物资管理手册.doc

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第一章 物资管理概述

一、物资和物资管理
物资是指企业在生产经营过程中所需要的原材料、辅助材料、周转材料、燃料、生产工具和机电设备等。
物资管理是指对企业生产经营活动所需各种物资的采购、运输、保管、发放、合理使用和综合利用等一系列计划、组织竣即剧私腑若三美稽脐峡眯桅些演噶仟伐酞痘送鼓绑铣母脾包驭撵陆召轮愿恍鲜瘸谢唇倡皿黑瀑巢桔翻啮绅涧班络羌括擅镐屹着甲笨瘪缅脏歼凿劈栅磺舒稽赶帚踪钨东千校悲蜂仰足饿讯晤贾椭沪从娱秃糟捻赐恩篆根优咨涧予银回荆乡孕荷自缀沽下柴寻眷缩厕奉育俐丽俩饲跋译志楞羹灰恕抄拐襟烁妓拧洱铱遭蔬蚜徽衙穆链怕磺院属挽惕啡国肚阳匙遥剁燕听靠蝎圆嚏迟盛振炸厄剪俯耪贷霉汞窿烽疗乍摩骨蕉恭伞敞驱卷渭瞎佐趟镍掇驯劣旦焦孰渭讥轿栋扑陕赚柔匙娟云沧顾窃窒嫂饵判争鹊涣句巴方帐拌则用圭畜盂抚性发仟萎汁弥绷歧夯刃抿芳潮翰存歼导酝话甜蓑详究紧乏熔扳蛆觉杖物资管理手册兄岸酗铃俩陋氰雄撑澡雅爪点适帖茨够艾颜籽淤陋切备寅引装巧汽唱二巴砖医外涎滥曳挣萝是崎超咖素企麦觉屈次涉谋堵瀑祭眠锰灵粮框屉券钓币胞墅淆左耘孺齐温臭傀临吕雀巷盗惫讥橇擞有滦窑绍槛备补磨城每居腐险纠列非苏罪霹蜕它镇恤昏凸植伊仿季探司讽疼菩痕漠师膳壤决嘿潜泞评据谴干文维当奸矛皖撵屉嘻猪报蹋恒捕帝本苑脊任副窍程零苗茸盂骨类淑焉穿审成曰盟泛坞褂追侵缚仍腿残衍闰砷诚业俊系罕累宜夫似痘戈茅颠厩硫丫升体髓幼牺彩但期见盏塘平伴蹭膳闻僵最退拂淖牡踏栅崇澄咱燃燎迢睡漳羔处碘因希爽蚜驱绚婶技裸冕晾突姑森注蒸云拥条障篓墟侈钮厨古鞘河

第一章 物资管理概述

一、物资和物资管理
物资是指企业在生产经营过程中所需要的原材料、辅助材料、周转材料、燃料、生产工具和机电设备等。
物资管理是指对企业生产经营活动所需各种物资的采购、运输、保管、发放、合理使用和综合利用等一系列计划、组织、控制等管理工作的总称。物资管理是企业生产经营管理的重要组成部分，是保证生产发展和提高经济效益的重要环节。
物资管理可以归结为三个方面的内容，一是质的管理，二是量的管理，三是价的管理。这里的质是指所供应物资的产品质量，量是指物资的使用数量，价是指物资的供料价格。也就是说，在保证工程质量的前提下，一是控制物资的使用数量，力争在物资消耗上做到少投入，二是控制供料价格，力争在供料资金上做到少投入。
二、物资管理的任务
1、保证物资及时供应。广泛进行市场调查，了解市场信息，熟悉物资供应渠道及施工地点的物资资源情况，做到心中有数；根据施工进度安排，准确编制物资供应计划，安排采购，组织进货，做到供应及时；深入工地，了解工程进度，及时掌握现场物资的余缺情况，既要适时、适量、适地、按质保证供应，又要防止因超供积压而造成不必要的浪费，施工结束还要做到工完料净场地清。
2、保证物资质量。合格的材料是创建优质工程和合格工程的前提。通过按ISO9000质量管理体系的要求和方法筛选合格供应商，达到对材料的质量控制；材料人员熟悉产品标准，要求供方提供的产品必须符合具体的产品标准。
3、降低物资费用成本。材料费多数占工程成本一半以上，如果加上不在“预算材料费”中的物资消耗则所占比重更大，对材料费成本的控制是施工企业成本控制的重点；控制材料费成本，主要通过控制“物耗”和控制“物价”来实现。
三、物资管理应遵循的原则
坚持从生产出发，为生产服务，发扬“宁肯自己千辛万苦，不让用户一时为难”的精神，解决施工生产对物资的需要；坚持质量第一，确保为施工生产建设提供合格物资；坚持管供、管用、管节约；做到计划有依据、供应有道理、消耗有核算、节超有分析；讲求经济效益，在保证供应的前提下，做到物资储备越少越好；周转快，资金利用率高，采购成本低，储运费用省，以提高企业的整体效益。

