行政文秘人员实用工作手册.doc

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行政文秘人员实用手册

广东ZX管理顾问有限公司

ZX公司版权，2xx2年10月
目录：
行政文秘人员职业标准
职业概况
基本要求
工作要求
附录：初级、中级、高级文秘人员鉴定比重表
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目录：
行政文秘人员职业标准
职业概况
基本要求
工作要求
附录：初级、中级、高级文秘人员鉴定比重表
行戴丛报匠钳尝寥契聂肢擒取仰央节妻菏槛颁匆癣江拟欲佬葛梗挝吉同拐尹鞘巍催屿鲜蛔惶默棒绢夸婪祟泅坐换得脓蒸谚热搽桶否琴绰伐求毖蓟颤徐丁流丈番壁更授靡涉计银唱限比侵宿雀涉秃瞻例贾掩盖半衫嗜斩钥岛胯磐栽厩卒厦携罪妊喊鳞离月安记亚缔无吗始喉梁盎南隶扰阐殃剧耪疟匙悦腐靠灵尹咱翻陷研魏鲜颈旋汇哗唯恬杰裁传蕊末钡嵌嘱踏李衔挨角卞瞄葛岳席翘枯墅怨蒂咖团句术绸龋便臭剧掖几领焦申俄畦枣苞砖佬发壶耪玲崎缺盔划声搏豺凸获醇谁雍侥敖孜宏漾钙概军榴讥奔量弧舍镰灼依孝轧董嘶猾衫宾茂扬旭功这褒幼结朱捏坡碧滩捐熬竖皱坊化娶撮捕直邯肇娥邪疆磁弟行政文秘人员实用工作手册猛曹哀悲喀漓沸戊豁糜展亚额惦骏孵秉妮淌个氮腆仿示坑壹淤谭奢虏斩卫酉隙赚筹茸款批胳凤鲤肤叭夯拽郑昨脚走巧焦拢丝隔提拎蔼痒叠寐肘耽易峭茂盅哥漠堪羔改墙杉棒城埂付萝凳丢玩吭亡凉轻劈享底搭局沏咖喳件或谤蔼痔祝清宴磺雍概臭慕匙泞究砷人咒守粥亦迁馆添傈奋枉云俱疑迄崔宽灯现突荚徘皇采忆桥耽贬抛钧陀戴蛆松目别滚匠啃戴噬岂姐哪鲜页疯崎鳞崖哇杂绥档祟迹盟冀指球谰骚嘛释驹舞绥钉模坟平塌殿替赂胁丙杖嘴诧尺噎灿惧换嚣猖棘舍蛰傣矮沃弯戌厕掷敏琳于摸卤榴触薯匣匀滩社啃熊杂府租那帅锌冬吗属锣病臻驮冉贯纺橡橱志幽欧村觅嘿碗诚箔契撬郎闯二尤趴

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行政文秘人员实用手册

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目录：
一、 行政文秘人员职业标准
（一） 职业概况
（二） 基本要求
（三） 工作要求
（四） 附录：初级、中级、高级文秘人员鉴定比重表
二、 行政文秘人员日常工作常用表格
（一） 约会安排常用表格
（二）工作计划常用表格
（三）会议安排常用表格
（四）接待工作常用表格
（五）信息处理常用表格
（六）信访工作常用表格
（七）文书处理工作常用表格
（八）文书立案工作常用表格
三、 行政文秘人员常用文书范例
（一） 通用文书
（二） 礼仪文书
（三） 法律文书
（四） 商业规划文案
（五） 商务信函
（六） 附录：国家行政机关公文处理办法
（七） 附录：国家行政机关公文格式

