行政管理知识14-行政费用管理.docx

精品文档就在这里
-------------各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有--------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

行政费用管理

行政费用管理是为了有效管理和控制公司行政相关的费用，费用预算、费用支出的合理化、合理报销等的管理方法。下面我们就来从几个方面来了解行政费用管理。

一、 行政费用的范围

指因工作需要而发生的费用：
1. 部门固定额度的办公成本：资料费、快递费、午餐费、办公用品耗用、耗材费、市内车费（指无报销额度的员工因工作需要发生的市内车费）。
2. 个人固定额度的津贴成本：手机费、市内车费、加班饭费。
3. 部门非经常性开支：除上述费用外，临时或突发产生的费用。
4. 特殊费用：业务招待费、小车费用、差旅费。

二、 费用及审批权限

部门固定额度的办公费用
1. 部门固定额度的办公成本：资料费、快递费、午餐费、办公用品耗用、耗材费、市内车费。由公司总裁室会同财务部门每年年初根据各部门工作的实际情况核定部门固定额度的办公成本的月额度。实际报销时，属于部门月额度内的费用由总监审批后，凭原始发票按实报销。
2. 审批人应根据实事求是的原则，本着公平合理的精神统一调配使用。超额度的情况，公司一律不予报销。

个人固定额度的津贴成本费用
1. 手机费
凡公司内因业务需要而使用手机的人员根据不同的业务性质和级别予以一定额度的报销，或公司配备手机。
各职人员可按月具有如下额度的手机费用报销：手机费的支付一般采取当事人先行垫付，然后由公司报销的方式。手机费如不足额度的按实报销。手机费定额发票一律不予报销。额度内的手机费由各部门经营层审批，超额度部分须在提供合理说明后予以报销。
公司提供SIM卡的员工需填写《领取手机及SIM卡记录表》。如：

领取手机及SIM卡记录
本人______ 于    年     月     日领取手机品牌         ，型号          ，数量          ，该手机购机款为          。
I take the phone with brand _____, model number ____, amount ______. Costs _____, and subsidy standard is _____ minutes per month.
本人领取SIM卡号码为___________, 月度话费标准为________分钟, 包括1000分钟V网（即公司内部人员通话）和   分钟/月普通通话时长。领用时间为   年     月     日.要求开机时间 （）工作时间 / （）7*24小时
I take SIM card number as ____________, the subsidy standard is _____ per month, including 1000 minutes’ V net (can be used between Cintas TJ partners) and_____ minutes per month. I take it on ___/ ____/____.I promise to keep phone available during ( ) working time / ( ) 7*24 hours.
您在公司的手机电话使用情况自2011年4月1日起调整为上述安排。From April 1st, 2011, your cell phone using plan will change to the above one.
我已经阅读并知晓了<<公司手机及手机卡使用管理规定>>以及上述安排。I have read and understood the Rules of using Company cell phone and Company SIM card and above arrangement.

 员工：
Partner Name:
Date: 年   月    日
公司给员工配备手机和SIM卡好处：
A 公司业务便于管理；
B 当有员工离职时，业务管理和交接会更加便利；
C 设置企业手机彩铃可以起到宣传企业的目的。
如：“彩铃音内容：这里是XXX有限公司，请在音乐声中等待接听 ”“This is XXX Co..Ltd, Please wait during the music.”
Background music背景音乐:《瓦妮莎的微笑》

公司应与电信部门沟通好资费优惠等问题。
Package No套餐类型
Cost费用
free call minutes外网免费分钟
V net fee企业V网费
V net free call minutes企业网免费分钟
Package users套餐使用者
Package User Position套餐使用者职位
A
CNY29
190
CNY10
1000

B
CNY88
400
CNY10
1000

C
CNY188
188
CNY10
1000

D
0
0
CNY10
1000

2. 市内车费
凡公司内因业务需要发生市内车费的人员根据不同的业务性质和级别予以一定额度的报销。项目执行部门额度内的车费包括项目内所有员工的车费。额度内的市内车费由各部门总监审批，超额度部分需要有合理说明才予以报销。
3. 加班饭费
加班超过两个小时，可在公司规定的额度下用餐，公司报销用餐费。

部门非经常性开支的费用
总办、财务部的非经常性开支在500以下可直接报销，500以上需报执行总裁核准后报销，其他部门的非经常性开支在1000以下可直接报销，1000以上需报执行总裁核准后报销。