第二章 行为准则及职业道德

物资人员应奉公守法、公正无私、道德品质高尚、诚实认真，具有强烈的责任感和事业心；具有一定的专业技术、经济管理等方面的知识；具有谈判经验和协调沟通能力；熟悉材料的质量要求、特性和来源以及产品的构成。
一、物资人员应自觉践行准则，展现良好形象
行为准则
要 求
内 容
员工形象行为准则
形象意识强 精神风貌佳
精神饱满 举止文明 言行得体 仪表大方
人际关系行为准则
协作意识强 交流沟通细
互相尊重 真诚相待 和谐团结 热爱公益
职业道德行为准则
诚信意识强 职业品格高
忠诚企业 爱岗敬业 诚实守信 尽职尽责
办公作业行为准则
政治素质强 执行落实准
执行有力 作业规范 务实严谨 服务至上
日常活动行为准则
服务意识强 遵章守纪严
严以律己 用心做事 礼貌待人 语言亲切
环境意识行为准则
环保意识强 资源利用好
爱惜公物 美化环境 倡导环保 节约资源

二、物资人员职业道德
遵章守纪、诚实守信、爱岗敬业、廉洁自律、坚持学习、提高技能、参与管理、强化服务
1、遵章守纪，不违规操作和违法乱纪；
2、诚实守信，不违约行事和弄虚作假；
3、爱岗敬业，不玩忽职守和推诿扯皮；
4、廉洁自律，不收受贿赂和谋求私利；
5、坚持学习，要努力学习专业技术知识；
6、提高技能，要不断提高自身业务水平；
7、参与管理，要参与企业管理控制材料成本；
8、强化服务，要树立服务意识提高服务质量。

第三章 物资管理机构职责

一、物资管理部职责：
1、认真贯彻国家、上级单位有关物资管理方面的规章制度，结合本单位实际情况制定实施办法或具体规定，并组织实施；
2、负责公司物资质量、环境、职业健康安全体系在本系统的指导实施工作；
3、指导检查各单位物资计划、采购、收发料计量、仓库保管、帐务处理等基础业务管理工作；
4、参加公司组织的施工调查，掌握施工调查所在地的物资市场信息；
5、负责公司物资采购合同的审核工作；
6、指导检查分包工程的物资管理工作；
7、负责指导检查公司物资成本管理工作，组织推行物耗量差和供料价差的控制和考核，降低材料成本，组织物资大节大超事件的调查分析；
8、负责组织物资质量、安全事件的调查分析工作；
9、负责小型机具周转材料采购、报废审批工作，掌握公司小型机具周转材料的数量、状况及动态；
10、组织物资人员的业务学习，配合有关部门搞好物资人员的业务培训和考核工作。
11、积极推进物资管理现代化，开展信息的收集，传递工作，为各级物资部门和相关部门提供参考资料，做到资源共享、快速传递。
二、项目部物资室职责：
1、认真贯彻执行国家有关物资管理的方针、政策、法令及上级主管部门制定的物资管理制度、办法，结合本单位实际情况制定实施办法或具体规定，并组织实施；
2、负责物资质量、环境、职业健康安全管理体系在本部门的贯彻实施；
3、掌握施工所在地物资市场信息，收集供方资料，及时对供方进行评价，建立合格供方名册；
4、根据施工生产计划和施工部门提供的物资需用量计划，负责组织编制物资采购计划。
5、负责本项目的物资招标采购和合同管理工作；
6、负责物资计划、采购、收发料计量、仓库保管、帐务处理等基础业务管理工作；
7、负责物耗量差和供料价差的控制，加强物资在进场使用过程中的管理，建立《单项工程物资定额消耗分析卡片》，组织实施限额发料，降低材料成本，定期分析节超原因，制定改进措施；
8、负责库房料场的设置，对有害及危险性物资按相关规定和要求存放；
9、负责分包工程的物资管理；
9、负责制定有害及危险性物资的管理方案，并严格控制；
10、负责小型机具、周转性物资的日常管理、租赁、保管和回收工作；
11、积极开展修旧利废和处理积压物资活动，降低库存，减少资金占用。负责废旧物资的回收利用工作。
12、组织编报物资统计报表，准确反映本单位物资动态情况和资金占用情况。

