) 由仓库天天早晨9：00及下午4：00前将收货单交综合部；2) 综合部文员接到送货单后应在2小时内录入用友；3) 录入责任人应拒绝录入物料名称、编码、对应协议号、送货日期、填写不全或错误送货单，交跟单员确定后录入；4) 对于直接采购物料以拷贝订单方法在采购管理模块中录入“采购入库单”，备注送货单流水号；5) 对于委外发料加工物料及委托维修入库物料，在库存管理模块中录入“其它入库单”；6.9.5 出库1) 委外及委托维修出库由综合部跟单员填写“发料通知单”，注明所发物料编码、名称、数量、注明对应协议号，即委外号，并通知仓库发货时间，交综合部录单文员输入委外出库单，并通知仓库发货时间；2) 由综合部跟单员通知供给商按时提货；3) 仓库按单发料给供给商，由供给商签收后，将“其它出库单”红联交供给商，（现阶段没有交外协综合部，蓝联交财务，绿联交订单完成部，白联自留；4) 当供给商检验外发物料不合格，退回本企业时，综合部依据供给商退料单，在库存管理模块做“其它出库单”红单。同时注明发料时委外号。（该操作由仓库完成），蓝联交财务，白联交仓库；5) 外协任务书实施过程中若需外发物料，由设计工程师领料交负责外协工程师；外协任务书采购物料若需入库，由产品研制中心交仓库办理入库手续；6) 对于批退物料由综合部文员依据来料检验汇报录入退货单，于次日9：00将文件传到仓库，仓库在供给商到来时，打印退货单由质量卓越部完成7) 对于来料、生产中积累采购次品，综合部每七天五将采购次品库清单打印出来，交跟单文员确定，请跟单人员注明协议号、物料是否委外、及物料所在仓库，综合部每七天一将确定物料退货单录入用友系统,通知质量卓越部打印退货单；6.9.6 退货单录入：综合部文员在接到仓库书面通知后，应立即录入并打印退货单。6.10 对帐、付款6.10.1 目标：规范对帐要求，确保立即付款。6.10.2 综合部付款文员应熟练本企业付款要求，熟知税票分辨，了解国税、地税、关税等相关政府要求，编写培训教材对外协人员、供给商进行培训，确保付款资料正确性、完整性和立即性；6.10.3 交货情况满足下列条件者方能付款：1） 交货数量在协议要求数量5%以内（含5%），按实际合格品数量付款，不需补足缺乏物料或退还多出物料2） 交货数量少于协议要求数量5%以上者，需将货物数量补足至协议要求数量5%以内（含5%），按实际合格品数量付款。如供给商确实无法补足数量时，供给商以书面形式将情况说明，并盖章确定后，经外协中心总经理审批能够按实收合格数量付款3） 交货数量高于协议要求数量5%以上者，按协议要求数量付款，多出货物退回外协中心处理6.10.4 对付款期在30天