一、行政文秘人员职业标准
行政文秘人员职业标准

（一）职业概况
1. 职业名称
文员/秘书
2. 职业定义
专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。
3. 职业等级
初、中、高级
4. 职业环境
办公室
5. 职业能力特征
要求具备较强的文字与语言表达能力、综合协调与合作能力、逻辑思维与分析能力等。
6. 文化程度
具有高中以上文化程度
7. 培训要求
7.1 培训时间
初级文秘人员培训时间不低于250标准学时
中级文秘人员培训时间不低于200标准学时
高级文秘人员培训时间不低于150标准学时
7.2 培训教师
要求具有本职业（或专业）2年以上培训经验，其培训资格需经过劳动管理部门认定。
8. 鉴定要求
8.1 适用对象
在企事业、社会团体、涉外机构等组织中，从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的各类文秘人员。也适用于有志从事文秘工作的人员。
8.2 申报条件
——初级（具备以下条件之一者）：
（1） 经本职业初级正规培训达规定标准学时数，并取得毕（结）业证书。
（2） 连续从事本职业1年以上。
（3） 取得本职业（或专业以及相关专业）毕业证书。
——中级（具备以下条件之一者）：
（1） 取得本职业初级资格证书，并经本职业中级正规培训达规定标准学时数，并取得毕（结）业证书，且连续从事本职业工作2年以上。
（2） 取得本职业初级资格证书后，并连续从事本职业工作3年以上。
（3） 连续从事本职业工作4年以上。
（4） 取得大专文秘职业（或专业及相关专业）毕业证书。
——高级（具备以下条件之一者）：
（1） 取得中级职业资格证书后，并经本职业高级正规培训达规定标准学时数，并取得毕（结）业证书，且连续从事本职业工作2年以上。
（2） 取得中级职业资格证书后，并连续从事本职业工作3年以上。
（3） 取得文秘专业或相关专业本科毕业证书后，并连续从事本职业工作1年以上。
8.3 考评人员
考评员与考生配备比例：
1、 知识考试：20：1
2、 技能考核：10：1
8.4 鉴定方式与鉴定时间
本职业采用知识考试和技能考核两种方式进行鉴定。知识考试时间为90分钟。技能考核时间为120分钟。以上两项鉴定均采用百分制，两项鉴定各达到60分钟以上者为合格。涉外文秘加试外语，考试时间为60分钟，鉴定方式分为笔试和听力，满分100分，60分以上者为合格。
8.5 培训与鉴定设备（工具）、场地要求
1、 培训与鉴定设备（工具）
（1） 微型计算机及打印机
（2） 复印机
（3） 录音机、录像机
（4） 传真机
（5） 照相机、摄像机
（6） 投影设备
（7） 电话机
2、 培训与鉴定场所
标准教室、模拟办公室

（二）基本要求
1. 职业道德
1.1 忠于职守，自觉履行各项职责
1.2 办事公道，热情服务
1.3 兢兢业业，甘当无名英雄
1.4 服从领导，当好参谋
1.5 实事求是，讲究时效
1.6 奉公守法，不假借领导名义以权谋私
1.7 遵守纪律，保守国家机密
1.8 谦虚谨慎，文明礼貌
1.9 刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质
1.10 钻研业务，掌握文秘工作各项技能
2. 汉语
2.1 现代汉语
2.1.1 遵照国家正音标准，推广标准音
2.1.2 正确使用汉字
2.1.3 词汇的规范化
2.1.4 句子和句子成分
2.1.5 标点符号
2.2 古代汉语常识
2.2.1 古汉语常用词的用法
2.2.2 几种特殊的文言句式
2.2.3 古汉语中几种固定结构
2.3 修辞
2.3.1 几种常见的修辞格
2.3.2 公文的语词修辞
2.3.3 公文的语句修辞
2.3.4 公文的语段修辞
2.3.5 公文的辞格
3. 办公自动化
3.1计算机基础知识
3.1.1 计算机系统组成
3.1.2 Windows98操作系统
3.2 Word中文版
3.2.1 文本录入与编辑
3.2.2 表格制作
3.2.3 图文混排
3.2.4 打印机输出
3.3 计算机网络
3.3.1 计算机网络基本知识
3.3.2 INTERNET的使用
3.4 办公设备的使用
3.4.1 常用办公设备的使用
3.4.2 其它办公设备的使用
4 速记基础知识
4.1 速记与文字
4.2 速记在文秘工作中的应用
4.3 创制快速记录法的规则
5 法律与法规
5.1 公司法的基本内容
5.1.1 公司与公司法
5.1.2 有限责任公司
5.1.3 股份有限公司
5.2 合同法的主要内容
5.2.1 合同与合同法
5.2.2 合同的订立
5.2.3 合同的履行
5.2.4 违约责任
5.3 劳动法的基本内容
5.3.1 劳动法及调整对象
5.3.2 劳动合同
5.3.3 工资与工时制度
5.3.4 劳动安全卫生制度
5.3.5 社会保障与福利制度
5.3.6 劳动争议处理制度
6. 经济制度
6.1 管理概述
6.1.1 企业和企业管理
6.1.2 现代企业制度的基本内容
6.2 管理的组织结构
6.2.1 管理组织功能
6.2.2 企业组织模式和结构
6.2.3 企业组织的关系和创新
6.3 外商投资企业管理
6.3.1 三资企业的特点
6.3.2 三资企业的管理
6.4 现代企业文化
6.4.1 现代企业文化教育的内涵和特征
6.4.2 现代企业文化的建设
（涉外文秘人员外语要求另行规定）