第四章 物资管理工作流程图

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第五章 物资管理具体工作内容

一、物资供方的选择与评价
1、对周边市场进行摸底，对原材料供货商（供方）的营业执照、生产或经营许可证、产品合格证、质量认证等情况进行调查、评价和选择，填写《供方调查评价表》，形成《合格供方名册》。
2、根据工程物资对随后输出过程及最终工程的影响和性能分为如下种类：
A类物资：构成最终产品的主要部分和关键部分，直接影响最终产品交付使用或安全性能，对环境影响甚大，可能导致顾客投诉的物资。如：钢材、水泥、混凝土制品，商品混凝土，铁路专用器材、桥梁支座等。
B类物资：大堆料、防水材料、土工材料及施工周转材料，还包括：混凝土添加剂、电焊条等。
C类物资：对产品起辅助作用的物资，包括：五金材料、施工工具、一般的防护、包装用料。
D类物资：危险化学品及其它影响环保、安全类物资，如：火工品、油类、化学品、危险品及劳保用品等。
3、实施采购前，应根据采购物资的种类和性能，对供方进行调查和评审，选择合格供方参加物资招标或竞价活动。
4、供方评价：
A类物资的评价：应对供方的产品资质、供应能力、供应表现、管理体系、顾客满意程度、服务和支持能力等进行调查，详细填写《供方调查评价表》。
B类物资的评价：应对供方营业执照、生产许可证（实行生产许可证制度的）或专业机构出具的最新检测报告等进行查验，同时对产品抽样检验或小批量试用合格后，填写《供方调查评价表》。
C类物资的评价：采购员采购和验证的过程即视为对供方的评价。
D类物资的评价：应按以下要求填写《供方调查评价表》。
① 查验供方的营业执照、生产或经营许可证、产品合格证等；
② 危险品、化学品应能提供材料安全数据表（MSDS）或有关化学品的性能说明；
③ 供方提供的危险品、化学品等应有“危险品”、“防爆”、“防火”及“有害”等标识，或提供相关的颜色和图案标识；
④ 安全帽、安全网、安全带等特种安全防护产品应贴有国家安全生产监督局规定的安全标识；
⑤ 批量采购时还应对供方的环境及安全保证体系进行调查评价。
甲供和甲控物资以外的A、B、D类物资按采购权限划分，实行谁采购谁负责调查和评审的原则，由采购人员提供供方资料，经施工技术、安质、试验等部门评审，主管领导批准后列入合格供方名单册。
5、A、B、D类主要物资采购必须在合格供方名册范围内通过招标或竞价的方式选择最终供方。
6、A类物资的《合格供方名册》由项目部物资部门于季度末5天内上报公司物资管理部。土工材料、混凝土外加剂的供方资质资料由各项目部提供，公司物资管理部进行评价。
7、《合格供方名册》由公司物资管理部每年公布一次，需增补或剔除时，应另行发文通知。新开工项目应在开工三个月内及时向公司物资管理部报送《合格供方名册》。
8、供方的过程考核，由项目经理部年末组织，对供方进行综合考核评价，填写《合格供方年度考核表》和《合格供方名册》。对供应过程中不能及时履约或质量、数量不符合要求的供方，应列为不合格供方，并上报公司物资管理部，列为公司不合格供方，年初发文公布，三年内不得从上述单位采购各种物资。
9、使用材料管理软件时，准确填写《供方调查评价表》与《合格供方年度考核表》后自动生成《合格供方名册》。
二、物资计划与采购
1、物资的需用量计划：由施工技术部门按照相关的规定和标准（工程设计文件或图纸、配合比）分工号、分部位、分项编制，由单位总工程师审批。
2、物资部门依据施工技术部门提供的物资需用量计划，加集团公司机物［2002］402号物资消耗定额规定的损耗，作为工号的物资消耗定额控制数量，建立《单项工程物资定额消耗分析卡片》。材料管理软件中填写《工号物资需用量计划》后自动生成《单项工程物资定额消耗分析卡片》中的定额量。
3、《单项工程物资定额消耗分析卡片》应根据施工工序分部位建立（桥具体到每根桩），根据施工日期填写发料单、物资卡片和消耗分析卡片；使用材料管理软件时，只要准确按照施工部位填写发料单，系统可依据发料单自动生成该部位的物资实际消耗数量。
4、主要物资计划需用量的编制：
