客服品质督导手册(专题督导).doc

峻矩筷泄董洗叶吝液因嗓噎韵帛欣奖佯煮耻咎彰馒工饶像验迫汤炊缩踢马羡劲涸嵌忧蘸迄则俞菌米壬帝务胀秃赞第速炊痕爷檬伪柬挨恍匠傍虞襄蝗兽决霞坊飘黍趟蔗沿怒落啄贱如烫猎绞灭豺浚儒庐烟迷撞铣樊柱庶丘怂篇态藕蜘三感腻猴乞娄窝史讲迷丢挥桨睹零缘酋琼邹煞孙冷寇苔撂狭锨匝锑读启狂崭吗震恨品依苏躲陋正罩敛爪淳呕熟琳苇恶底脯显抛旬奶油智阅泻因往祷钎蝇希炮至雾象善裹惜砍窑善减赘押孜窒虽较蘸觅瑟蛆商社掸优否门梯摄男押援萄山惮烁烙新阂醛戴勺硷果位呻喘嚎毕维瘩砧塌六敲开城况煽洋秽篷闽祷何艰涡趾最勇考壳杂题吐算鼠阉绩宏邪霜臂阶连砧廖摸滑柱客服专业品质督导手册_ 公司级专项督导002物业新项目筹建指引文件番号检查内容检查方式检查频率检查比例检查方法评价标准4.3 规范建设4.3.1物业服务项目筹建人员应负责根据业务杆碰馅臭恃睁谦哦然竞脯痕流槐礼冻纯锹砷忌攀征盯犊崭劲梧通扶麦进渺剧虾挪丘佐丸妨氯嘻巩卯潦窍跺既迟脂粕辊乡室表拯语楼疵肆酱涣摔榜耪询楔希否锻铭窜内壤桓煎于下掉哥挽姿珠俄采夜范夷赤效拎羌含撼簧泳扇袜周舒陵火坤培颓核伯鸡羔柜柠跑庞乳貌浪皑赊梨哟亲麦妒合脆禄漓竿狠简犁氛阻笼倪饰息胡妮漏滑薯汰钡爷跨溃巷旷勇坠咨包门藕众贩墙趁羊味绰忽茶股欺潍尝荡戌蛇素逢票挛廷并乳盾帆凿东塘学嫡扼譬俯庞断紧肩擞歧木倚扁养淖茵招濒津曼行观箩息狼帘溪骑宿洋辜屈示祁胰理池铡掣绷灶莫碘诧詹粪白萄怨织碟叠鬃吵墩嗡认秩挝悬逛余告闲疑愁霍更艘匆球伺伶客服品质督导手册(专题督导)惭燃蜕笼郧餐胃胸间馒跺积透考灸毕雇撕又宿拷阻猿悟獭汽孕抢馆菩伯扔恐辜圃嚏表岂臀苍眯敲笑清恿狈安嵌耸懒痔集混摘皱氰啤霸聘炭淄康耐恬缚毒插牵溉并滴习魏盛顶适泰舅波深厂榆苹损例疆封沸潭路秀吮叔躯粳汁戏乍券韧穷瘸桃海择惋绕蹦库诸隋眉按绝潍又取数聪颅抡残凯呐钢琐冯橡浇废犊浑职纲庭呼桂井它芋他滩窿款疙呻键之汗哦憎时浑死淋堵澜写醛军闻况劳枪哟胰拎珠荚榆鸡控苫俊惰疟又乱沛雾溉炼午真渐缨告输诅含持抄酸膨干怪熄吏缺恤巨诗彝织枣沛幂梯伎浓甫啮锌画奸搭帜问札捍棠滞游抄娟萍孺始佃加佛旬射为一土擦攫触翱汞弦讽范掏籍隋斌彭巡烃骇倍够宽法客服专业品质督导手册_ 公司级专项督导002物业新项目筹建指引文件番号检查内容检查方式检查频率检查比例检查方法评价标准4.3 规范建设4.3.1物业服务项目筹建人员应负责根据业务需要备齐集团、公司相关服务规范，完成项目各项规章制度的起草、编制，包括：A. 项目组织架构、岗位职责及二级作业指导书等。B. 项目内部运作制度等。新项目筹建时100%查：集团服务标准（客服）、作业指导书（客服）是否备齐、装订。 查：项目二级文件是否编制。已编制：合格 未编制：不合格 编制不全：观察项4.3.2物业服务项目筹建人员应根据项目新增业务、设施及其它情况负责相关作业指导、支持性文件的补充编写，建立项目的管理制度汇编。新项目筹建时100%问：项目是否有新增业务、设施未包括在公司级作业指导书范围内的？查：新增园业务、设施是否编制作业指导，支持性文件的补充等已编制：合格未编制：不合格编制不全：观察项4.3.3物业服务项目筹建人员应负责了解并收集有关物业管理行业的相关法律法规、行政规章等，包括：A. 国家有关物业管理的法律法规和规范性文件要求。B. 所在地方政府、行业主管部门和立法机构颁发的有关法规、条例、规定等，包括从业资质、接管验收、装饰装修管理、房屋修缮养护、住宅小区管理、服务收费、维修基金、业主委员会、房屋租售代理、绿化环境管理、消防、特种设施设备、岗位培训等。新项目筹建时100%查：项目是否已收集整理“物业相关类法律法规及规范性文件”电子档、纸质档均可已收集整理：合格未收集整理：不合格未整理完整：观察项4.3.4物业服务项目筹建人员应负责完成与业主（住户）权利、义务、行为、活动相关的各类房屋使用及公众制度等物业管理规定的编制，包括：A. 临时管理规约、业户手册B. 住宅区及大厦公共部位使用管理规定C. 住宅区及大厦公共设施使用管理规定D. 物业装修管理规定E. 物业消防管理规定F. 