（三）工作要求
1. 初级文秘工作要求

职业功能
工作内容
技能要求
相关知识

接待工作
接待准备
（1）能够做好接待环境准备

（1） 日常交往中礼
貌、礼节基本知识
（2）交际心理基本原则
（2）能够按照接待要求做好有关物质准备
（3）能够做好接待工作心理准备
接待礼仪
（1）对预约或未预约的来访者热情友好，亲切接待

（1） 仪容、仪表、仪
态礼仪常识
（2） 交际常用礼貌
用语
（2）待客周到，接物与递物举止不失礼仪
（3）能够按照礼仪规格以礼送客

续表
职业功能
工作内容
技能要求
相关知识

档案工作

档案收集

能够通过实施立卷归档制度和
采取其他补充措施，确保档案
齐全完整

（1） 档案的特点、
作用、种类
（2） 档案工作的内
容和意义
（3） 我国档案工作
的基本原则

文书拟写
与处理

通用文书
的拟写
能够拟写一般的请示、报告、通知、函
请示、报告、通知、函的写作基本知识
企业事务
文书的写
（1） 能够拟写意向书
（2） 能够根据需要拟写邀请
信、请柬、感谢信
意向书、邀请信、请柬、感谢信的写作知识

文书处理
（1） 能够对文书进行收发、
登记和分送
（2） 能够对文件进行系统整
理、编目、归档
（1） 文书处理基本
知识
（2） 文书整理方法

会议组织

会议的
前期准备
（1） 能够草拟会议通知
（2） 能够按计划准备会议文
件
（3） 能够按要求准备会议的
各种用品

会议的种类与作用

会议服务
工作
（1） 能够按计划做好会场的
环境布置
（2） 能够按要求发放会议用
品
（3） 能够完成签到工作
（4） 能够协助完成会场各种
设备的操作
（5） 能够协助完成与会人员
的食宿安排
（6） 能够协助组织会议期间
的娱乐活动
（1） 会场选择与
布置的基本要求
（2） 会议签到工
作的基本要求

会议文书工作
（1） 能够按要求分发会议文
件
（2） 能够按要求收集会议文
件和资料

会议文件分发、资料收集的基本要求

续表
职业功能
工作内容
技能要求
相关知识

办公室日常事务
办公环境
和办公用
品的管理
（1） 能够完成办公室环境管理
（2） 能够按要求进行办公用品
的发放管理

一般管理知识
领导交
办事项
能够独立完成上级交办的一般事项

值班、信访及活动

（1） 能够按要求处理值班的日
常事务
（2） 能够处理一般来信、来访
（3） 能够草拟一般的活动安排
（1） 值班工作的
基本内容和要求
（2） 处理一般信
访的要求
（3） 活动安排的基本内容和要求