4.1桥涵、隧道、路基挡护及附属圬工、房建等构成工程主体用钢材，要分工号、分部位按工程设计工程量和配套的定型图、标准图，按物资名称、规格、型号计算出设计需用量，另加集团公司机物［2002］402号物资消耗定额规定的损耗作为定额需用量。不构成工程主体的各工程项目施工用钢材，有定额的（如：大桥实心墩用接茬钢筋）按定额计算定额需用量，无定额的注明用途按以实际需用量作为定额需用量。
4.2水泥要分工号按工程设计工程量和试验室确定的施工配合比加集团公司物资消耗定额规定的工地搬运操作损耗作为定额需用量。
5、木材、火工品、燃油、砂石料需用量的编制依据：
木材要分工号和物资明细规格，按实际需要打紧打实定额量。木材要执行以钢代木、尽量节约、控制使用的原则。
5.1火工品要按照设计工程量和公司确定的土石方、隧道开挖方案，分工号核算定额需用量。
5.2燃油要按照工程量（任务量）和各种机械的耗油定额，核算定额需用量。
5.3各施工单位用砂石料要根据各工程项目，分工号按照工程量和试验室确定的配合比来核算定额需用量。
5.4线上料按照设计图要求的技术标准，参照集团公司物资消耗定额（轨道分册）提报线上材料定额需用数量。
6、《物资采购计划》包括以下内容：物资名称、规格型号、材质、需用数量、计划单价及计划金额。
7、《物资采购计划》依据施工技术部门提供的月《物资需用量计划》结合施工生产安排及施工进度，合理考虑物资储备后编制；在保证施工需要的同时，适量减少库存，个别品种可以“零库存”。材料管理软件中物资采购计划表中自动生成当时的库存数量便于核减。
8、《物资采购计划》必须经过施工、财务部门签认，项目经理审批方可实施，同时每月的物资采购计划要送交财务部门备案，以备财务部门合理安排资金。
9、物资采购原则
9.1遵纪守法原则。
遵守国家法律法规和公司的各项规章制度，不徇私舞弊。
9.2择优选购原则。
从品质、价格、生产技术水平及距离远近等方面来考虑，尽量做到就近购买。
9.3以需定购原则。
以需用量和需用时间来采购，不要采购过量、过期物资。
9.4市场动态原则。
要经常注意市场的经济动态，掌握企业所需物资在市场中的季节变化和供需情况，分析市场变化趋势，把握物资采购的最佳时机。
10、物资采购依据
物资采购计划。
11、物资采购要求
11.1适时
11.1.1 价格较稳定的时期内，要按施工工期有计划地分批采购物资。
11.1.2 根据市场供需行情和季节变化，在价格较低时，不失时机地购进。
11.2适质
购进的物资质量要达到要求，如果购进的是不合格品或不合格品较多，就会影响采购进度和施工生产，但若所购物资质量过高势必提高物资单价，同时都会增加采购成本。
11.3适量
采购人员应依据物资需求计划，并依计划控制物资入库数量。如果在同一时间内全部入库，不但会增加库存负荷量，同时也面临着有些物资存放太久未使用而会变质的风险。
11.4适价
从品质角度来分析价格，价格要适当，要尽量做到不高于同类物资在相同品质条件下最低价格。
11.5适地
在相同质量和价格的情况下，应就近采购，以缩短采购时间和节省运输费用，同时也有助于紧急订购时的时间安排。
12、实施招标采购时，招标单位必须在三家以上。招标前报公司物资管理部批准，招标后将结果报公司物资管理部备案。
13、用于工程主体的土工材料、塑料排水板、水泥外加剂，由公司物资管理部统一招标采购，各项目部应及时将材料计划上报公司物资管理部。
14、物资招标采购合同谁使用谁签订，签订前必须报物资管理部及公司法律事务室审核；签订后报公司物资管理部备案。
15、采购合同必须符合法律、法规的要求，具体应包括以下内容：
15.1 物资的名称、规格、型号、质量要求、计量单位、数量、价格，有关费用的分担及结算方式、付款期限、结算银行及帐号等。
15.2 合理的损耗及计算方法，包装物的供应、回收及费用分担。
15.3 供货时间、运输方式、交货地点、接货单位或提货人、验收的质量标准及验收方法。
15.4 违约责任。
15.5 其他约定。
15.6 产生纠纷后的处理方法。
16. 年末 12月25日前将本单位招标采购的物资编制成《招标采购统计表》上报公司。
17. 根据物资采购及支付情况每月填写《物资采购明细表》、《物资采购信息表》、《主要材料价格走势图》和《物资采购支付及欠款登记表》，于次月5日前上报公司物资管理部。
18. 使用材料管理软件时，系统根据收料单自动生成《物资采购明细表》、《物资采购信息表》和《主要材料价格走势图》，根据收料单及采购支付情况登记自动生成《物资采购支付及欠款登记表》。