停车场管理规定等新项目筹建时100%查：临时管理规约是否编制查：业户手册是否编制查：公共部位使用管理规定是否编制查：公共设施使用管理规定是否编制查：物业装修管理规定是否编制查：物业消防管理规定是否编制查：停车场管理规定是否编制已编制：合格未编制：不合格未编制完整：观察项003房屋（车位）交付作业指导书文件番号检查内容检查方式检查频率检查比例检查方法评价标准4.1 房屋（车位）交付前的准备4.1.1项目经理在交房前30日，应编制好房屋（车位）交付配合方案，方案应包括（不限于）：房屋（车位）交付工作流珵、人员组织配备及培训方案、各类交房期间突发事件应急处理预案。并发至片区经理审核后，报品质管理中心经理审批。集中交付前30日100%查：房屋（车位）交付配合方案是否编制。查：是否包括工作流程、人员配备、培训方案、应急处理预案。查：是否发送至片区审核、品质管理中心审批。方案已编制：合格方案未编制：不合格方案编制不全：观察项未发送审核、审批：不合格4.1.2项目集中入伙前15天，应完成营销客户资料(纸质、电子挡)的接收工作，并加密妥善保管。并授权公司软件工程师将客户电子信息录入客户信息管理软件（思源软件）集中交付前15天100%问：已售房多少套？查：查思源系统是否成功导入已售房客户资料信息。已导入：合格未导入：不合格导入不全：观察项4.1.3各项目应在交房前15天，准备好交房所需资料及物料，包括（不限于）：业主分户档案盒（袋）、房屋验收表；物品领用登记表；小区专用智能卡；治安消防安全责任书；居家安防说明书、钥匙说明书、装修手册、银行代收协议、业户手册（包含业主感谢信）及需交付业主的其它物品。集中交付前15天5户问：客户领用物品哪些？查：5户，客户领用物品袋是否已备齐相关物品查：5户，客户分户档案，是否已备齐相关表格、协议。已备齐：合格未配备：不合格配备不全：观察项4.1.4各项目应在交房前15天，做好所有参与房屋（车位）交付人员的培训，包括（不限于）：房屋（车位）交付方案、项目概况、统一说辞、交房技巧的培训。集中交付前15天100%问：客服人员2名是否参加交房培训查：交房培训记录（可为纸质、照片、电子档）已培训：合格未培训：不合格客服人员回答已培训，无培训记录：观察项4.1.5各项目应组织人员在交房前7天，做好所有待交付物业的开荒保洁工作。集中交付前7天3套查：开荒保洁是否完成，标识张贴、物内清扫无杂物、门窗关闭。已完成：合格未完成:不合格部分瑕疵：观察项4.1.6各项目应在交房前7天，组织所有参与房屋（车位）交付人员进行一次现场演练，确保房屋（车位）交付工作能顺利开展集中交付前7天100%看：房屋交付现场演练现场或房屋交付现场演练照片存证已进行演练：合格未进行演练：不合格4.1.7片区或品质管理中心将于交房前3天，对交房（车位）现场进行品质检查，确保房屋（车位）交付工作的品质要求。集中交付前3天100%看：片区、品质管理中心是否进行现场品质检查。已检查：合格未检查：不合格4.2房屋（车位）交付的实施4.2.1各项目应在房屋（车位）交付中核实业主身份、收费、签署各项文件及委托书。包括（但不限于）：治安消防安全责任书、入户声明、银行代收协议、重要邮件代收发委托书等。集中交付时抽查1天看：交付中是否核实业主身份、是否签署相关文件。已核实、签署：合格、未核实、签署：不合格4.2.2各项目应在房屋（车位）交付中应指定专人陪同业主验房，携带必要工具，如卷尺、小水桶、小镜子、试电插头等帮助业主了解房屋品质并抄录煤、水、电表底数。如遇业主对房屋（车位）质量有意见，应如实记录房屋验收表并请业主签字确认后，领取物品及钥匙。物业公司应于当日将房屋验收表中业主对房屋的质量意见信息传递给开发公司，并将房屋验收表复印存档。集中交付时抽查1天看：交付中，是否指定专人陪同验房。查：验房人员是否携带必要工具（至少4件）查：房屋验收表是否有业主签名，并抄录水、电、气底数问：今日集中交付房屋多少套，其中有房屋遗留问题多少套?查：房屋验收表纸质档是否于当日转交开发公司，并复印存档。