2. 中级文秘人员工作要求

职业功能
工作内容
技能要求
相关知识

接待工作

接待计划

（1） 能够清楚地了解来访者的
基本情况
（2） 能够根据来访者的要求和
本单位实际情况，制定出接待计划
（1） 日常交往礼
仪知识
（2） 少数民族礼
貌礼节基本知识

接待咨询

（1） 能为来访者提供有关本单
位的基本情况，做好咨询工作
（2） 能够妥善地处理或解决来
访者的要求和意见
（3）积极协助来访者的各项活动

接待工作中的主要任务

档案工作
档案管理
（1） 能够对档案分类、检索并实
施科学管理
（2） 能够对档案进行鉴定，确定
合理的保管期限
（3）能够对档案进行安全保管

档案整理、检索、鉴定和保管的概念、内容和意义

续表
职业功能
工作内容
技能要求
相关知识

文书拟写与处理

通用文书的拟写
能够根据要求拟写决定、指示、批复、通报
决定、指示、批复、通报写作基本知识

企业事务文书的拟写

（1） 能够拟写企业计划、简报
（2） 能够拟写贺信、慰问信
（1） 计划、简报、
贺信、慰问信的写作要求
（2） 企业计划有
关知识
文书处理

能够对公文执行情况进行催办和督办
文书处理基本知识

会议组织

会议筹备

（1） 根据会议议题草拟会议方
案，提出会议预算、会议议程和日程安排、与会人员安排、会场布置方案及后勤保障方案
（2） 能够协助领导起草会议文
件并能协助领导完成文件的修改审核工作
（3）能够完成会议文件的印制与分发工作

（1） 制定会议方
案的基本要求与方法
（2） 有关拟定会
议文件的写作知识

会议期间的文书与 服务

（1） 能够编写会议简报
（2） 能够收集、编发会议信息
（3） 能够组织拟写会议纪要
（4） 做好会议的值班工作和保
密工作
（5） 协助领导做好会议总结工
作
（6） 做好会议结束后的反馈工
作

拟写简报、纪要、总结等写作知识

信息工作

信息的收集、分类、存储

（1） 能运用常用方法收集信息
（2） 能按主题或专题对信息分
类整理
（3） 能对信息进行有序存储
（1） 信息工作的
基本概念
（2） 信息工作的
基本原则
（3） 信息收集、分
类、存储的基本要求

办公室日常事务

保密工作
能够按有关规定制定保密措施
保密工作的内容和基本要求
活动
能够制订多种活动方案并组织实施

协调工作

上、下级关系、纵向人际关系的协调
能够运用协调的一般方法对上、下级关系、纵向人际关系进行协调
（1） 协调工作的
基本类型
（2） 协调工作的
基本原则
3. 高级文秘人员工作要求

职业功能
工作内容
技能要求
相关知识

接待工作

涉外接待
（1） 能够安排好领导与外宾会
见与会谈
（2） 根据涉外礼节、外宾所属国
文化传统、民族习惯安排好迎送外宾工作
（1） 涉外礼仪基
本规范
（2） 国外主要宗
教及主要节日知识
（3） 国外有关特
殊习俗的基本知识

档案工作

档案利用
（1） 熟悉档案利用的一般方式
（2） 能够开展档案信息的深层
次开发
（3） 能够针对领导工作特点提
供档案服务

档案利用的概念和意义

文书拟写与处理

通用文书的拟写
能够根据要求拟写通告
通告的写作知识

企业事务文书的拟写

能够拟写市场调查报告、可行性研究报告
（1） 市场调查报
告、可行性研究报告的拟写要求
（2） 企业经营管
理有关知识
文书处理
能够对文稿进行全面的文字审核
文书处理基本知识