特殊费用
1. 业务招待费
业务招待费月额度：项目事业总部总监、各事业部总监5000元/月；研发事业总部总监、行政管理事业总部总监2000元/月；财务部经理1000元/月；总裁办主任1000元/月。担任监事的副总裁的业务招待费由总裁直接审批。
额度内的业务招待费无需审批，可因业务需要直接报销。超额度的费用需事先填制业务招待费申请表，需由报销人写明费用承担部门及项目，由审批人合适批准，若跨部门须由对方部门的审核人核准批准后予以报销。
2. 小车费用
总裁、执行总裁、副总裁配车的费用，包括汽油费、停车费、路桥费等，由本人签字实报实销，报销前此三项费用需向行政部备案。费用计入总裁、执行总裁、副总裁名下、由公司成本承担。
3. 差旅费
凡赴日常工作处所以外的其他省、自治区、直辖市处理公务，即为出差。（不包括长期异地工作的员工）
员工出差在选用交通工具（两地间）时应遵循以下原则：
（1） 经营层副总裁及管理层员工可乘坐飞机；
（2） 执行层及操作层员工应乘坐火车或公共汽车，前往乘火车或公共汽车在12小时内不可到达的地区的，可以考虑乘坐飞机；处理紧急公务的，应乘坐飞机；
（3） 出差乘坐飞机应乘经济舱，经营层副总裁如遇 特殊情况可乘坐商务舱；
（4） 有关交通工具的费用如机票、来回回车站或机场的车票费用，出差路途中直接有关的如旅行保险费、机场税、行李超重费、停车费、过路过桥费，汽油费由公司负担，据相关票据实报实销；旅途中产生的其他费用由员工自理；
（5） 机票或火车票由行政部统一预定购买。
员工在出差的住宿标准应遵循以下原则：
（1） 经营层副总裁可住宿四星或五星级宾馆，住宿费不得超过1000元/晚；
（2） 管理层员工可住宿四星级宾馆，住宿费用不得超过700元/晚；
（3） 执行层、操作员工可住宿三星级宾馆，住宿费用不得超过400元/晚。
员工在出差地每天所产生的费用（除住宿费外）不予报销，但享受一定额度的出差补贴，具体额度应遵循以下原则：
（1） 经营层员工出差补贴为300元/天/人；
（2） 管理层员工出差补贴为200元/天/人；
（3） 执行层员工出差补贴为100元/天/人；
（4） 操作层员工出差补贴为80元/天/人；

各部门员工需事先填制差旅费申请表并由其分管副总裁审批确认，按预计金额向财务部借出差备用金。由行政部代为购买的机票及火车票应在1个月内将发票交至财务部，逾期该笔费用将在工资中先行扣除，待发票取回后再行报销。所有报销费用，需由报销人写明费用承担部门及项目，由审批人核实批准，若跨部门须由对方部门的审核人核实批准后予以报销。

三、 各项费用报销付款细则
1. 填写付款申请/报销单
（1） 首先要选择不同类型的付款申请/报销单
A 请款单
B 现金报销单
C 备用金请款单
D 支票付款凭单
如：

（2） 为符合法律和档案保存的要求，有效的付款申请/报销单须严格遵守下述的填写要求和附件（原始凭证）粘贴规定；
A 请用黑色签字笔填写
B 请勿涂改（包括涂改液）
C 用中文填写，字迹清楚
D 附件必须整齐粘贴在费用报销凭证
纸上
E 然后将请款单和报销凭证粘贴在付款
申请/报销单后
（3） 结合公司实际，以下是必须由申请人填写的要素
A 日期。应与实际申请日相符。
B 金额。须注明币别：人民币-RMB或
CNY。
C 金额合计数。大小写必须一致。
D 费用说明。
E 收款人资料。需写明收款人全称。
F 费用所属部门，如费用需要分摊，则
需要分摊部门的费用明细。
G 付款方式。现金、贷款凭证及支票等。
H 申请人签名。申请人必须是费用发生
的直接使用人或直接相关人，不得由
其他员工代签。
2. 付款细则
（1） 发票规定
A 所有发票应为正本，有收款单位及税
务监制章。
B 发票的抬头一般为公司的全称。
C 发票开票人必须与收款人一致。
D 发票内容必须清楚列明项目、单价
和数量等。
E 车费发票背后需注明日期、起止点
和事由。
F 业务招待费发票需写明费用的日期、
目的和参与者。
G 住宿发票要附酒店打印的房费清
单。
（2） 收据
收据一般不得作为正式报销凭证。唯以下收据视同普通发票：
A 国家财政部门以及公共事业部门的托
收单据或行政事业单位盖有财政监制
章的专有正式收据。
B 国外取得的收据（账单）。
（3） 差旅费申请表
公司人员出差须征得副总裁的书面批准。申请费用时须填写差旅费申请表。
A 应注明出差地点、目的、日期和每天
费用预算。
B 费用预算应根据公司的出差标准而
定。
C 此表经批准后作为申请付款的正式原
始数据。
D 出差人员须在出差结束后五个工作
日内报销实际费用。如实际费用与预
算相差超过10%时由副总裁追加签字
确认。
（4） 业务招待申请表
公司人员招待客户须征得执行总裁的书面批准。申请费用时须填写业务招待费申请表。
A 应注明业务招待目的、日期和费用预
算。
B 此表经批准后作为申请付款的正式
原始数据。
C 业务招待经办人员须在招待产生后
三个工作日内报销实际费用，如实际
费用与预算相差超过10%时由副总裁
追加签字确认。
3．费用入账
费用产生后应及时交财务部入账，当月发票当
月报销，超额度部分不予报销。年末，各部门应将
尚未付款的发票交财务部以准确记录公司当期费
用及负债；在年度结束之前，各部门还应总结当期
费用已产生但尚未收到正式发票的项目，将相关单
据，如合同，供应商付款通知，交财务部入账。