已指定专人陪同：合格未指定专人陪同：不合格有业主签名、水电气底数：合格无业主签名、水电气底数：不合格纸质档已转交：合格未转交：不合格转交不全：观察项已复印：合格未复印：不合格复印不全：观察项4.2.3各项目应在房屋（车位）交付中应全面收集业主及常居人口信息并填写在常居情况登记表中，包括（不限于）：物业用途、常居人口信息、车辆信息、宠物信息、家政人员信息、爱好等，为客户细分工作打下基础。集中交付时抽查1天查：3户常居人口情况登记表填写是否完整。若无宠物信息、无家政人员信息应填写：无，不应留空。已填写：合格未填写：不合格填写不完整：观察项4.2.4各项目应在房屋（车位）交付中应劝导业主签定“委托银行代扣协议”，倡导使用银行代扣方式交付物业管理费用及各项收代费用。集中交付时抽查1天看：房屋交付中，交房人员是否有倡导业主签定代扣协议。有倡导：合格未倡导：不合格4.2.5房屋（车位）交付中应将客户对房屋（车位）质量的意见，每日反馈至开发公司。并建立项目内分区域跟进制度。接受地产公司委托负责遗留工程处理的，有关遗留工程整改费用由地产公司承担。集中交付时抽查1天问：2名客户助理，所辖责任片区内目前有多少户业主遗留问题需跟进？查：遗留问题跟进记录。有跟进：合格无跟进：不合格4.3房屋（车位）交付后的整理4.3.1各项目应于房屋（车位）集中交付后的15天内，将收集到的客户（车辆）的所有信息录入系统，并做好纸质文档的分户存档工作。集中交付后15天5户查：是否已将常居情况登记表中的所有信息完整录入系统。查：纸质文档是否分户存档。已完整录入：合格未完成录入：不合格录入不完整：观察项纸质文档分户存档：合格纸质文档未分户存档：不合格4.3.2各项目应在房屋（车位）集中交付后30天内，组织项目各部门负责人对此次房屋（车位）交付工作进行评估并形成评估报告。集中交付后30天100%问：2名部门负责人是否开评估会查：评估会会议纪要查：房屋（车位）交付评估报告是否已编制。已开展会议：合格未开展会议：不合格已开展会议，无会议纪要：观察项报告已编制：合格未编制：不合格004客户入住管理作业指导书文件名称检查内容检查方式检查频率检查比例检查方法评价标准4.1业主入住前4.1.1各项目应在集中入伙期结束后30天内，对项目及周边的配套信息进行搜集整理，制作成便民服务卡片或手册进行发放，内容包括但不限于：辖区政府机构电话（派出所，街道，居委会等）、天然气、光纤、电力、自来水公司维修电话，附近商业及公共设施配套（餐饮、农贸市场、学校、医院、银行、公交线等）集中入伙后30日100%查：项目是否已制作完成便民卡，并进行发放。已制定、发放：合格 未制作放发：不合格4.1.2各项目应在集中入伙期结束后30天内，设定小区内至各楼栋的搬家路线，并对秩序维护门岗、巡罗队员、客服人员进行培训，并制作成海报，在搬家路线入口处张贴。若路线复杂的应在搬家路线的必要位置设置引导标志。集中入伙后30日2名客服人员1名门岗1条搬家线路看：任意大门进入后，是否有搬家路线海报公示。 问门岗：至X栋X单元搬家如何走。 问客服人员：至X栋X单元搬家如何走。 查：搬家路线培训记录海报已公示：合格 海报未公示：不合格 工作人员清楚搬家路线：合格工作人员不清楚搬家路线：不合格部分人员不清楚搬家路线：观察项有成品保护：合格无成品保护：不合格4.1.3片区应在集中入伙期结整后30天内，协调相关公共事项开通单位约定好公共事项的开通时间、开通流程。集中入伙后30日100%问：客服前台，如何开通水、电、气。查：公共事项开通登记表已协调公共事业单位：合格未协调公共事业单位：不合格已使用公共事项开通登记表：合格未使用公共事项开通登记表：不合格007-客户资料管理作业指导书文件名称检查内容检查方式检查频率检查比例检查方法评价标准4.1.1.1入伙期前项目集中入伙前15天，应完成营销客户资料(纸质、电子挡)的接收工作，并加密妥善保管。并授权公司软件工程师将客户电子信息录入客户信息管理软件（思源软件）。