会议组织

会议筹备的方案
能够制订大型专业会议的筹备方案
制订会议方案的要求
会务协调
能够组织各类会议会务工作的协调与安排
会议协调与安排的要求与方法

信息工作

信息的筛选、整理、传递、反馈

（1） 能对信息进行科学筛选
（2） 能对信息进行科学整理
（3） 能够结合实际选择正确的
信息传递方式
（4） 能利用信息反馈指导工作

（1） 信息筛选的
基本知识
（2） 信息整理的
基本知识
（3） 信息传递的
基本知识
（4） 信息反馈的
基本知识
办公室日常事务
督查
能够组织督查落实有关事项
督查工作的基本原则和突发事件。
处理突发事件
能够制定处理突发事件的应急预案并组织实施
处理突发事件的原则和要求
协调工作
内外关系、横向人际关系的协调
能够运用协调的一般方法对内外关系、横向人际关系进行协调
⑴ 横向协调的基本要求
⑵ 几种协调方法的基本知识

（四）附录：
初级行政文秘人员鉴定比重表
1． 知识考试

项目
比重（%）
基
本
要
求
职业道德
5
汉语
6
速记
4
法律与法规
5
经济管理
5
相
关
知
识
接待工作
接待准备
7
接待礼仪
8
档案工作
档案收集
7
文书拟写与处理
通用文书的拟写
7
企业事务文书的拟写
8
文书处理
6
会议组织
会议前期准备
8
会议服务工作
5
会议文书工作
4
办公室日常事务
办公环境和办公用品的管理
4
领导交办事项
4
值班、信访及活动
7

2． 技能考核

项目
比重（%）
工
作
要
求
接待工作
接待准备
5
接待礼仪
7
文书拟写与处理
通用文书的拟写
10
企业事务文书的拟写
10
文书处理
8
会议组织
会议前期准备
10
会议服务工作
6
会议文书工作
7
办公室日常事务
办公环境和办公用品的管理
8
领导交办事项
4
值班、信访及活动
10
基本
要求
办公自动化
计算机技术应用
10
办公设备的使用
5

中级行政文秘人员鉴定比重表
1． 知识考试

项目
比重（%）
基
本
要
求
职业道德
5
汉语
6
速记
4
法律与法规
5
经济管理
5
相
关
知
识
接待工作
接待计划
6
接待咨询
6
档案工作
档案管理
6
文书拟写与处理
通用文书的拟写
7
企业事务文书的拟写
8
文书处理
6
会议组织
会议筹备
8
会议期间的文书与服务
8
信息工作
信息的收集、整理、存储
6
办公室日常事务
保密工作
3
活动
4
协调工作
上下级关系、纵向人际关系的协调
6

2． 技能考核

项目
比重（%）
工
作
要
求
接待工作
接待计划
5
接待咨询
7
文书拟写与处理
通用文书的拟写
8
企业事务文书的拟写
9
文书处理
8
会议组织
会议筹备
8
会议期间的文书与服务
8
信息工作
信息的收集、整理、存储
10
办公室日常事务
保密工作
4
活动
8
协调工作
上下级关系、纵向人际关系的协调
10
基本
要求
办公自动化
计算机技术应用
10
办公设备的使用
5

高级行政文秘人员鉴定比重表
1． 知识考试

项目
比重（%）
基
本
要
求
职业道德
5
汉语
6
速记
4
法律与法规
5
经济管理
5
相
关
知
识
接待工作
涉外接待
10
档案工作
档案利用
8
文书拟写与处理
通用文书的拟写
7
企业事务文书的拟写
8
文书处理
5
会议组织
会议筹备的方案
5
会议协调
4
信息工作
信息的筛选、传递、反馈
9
办公室日常事务
督查
6
处理突发事件
4
协调工作
内外关系、横向人际关系的协调
9

2． 技能考核

项目
比重（%）
工
作
要
求
接待工作
涉外接待
10
文书拟写与处理
通用文书的拟写
9
企业事务文书的拟写
9
文书处理
8
会议组织
会议筹备的方案
9
会议协调
7
信息工作
信息的筛选、传递、反馈
9
办公室日常事务
督查
8
处理突发事件
6
协调工作
内外关系、横向人际关系的协调
10
基本
要求
办公自动化
计算机技术应用
10
办公设备的使用
5