四、 现金报销规定
现金报销每周一次。员工请于周三下午16：00以前将报销单交至公司出纳处。出纳应及时将收到的报销凭证核实，并在每周四下午统一进行现金报销。迟交的报销单将顺延到下一次报销日。

五、 注意事项
1. 在支出费用前做好预算并列出明细，向部门经理上报，审批同意后，有计划的在预算内产生费用，之后予以报销。
2. 做预算时，预计出今后三个月内的支出费用并做预算表。如：
项目
6.1-6.30
7.1-7.31
8.1-8.31
午餐费
2000
2500
3000
文具费
500
600
700
水费
400
600
800
……
……
……
……

3. 报销时请注意将计划预算单、发票、收据和费用明细放在一起递交。

六、 报销凭证
报销凭证一般就是指发票，财政及相关行业主管部门都定额发票用行政专用收款收据也可以做报销凭证。增值税专用发票由国务院税务主管部门指定的企业印制；其他发票按照国务院税务主管部门的规定，分别由省、自治区、直辖市国家税务局、地方税务局指定的企业印制。

发票:
1. 定义：发票是指一切单位和个人在购销商品、提供劳务或接受劳务、服务以及从事其他经营活动，所提供给对方的收付款的书面证明，是财务收支的法定凭证，是会计核算的原始依据，也是审计机关、税务机关执法检查的重要依据。

2. 种类：
普通发票：主要由营业税纳税人和增值税小规模纳税人使
用，增值税一般纳税人在不能开具专用发票的情况下也可
使普通发票。普通发票由行业发票和专用发票组成。前者
适用于某个行业和经营业务，如商业零售统一发票、商业
批发统一发票、工业企业产品销售统一发票等；后者仅适
用于某一经营项目，如广告费用结算发票，商品房销售发
票等。普通发票的基本联次为三联：第一联为存根联，开
票方留存备查用；第二联为发票联，收执方作为付款或收
款原始凭证；第三联为记账联，开票方作为记账原始凭证。

增值税发票：增值税专用发票是我国实施新税制的产物，是国家税务部门根据增值税征收管理需要而设定的，专用于纳税人销售或者提供增值税应税项目的一种发票。专用发票既具有普通发票所具有的内涵，同时还具有比普通发票更特殊的作用。它不仅是记载商品销售额和增值税税额的财务收支凭证，而且是兼记销货方纳税义务和购货方进项税额的合法证明，是购货方据以抵扣税款的法定凭证，对增值税的计算起着关键性作用。

定额发票：定额发票是经营单位凭借税务登记证去向税务部门去购买的，并在规定时间内要去交纳税金的。交纳税金的时候要把你原始的发票留底交还给税务部门，税务部分就是按你开出了多少的发票来收取你的税金，如果你的定额发票丢失的话，应及时通知税务部门，逾期的话你就要按你当时所购买的数量来交纳税金了。

收据

1. 定义：收据主要是指财政部门印制的盖有财政票据监制章的收付款凭证,用于行政事业性收入,即非应税业务。
2. 种类：
内部收据：内部收据是单位内部的自制凭据，用于单位内部发生的业务，如材料内部调拨、收取员工押金、退还多余出差借款等等，这时的内部自制收据是合法的凭据，可以作为成本费用入账。

外部收据：外部收据又分为税务部门监制、财务部门监制、部队收据三种。

3. 注意：收据上必须有财政局的章和公司财务章。
4. 在取得发票时应注意以下事项：
（1） 不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证。
（2） 所开具的发票是否按照规定的时限、顺序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖出具单位财务印章或者发票专用章。
（3） 发票付款单位栏必须如实填写单位全称，不得以简称或其他文字、符号等代替付款单位全称。
（4） 在取得定额发票时，必须准确填开日期，不得虚开或不开日期。
（5） 开发票时，要注意所开发票的内容。需要提前询问财务部，根据财务部的预算和有效征税来确定类别。如购买文件夹，开发票时可以开成文具、办公用品、礼品和文件夹，可以根据公司项目的情况来选择类别。

3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)

---------------------------------------------------------精品 文档---------------------------------------------------------------------