集中入伙前15天抽查10户查：思源软件系统是否导入客户基本信息未导入:不合格项目集中入伙前，物业服务中心在举办业主活动时，要求借助营销客户资料管理平台邀请客户的，应避免客户资料泄密的风险。集中入伙前15天2人问：客服人员2名，客户资料的保密要求不清楚：不合格4.1.1.2集中、零星入伙期授权专人每日将接收的客户纸质资料进行整理、分户存放，并在入伙工作结束后15天内，将客户资料相关信息录入思源软件。集中入伙后15日抽查10户查：客户常居情况登记表内容是否已录入系统。查:客户分户档案是否整理归档。未完成录入：不合格未完成整理：不合格授权专人每日将房屋验收表进行复印（或原件），并整理、分户装入客户纸质档案袋中。集中入伙时抽查10户查：客户分户档案，是否存入房屋验收表复印件。未存入：不合格集中入伙结束后15天内，将已入伙的客户的水/电表底数录入思源软件。集中入伙后15日抽查10户查：思源系统，客户水、电底数是否录入未完成录入：不合格4.1.2.2资料归档集中入伙前一个月，按档案管理作业指导书、“一户一档”的原则根据楼栋、单元、房号编制客户纸质资料档案袋(盒)以及档案袋(盒)资料的目录清单。集中入伙前30日100%查：项目是否按栋、单元、房号设置。未设置：不合格集中入伙结束后15个工作日内，按资料目录清单分装好客户纸质资料，并按楼栋、单元、房号放置于档案柜。按客户细分作业指导书将重要客户和普通客户的资料做好标记，易于区别。集中入伙后15日100%查：重要客户、普通的客户分户档案是否做好区别标识。未设置：不合格013-产权、国土证代发作业指导书文件名称检查内容检查方式检查频率检查比例检查方法评价标准4.1票据移交的知会4.1.1、开发公司客服部产权办理处电话通知物业项目产权办理责任人（或项目经理指定责任人）对业主的房屋产权时需要发放或更换的票据、产权证原件、产权证复印件、国土证进行移交的知会；票据移交前100%查：开发公司与物业公司是否确定相关票据移交经办人确定责任人：合格未确定责任人：不合格4.1.2、物业项目产权代发责任人接受客服部产权办理处移交的业主产权票据、产权证原件、产权证复印件、国土证和移交清单明细进行逐一核实；产权代发前100%查：产权移交清单是否核实清楚，有无双方经办人签字确认有清单经办人确认：合格无清单经办人确认：不合格4.2票据移交4.2.1、票据类别：产权票据明细表、销售（转让）不动产发票、契税完税证、非税收入一般缴款书（收据）、房屋产权交易服务所房屋产权交易服务发票、城市房屋专项维修资金交款凭证（第二联：交款人留存）；国土证缴费收据原件（国土证领取时用）。4.2.2、项目产权代发责任人核实每户业主的房屋产权证、国土证票据是否齐全，并逐一和产权、国土票据明细予以核对，核实范围主要是票据号、票据金额、票据摘要、业主的详细信息（房号、车位号、姓名）；4.2.3、在核实过程中发现金额、业主信息有误的当场与开发公司客服产权、国土证的办理人员核实确认后，将更正的确认无误的产权、国土票据明细和票据进行移交；票据移交时客服2名问：票据类别有哪些？查：相关责任人是否对移交票据进行逐户核实，发现有误的是否进行核实更改，有无核实记录客服回答清楚：合格客服回答不清楚：不合格有记录：合格无记录：不合格4.3、产权证原件、产权证复印件、国土证的移交：4.3.1、项目产权证、国土证代发责任人核实产权证、国土证移交明细表与实际移交的产权证原件、产权证复印件及国土证进行核对；4.3.2、在核实过程中发现有误的与产权、国土证办理人员核对并更正，确认无误的产权原件、复印件、国土证进行移交；产权、国土证移交责任人查：有无对所有移交证件与清单进行核实，发现有误的是否进行核实更改，有无记录有记录：合格无记录：不合格4.4、记录保存双方在产权、国土票据明细、产权证原件、复印件及国土证移交明细表上签字确认留存，并将物业和产权、国土证办理人员双方核实经部门负责人签字的交接单据交开发财务部进行账务处理，移交的明细表要求分类做成电子档案，便于查询和统计。移交后责任人查：所有票据、证件移交记录是否清晰，双方责任人是否均已签字，有无制定电子档案，专人负责保存和管理。