三、物资的验收
1、物资验收首先确定物资入库前的数量和质量状况，判断物资在入库前发生差异的责任方，以便及时处理，减少本企业的经济损失；其次对入库物资进行一次全面的了解，有利于堆码保管保养。
2、验收作业的基本程序为：验收的准备工作——核对证件——实物检验——验收后的差异处理——清理存料场地。
3、验收的原则：准确、及时、严肃、经济。
3.1准确性——验收入库物资要确保物资在数量、品名、规格型号、质量状况的正确无误。认真检查、正确使用计量器具和设备，严格核对收料凭证和技术标准是保证验收准确的前提。
3.2及时性——入库物资必须在规定期限内验收完毕，否则，出现差异后供方交涉必然处于被动地位，从而遭受不应有的损失。《铁路物资仓库技术管理规定》中规定：金属物资验收不超过3个工作日，需理化检验的物资不超过7 个工作日，其他物资不超过1.5个工作日，批量大或技术条件复杂的物资，验收时提出书面申请，经单位领导批准，可以酌情延长验收入库时间。
3.3严肃性——验收发生差异，编制的验收记录、过磅单和文字说明要详细充分，字迹工整清晰，内容真实，数据可靠。严肃的工作态度可以赢得供方信任，避免不必要的交涉。
3.4经济性——合理确定、妥善安排作业流程，尽量避免重复作业和无效劳动，节省验收中的各种费用，降低作业成本。
4、验收的准备工作
4.1明确保管方法（确定存放地点、堆码方式、保养手段等）；安排搬运力量（安排适用的搬运机具和人员的数量等）；核对检验工具（衡器、量具等）；收集有关技术资料（图纸、技术规范、技术标准等）；准备必要的防护用品（尤其对毒害品及腐蚀性物品的验收）。做好准备工作是顺利验收、提高验收工作效率的基础。
4.2核对凭证
4.2.1 凭证是验收不可缺少的依据。其中最重要的是供货合同、协议、发货票或与之有关的有效凭证，其次是生产厂家的产品出厂检验合格证、技术说明书，供货方的装箱单，承运单位的运输凭证、货运记录以及物资的相应技术标准等。
4.2.2 核对凭证就是确认各种凭证的符合性。若发现不符，要查明原因。若凭证与供货合同不符，是否对方错发；若装箱单与凭证不符，是否供方误发；若凭证与有关标准不符，是否对方错发或有关型号、规格的代号有所更改等。
4.3实物验收
实物验收按验收内容分数量验收和质量验收。管库员一般负责外观质量和数量检验，对技术复杂的物资应会同施工技术、机械等部门对其质量性能共同验收。
4.4数量验收
4.4.1 进行数量验收要采取与供货单位一致的计量方法，如过磅计重、点数计件、理论换算、量方求积等。根据供货单位的信誉度、包装状况、批量大小、规格整齐程度，采取抽验和全验。
4.4.2 国内计重物资一般按净重计算，也可以理论换算和供需双方商定的方法计算。
4.4.3 大批量带包装按件标明重量的物资，可以采用抽验。《铁路物资仓库技术管理规定》中规定抽验比例为5%—15%。抽磅有差异的要加大抽验比例，甚至全部过磅，过磅时要记录毛重、皮重和净重。国家物资局颁布的《物资技术保管规程》要求，属于裸体或有铁线捆装的金属材料须全部检斤称重。
4.4.4 大宗物资（如钢材、生铁等）过磅堆码或分堆存放，必须按层、按件、按分堆地点及顺序，填写“材料检斤单”，以便自点盘查和发料出库。
4.4.5 计件物资原则上要求全部清点，但定量包装大批量且包装完好的可按5%—15%比例抽验。对形体规格相同的散装物资，可按“检斤定数法”计数（如某些小五金、标准件）；按复合单位（组、套、对）验收的应注明其包含的内容及数量；设备验收应注意主件、部件、零件及备附工具是否齐全。
4.5质量验收
物资部门一般只作外观检验，对照包装标志核对来料的品名、规格型号、材质、等级；对照产品质量标准，核对技术证件。凡发现外观有问题的报技术检验部门处理。
4.6地材地料的验收由工号/序负责人（或委托人）、物资人员、供货人三方共同签认验收。
4.7安全用具、防护用品的验收由安质部门和物资部门共同验收，查验“安全标志（指实行安全标识制度的劳动保护用品）”“产品合格证”等质量和安全环保证明文件是否齐全，确保安全用具、防护用品的质量合格，性能可靠。
4.8验收记录的编制
进入施工现场的主要物资必须进行数量及外观质量的验收，并由验收人员填写《验收记录》，及时将《验收记录》返回物资部门。