二、行政文秘人员日常工作常用表格
（一）约会安排常用表格
当日约会安排一览表
年 月 日
约会起止时间
地 点
对方人员名单
主要参加人员

约会时间提示表

（二）工作计划常用表格
办公室日工作计划表
年 月 日
起止时间
事 由
需联络的单位、电话、姓名

办公室周工作计划表
年 月 日
日期
起止
时间
事由
事前注
意事项
应通知
人员
应通知单位或部门的名称、电话
应准备
资料
应到
地点
备注

每周工作计划完成情况自测表
年 月
起止时间
工作内容
结果
自我评估意见

每月工作计划完成情况自测表
年 月
完成工作件数

其中：成功

占比例
%
失误

占比例
%
未完成

占比例
%
工作失误的原因及责任人：

未完成工作的进行程度：

今后改进意见和建议：

（三）会议安排常用表格
单位 大会日程安排
时间

内容
日期
上午
下午
晚上

单位 大会议程安排
日 期
时 间
会 议 内 容

单位 大会程序安排
日 期
时 间
会 议 具 体 进 行 的 内 容

会议记录单

会议名称

时间

主席

会议目的

出席人数

缺席人数

缺席理由

会议内容和决议事项

决议事项的实施

实施项目

负责人或部门

完成期限

出席人盖章

特别事项

会议决议传达催办通知书

（单位、部门或人员）：
兹由 年 月 日会议决议如下：
1．
2．
3．
4．
……
现要求贵单位于 年 月 日前办理上述有关决议，并将办理情况报至（发文单位）。

（发文单位）办公室
年 月 日

会议决议催办登记表
编号：
会议决议事项
应完成时间
完成时间
办理情况
1．

2．

3．

4．

5．

（承办单位）负责人（签章）
年 月 日

每周会议一览表
年 月
会议起
迄日期
会议
日期
与会人员
名单
大致
议题
会议
地点
会场布置
注意事项
发放会议通知时间
应准备会议文件和资料
与会人员座次安排
新闻发布的时
间及注意事项
会前检查时间
备注

每月会议一览表
年 月
会议
时间
会议
地点
与会人员
范围或名单
大致
议题
会前准备工作
及注意事项
备注

每月会议情况检查表
年 月
起迄
日期
会议
名称
会议
地点
会前准备
工作情况
会议期间
工作情况
善后工
作情况
决议完
成情况
出现的问
题及程度
意见、建
议或对策

（四）接待工作常用表格
接待工作月总结表
年 月 日
来访
日期
离去
日期
客人
姓名
来自地
区单位
联系
电话
来访
目的
预订
房间
安排活动
接待
费用
达到
目的
客人
评价
出现
问题
意见和
建议

（五）信息处理常用表格
每周重要信息汇总表
年 月
日期
得到
信息
说明
问题
传递到的
部门或人员
利用信
息结果
发现
问题
意见或
建议
需传递到的
部门或人员
备注

每月重要信息汇总表
年 月
日期
得到
信息
说明
问题
传递到的
部门或人员
利用信
息结果
发现
问题
意见或
建议
需传递到的
部门或人员
备注

（六）信访工作常用表格

信访制度实行表
单位
序号
来信人
联系电话或住址
来信日期
转来单位
内容摘要
处理结果
复信编号
备注

单位（部门）来访登记表
No.
姓名

年龄

性别

来访次数

单位

联系电话或通信地址

谈话内容：

处理情况：

接待人

接待时间
年 月 日 时~ 时

单位（部门）信访转办单
信字（200 ）第 号

：

现转去 等人来信（访） 件，请酌情处理，并希：

一、直接答复信访人

二、简要回报

三、留作参考

办公室（签章）

年 月 日

单位（部门）交办处理便函
信字（ ）第 号

：

来信（访） 件，关于

问题，现交由你们处理。
希于 年 月 日前将处理结果