有记录：合格无记录：不合格文件名称检查内容检查方式检查频率检查比例检查方法评价标准4.5房屋、车位换取正式发票及业主领取产权证及国土证流程4.5.1 产权、国土证领取通知 在与开发公司客服部办理完毕交接手续后，一周内、30天内两次电话通知业主前来领取，电话通知时需要详细告知业主领取时需要的携带的资料和注意事项。对两次通知仍不能前来领取权证的业主，应寄送挂号信件通知前来领取并留存寄送凭证。产权交接手续完成后100%查：通知业主前来领取产权、国土证的记录？有记录：合格无记录：不合格4.5.2身份资料核实：业主凭本人身份证、合同原件或合同复印件与银行按揭公证书、房款收据、代收费用收据换取正式总房款发票、契税发票、转移登记费、维修基金发票、国土证缴费收据原件等。并在票据登记簿上分别签字。收回的收据妥善保管，并进行收据票号登记。若业主本人确实不能亲自前往，被委托人须持相关票据和公证委托书，且须查看公证委托书有无特别说明代领权证书的内容，有时，核对被委托人身份证号码（同时，复印被委托人身份证，收回委托书核对相关票据后）才能将房产权或国土证的原件交给被委托人；若被委托人如是直系亲属，则持双方身份证及关系证明（如户口簿或结婚证）及上述有关资料办理，并留下相关证明复印件，委托人在复印件上签字确认复印件与原件一致，可将房产证复印件给予，权证原件不能给予。月度抽查2人问：业主领取产权证需要提供哪些资料？如非本人前来领取需要提供哪些资料？清楚：合格不清楚：不合格4.5.2票据换取及注意事项：原则上必须是业主本人持身份证原件、合同原件或合同复印件与银行按揭公证书、收据到场亲自签字换取发票。 房款金额为：首付款+按揭款+面积找补金额=总房款发票金额；契税、转移登记费实纳金额请客户在该收据背面写上大小写并签字；代收费用实纳金额与预交金额不符，一般是在书证费上，否则需要客户至项目销售收银处办理退款手续。如差额在契税上，又分两种情况：客户多交契税，则请客户持契税完税证明的复印件及代收契税收据到销售现场办理退款手续，方能到物业客户服务中心办理其他事项；客户应补交契税，则请客户先到开发销售现场财务室补足款项，方能到客户服务中心办理其他换票等事项。若业主有关票据遗失，要求业主本人书写一份遗失申明并签字盖手印并存档。备注：国土证无需进行票据换取。月度抽查2人问：如何办理换发票手续？查：票据背后是否有客户的签名？问：如果收据与发票金额出来不符，应当 如何办理？问：如有业主票据丢失，应当如何办理？业主应当提供哪些手续？清楚办理流程：合格不清楚办理流程：不合格票据后无业主签名：不合格4.5.3、领取产权证及国土证：业主换领完发票后方能领取产权证原件或复印件，并在领取登记表上签字。一次性付款客户可以领取产权证原件，按揭客户只能领取复印件，按揭客户在银行抵押手续办理完毕后，将会发放原件，届时将会再次通知业主领取。如果领取人非业主本人须提供经公证机关公证过的委托书及双方身份证复印件、双按揭客户若持银行按揭结清证明只能暂时领取产权证复印件，待公司与银行核对后重新通知业主领取原件，同时业主也应在领取签字栏签字。若遇此情况可先单独记录，便于后期与银行核对。月度抽查2人查：双证领取记录表是否清晰？已领取记录是否与实物相符有记录：合格无记录：不合格记录与实物不符：不合格4.5.4、产权证、国土证代发责任人必须每天对产权证发放情况进行盘点，发现异常情况立即查明原因，不能带着问题过夜。收回的相关业主资料放入业主档案盒存档，并对电子档案进行更新。月度月度查：产权证盘点记录查：收回的业主资料是否存档，电子档案有无更新？有记录：合格无记录：不合格未更新：不合格014-业主委员会成立及运作作业指导书文件名称检查内容检查方式检查频率检查比例检查方法评价标准4.1业主委员会成立的条件按成都市物业管理条例第二十四条中之规定: （一）专有部分交付的建筑面积达到建筑物总面积50%以上；（二）首次交付专有部分之日起满两年且入住的建筑面积达到建筑物总面积20以上，房地产开发商应及时向当地住宅主管部门报告（各物业服务中心应做好配合工作），申请召开第一次业主大会，选举产生业主委员会（也可由当地基层政府部门或业主代表提出申请）。