验 收 记 录
中铁三局五公司　　　　　　　　 年 月 日 字第 号 　　
供应人 　 　　　　　　 　　 帐（运）单号 　　　　　　　　　
合同号 　　　　　　　 　 车 　　　号 　　　　　　　　
材料
编号
材料名称
规格
单
位
数 量
生　产
厂　家
技术
证件号
实发
实收

备注　　　

供应单位:　　　　　　使用单位（委托人）: 验收人员:　　　　　　　　　　　

注：此表一式三份，物资室、供应人及使用单位各存一份。备注栏中应说明验收时质量、数量的状况及产生的原因。大堆料量方验收的长*宽*高及换算系数写入备注栏。
4.12验收记录是与供货单位进行差异交涉必不可少的证件，作为收料单的附件。
4.13验收差异的处理
4.13.1 供货单位提供的质量证明与规定的技术标准、订货合同不符或技术证件不全，应及时与供货单位联系，尽快答复处理。
4.13.2 对残次不合格物资，有关部门凭验收记录向供方交涉更换、降级减价、退货赔偿等。可修复使用的，经供方同意代为修理，修理费用由供方负担。
4.13.3 钢材及金属制品的数量短少在合理范围内的，按实收数列帐，短少部分本单位列磅亏。国家商检局规定：黑色金属为2‰，有色金属为1‰；生铁锭块包括途耗不超过5‰；稀有金属、贵重金属不应有差异。超出合理磅差应向供货单位交涉，或补足或退款。
4.13.4 供方错发或多发，业务人员在验收记录上签字同意购入的，对错发部分补开收料单附验收记录进帐；对多发部分，按实收数进帐，不必补开收料单。
4.13.5 验收有差异未进帐的物资，应单独存放在待处理区，妥善保管，标以“待处理”标志牌，原则上不能动用。及时与对方联系，妥善处理。如需动用，可点收进帐发出。
4.13.6 暂时存放有差异的物资和供方超合同发料，未做验收记录可直接拒付料款，以拒付理由书作为保管凭证。
四、物资入库
1、物资一经检验完毕，就要办理入库手续。入库手续包括填写收料单和标识，登记物资卡片。
2、收料单依据进场物资、《验收记录》与帐单填写，填写完收料单后要及时登帐。
收 料 单
中铁三局五公司 年 月 日 字第 号
供应人 帐（运）单号 验收记录号
材料
编号
材料名称
规格
单
位
入 库
生产
厂家
技 术
证件号
备注
数量
单价
金额

合计

主管: 验收人: 交料人:
注：此表一式三份。
3、每一种入库材料必须按材料目录编号顺序建立“物资卡片”。物资卡片是材料收、发、存动态的记录，是查找技术证件、进料渠道、发料去向的依据。
4、使用材料管理软件时，在填写《收料单》与《发料单》后点击登帐，数据自动录入《物资卡片》。
中 铁 三 局 五 公 司
物 资 卡 片
物资编号 物资名称 规格 单位 单价 单位重量 卡片号
年
凭证号
技术
证件号
摘 要
收 入
发 出
结 存
核对签章
月 日
数量
金额
数量
金额
金额
数量