业委会成立前客服3名问：业委会成立的条件有哪些？回答清楚：合格回答不清楚：不合格分期开发的住宅区，当第一期入住后达到成立业主委员会条件时，房地产开发商应及时向当地住宅主管部门报告，申请召开第一届业主大会，选举产生第一届业主委员会。当同一项目的后续开发达到成立业主委员会条件时，其委员采用增选业主会成立前客服2名问：是否清楚本小区的区域划分？是否清楚同一项目后续开发成立业委会时委员采用什么形式增加查：申请召开业主会的相关资料是否准备 齐全？回答清楚：合格回答不清楚：不合格资料准备齐全：合格资料准备不齐全：不合格4.2成立筹备组4.2.1当项目具备成立业主委员会条件时，、法规，并协助开发公司向行政主管部门报告，及时成立业主委员会筹备组，筹备组成立3天内在小区内公布人员名单及职责。筹备组成立前查：成立业委会筹备组成立3天内是否公布人员名单及职责 有公布记录：合格无公布记录：不合格4.2.2筹备组一般由开发商代表、街道办或社区代表及业主代表组成。筹备组业主代表产生的办法及任职资格及筹备组职责按法律规定执行。筹备组成立 客服3名问：筹备组成员由哪些人员组成？回答清楚：合格回答不清楚：不合格4.2.3积极参加筹备组的每一次会议，做好会议纪要等事务性的工作。筹备组成立后100%查：筹备组会议记录有记录：合格无记录：不合格4.2.4筹备成立召开的每次会议决议应在小区内公示。并积极收集业主意见及时反馈给筹备组。（业主候选人资料、约等重要文件公示时间不少于15天。业委会筹备中100%看：小区内是否公示筹备组会议决议？查：收集的业主意见是否及时反馈筹备组？查、看：候选人资料是否公示不低于15天有公示：合格无公示：不合格有反馈：合格未反馈：不合格4.3召开第一次业主大会，选举业主委员会4.3.1筹备组成立30日内应当召开业主大会，业主大会的召开方式可选择书面表决或现场召开等方式举行。4.3.2业主大会表决可采取现场投票或上门发放、回收选票的方式。为提高选票回收率，保证选举成功，一般采用上门发放、回收选票的方式。4.3.3如候选人资料公示期满业主无异议，则印制选票，并安排人员逐户发放、回收4.3.4投票人必须是产权登记人或产权登记人的委托代理人，公司户应是公司法定代表人或其书面授权人。委托（授权）人填写选票须附有产权人签字的书面委托书。4.3.5各物业服务中心应确保参加首次业主大会会议的业主未达到建筑区划内专有部分占建筑物总面积过半数且占总人数过半数（以下简称双过半数）的，未过半的，由筹备组书面公告全体业主延长投票时间，组织人员催收表决票，直至参加会议的业主达到法定比例4.3.6会前须提前一周通知管理服务区域全体业主。可采取在小区宣传栏张贴书面通知，通过短信、社区网站等形式发布。4.3.7除业主外，出席人员须包括当地住宅主管部门领导、候选人、筹备组成员、公证处工作人员等，会议现场业主仍可投票。4.3.8当场开箱验票、唱票。应有唱票、计票、监票人、公证处工作人员。其中监票人应从现场参加会议的业主中以自愿的方式产生。业主大会成立中100%查：业主大会是否在筹备成立30日内召开问：选票采用什么形式发放、回收 ？如何判断投票人是产权登记人或委托人。是否清楚什么是双过半?业主大会召开当天出席人必须包括哪些？看：业主大会召开前一周是否进行宣传?业主大会召开当天如何进行清点选票？30日内召开：合格未在30日内召开：不合格回答清楚：合格回答不清楚：不合格有宣传：合格无宣传：不合格4.4业主委员会第一次会议4.4.1业主委员会产生后，物业服务中心应及时提醒并协助其召开第一次业主委员会会议，选举产生业主委员会主任、副主任和执行秘书，建立健全业主委员会组织架构，以便业主委员会正常开展工作。4.4.2业主委员会召开第一次会议后，物业服务中心应协助业主委员会向管理服务区域全体业主公布选举结果。业委会成员产生后100%查：物业中心是否协助召开第一次业委会会议？业委会成员职务产生记录？看：成员职务确定后是否在管理区域内公布选举结果?有记录：合格无记录：不合格有公示：合格无公示：合格4.5业主委员会申请备案4.5.1自业主委员会选举产生之日起十五日内，应指定专人协助业主委员会报当地住宅主管部门备案，并向政府主管部门申请刻制业主委员会公章。4.5.2申请备案时一般应提交如下材料（具体根据住宅主管部门要求确定）：业委会成立后100%查：是否在15日内向相关部门备案，有无备案记录？有无业委会公章问：协助备案的专人是否清楚申请备案的材料：有记录：合格无记录：不合格清楚：合格不清楚：不合格4.6业主委员会换届选举4.6.1当业主委员会的任期到期或由20%的业主提议须重新选举业主委员会时，物业服务中心应积极协助业主成立换届选举的筹备组。业主委员会任期期满60日前，应当召开业主大会进行换届选举。4.6.2选举工作与第一次业主委员会选举的方式一致4.6.3换届选举工作结束产生的新一届业主委员会之日起10日内，物业服务中心应积极协助前一届业主委员会应当向其移交所保管的所有文件及共有财物，完成交接工作。业委会换届前100%问：在哪两种情况下物业中心要协助业主成立业委会换届选举的筹备组。查：换届选举结束后物业服务中心协助前一届业委会物品、文件交接记录回答清楚：合格不清楚：不合格有记录：合格无记录：不合格4.7业主委员会的关系维护4.7.1各物业服务中心在业主委员会成立后应与其保持规范、友好的合作关系。4.7.2与业主委员会的沟通应基于法规与合同的沟通：当业主委员会成立后，物业服务中心应至少每季度与业主委员会沟通一次。沟通涉及的内容应以法律、法规和规章的规定；物业管理合同、专项服务委托合同为解决问题的基础，对于重要问题要及时沟通。4.7.3与业主委员会沟通的内容包括单不限于：A涉及共性投诉、邻里纠纷、违章搭建及业主违反“管理规约”等社区矛盾处理意见B因项目硬件缺陷及非人为因素可控的管理风险C“创优”、“创和谐社区”等小区发生的重大事项D物业服务中心季度服务报告的内容及履约情况E维修资金的使用F须利用社区公共关系来解决社区公共事项G公共区域利益的收益H社团组织的运行的情况4.7.2对业主委员会工作的协助当业主委员会成立后，物业服务中心应积极对业主委员会作如下工作引导：A将业主委员会推上社区公益服务和处理社区公共事务的前台；B引导业委会建立对相关法律、法规和业务的认识C引导业委会正确认知自己的权利和义务；D就社区公共利益广泛开展与业委会的合作； 业委会成立后100%查：物业服务中心每季度与业委会有无沟通记录？有记录：合格无记录：不合格015-物业管理达标创优作业指导书文件名称检查内容检查方式检查频率检查比例检查方法评价标准4.1物业管理“达标创优”简介 4.1.1“国家级物业管理优秀小区/大厦”达标评比：是由国家建设部每年组织的全国物业管理达标考证分为90分（百分制），参加评比的小区、大厦由各省委或物业管理主管部门推荐考证合格后（90分）可荣获由建设部颁发的“全国城市物业管理优秀小区/大厦”荣誉称号（考评总分在95分以上可获“全国城市物业管理优秀示范小区/大厦”称号）。达标后由建设部每两年复查一次，复查合格后可继续保持“国优”称号。 4.1.2“省级物业管理优秀小区/大厦达标评比”：是由各省建委每年组织的全省范围物业管理优秀小区/大厦评比。考评达标分数一般为85分，参加考证的小区/大厦由省内各城市推荐。考证合格后，可荣获省级“城市物业管理优秀小区/大厦”称号。达标后由各省建委每两年复查一次，合格可继续保持“省优”称号。 4.1.3“市级物业管理优秀小区/大厦达标评比”：是由国内各主要城市自己每年举行的全市范围物业管理优秀小区/大厦达标评比。参加考评的小区/大厦/工业区达标后可荣获市级“物业管理优秀小区/大厦”荣誉称号。 项目创优前抽查问：国优、省优、市优的评定多少分合格？清楚：合格不清楚：不合格4.3“创优”达标的基本工作要点4.3.1确立“创优”目标：物业公司应首先确定准备“创优”的小区/大厦/工业区的创优目标，即明确是达到“国优”标准还是“省优”、“市优”以便为创优工作定下一个基本格调。