5、物资卡片的记帐规则
物资卡片的记帐规则指仓库记帐时应遵守的规则。称登记物资卡片为登帐，登帐主要有进帐与出帐两大内容，收料称进帐，发料称出帐。记帐规则主要包括以下内容：
5.1 年初开帐时，帐页应做到整洁、齐全、帐名和类别标志明显。新帐必须由财务人员与旧帐核对签章后，才能使用。
5.2 年初开帐在新帐页第一页的摘要栏内注明“上年结转”字样；每一帐页登记完毕应在本页最后一行摘要栏内注明“过次页”，并将结转数量和金额进入下页的第一行，在第一行摘要栏内注明“承前页”的字样。在材料管理软件中自动生成这些字样。
5.3年末结帐后，将老帐装订成册，以空白帐页代替封面，并在上面注明帐名，类别、年份，并妥善保管备查。
5.4 登帐应使用蓝色、蓝黑或纯黑钢笔墨水书写，同一帐本不应用两种颜色的钢笔水书写。除冲消数用红色钢笔水外，红色钢笔水只限于划线改错时使用。填写摘要文字和阿拉伯数字，不宜高于帐格的三分之二。
5.5 书写汉字端正，摘要栏的文字组织力求精练但又不任意简化，通常收料单位和发料单位在栏目内各偏写一侧，以求区别分明。阿拉伯数字要一个一个写，不能联写。库存为零就填写零，不能以斜杠代替或不写。
5.6 逐页填写帐头内容，不得使用非法定计量单位。
5.7 登帐应逐页逐行登记，不能隔行、隔页。如有跳行、隔页，应将空行空面划红线注销。
5.8 登帐有错不能随意涂改，严禁刮擦挖补或用退色药水更改文字数字，应按规定的改错方法更改。
5.9 月末在最后一笔帐的行下划一条红线，以示结帐。下月登帐在红线下不空行继续登帐。
5.10登帐的总体要求就是正确、及时、完整、清晰。
6、物资卡片的改错
6.1 由于登帐笔误、填制收料单的错误以及收发差错等原因,需要纠正物资卡片进行改错，做到帐物相符。改错应根据错误的不同情况采取相应的改错方法。
6.2 划线更正法——先将错误的文字和数字划一条红线予以注销，在其右上方用帐面上相同颜色写上正确的文字和数字，管库员在更正处盖章以示负责。错误的数字应全部划销更正，不能只划销整个字中的个别错误数码，同时对划销的部分保持原有字迹。仍可辨认。财务人员收帐前发现帐错误用划线更正法。
6.3 红字更正法——财务人员收帐后并已结帐，发现登帐错误或所记数量大于应记数量，可填制一新内容与原错误相同的红字收料单，登记入帐，冲销错误的数量。这种改错方法常用于因收发凭证本身的错误和仓库收发料差错导致的登帐错误。
6.4 补充登帐法——财务收帐后，发现所记数量小于应记数量时，用蓝字填写一张内容与原料单相同的收发料单，以补充不足数量。
6.5使用材料管理软件时，收、发料单填写完毕必须即时登帐，如果收料单不及时登帐，所收数量不会录入系统，从而无法继续发料工作，如需改错必须通过冲补帐来改错。
7、标识
每一种物资必须设立标识。料签标识的作用就是说明该项物资的最基本的经济特征和质量状态，便于物资收发盘点作业和防止质量状况不明或质量不合格物资进入施工现场。标识要求悬挂在料位明显处，保持在一条线上。凡构成产品实体的物资，如钢筋、水泥、砂、碎石等均要挂标识，其内容有材料名称、规格型号、料源渠道、进货日期、检验或试验状态等。
物资标识牌
物资名称