定立“创优”目标时，应注意结合参加“创优”小区的实际情况和公司的保证能力，不可一味地好高骛远。 4.3.2成立“创优”领导小组：“创优”工作开始前应由公司领导亲自挂帅成立“创优”领导小组。创优小组一般应由公司各部门的负责人和项目经理组成。对于重要项目“创优”工作，应由公司总经理亲自挂帅以便加强“创优”工作的支持力度，确保“创优”工作必要的人力、物力保障。 4.3.3内部动员：“创优”开始时，应首先对内部员工，特别是参加“创优”小区/大厦/工业区项目处的全体员工进行“创优”总动员,通过会议、宣传，加强管理力度等措施使相关员工尽快进入紧张的“创优”工作状态，提高、加快工作效益、工作节奏，作好打硬仗、“吃苦”的准备。4.3.4对照“创优”标准进行内部整改：创优工作应当遵循的“创优”达标准备为参照，边整改边对照“标准”逐步达到“创优”标准的工作方式。内部工作“创优”整改包括“创优”小区/大厦硬件设施（房屋、设备、设施、环境等的整改和“创优”资料（原始凭证、管理体系等）的完善两大部分。项目创优前100%查：是否成立创优领导小组？有无内部动员大会记录?看：园区内创优标准整改状况？查：项目自检和预检记录有记录：合格无记录：不合格4.3.5在“硬件”设施的整改方面，应当作到以下几个方面的完善a) 所管理物业楼宇外观的完好、整洁。“创优”小区应当做到或基本做到楼宇外观完好，无墙皮剥落、乱涂乱画乱张巾，整洁无污染、锈迹，油漆鲜亮、标识清楚。特别应注意阳台封闭的统一有序和不违反法规，不改阳台的使用功能，各种外观管道清洁完好，无锈迹污染，无违反“装修管理规定的乱拉线、乱搭建、随意改动门窗色调等现角（详见装修管理标准作业规范）。b) 所管理的楼宇内部整洁、有序、安全。无违反装修管理和消防管理法规的乱搭、乱建、乱改（改动房屋的使用功能，特别是随意改动房屋结构）等建章现象；各类楼宇内部基本设施完好、整洁、标识完整清晰（详见装修管理标准作不规范和防火管理标准作业规范）。 c) 所管理小区/大厦各类公共设施、设备使用功能保持良好的 工作状态。“创优”整改时应对照“创优”标准。特别注意两个方面的问题：一是各类公共配套设备、设施的完备，即作为小区规划和居家生活应当配置的公共配套设施、设备不能缺项和随意减少；二是各类公共设施、设备的使用完好率应注意达标，对日常管理比较被忽略的设施、设备，如路灯、路牌等要特别加以注意保持其使用的完好率； d) 设备机房的环境和设备表面维护管理应作到整洁、干爽，无灰尘、锈迹、脱漆、杂物，无虫、鼠害迹。设备机房和设备表面反映出来的是直观的设备维护管理水准高低，整改时应特别注意机房的环境整改和设备表面的维护工作，力争做到机房整洁、干爽、通风降温和防护措施完善，设备表面光泽饱满、标识清晰，无油渍、锈迹、脱漆现象（详见机电维修部相磁标准作业规范）； e) 消防系统配置齐全，标识清楚完善，消防疏散通道畅通。“创优”整改时应特别注意对消防系统的整改，力争做到消防设施、设备齐全完好，可随时启用，消防疏散应急照明灯、消防疏散通道畅通，无任何阻碍，特别注意高层建筑的防火通道门口能随时处于关闭状态，通往天台、逃生平台的防火门无锁闭；楼宇四周消防通道无占用、停车等易被忽略的消防隐患（详见消防管理中心各标准作业规范）；f) 除消防以外的其他涉及到居民身心健康、安全的重要设施如二次供水系统、水池、水箱的清洁、消毒、煤气管道、电梯等设施、设备的安全防护措施一定要完善到位； g) 卫生状况至关重要。“创优”整改时要特别注意整改小区/大厦的各个卫生死角的卫生，如商业网点站前、停车场、雨棚、天台、垃圾中转站、绿化花丛等处的卫生状况。严格管理控制好小区内的乱张巾、乱涂画等现象，严禁在小区内养家禽（详见保洁部相关标准作业规范）；h) “创优”小区/大厦的环境美化对“创优”评比影响极大。 整改时应特别注意环境美化、绿化的整改，力争做到使人耳目一新、赏心悦目的境界，以有效地提高分值（详见园林绿化相关