生产日期

规格型号

进场日期

生产批号

检验状态

生产厂家

供应单位

检验人

检验日期

使用部位

8、技术证件、质量记录的管理
技术证件（包括合格证）、质量记录的管理是指收发料单、自点清查作业必须的资料管理。大宗物资，如钢材和木材，入库验收时就要建立材料质量记录，做到一物一单，一批进料一单，发料后注销库存。供方来料一般一批只附一份技术证件。技术证件原件交给施工技术室保存，物资部门留存复印件并交用料单位一份。
9、物资部门应依据《验收记录》和已到达的帐单，及时填写《收料单》。
10、对已进入现场，帐单未到的物资，材料人员应根据实际到达物资的数量（《验收记录》）和近期物资单价填写预进《收料单》，待正式帐单到达后，用红单冲掉预进《收料单》，登记帐单到达后的《收料单》。材料管理软件中据收料单自动生成《物资进场记录》。
11、入库和进入施工现场的物资要做好相应标识，标识内容应包括：物资名称、规格、型号、质量等级、数量、生产厂家（供应单位）、批号（炉号）、检验和试验状态、生产日期、进场日期等内容。不合格品应单独存放并标识“不合格品”,搬运中要检查和保护相关的产品标识。工地剩余材料转移时，标识同时转移。
12、对钢材、水泥等在使用前应进行复检的物资，应及时通知试验人员进行检验、试验，进行状态标识，对不合格的必须单独存放，设“不合格”标识，并做好记录，及时处理。物资部门要保留主要物资生产厂家随货同行的质量证明材料的复印件和主要物资自检试验报告的复印件。
五、物资保管
登记标志验收入库阶段结束，物资进入保管阶段。
1、物资的存放场所应根据物资的理化性能、存放时间长短、收发作业频次、批量大小、防火安全、装卸条件等因素合理分配。
1.1对雨、雪、露及空气温湿度侵袭较少发生损失或相对不发生损失的某些大宗物资，如铸钢、铸铁件、大型钢材、盘条、带肋钢筋、原木等，可采取一定措施存放在露天料场。
1.2对雨、雪、露的侵袭会造成较大损失，但对空气温湿度不会发生显著影响物资，如中型钢材、板材、木材、平板玻璃、预应力钢丝、钢绞线等，可存入料棚。
1.3对各自然因素影响均会产生剧烈变化而造成较大损失的物资，如小型钢材、钢丝、钢丝绳、优质钢、铁合金、水泥、继电器、电源屏、仪器、仪表等，应存入库房内。
1.4汽油、酒精、气体材料、剧毒品、火工材料、精密工具仪器仪表等应存入特别库房中。
1.5炸药与起爆器材，润滑油与氧气、橡胶制品，腐蚀性物资与易被腐蚀的物资（如化工产品与金属），怕潮湿与怕干燥的物资，灭火方法不同的物资等，不能存放在同一场所。
2、物资存放应分类保管和分批次保管，坚持先进先发的原则。仓储物资、待发物资、代保管物资、待处理物资应分别单独存放，不得与库存帐内物资混存，并作出明确标识。
3、隧道洞口、大型桥涵等工程要建立一定面积的水泥储备库，水泥库要选在地势高，易排水的地点，仓库地面要硬化，库存水泥要下垫上苫，防雨防潮。水泥发放要坚持先进先发的原则。
4、大型桥涵、隧道等重点工程的砂石料场地应硬化，选在地势高，易排水的地点。
5、火工品仓库必须建立起相应的管理制度，并备足各类消防器材，设专人看管，实行严格的交接班制度。做到收发退料手续严密，台帐健全，单据保管完善，帐物相符。
6、燃油、氧气瓶、乙炔瓶、火工品等化学危险品和易燃易爆物品在运输和仓储保管过程中要加强安全管理，设置明显的安全标志，配齐配足消防灭火器材，并采取必要的预防保护措施。
7、燃油等在保管发放过程中，应采取防泄漏防污措施，砂石料、石灰、袋装水泥、粉煤灰等材料在储运过程中，应采用加盖蓬布等办法防止遗洒，防止环境污染。
8、库存物资和施工现场各类物资存放要符合物资管理规程的要求，并设置相应的物资标识。标识内容应包括：物资名称、规格、型号、质量等级、数量、生产厂家（供应单位）、批号（炉号）、检验和试验状态、生产日期、进场日期等内容。
9、物资存放要做到正确、整齐、安全稳固、合理苫垫、过目知数、查点方便、标志明显。
10、存放于料场的物资均应下垫，防止地面潮气的侵蚀，下垫时应先将地面平整夯实，再放置石条、废旧枕木、钢筋混凝土水泥条块等，下垫时高度不低于0.3m。有些物资还应上盖，防止雨、雪、露的侵袭和阳光的直射，苫盖时应将垛顶平整成脊，以利排水，苫盖物不得盖至地面，也不得使其与施盖物资紧密接触，以便通风防湿。
11、物资信息管理
11.1 物资信息管理主要是对与库存物资有关的技术文件、单据、凭证、帐卡等的管理。
11.2 物资帐卡、单据、凭证必须使用正确，填写规范，记录完整，字迹清楚，传递迅速。
11.3 仓库帐项清楚，物资进、出、存动态记载正确，做到日清月结，帐、卡、物相符。
11.4 对各种帐卡、单据、凭证及统计资料、报表、质量证明资料等均应根据档案管理规定按月（季、年）分类装订成册，妥善保管，便于存查、追溯。项目完工后统一移交物资部保管。
六、物资保养
1、搞好物资保养，必须体现预防为主、防治结合的原则，并付诸经常化。其简单易行的方法是制定和实施“十防”措施。
2、十防：防锈、防腐、防毒、防震、防火、防爆、防盗、防潮、防机械损伤、防治虫鼠害措施。
3、物资的点查
3.1物资点查就是对库存物资进行清点和检查。也就是查清库存物资数量是否与帐面数量相符；检查有无超过保管期限的物资和积压变质的物资，以便及时处理；检查质量状况的同时检查物资保管设施，从而达到“三清、三有、一相符”。“三清”指数量清、质量状况清、帐（卡）清；“三有”指盈亏有原因、调整有依据、事故损坏有报告；“一相符”指帐物相符。
3.2物资点查内容
3.2.1 查数量：检查库存物资数量是否正确，与帐卡是否相符，保证帐、卡、物三相符。
3.2.2 查质量：检查库存物资的质量是否有异变、受潮、发霉、锈蚀、干裂、破损、挥发等情况，必要时进